План прихода и расхода денежных средств. Ключевые шаблоны для ведения бюджета в Excel

Суммы запланированных платежей отражаются в бюджете движения денежных средств предприятия с помощью документа "БДДС: План расходования денежных средств". Данные, внесенные в систему этими документами, включаются в расходную часть бюджета. Для работы с документами предназначен журнал запланированных расходов , обеспечивающий возможность просмотра списка ранее введенных документов и внесения новых. Форма документа содержит необходимые для классификации планируемых расходов реквизиты и имеет следующий вид:

Форма документа "БДДС: план расходов"

Порядок заполнения реквизитов при регистрации планируемых расходов

Шапка документа содержит реквизиты, определяющие основные аналитические разрезы планируемых расходов денежных средств:

• Дата - определяет период, к которому относятся планируемые расходы. Поскольку периодом планирования в системе БДДС является месяц, закладываемые в бюджет расходы будут отнесены к тому календарному месяцу, в интервале которого находится выбранная дата;
• Организация - этот реквизит обеспечивает возможность планирования платежей в разрезе предприятий и(или) индивидуальных предпринимателей. Значение реквизита выбирается из справочника "Организации", а при открытии формы нового документа в него автоматически подставляется значение Основной организации, указанной в персональных настройках пользователя.
• Центр финансовой ответственности - в данном реквизите указывается подразделение или структурная единица предприятия, обеспечивающая контроль исполнения запланированных платежей. Значение заполняется из справочника центров финансовой ответственности ;
• Вариант бюджета - данный реквизит документа позволяет планировать расходы предприятия с учетом различных сценариев развития финансовой ситуации и его значение определяет, к какому варианту бюджета следует отнести запланированные суммы. По умолчанию в системе бюджетирования пользователю доступен только один вариант бюджета - "Нормальный", который автоматически подставляется в реквизит при вводе нового документа. При необходимости планирования по нескольким вариантам бюджета пользователь системы может заложить в программу произвольное количество сценариев. Для этого в справочник "Варианты бюджета " требуется внести соответствующее количество элементов;
• Вид денежных средств - определяет, какой вид денежных средств будет использован при проведении платежей. Реквизит может принимать следующие значения: "Безналичные", "Наличные". Поскольку в большинстве организаций основная масса выплат осуществляется безналичными средствами, именно этот вариант подставляется по умолчанию;
• Расчетный счет - заполнение данного реквизита требуется при планировании безналичных денежных средств, а значение выбирается из списка банковских счетов , через которые выбранная организация ведет расчеты;
• Валюта , в которой планируется производить платежи.

Суммы планируемых расходов вводятся в табличной части, находящейся на закладке "Список запланированных платежей", и содержащей следующие реквизиты:

• Статья движения денежных средств - один и основных реквизитов, который определяет как вид денежного потока, к которому относится планируемый платеж, так и направление использования денежных средств. Значение данного реквизита заполняется из одноименного справочника "Статьи движения денежных средств ";
• Контрагент - реквизит позволяет указать конкретного получателя денежных средств и в зависимости от выбранной статьи может заполняться значениями из различных справочников. Например, для статей, относящихся к денежному потоку "Расчеты с поставщиками" , данный реквизит будет заполняться из справочника "Контрагенты", а для потока "Расчеты с сотрудниками" - из справочника "Физические лица";
• Договор - реквизит позволяет указать конкретный договор, по которому планируется производить расчеты. Данный реквизит может быть заполнен только для статей движения денежных средств, по которым ведется планирование и учет платежей в разрезе контрагентов.

В большинстве случаев планирование расходной части бюджета движения денежных средств производится на основании информации, содержащейся в различных источниках: договорах поставки или оказания услуг, сметах, предварительных расчетах и иных документах, подтверждающих обоснованность планируемых расходов. Для обеспечения возможности быстрого доступа к информации, на основании которой формировался план, документ содержит табличное поле "Прикрепленные документы", которое позволяет сохранить в информационной базе электронные копии документов, обосновывающие план расходов.

	Здесь можно получить ответы на вопросы по Microsoft Excel	57293	468593	28 Сен 2018 09:29:23
		44519	357827
	Лучшие избранные темы с основного форума	14	80
	Если вы - счастливый обладатель Mac 😉	217	1059	21 Сен 2018 06:21:34
	Раздел для размещения платных вопросов, проектов и задач и поиска исполнителей для них.	2079	13275	28 Сен 2018 07:06:44
	Если Вы скачали или приобрели надстройку PLEX для Microsoft Excel и у Вас есть вопросы или пожелания - Вам сюда.	307	1580	28 Сен 2018 09:07:46
		799	11397	28 Сен 2018 09:29:09
	Обсуждение функционала, правил и т.д.	268	3462	26 Сен 2018 10:48:18

Сейчас на форуме (гостей: 682, пользователей: 24, из них скрытых: 3) , , ,

Сегодня отмечают день рождения (37), (37), (37), (34), (36)

Всего зарегистрированных пользователей: 82806

Приняло участие в обсуждении: 31714

Всего тем: 105494

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» - инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» - куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

В разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги на вопрос Как рассчитать в Ехеl остаток товара, зная его приход и расход. Нужна формула. заданный автором Малоросский лучший ответ это Остаток товара на начало месяца + приход - расход = остаток товара на конец месяца.Ну если в Exel то там примерно так: =B9+C9-D9 (где В - столбец с остатками на начало, число 9 - строка остатка на начало; С9 - столбец и строка прихода, а D9 - строка и столбец расхода. Соответственно формулу можно задать в столбце Е по строке 9, ну или в любом другом месте) все зависит от того по каким строкам и столбцам у вас идут обороты.

2 ответа

Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: Как рассчитать в Ехеl остаток товара, зная его приход и расход. Нужна формула.

Ответ от Kot
в ячейке А4 забивай:=А1+А2-А3в ячейка:А1 - кол-во товара (на данный момент)А2 - приходА3 - расход

Ответ от способный
Или я не поняла вопрос или это совсем просто. В ячейке куда вы будете заносить результат н-р D1 пишете «=адрес ячейки с приходом н-р B1-С1 где С1 адрес ячейки с расходом. Все это выполняете на английском языке, не забыв про знак равенства.

Ответ от Наталья Соколова
Это простйшее действие в Exel .

Ответ от Невропатолог
ну если остаток=приход-расход, то тогда можно так:в ячейку A1 пишем значение прихода, а в B1 значение расхода, и в С1 пишем «=A1-B1» (все как есть, только без кавычег).

Ответ от Анна
Остаток товара на начало периода плюс приход товара за период минус расход товара за период=остаток товара на конец периода.

Ответ от Vladislav kostarev
А мышку за вас понажимать не надо?))))

2 ответа

Привет! Вот еще темы с нужными ответами:

Внедрение современных WMS систем управления складом оправдано только при большом ассортименте и интенсивном товарообороте. При наличии всего нескольких операций в день и незначительной номенклатуре автоматизировать складские действия удобно с помощью таблицы учета товаров Excel. Функционал табличного редактора достаточен для упорядочивания приходно-расходных операций и вывода информации об остатках продукции.

Правила учета товара в экселе

Собственники магазинов зачастую сами пытаются организовать учет прихода и расхода товара в Excel. Для этого достаточно базовых умений работы с таблицами и минимальных усилий по самообучению нескольким новых функциям программы.

Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций

Первоначальному формированию структуры файла Excel необходимо уделять особое внимание. Желательно предусмотреть в строке характеристик товаров большое количество столбцов для обозначения артикула, сорта, производителя и прочего. Ведь затем по каждому параметру можно будет настроить фильтр.

Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.

При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.

Что дает ведение учета магазина в Excel?

Функционал таблицы учета товара в Excel, скачать которую можно в интернете, довольно слаб. Свободно распространяемые версии часто содержат скрытые формулы и им тяжело обучаться.

Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся

Базовыми возможностями таблиц складского учета являются:

1. Запись параметров приходных и расходных документов, количества указанного в них товара, его цены.
2. Отображение текущих остатков по каждой номенклатурной позиции.
3. Ведение справочников товаров для автоматизации заполнения граф.
4. Формирование оборотной ведомости.
5. Редактирование торговых наценок.

На этом основные функции таблиц эксель для учета товара заканчиваются. Однако используя уже представленные в файле данные, можно добиться расширения его возможностей. Несложные манипуляции помогут добавить следующее:

1. Печать ордеров на основе выбранных документов.
2. Отображение валовой прибыли за период.
3. Возможность отображения скидок.
4. Формирование актуального прайса на основе остатков товара.
5. Ведение клиентской базы.

Некоторые предприниматели задумываются, как сделать таблицу учета товаров в Excel ещё более функциональной. Однако расширение её возможностей может привести к нестабильности, внутренним ошибкам и потере данных. Поэтому при увеличении потребности в мощности обработки информации рекомендуется использовать программы для учета товаров, разработанные специально для этих целей.

Составление таблицы учета товара Excel

Обычная таблица учета товара в Excel, шаблон которой будет разобран далее, представляет собой не самую сложную конструкцию. Для её грамотного составления понадобится 1-2 дня времени, наличие базы клиентов, товаров и остатков продукции. Не помешает привлечение к этому процессу опытных пользователей Excel, что значительно ускорит достижение цели и позволит избежать грубых ошибок.

Создание справочников

Первоочередной задачей автоматизации учета в магазине является составление справочников товаров, поставщиков, покупателей, форм оплаты и прочих повторяющихся в документах элементов. Для каждого из них можно использовать отдельный лист или уместить все данные на одном.

Справочник представляет собой расположенный построчно список с шаблонной информацией. В шапке указываются обозначения столбцов. Верхнюю строку нужно зафиксировать с помощью меню «Вид»-«Закрепить области». В этом случае обозначения столбцов будут всегда видны сверху, а список можно будет свободно перелистывать вниз.

Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров

Указанная форма справочника может быть и другой. Всё зависит от потребностей складского учета и желания предпринимателя заполнять те или иные графы. При наличии нескольких мест хранения товара будет целесообразно создать соответствующий справочник, чтобы знать остатки на каждом складе.

Справочник номенклатуры товаров в таблице эксель

Оформление справочников, их заголовков в таблице учета магазина рекомендуется осуществлять с использованием разных цветов и шрифтов. Это позволяет быстрее фиксировать взгляд на нужных данных и ускоряет работу.

Формирование выпадающих списков

Чтобы при заполнении приходных документов каждый раз не вводить наименование поставщика или товара, настраивается автоматизированный выбор этих значений из списка справочника. Для этого используется команда «Данные»-«Проверка данных». В появившемся окне выбираем тип данных «Список», а затем в поле источник указываем полный перечень значений из справочника. После этого в ячейке появится возможность выбирать параметр из выпадающего списка.

Меню выбора источника данных для выпадающего списка

Не нужно забывать настраивать формат отображаемых данных, чтобы понимать, в каких единицах измерения ведется учет товаров в эксель.

Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.

Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции

К ним относятся:

• дата документа;
• количество товара;
• номер документа;
• прочие часто меняющиеся параметры.

При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.

Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.

Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.

Формирование оборотной ведомости

В таблице учета товара Excel, пример которой приведен выше, не обойтись без формирования оборотной ведомости за период. Для этого используется функция СУММЕСЛИМН и другие математические алгоритмы. Инструкцию по работе с теми или иными инструментами Excel всегда можно посмотреть в интернете на официальном сайте программы.

Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета

Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.

На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.

Отслеживание критических остатков

Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.

Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов

В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:

ЕСЛИ(ИЛИ(C3

Добрый день!

Ребята! Помогите пожалуйста (кто знает), написать формулу или функцию, для расчета остатка денег на каждой карточке, на начало следующего дня (см. нижнюю таблицу, столбец закрашенный красным (столбец J, под номером 10) , если на карточке было движение.

Вручную остаток в ячейках этого столбца, считается по формуле: остаток на начало следующего дня = остаток на начало текущего дня – расход за день + приход за день.

Например: K15 = K14 – J14 + I14 = 2800 - 240 + 0 = 2560 и так далее, по каждой карточке в отдельности. Как показано в примере.

В примере всего два авто и две карточки. А в реальной жизни, их может быть и больше, и меньше.

Дополнительная информация.

Карточки и авто, между водителями - иногда варьируются. То есть, жесткой привязки водителя к конкр. Авто, или к карточки за водителем – нету.

Разноска цифровой информации из первички – в произвольном порядке. В меру поступления первичных документов. При надобности, ее нужно сортировать или группировать, с помощью авто фильтра. Для удобного просмотра.

В целях экономии времени, бумаги и краски, дни когда нет движения по карточках, в таблицу не должны заноситься. У моем файле – внесены для наглядности.

Верхняя таблица не печатается, поскольку существует для получения оперативных данных, только в электронном виде.

В целом, формула в ячейке J6 (см. верхняя таблица, подсчeт остатка денег на определенную в Е3 дату), работает нормально. А вот, в случае, если, даты в столбце В имеют разрыв (то есть, в какие то дни на карточке нет движения) , либо какие то авто, по одной и той же карточке, заправляется два и больше, раза в день) , ента формула дает сбой. Наверняка ее надо усложнить, предусмотрев моменты разрыва и повтора дат, но я не знаю как это сделать.

Для планирования денежных потоков подготовьте ежедневный план денежных поступлений. Для этого назначьте ответственного сотрудника, который будет ежедневно фиксировать фактические данные в плане. Отработайте информационный обмен и регулярно контролируйте его качество.

Важно, чтобы денежный поток в компании, который формируете за счет поступлений от основной деятельности, покрывал текущие затраты. Точнее спланировать их помогут небольшие хитрости, позаимствованные из опыта кризисного 1998 года. Правда, чтобы их применить, финансовому директору придется расширить границы своих функций.

Как лучше детализировать информацию для достоверного планирования денежных потоков

План поступления денежных средств от основной деятельности — это производная от плана продаж. В кризисной ситуации планирование, основанное на достигнутых результатах, не работает. Резко возрастают риски и нормативы оборачиваемости дебиторской задолженности, а платежная дисциплина клиентов падает. Ежемесячно корректировать бюджет в таких условиях недостаточно. Отслеживайте изменения ежедневно, чтобы перед глазами был актуальный финансовый план.

По итогам полученного на данный момент факта и с учетом особенностей вашего бизнеса пересмотрите бюджет движения денежных средств на остаток года.

Первые два месяца распишите по дням и по самому нижнему уровню из возможных объектов учета. Это та степень детализации, которую компания может себе позволить. Например, прежде планировали по группам магазинов в городах. А теперь подробно укажите предполагаемые поступления по категориям товаров для каждой торговой точки.

Третий и четвертый месяцы распишите понедельно и также по самому нижнему уровню из возможных объектов учета. Далее планируйте помесячно как целевые показатели без излишней детализации.

Основная задача — локализовать «горные пики» и «альпинистов». «Горные пики» — это регулярные приходы от основной деятельности. «Альпинисты» — источники таких поступлений: крупные клиенты или товары, пользующиеся наибольшим спросом. Если у вас сфера деятельности «В2В», значит, планируете в разрезе: клиент/договор/заказ (этап). Если «В2С» — то в разрезе: филиал (магазин)/категорийная группа товара/вид товара/ценовой сегмент/марка.

Когда фирма небольшая, все эти дополнительные мероприятия можно сделать самостоятельно вместе с экономистом. Если компания средняя или крупная, то создайте рабочую группу для того, чтобы повысить точность планирования денежных поступлений. В нее включите:

• экономиста, который занимается бюджетным контролем и управленческим учетом, проводит план-факт анализ.
• коммерсанта, хорошо знающего клиентов, или бизнес-аналитика, если работаете в «B2С» сегменте.
• специалиста по IT, который разбирается в учетной базе и может извлекать из нее конкретные данные и отчеты.

Экономистам поручите изучить подробную статистику по прошлым продажам и подготовить для вас отчет, в котором указать: какие клиенты по каким товарным категориям в каких магазинах и регионах больше всего приобретали. Затем обратитесь к коммерсантам и маркетологам с вопросом о том, какие товарные категории более востребованы в текущей ситуации и с наибольшей вероятностью будут иметь успех. Именно поступления от контрагентов, которые приобретали эту продукцию в больших объемах, и нужно поставить в новый план и ежедневно контролировать.

Пример 1

Во второй половине 90-х я работал в компании, которая занималась оптовой торговлей бытовой химией, парфюмерией и другими товарами. В зоне моей ответственности был и учет товарного движения — закупки и реализация. Поступление денег планировали «от достигнутого». При этом прибавляли процент от ожидаемого роста с учетом расширения арендованных складских площадей, увеличения операторов в зале выписки товаров и дополнительных номенклатурных позиций. Пример отчета по такому плану представлен в таблице 1.

Экономический кризис в августе 1998 года поменял правила игры. Продажи встали. Нам пришлось пересматривать планы на IV квартал 1998 года. Раньше их делали в суммовых объемах в еженедельной разбивке. В новых условиях стали готовить отчет на каждый день и отражать в нем поступления от крупных покупателей. Для каждого на дату предполагаемой оплаты составляли детализированный план. В нем расписывали предполагаемую покупку с категорией, видом, маркой, объемом и стоимостью товара. Первый месяц после начала кризиса планировался по дням.

Новые отчеты напоминали матрешку. Сначала для крупных клиентов анализировали прошлую информацию и составляли план продаж на дату по основным товарным позициям, которые он ранее закупал (см. табл. 2).

В таблице видно, что клиент приедет и купит конкретный товар по указанной цене. Есть и прочий товар, который не могли прогнозировать. По каждому крупному клиенту делали такую таблицу на все даты планируемых покупок.

Крупные клиенты приезжали раз в неделю или два раза в месяц. Цены мы брали из текущего прайс-листа. Товарные позиции — из крупных и частых закупок клиента. Также добавляли позицию «прочий товар», которая позволяла подогнать ожидаемую сумму закупки. Затем плановые данные по основным клиентам собирали в итоговый отчет (см. табл. 3).

В недельном отчете предусмотрели строчку для мелких или плохо прогнозируемых клиентов. Их вносили в суммовых значениях. В плановых формах также появились данные по клиентам, товарным позициям, срокам и суммам. В дальнейшем при итерациях планирования в форматы отчетов добавляли новые учетные регистры. Так мы смогли детализировать данные и анализировать отклонения факта от плана в более узких разрезах и оперативно реагировать на изменение ситуации.

Таблица 1 . Первоначальный формат отчета по плановым показателям поступлений за июль 1998 года

Таблица 2 . План продаж по клиенту ООО «Региональный оптовик» по состоянию на 1 сентября

Таблица 3 . Итоговый отчет по основным клиентам, тыс. руб.

Покупатели						Итого (по контрагенту):
«Региональный оптовик» ООО
«Все для хозяйки» ООО
«Бытовая химия Юг» ООО
Иванов И. И. ИЧП
Петров С. С. ИП
«1000 мелочей для дома» ЗАО
Прочие клиенты
Итого (за день):

Как сделать план поступления денежных средств скользящим

Инструментарий регулярно пересматриваемого плана продаж не нов. Особенность моего подхода — частота пересмотра. Ежедневно сотрудник финансовой службы вносит факт прошедшего дня и правит плановые данные с учетом новой поступившей информации.

Пересматривайте на предмет «горных пиков» не весь план продаж компании, а корректируйте именно бюджет движения денежных средств как личный инструмент финансового директора. Проводите план-факт анализ минимум раз в неделю. Оптимально два раза: в пятницу вечером на следующую неделю и в среду вечером на оставшиеся дни. Это нужно для того, чтобы всегда знать, хватает ли вашей компании средств с учетом текущих обязательств или вы приближаетесь к опасному порогу. Контролируйте не только итоговую величину внесенных корректировок, но и их причины.

Пример 2

Предположим, 1 сентября должен был приехать региональный партнер и приобрести крупную партию товара на 100 тыс. руб. Это «горный пик». При сравнении факта с планом видно, что товар не реализован, деньги не поступили.

Нужно выяснить причину. Например, клиент закрыл бизнес. Значит, следует скорректировать бюджет движения денежных средств: исключить из него 100 тыс. руб. Если клиент задерживается и приедет 4 сентября, но потратить готов только 80 тыс. руб., то обновите бюджет движения денег с учетом этой информации

Спустя месяц посмотрите, верный ли подход вы выбрали. Проанализируйте еще раз ситуацию вместе с рабочей группой. Уточните, тех ли клиентов и категории товаров вы отнесли к «альпинистам». Вероятно, прогнозы по спросу изменились и нужно при планировании сконцентрироваться на другой продукции. Сделав несколько таких итераций, вы сможете с высокой точностью прогнозировать поступление денежных средств. В итоге повысите достоверность платежного календаря компании и быстро выявите проблемные зоны.

Пример 3

Наши фактические продажи сентября 1998 года были далеки от плановых показателей пересмотренного бюджета. Стало понятно, что контролировать план один раз в месяц недостаточно. Мы перешли на скользящий бюджет. Бюджет движения денежных средств превратился в гибрид плана продаж и платежного календаря, куда мы оперативно вносили изменения. Я получал фактические данные об оплате и отгрузке раз в неделю: по понедельникам, после того как в систему попадала банковская выписка за пятницу прошлой недели.

Пример отчета по плану на неделю представлен в таблице 4. Он предназначен для сравнительного анализа оплат и отгрузок компании. В «План поступлений (отгрузка)» попадала сумма отгрузки за день из таблицы 3. При этом отдельно учитывали условия оплаты по договорам — отсрочки платежей, авансы, и если оплата за отгрузку была запланирована на более позднее время, то указывали ее отдельно в строке «План платежей (оплата)». Сумма по строке «План остатка» равна разнице между «План поступлений (отгрузка)» и «План платежей (оплата)». Все фактические данные вносили по мере появления. Пользовались отчетом так. 1 сентября должен был приехать клиент и приобрести продукцию на 120 тыс. руб. По факту он купил только на 70 тыс. руб. Узнали причины и в зависимости от них внесли изменения в бюджет движения денежных средств на будущие периоды. Аналогично поступаем с данными по отгрузке по остальным дням и с прогнозными сведениями по платежам.

Таблица 4 . Итоговый отчет на неделю, тыс. руб.

План поступлений (отгрузка)
Факт поступлений (отгрузка)
Отклонение
План платежей (оплата)
Факт платежей (оплата)
Отклонение
План остатка
Факт остатка
Отклонение

Будьте чувствительны к любому изменению в плане и старайтесь выяснить истинные причины. Вы можете интерпретировать их так, как не сумеет коммерческая служба.

Пример 4

Финансовый директор телекоммуникационной компании «Смартфон» выяснил, что запланированного 20 июня поступления от важного корпоративного клиента в размере 600 тыс. руб. не будет. Он узнал у коммерсантов, что контрагент ушел к конкуренту «Звонок». Затем связался с финансовой службой клиента и уточнил, по какой причине. Оказалось, конкурент предложил большую скидку, поскольку ему предоставляют финансирование акционеры. А у «Смартфона» в портфеле краткосрочные и дорогие кредиты. Текущая структура расходов не позволяет предоставлять большие скидки и на равных конкурировать со «Звонком». Финансовый директор вместе с генеральным сообщили собственникам об этой ситуации, обосновали внезапное падение денежных поступлений и предложили возможное решение. Чтобы фирма конкурировала на рынке на равных условиях, нужно заменить краткосрочные банковские кредиты по ставке 22 процента на финансирование от акционеров по ставке пять процентов.

Что поможет повысить реалистичность плана продаж

Как правило, план продаж компании — это не только инструмент , но и основа для мотивации топ-менеджеров и многих других сотрудников. Поэтому есть риск, что действующая система мотивации негативно отразится на точности планирования поступлений денег. Лучше изменить алгоритм расчета КПЭ, чтобы они не были привязаны к этому показателю.

Пример 5

Факт продаж сентября 1998 года остро поставил вопрос о качестве планирования. Наша компания пыталась выжить, нужны были реалистичные прогнозные показатели поступлений денег. От них слишком многое зависело: объемы закупок, аренда складов, численность персонала, объемы оборотного капитала. При этом вариант «от достигнутого» не подходил. Тогда мы проанализировали состав основных крупных покупателей и наладили сбор информации по планам закупок. Спрашивали, когда они собираются у нас покупать в следующий раз, на какую сумму и какой товар. Информацию отражали в плановых показателях. Главное, не превращать это в обязательство для клиента. Благодаря открытому обмену данными сделали планирование более точным и выстроили доверительные отношения с партнерами. Со временем клиенты делились не только планами по закупкам, но и пожеланиями по ассортименту и сервису, оценивали ситуацию на местах, делали встречные предложения о сотрудничестве по новым направлениям.

На каких продажах сфокусироваться

При планировании денежных поступлений необходимо сконцентрироваться прежде всего на основных продуктах, клиентах и каналах продаж. Для этого используйте . Он базируется на принципе итальянского экономиста Вильфредо Парето. Ученый сформулировал правило: отслеживание небольшого количества элементов позволяет управлять ситуацией в целом. Поэтому контролируйте данные по основным клиентам (номенклатурным позициям, каналам продаж), которые формируют большую часть общего объема поступлений денег.

При планировании учитывайте, что знания о прошлых ключевых объектах могут в кризис оказаться неактуальными. Покупатели меняют свои предпочтения и стратегию потребления. Выявите новые категории товаров, которые обеспечивают основной приток денег, и сконцентрируйте внимание на них.

Автоматизируйте процесс планирования поступления денежных средств. Не принципиально, на какой платформе вы это сделаете. Важно, чтобы система выдавала нужные отчеты.

Постарайтесь в ходе планирования поступлений денежных средств взглянуть на стандартные процессы под другим углом, выйти из зоны комфорта и учесть описанные нюансы.

Подготовлено по материалам журнала

План поступления и расходования денежных средств разрабатывается на предстоящий год в помесячном разрезе с тем, чтобы обеспечить учет сезонных колебаний денежных потоков предприятия. Он составляется по отдельным видам хозяйственной деятельности и по предприятию в целом. Учитывая, что ряд исходных предпосылок разработки этого плана носят слабопрогнозируемый характер, он составляется обычно в вариантах - "оптимистическом", "реалистическом" и "пессимистическом" Кроме того, разработка этого плана носит многовариантный характер и по используемым методам расчета отдельных его показателей.

Основной целью разработки плана поступления и расходования денежных средств является прогнозирование во времени валового и чистого денежных потоков предприятия в разрезе отдельных видов его хозяйственной деятельности и обеспечение постоянной платежеспособности на всех этапах планового периода.

План поступления и расходования денежных средств разрабатывается на предприятии в такой последовательности:

На первом этапе прогнозируется поступление и расходование денежных средств по операционной деятельности предприятия, так как ряд результативных показателей этого плана служат исходной предпосылкой разработки других составных его частей.

На втором этапе разрабатываются плановые показатели поступления и расходования денежных средств по инвестиционной деятельности предприятия (с учетом чистого денежного потока по операционной его деятельности).

На третьем этапе рассчитываются плановые показатели поступления и расходования денежных средств по финансовой деятельности предприятия, которая призвана обеспечить источники внешнего финансирования операционной и инвестиционной его деятельности в предстоящем периоде.

На четвертом этапе прогнозируются валовой и чистый денежные потоки, а также динамика остатков денежных средств по предприятию в целом.

I. Прогнозирование поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности предприятия осуществляется двумя основными способами:

1) исходя из планируемого объема реализации продукции;

2) исходя из планируемой целевой суммы чистой прибыли.

1. При прогнозировании поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности исходя из планируемого объема реализации продукции расчет отдельных показателей плана осуществляется в такой последовательности.

Определение планового объема реализации продукции базируется на разработанной производственной программе (плане производства продукции), учитывающей потенциал соответствующего товарного рынка.

Такой подход позволяет увязывать плановый объем реализации продукции с ресурсным потенциалом предприятия и уровнем его использования, а также емкостью соответствующего товарного рынка. Базовым показателем расчета плановой суммы реализации продукции выступает в этом случае планируемый объем производства товарной продукции.

Из наиболее трудоемких этапов прогнозирования денежных потоков предприятия. В его основе лежит калькулирование себестоимости отдельных видов продукции (производственной и полной). В состав плановой себестоимости конкретного вида продукции включаются все прямые и непрямые затраты на ее производство и реализацию. В наиболее общем виде плановая сумма совокупных операционных затрат предприятия может быть представлена следующим расчетным алгоритмом:

2. При прогнозировании поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности исходя из планируемой целевой суммы чистой прибыли расчет отдельных показателей плана осуществляется в такой последовательности.

Определение плановой целевой суммы чистой прибыли предприятия представляет собой наиболее сложный этап в системе прогнозных расчетов денежных потоков

Целевая сумма чистой прибыли представляет собой плановую потребность в финансовых ресурсах, формируемых за счет этого источника, обеспечивающую реализацию целей развития предприятия в предстоящем периоде.

Результаты прогнозных расчетов целевой суммы чистой прибыли предприятия в разрезе перечисленных элементов позволяют не только сформировать исходную базу планирования его денежных потоков, но и определить внутренние пропорции предстоящего ее использования.

Определение плановой суммы операционных затрат по производству и реализации продукции при этом методе прогнозирования носит обобщенный характер, так как предполагает, что производственная программа под целевую сумму прибыли еще не сформирована.

Расчет плановой суммы чистого денежного потока основывается на ранее рассмотренных алгоритмах. Этот показатель может быть определен путем суммирования целевой суммы чистой прибыли и амортизационных отчислений или как разность между суммой поступления и расходования денежных средств в планируемом периоде.

II. Прогнозирование поступления и расходования денежных средств по инвестиционной деятельности осуществляется методом прямого счета. Основой осуществления этих расчетов являются:

1. Программа реального инвестирования, характеризующая объем вложения денежных средств в разрезе отдельных осуществляемых или намечаемых к реализации инвестиционных проектов.

2. Проектируемый к формированию портфель долгосрочных финансовых инвестиций. Если такой портфель на предприятии уже сформирован, то определяется необходимая сумма денежных средств для обеспечения его прироста или объем реализации инструментов долгосрочных финансовых инвестиций.

3. Предполагаемая сумма поступления денежных средств от реализации основных средств и нематериальных активов. В основу этого расчета должен быть положен план их обновления.

4. Прогнозируемый размер инвестиционной прибыли. Так как прибыль от завершенных реальных инвестиционных проектов, вступивших в стадию эксплуатации, показывается в составе операционной прибыли предприятия, в этом разделе прогнозируется размер прибыли только по долгосрочным финансовым инвестициям - Дивидендам и процентам к получению.

5. Суммы предусмотренных к выплате в плановом периоде основного долга по долгосрочным и краткосрочным финансовым кредитам и займам. Расчет этих показателей осуществляется на основе конкретных кредитных договоров предприятия с банками или другими финансовыми институтами (в соответствии с условиями амортизации основного долга).

6. Предполагаемый объем дивидендных выплат акционерам (процентов на паевой капитал). В основе этого расчета лежит планируемая сумма чистой прибыли предприятия и осуществляемая им дивидендная политика.Расчеты обобщаются в разрезе позиций, предусмотренных стандартом отчета о движении денежных средств предприятия по финансовой деятельности.

Результаты расчетов поступления и расходования денежных средств в разрезе основных видов деятельности и по предприятию в целом рекомендуется обобщать в следующей плановой форме.

План доходов и расходов по инвестиционной деятельности.

План доходов и расходов по операционной деятельности.

Цель - определение суммы чистой прибыли от производственно-коммерческой (операционной) деятельности предприятия. В процессе разработки этого плана должна быть обеспечена четкая взаимосвязь планируемых показателей доходов от реализации продукции (валового и чистого), издержек, налоговых платежей, балансовой и чистой прибыли предприятия.

Цель - определение объема потребностей в финансовых ресурсах для реализации намеченных инвестиционных программ, а также возможных поступлений этих ресурсов в процессе осуществления инвестиционной деятельности (доходов от реализации выбывающего имущества в процессе его замены, инвестиционной прибыли и т.п.).

Основной целью является прогнозирование во времени валового и чистого денежных потоков предприятия в разрезе отдельных видов его хозяйственной деятельности и обеспечение постоянной платежеспособности на всех этапах планового периода.

Прогнозирование поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности предприятия осуществляется двумя способами:

Исходя из планируемого объема реализации продукции;

Исходяиз планируемой целевой суммы чистой прибыли.

Последовательность расчета отдельных показателей при прогнозировании поступления и расходования денежных средств исходя изпланируемого объема реализации продукции:

1. Определение планового объема реализации продукции

2. Расчет планового коэффициента инкассации дебиторской задолженности

3. Расчет плановой суммы поступления денежных средств от реализации продукции

4. Определение плановой суммы операционных затрат по производству и реализации продукции

5. Расчет плановой суммы налоговых платежей, уплачиваемых за счет дохода (входящих в цену продукции)

6. Расчет плановой суммы валовой прибыли предприятия по операционной деятельности

7. Расчет плановой суммы налогов, уплачиваемых за счет прибыли

8. Расчет плановой суммы чистой прибыли предприятия по операционной деятельности

9. Расчет плановой суммы расходования денежных средств по операционной деятельности

10. Расчет плановой суммы чистого денежного потока продукции

Расчет планового объема реализации продукции:

ОРп = ЗГПн + ПТП – ЗГПк, где ОРп - плановый объем реализации продукции; ЗГПн – сумма запасов ГП на начало планируемого периода; ПТП – суммарный объем производства готовой товарной продукции; ЗГПк - сумма запасов ГП на конец планируемого периода. Плановый объем реализации продукции дифференцируется в разрезе реализации за наличный расчет и с предоставлением товарного (коммерческого кредита).

Расчет плановой суммы поступления денежных средств от реализации продукции осуществляется по следующей формуле:

ПДСп = ОРпн + (ОРпк х КИ) + НОпр, где ПДСп – плановая сумма поступления денежных средств от реализации продукции в рассматриваемом периоде; ОРпн - плановый объем реализации продукции за наличный расчет в рассматриваемом периоде; ОРпк - объем реализации продукции в кредит в текущем периоде; КИ - коэффициент текущей инкассации дебиторской задолженности, выраженный десятичной дробью; НОпр - сумма ранее не инкассированного остатка дебиторской задолженности (подлежащего инкассации в плановом периоде).

Определение плановой суммы операционных затрат по производству и реализации продукции:

ОЗп - плановая сумма операционных затрат по производству и реализации продукции; ПЗпi - плановая сумма прямых затрат на производство единицы продукции; ОПЗпi - плановая сумма общепроизводственных (непрямых) затрат на производство единицы продукции; ОПпi - планируемый объем производства конкретных видов продукции в натуральном выражении; ЗРпi - плановая сумма затрат на реализацию единицы продукции; ОРпi - планируемый объем реализации конкретных видов продукции в натуральном выражении; ОХЗп - плановая сумма общехозяйственных затрат предприятия

Расчет плановой суммы валовой прибыли предприятия по операционной деятельности:

ВПп =ОРп – ОЗп - НПд , где ВПп - плановая сумма валовой прибыли предприятия по операционной деятельности в рассматриваемом периоде, ОРп - плановый объем реализации продукции в рассматриваемом периоде; ОЗп - плановая сумма операционных затрат по производству и реализации продукции; НПд- плановая сумма налоговых платежей, уплачиваемых за счет дохода (входящих в цену продукции).

Расчет плановой суммы чистой прибыли предприятия по операционной деятельности:

ЧПп = ВПп - НПп , где ЧПп - плановая сумма чистой прибыли предприятия по операционной деятельности в рассматриваемом периоде; ВПп- плановая сумма валовой прибыли предприятия по операционной деятельности в рассматриваемом периоде; НПп - плановая сумма налогов, уплачиваемых за счет прибыли

Расчет плановой суммы расходования денежных средств по операционной деятельности:

РДСп = ОЗп + НПд + НПп – Аоп, где РДСп - плановая сумма расходования денежных средств по операционной деятельности в рассматриваемом периоде: ОЗп- плановая сумма операционных затрат по производству и реализации продукции; НПд- плановая сумма налогов и сборов, уплачиваемых за счет дохода (входящих в цену продукции);НПп- плановая сумма налогов,уплачиваемых за счет прибыли; АОп- плановая сумма амортизационных отчислений от основных средств и нематериальных активов.

Расчет плановой суммы чистого денежного потока:

ЧДПп = ЧПп + АОп, ЧДПп = ПДСп - РДСп, гдеЧДПп - плановая сумма чистого денежногопотока предприятия в рассматриваемом периоде; ЧПп - плановая сумма чистой прибыли предприятия по операционной деятельности; АОп-плановая сумма амортизационных отчислений от основных средств и нематериальных активов; ПДСп - плановая сумма поступления денежных средств от реализации продукции; РДСп - плановая сумма расходования денежных средств по операционной деятельности

Последовательность расчета отдельных показателей при прогнозировании поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности исходя из планируемой целевой суммы чистой прибыли

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПЛАНОВОЙ ЦЕЛЕВОЙ СУММЫ ЧИСТОЙ ПРИБЫЛИ ПРЕДПРИЯТИЯ

РАСЧЕТ ПЛАНОВОЙ ЦЕЛЕВОЙ СУММЫ ВАЛОВОЙ ПРИБЫЛИ ПРЕДПРИЯТИЯ

РАСЧЕТ ПЛАНОВОЙ СУММЫ НАЛОГОВ, УПЛАЧИВАЕМЫХ ЗА СЧЕТ ПРИБЫЛИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПЛАНОВОЙ СУММЫ ОПЕРАЦИОННЫХ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ

РАСЧЕТ ПЛАНОВОЙ СУММЫ ПОСТУПЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ОТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ

РАСЧЕТ ПЛАНОВОЙ СУММЫ НАЛОГОВЫХ ПЛАТЕЖЕЙ, УПЛАЧИВАЕМЫХ ЗА СЧЕТ ДОХОДА (ВХОДЯЩИХ В ЦЕНУ ПРОДУКЦИИ)

РАСЧЕТ ПЛАНОВОЙ СУММЫ РАСХОДОВАНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПО ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

РАСЧЕТ ПЛАНОВОЙ СУММЫ ЧИСТОГО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

Балансовый план отражает результаты прогнозирования состава активов и структуры используемых финансовых средств предприятия на конец планового периода.

Цель - определение необходимого прироста отдельных видов активов с обеспечением их внутренней сбалансированности, а также формирование оптимальной структуры капитала, обеспечивающей достаточную финансовую устойчивость предприятия в предстоящем периоде.

При разработке балансового плана используется укрупненная схема статей баланса предприятия.

Разработка прогнозного баланса:

Потребность в доп-ном внешнем финанс-нии = DВнА + ТА Ф ´ Темп прироста выручки - П Ф ´ Темп прироста выручки - Нераспределенная прибыль

Нераспределенная прибыль = ЧП ´ (1 - Норма распределения ЧП на дивиденды)

3. Система оперативного планирования финансовой деятельности заключается в разработке комплекса краткосрочных плановых заданий по финансовому обеспечению основных направлений хозяйственной деятельности предприятия

Бюджет - оперативный финансовый план краткосрочного периода, разрабатываемый обычно в рамках до одного года (как правило, в рамках предстоящего квартала или месяца), отражающий расходы и поступления финансовых средств в процессе осуществления конкретных видов хозяйственной деятельности.

Разработка плановых бюджетов на предприятии характеризуется термином „бюджетирование" и направлена на решение двух основных задач:

- определение объема и состава расходов, связанных с деятельностью отдельных структурных единиц и подразделений предприятия;

Обеспечение покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.

Классификация бюджетов по основным признакам:

1. По сферам деятельности предприятия

По операционной деятельности

По инвестиционной деятельности

По финансовой деятельности

2. По видам затрат

Текущий бюджет

Капитальный бюджет

3. По широте номенклатуры затрат

Функциональный бюджет

Комплексный бюджет

4. По методам разработки

Стабильный бюджет