各従業員は雇用主に対し、自分の権利の尊重、適時の支払いを期待します。 賃金そして当然の休暇。 一方、マネージャーは従業員が職務を厳格に履行することを期待します。 さらに、事業主は法的に保護されなければなりません。 これらすべての点は人事記録によって規制されています。 LLC で人事記録を実施すると、従業員との関係をすべて整理するのに役立ちます。

LLC で人事記録を行うことは、人事を管理し、人事に関連する組織の文書フローを操作する方法です。 これには、人の移動、従業員との和解、労働時間が含まれる場合があります。

人事記録の維持方法

個人の起業家とは異なり、LLC に登録されている参加者が 1 人だけであっても、LLC における人材生産は必須の要素であり、会計士およびゼネラルディレクターの機能を実行します。 これは、創設者と LLC が 2 つの異なる実体であるという事実によって説明されます。 したがって、LLC は雇用主の役割を果たし、創設者は従業員の役割を果たします。

LLC で人事記録を行うことは、人事を管理し、人事に関連する組織の文書フローを操作する方法です。

人事記録は主に 3 つの方法で維持できます。

1. 人事担当者の役割を引き受けます。

プロセスを「開始」することを恐れない場合は、時間に余裕があり、あなたの組織はそれほど大きくありません。

2. 人事担当者を雇う。

現代の人事スペシャリストは、創造的に考え、法律に精通し、衒学的な知識を持たなければなりません。

3. 人事記録管理を専門とするアウトソーシング会社にお任せください。

人事記録用に設計されたプログラムがいくつかあります。 これは自動人事管理システム (APS) です。 ERPシステム(エンタープライズ リソース プランニング)、人事記録をクラウド (SaaS) で維持します。 について話すなら ソフトウェア、すると、これは1Cです。

人事記録の独立した保守管理

人事文書フローを維持するための段階的な手順:

1. 人事業務を行うために必要な法的根拠と情報基盤を決定する必要があります。

人事記録の実施に必要な文書のほとんどは、2004 年 1 月 5 日付のロシア連邦国家統計委員会の法令「労働とその支払いを記録するための主要な会計文書の統一形式の承認について」によって標準化されています。 標準化された規範を持たない文書は、GOST R 6.30-2003 に従って作成されます。

• ロシア連邦の労働法（半年ごとに更新）。
• 労働記録の維持に関する指示 (2003 年 10 月 10 日のロシア連邦労働省令第 69 号により承認)。
• ロシア連邦政府の法令「労働記録の維持について」（2003 年 4 月 16 日付け）。

従業員をスタッフに登録するために必要な書類:

• パスポート（登録と登録）。
• SNILS（年金保険証）。
• 軍用ID。
• TIN (個人納税番号)。
• 医療政策。
• スペシャリストのディプロマ。

人事文書の重要性は、法的に重要な事実を統合し、従業員とマネージャーの権利と責任を明確に規制できるという事実にあります。

組織の特性に応じて、人事記録を維持するための文書のパッケージを拡張できます。 管理者は、人事問題を決定する際、法律に反しない限り、権限の範囲内で独自に現地の規制を採用することができます。

組織の特性に応じて、人事記録を維持するための文書のパッケージを拡張できます。

2. 組織の法定文書を作成する必要があります。

定款には、取締役の雇用条件、取締役の勤務条件、給与額、勤務スケジュールの承認手順を明確に記載する必要があります。

3. 管理者を登録する必要があります。

マネージャーの登録は、組織内で作成される最初の人事命令です。 管理者が職務を開始する日を示します。

4. 組織の人材生産に関わる人事文書のリストを作成する必要があります。

これらには次のものが含まれます。

• 組織の内部労働規定。
• 人員構成。
• 人員配置テーブル。
• 従業員の休暇のスケジュール。
• 従業員の個人データの保護を定義する文書。

必要書類のリストには以下も含まれます 労働協約、勤務簿とその動きを記録するための帳簿、労働時間表、従業員の個人カード、人事命令とその発行の根拠（申請書、報告書、法令、メモなど）、賃金の計算と支払いの記録簿、給与明細、職務内容。

5. 従業員を雇用する。

将来従業員になる人はそれぞれ、一連の書類を持っている必要があります。 残っているのは、勤務簿、個人カードに記入し、その他の人事文書を作成することだけです (給与計算、休暇、病気休暇、出張の計算、従業員の個人データの秘密保持契約に署名する)。

アートによると。 ロシア連邦労働法第 419 条により、労働法違反には 20 万ルーブルの罰金が科せられる。

LLC で人事記録を管理することは、非常にデリケートで責任のある問題です。 お客様の権利と従業員の権利の遵守に影響を与える多くの法的特徴は、正しい文書フローと選択された人事記録プログラムに依存します。 すべての人事文書には法的拘束力があり、法廷で使用することができます。

この記事では、秘書が将来の人事部門と人事に関する文書のアーカイブの基礎を築く方法、人事記録を管理する責任を正式に定め、必要な最低限の労働法を遵守する方法について説明します。

秘書人事：責任の分担

Artのパート1によると。 ロシア連邦労働法第 60.2 条により、追加の支払いのみを目的として、雇用契約に規定されていない追加の職務を従業員に割り当てることができます。

新しい責任を負った秘書を単に「幸せにする」ことはできません。 彼らの任務は命令によって正式に定められる。 また、ご注文は2つご用意いただくことをお勧めいたします。 最初の (組織的) では、人事記録の管理を担当する従業員を任命する必要があります (例 1)。

2 番目（人事用）では、責任を割り当て、支払い額を指定し、従業員の同意を与えます（例 2）。 これらの注文には個人データが含まれていますが、その中の個人情報の「重み付けカテゴリー」は不釣り合いです。従業員が人事記録に従事しているという事実は秘密ではありません（他人から隠される可能性は低いです）が、その従業員の個人情報の量は秘密ではありません。報酬は、部外者が知る必要のない機密の個人情報です。 どちらの注文も同日に発行されます。

職員向けの必須書類

すべての組織が所有しなければならない文書があり、監査では最初にそれらの文書が要求されます。 秘書が現在人事記録の責任者になっている場合、この強制採用はできるだけ早く確実に行われる必要があります。 これらの文書のリストを説明付きの表の形式で示します。 私たちは文書に番号を付けません - 義務の度合いは同じであり、最も高いものです。

このリストはすべてを網羅したものではありません。 したがって、組織の主な活動が生産である場合、おそらく、シフトスケジュールを作成し、生産基準を承認し、危険な労働条件を持つ役職と専門職のリストを作成し、追加の労働の権利を与える作業が必要になるでしょう。去る、それだけではありません。 ただし、これらの文書は、人事担当者の責任を割り当てられた秘書によって作成されるのではなく、労働経済学者や労働保護の専門家を含むチーム全体によって作成されるべきです。

秘書はリストされているすべての LNA を独立して開発できますか? おそらくそうだ。 ただし、一人で行うのではなく、会計責任者や組織の責任者と協力して行う方がよいでしょう。 まず第一に、これは労働者の報酬手順を確立する LNA に適用されます。

個人データ保護に関する文書

雇用主は連邦法第 152-FZ に従って従業員の個人情報の安全性を確保する義務があります。 個人データに関する規定を承認するだけでは十分ではありません。

さらに必要なもの:

個人データを処理するための従業員からの書面による許可。

同僚の個人データを処理する従業員の非開示に関する書面による義務。

個人データを含む文書を保管するための特別な制度。

法律の文言に厳密に従っている場合、従業員はまず自分の個人データを処理する許可を与えてから求人に応募する必要があります。 これは任意の問題ですが、実際には許可なく仕事に応募することは不可能です。 したがって、そのような許可は例外なく組織のすべての従業員に与えられます。 決まった形式はありませんが、例 3 の形式を使用できます。

同僚の個人情報は通常、人事記録を担当する秘書によって処理されます。 会計主任。 従業員に関する情報を開示しないことを約束しなければなりません（例 4）。

職員への命令

人事に関するトップの経営上の決定を反映する主な文書は命令です。 命令は、入学と解雇、休暇と昇進、責任の割り当てと出張の割り当てなどを正式に決定します。 したがって、人員への命令は人事部門とアーカイブの中心に置かれます。

人事に対する最も一般的な種類の命令には、人事担当者が記入するだけで済む既成のフォームが用意されています。

従業員雇用命令書（統一様式No.T-1*）

従業員の別の仕事への異動について (フォーム番号 T-5*);

従業員への休暇の付与について (フォーム No. T-6*);

従業員との雇用契約の解除（解雇）について（様式番号T-8*）

従業員の出張について（フォーム番号 T-9*）;

従業員のインセンティブについて (フォーム番号 T-11*)。

ロシアの人事担当者のほとんどは、人事担当者自身、従業員、そして（最も重要な）ロシアの検査官など、統一されたフォームを使用しています。 状態検査陣痛（GIT）。 統一された形式の文書を使用する決定は、注文書に記録する必要があります (例 5)。

独自の文書フォームを開発することは、車輪の再発明にたとえることができます。 しかし、もし望むなら、開発されたフォームには国家統計委員会によって承認されたものと同等の情報が含まれるべきである。

人事秘書が標準的な人事行動を形式化するには、統一された注文書で十分です。 しかし、人事命令は他にもあり、主要な活動に対する命令の形で作成されており、統一された形式はありません。 たとえば、人事記録を維持する責任を割り当てる命令などです (例 2 を参照)。 姓の変更、休暇の増加、取り消しまたは延期の命令が出る場合もあります。 これらの文書は、主要な活動に対する命令の形で作成され、職員への命令のままです。これらの文書には個人データが含まれており、職員への命令のために定められた期間保存されます。

担当者向けの注文の保管。 組織の設立初日から、人員に対する命令は中核的な活動に対する命令から分離されなければなりません。 これは、まず、 異なる用語ストレージ Artの段落「a」によると、 19 国家機関、地方自治体および組織の活動の過程で作成され、保存期間を示す標準管理アーカイブ文書のリスト（2010 年 8 月 25 日付ロシア文化省命令第 558 号により承認、02 年修正） /16/2016; 以下、2010 年リストと呼びます) コア活動の注文は永久に保存されます。 職員に対する命令 - 5 年 (2010 年リストの「b」(2) 項) または 50 年 (2004 年 10 月 22 日の連邦法 No. 125-FZ「ロシア連邦におけるアーカイブ業務について」第 22.1 条の 2 項) 2017 年 6 月 18 日からさらに修正されました。 連邦法 No.125-FZ）。

第二に、組織が清算されると、人員に関する注文は国の保管場所に移されます。 中核的な活動に関する注文がロシア連邦のアーカイブ基金の関心を引く可能性は非常に低いため、それらは破棄される可能性が最も高くなります。

格形成のニュアンス。 人員への注文は暦年中にケースとして作成されます。 少なくとも 2 つのケースが必要です。1 つ目は保存期間が 5 年、2 つ目は 50 年です。 今後人材の発注が増えると案件も増えるだろう。 例えば、「年次有給休暇の付与命令」、「従業員の採用・解雇・転勤の命令」、「育児休暇の付与命令」などの個別の案件が形成されます。 ただし、組織の運営の最初の数年間は、通常、注文トピックの範囲はそれほど多様ではないため、次の 2 つのことで対処できます。

事例 1 - 年次有給休暇、学生休暇、懲戒処分、短期出張の付与命令（保存期間 - 5 年）。

事例 2 - 入学、転勤、解雇、賞与、育児休暇の付与、無給休暇の命令（保留期間 - 50 年）。

雇用契約書、個人カード、労働調理人

従業員の雇用契約書、個人カード、勤務表は、人事担当者のデスクトップ文書です。 これらは地域の規制ではなく、各従業員に個人的に適用される文書であるため、「必須の人事文書」セクションでは説明しませんでした。 それらはすべて必須です。

雇用契約 - 第 2 条に基づく。 56 ロシア連邦の労働法。

作業簿 - 作業簿の維持規則に準拠します。

従業員の個人カード - それを維持する必要性は、業務簿の維持に関する規則の第 12 条に示されています。

個人カード（統一様式No.T-2）は、従業員の入社と同時に作成されます。 これには、従業員の個人データ、組織内の移動、休暇、賞などに関するすべての情報が含まれます。

雇用契約書、個人カード、勤務表は、従業員が組織内で働いている全期間を通じて有効な文書です。 従業員が組織で 20 年間働いている場合、彼は 雇用契約書、ワークブックおよび個人カードは 20 年間譲渡可能な事項です。 従業員の解雇後にのみ事務作業によって閉鎖されます。

これら 3 つの文書は有効ですが、個人データを含む文書は保管する必要があるため、人事担当者によって保管されます (詳細は後述)。

事務作業によって終了した雇用契約書や個人カードは、保管のために人事アーカイブに送られます。 勤務記録は解雇時に従業員に返還されます。 もちろん、さまざまな理由で、退職した従業員が仕事帳を受け取らなかった場合は例外ですが、これは時々起こります。 作業簿は返却が必要な文書であり、従業員（またはその親族）は理論的にはこの文書の保管期間全体を通じて返却を要求でき、その期間は50年であることに留意する必要があります（第22.1条第2項）。連邦法第 125-FZ)。 したがって、忘れられたワークブックは、いかなる場合でもつなぎ合わされることはありません。

格形成のニュアンス。 アーカイブ形式ファイル内の雇用契約書および個人カードは、「解雇された労働者の雇用契約書」および「解雇された労働者の個人カード」と呼ばれます。 これらのファイルは、同じ方法でボリュームに形成されます。最初は解雇年ごとに、次に元従業員の名前のアルファベット順に作成されます。

人事に関する文書のアーカイブ: 基礎の構築

芸術に従って。 連邦法第 125-FZ の第 17 条により、組織は職員に関する文書を保管する義務があります。 秘書は人事担当者の職務を追加的に実行するだけですが、当然のことながら、人事のアーカイブを完全に維持することはできません。 その後、組織が人事部門に成長すると、専門家がこれを担当します。 しかしそれまでは、秘書は次の必須の最低限の要件を遵守する必要があります。

事務作業で完了した人事文書には特別な保管体制を提供します（これは将来のアーカイブの基礎です）。

保存期間に応じた年別のフォームファイル。

担当者向けの症例目録の年次セクションを編集します。

• 私たちは文書の保管に関して特別な制度を遵守しています、個人データが含まれています。 特別な体制とは、権限のない者によるそれらへのアクセスの排除を意味します。 オフィススペースの 1 メートルごとに金の価値があり、アーカイブ自体がまだ小さい場合、保管機能は通常のオフィスに引き継がれる可能性があります。 金属キャビネット、鍵で施錠されています。 この家具は安価で、スペースもほとんど取らず、その役割を完璧に果たします。 これは厳格な責任を負う文書であるため、作業簿を含む現在の人事文書もそこに保管する必要があります（作業簿の維持に関する規則の第 42 条）。 内閣にはいくつかの鍵が必要です。1 つは秘書用、もう 1 つは会計主任用などです。
• 年ごとにケースを作成します。 保存期間に従って年ごとにファイルを整理することについては上で説明しました。 同様に、人事に関する命令や解雇された労働者の文書（雇用契約書や個人カード）を含むファイルが作成されます。
• 担当者向けにケースの一覧表を作成します。 人事ファイルの目録については、ロシア連邦アーカイブ基金の文書および政府機関、地方自治体、およびその他の文書の保管、取得、記録および使用を整理するための規則の第 4.12 項により維持することが求められています。組織（2015年3月31日第526号よりロシア文化省の命令により承認）。 また、この文書の形式 (付録 No. 15) も提供しています (例 6)。 人事ファイルの目録に記入するためのルールは、段落ごとに明確に説明されています。 セクション 8「目録の作成と実行」の 8.1 ～ 8.4 方法論的な推奨事項「管理文書の永久保存及び担当者別の整理」２． それらを要約しましょう:

過去 1 年間の目録の年次セクションが毎年編集されます。

目録のすべての年次セクションが 1 つの人事目録を構成します。

目録内の症例の番号付けは連続的で、エントリ No. 1 からエントリ No. 9999 までのすべての年次セクションを通過します (2015 年の年次セクションが No. 13 で終了した場合、2016 年の目録の年次セクションは No から始まります) 14);

各ストレージユニットは、独自のシリアル番号でインベントリに登録されます。 ストレージユニット - 1ボリューム; ボリュームに含まれる文書は 250 枚以下である必要があります。

事業目録の各年次セクションはゼネラルディレクターによって承認されます。

人事業務における事務作業

導入 1 人事業務における事件処理の理論的基礎 1.1 人事記録管理における文書化システム 1.2 企業の人事サービスで作成される必須の人事文書 2 CJSC「ポリグラフ」の例に関する人事業務における事件処理の実践 2.1 一般的な特性 JSC「ポリグラフ」の人事事務における事務作業 2.2 職員の発注とZAO Polygraphへの登録 2.3 マネージャーの決意 2.4 ワークブックへのエントリの作成。 個人カードの記入 3 人事サービスにおけるケースプロセスの最適化 結論 使用した参考文献のリスト 付録 1 付録 2 付録 3 付録 4 付録 5 付録 6

導入

現代の労働法の特徴は、労働関係に関する契約上の規制が拡大していることです。 以前は中央で解決されていた問題の多くは、労働協約、協定、または雇用契約の検討の対象となる可能性があります。 はい、アートです。 ロシア連邦労働法第 179 条は、労働者の数または人員が削減された場合に、職場に留まる優先的権利を与えられる労働者の特定のリストを定義しており、同時に労働協約が以下のことを行う可能性があることを示しています。同等の労働生産性と資格をもって職場に留まり続ける優先的権利を享受する他のカテゴリーの労働者に提供する。

ロシア連邦の労働法が現地の規制を労働法の情報源、すなわち労働法規範を含む命令やその他の文書として分類しているという事実により、人事サービスの任務は現在増加している。 規範、その他の連邦法、ロシア連邦のその他の規制法的行為、労働協約、協約で規定されている場合、雇用主は現地の規制を採用する際、代表者の意見を考慮しなければならないことに留意する必要がある。従業員の体。 上記のすべてがこの作品の関連性を説明しています。

仕事の目的は人事業務における事務の勉強です。

仕事の目的は、

• 人事業務におけるオフィスワークの組織化の理論的基礎を検討する。
• Polygraph CJSC の例を使用して、人事業務における事務の組織化を研究します。
• JSCポリグラフの人事業務における事務組織の最適化手法を検討する。

仕事の主題はオフィスワークの組織化です。 作品の対象はJSCポリグラフです。

1 人事業務における事件処理の理論的基礎

1.1 人事記録管理における文書化システム

国民は仕事に就くと、組織または個人の起業家と雇用関係を結びます。 これらの関係の内容は、使用者と従業員の相互の労働の権利と義務です。 雇用主は、従業員に雇用契約で定められた仕事を提供し、労働条件を確保し、期限内に賃金を支払う義務があり、従業員は社内の労働規制に従い、雇用契約で定められた労働機能を個人的に遂行しなければなりません。

労働法は、従業員と雇用主の間、および求職者と雇用主の間の関係を文書化することを規定しています（書面による雇用拒否）。 正しい設計労働関係の発生、変化、終了は、勤務中だけでなく解雇後もすべての従業員にとって重要です。

人事担当者と協力する場合、雇用主は、人材の採用、新入社員の適応、従業員のパフォーマンスの評価、資格の向上、仕事のモチベーションなど、多くの管理上の問題を解決する必要があります。人事管理では、多数の文書の作成も必要になります。 1 .

上記を考慮すると、すべての人事文書は 2 つのグループに分類できます。

• 労働関係に関連する文書（例えば、雇用契約、人事命令、従業員の個人カード、従業員の明細書、休暇スケジュール、シフトスケジュールなど）。
• 人事管理に関する文書（人事計画および報告書、人事選考、労働者の適応、人事評価などに関する規定、アンケート、テスト、プロフェシオグラム、パーソングラムなど） 2 .

従来、人事記録管理には労働関係に関する書類が含まれており、その多くは採用、異動、解雇、休暇の付与、出張などの手続きに必要なものです。

労働関係を文書化する場合、組織、管理、会計、情報、参考資料、その他のさまざまな種類や種類の文書が多数作成されます。 これらの文書の中では、次の 2 つのグループに区別できます。

• 労働関係に関連する組織の現地規制。
• 人事会計および人事異動に関する文書。

現地規制 これらは、内部労働規制などの労働法規範（ロシア連邦労働法第8条の第1部）を含む組織の文書です。 特定の種類の現地規制の作成は、ロシア連邦の労働法によって規定されています。 このような文書は使用が必須です (休暇スケジュールなど)。 ロシア連邦の労働法で規定されていない文書は本質的に助言的なものであり、組織の裁量で作成されます（たとえば、組織の構造部門に関する規制）。

ロシア連邦の労働法に規定されている多くの現地規制は、すべての雇用主によって適用されなければなりません。 個人起業家。 かかる行為には、人員配置スケジュール、社内労働規定、休暇スケジュール、報酬に関する規定、従業員の個人データの処理手順に関する規定が含まれます。

ロシア連邦の労働法によって規定されている一部の現地規制は、シフトスケジュール、資格に関する規制、労働基準に関する規制など、適切な労働組織の特徴を備え、従業員と協力して働く雇用主のみに適用が義務付けられています。ローテーション勤務に関する規制、見習い制度に関する規制、不規則な勤務時間のリストなど。

会計および人事異動に関連する文書には、従業員が仕事に応募するときに提示する文書や、特定の人事機能のために作成された文書が含まれます。

雇用に必要な書類は次のとおりです。

• 本人確認書類;
• 職歴、職歴を確認する書類。
• 教育レベルと資格を確認する書類。
• 国民年金保険に関する書類。
• ドキュメンテーション 軍事登録;
• 今後の仕事の詳細を考慮して必要な書類（必要な場合）（健康証明書、 運転免許証等々。） 3 .

特定の人事機能のために作成されるドキュメントには次のものが含まれます。

• 契約文書：雇用契約、当事者の合意、雇用契約の追加合意、学生契約、個人の完全な経済的責任に関する合意、集団（チーム）の完全な財務的責任に関する合意。
• 行政文書：職員に対する命令（指示）。
• 情報および参考文書: 従業員の声明、報告書および説明ノート、プロトコル、法律など。
• 主な会計文書: 従業員の個人カード、タイムシート、メモ、休暇付与および解雇の計算 4 .

文書に加えて、組織内で編集された文書を考慮（登録）した帳簿、日誌、カードが作成されます。作業簿とその挿入物の動きを記録するための帳簿、記録のための領収書と支出帳簿です。仕事の帳簿とその折り込み書類の書式、雇用契約書、命令書などを登録するための帳簿、 個人カード従業員のこと、個人的なことなど。

したがって、人事記録管理は、人事文書の編集、実行、処理、実行、ファイルへの形成、保管および使用のための一連の手順です。

現在、ロシア連邦の労働法が発効した後、人事記録管理に次のような主な変更が加えられています。

• 一部の従来の人事文書は必須ではなくなりました。 長い年月必須の方法で完了する（たとえば、求人応募）。
• 雇用主に必須の新しい文書が登場しました（たとえば、従業員の個人データを扱う手順を確立する文書）。
• 人事部門で処理される書類の総数が増加しました（年次有給休暇申請時の書類など）。
• 従業員に署名を求めて提出しなければならない文書の範囲が拡大しました。
• 雇用主が採用した多くの文書では、従業員の代表機関の意見を考慮する必要があります。
• 州の労働監督官が雇用主の労働法遵守状況を検査する際には、人事文書を自由に提出しなければならない 5 .

人事文書の作成は依然として人事サービス専門家の作業時間のほとんどを占めており、検査や検査の際に重大な問題を引き起こすことがよくあります。 紛争状況。 多くの現代の組織における人事文書の作業状況を分析したところ、この分野で最も一般的な間違いは次のとおりであることがわかりました。

• 現在の法律で規定されている（必須の）書類が不足している。
• 労働法規範を含む文書を作成し発効させる手順への違反。
• 文書の誤った執行、文書に法的効力を与える規則の無知。
• 必要な文書が欠如している、またはどのような種類の文書が起こっていることを確認すべきか理解していないために表現された、管理状況の誤った文書化。
• 組織のアーカイブ運用規則に重大な違反を伴う人事文書の保管および破棄の組織化。

人事業務の分野におけるすべての雇用主の主な任務の 1 つは、人事記録をタイムリーかつ正確に実施することです。

1.2 企業の人事サービスで作成される必須の人事文書

組織内の労務および賃金会計は、次の基準に基づいて実行されます。 一次文書、人事サービスで形成されます。 人事部門の仕事が適切でないと、必然的に会計部門と組織全体の両方の仕事に影響が及びます。 その結果、従業員への給与支払いが遅れ、病気休暇が発生し、州の社会当局に提出する書類の準備が遅れてしまいます。 その結果、企業全体の業績が悪化してしまうのです。

ロシア連邦の労働法規範の遵守と人事文書の正しい実行は、連邦労働監督局 (Rostrudinspektsiya) の機関と連邦税務監督局の両方の機関によって管理されています。 州の検査官は、所有形態に関係なく、あらゆる組織の事務所に来て、人事記録、および組織内で利用可能なその他の必須の内部規則および命令に関する文書を要求することができます（2001 年 8 月 8 日連邦法第 134 号）。 FZ「国家管理（監督）中の法人および個人起業家の権利の保護について」） 6 .

人事サービスの活動の文書化には、人事文書の準備と処理に関連するすべてのプロセスが含まれます。 確立されたルール、次の人事管理タスクを解決します。

• 労働者の労働の組織化。
• 雇用契約の締結と採用。
• 別の仕事に異動する。
• 従業員に休暇を与える。
• 従業員のインセンティブ。
• 従業員に懲戒処分を科す。
• 従業員の証明書。
• 人員配置を維持する。
• 労働時間の使用を記録する。
• 従業員を週末や休日に出勤させる。
• 出張の登録。
• 雇用契約の解除と解雇 7 .

所有形態に関係なく、組織が維持しなければならない人事文書のリストを付録 1 に示します。また、次のことも示しています。 規則特定の人事文書を維持する雇用主の義務とその保存期間を規制する（2000 年 10 月 6 日に連邦公文書館によって承認され、10 月に修正された保存期間を示す、組織の活動で作成される標準管理文書のリストに従う） 27、2003)。

労働者の労働組織は、地方条例の採択（組織の長またはその権限を与えられた職員による承認）を通じて実行されます。 すべての雇用主は、社内の労働規制と個人データの保護に関する規制を設ける必要があります。 必要に応じて、賃金、労働基準、ボーナスおよび物質的奨励金、認定などに関する規制など、その他の現地の規制が適用されます。

労働協約（協定）は当事者の合意によって締結されるため、本質的に助言的なものです（ロシア連邦労働法第7章）。 民間企業では、従業員の個人ファイルを管理することが推奨されます。 雇用主の個人的な事情を維持する義務は、2004 年 7 月 27 日の連邦法第 FZ-79 号「ロシア連邦の国家公務員について」に従って国家機関の従業員に適用されます。 便宜上、個人ファイルまたは個人フォルダーの作成を推奨することはできますが、その作成手順は、首長の承認を得て、組織の現地の規制法に定められる必要があります。

従業員の個人ファイル (個人フォルダー) には、雇用時に必要な書類 (パスポート、軍人 ID、TIN 割り当て証明書、年金保険証明書、結婚証明書、子供の出生証明書 - 所得税優遇措置のため) のコピーを含めることができます。教育文書など）、その後従業員の勤務中に作成された、その従業員を特徴づけるすべての主要文書 労働活動（他の仕事への異動の申請書、退職届、特徴、高度な訓練に関する書類、入学、異動、解雇の命令のコピーなど）。

さらに、雇用主は以下の労働保護文書を持っていなければなりません。

• 職業別の労働保護に関する指示。
• ブリーフィングのログ（指示をよく理解する）。
• 従業員の健康診断等の受診記録 8 .

これらの文書は、組織に個別の労働保護サービスがない場合は企業の人事サービス、またはオフィスに保管できます。

サブに準じて。 「a」パート1アート。 ロシア連邦労働法第 356 条に基づき、連邦労働監督局は、雇用主による労働法およびその他の規制法行為の遵守について国家の監督と管理を行っています。

団体の長は、その活動の過程で生じたドキュメンタリー基金に対して個人的な責任を負います。 ロシア連邦の法律およびその他の法規制への違反、人事文書の不適切な維持またはその欠如に対して、立法者は行政罰金を課すことを規定している。公務員の場合は1000ルーブルから5000ルーブル、法人の場合は〜から。 30,000ルーブルから50,000ルーブル。 または最長 90 日間の活動の行政停止、および再度 - 職員の資格剥奪を伴う（行政法第 3.11 条、第 3.12 条、第 5.27 条、第 5.44 条および第 14.23 条）。

2 CJSC「ポリグラフ」の例に関する人事業務における事件処理の実践

2.1 JSCポリグラフの人事業務における事務業務の一般的特徴

従業員とCJSCポリグラフとの間の労働関係は、締結された雇用契約に基づいて生じます（ロシア連邦労働法第16条）。 将来的には、その結果生じる労働関係、およびその変更および終了は適切に形式化されなければなりません（ロシア連邦の第68条、第73条、第80条およびその他の労働法典）。

労働関係の登録とは、その文書化、つまり適切な文書の作成を意味します。

文書化の結果、さまざまな種類や種類の組織、管理、会計、情報、参考資料、その他の文書が作成されます。 文書と同時に、書籍、雑誌、カードが作成され、組織内で編集された文書が考慮されます（登録されます）。

文書の必須登録は、第 4.1.2 項の要件によって直接決定されます。 標準指示での事務作業について 連邦機関行政権、承認されました。 2005 年 11 月 8 日付ロシア文化省命令第 536 号により、「...記録、作成、参照目的での使用を必要とするすべての文書は登録の対象となる。」

文書を登録する手順自体は、文書に登録日付と番号を記入することに限定されないことを強調しなければなりません。 文書の登録とは、文書に関する会計データを所定の形式で記録し、文書の作成、送信、または受信の事実を記録することです（連邦行政機関における事務に関する標準指示の第 4.1.1 項）。

人事文書の処理は、文書の準備、登録、実行だけに限定されません。 この作業の最も重要な部分は、保存を整理して参照目的で使用するために、実行されたドキュメントをファイルに形成することです。

したがって、人事記録管理は、人事管理文書の編集、実行、処理、保管、および検索のための一連の手順です。 タイムリーかつ 正しい実行これらの手続きのうち、事務作業に関する一連の地方規則（文書フォームのシート、文書のアルバム）の作成を通じて、人事文書の構成とそれを扱うための技術の両方を可能な限り規制することが最も適切であると考えられます。フォーム、人事サービス文書フロー スケジュール、人事事務の指示。

これらの法律の主な目的の 1 つは、組織の生産活動の特性を反映することであり、新人の人事担当者にとって、オフィスワークに関する地域の規制は、労働関係の文書化に関して抱いている疑問への答えを提供する参考書となるはずです。

人事記録管理の法的枠組みの基礎となるのは、文書形式の表です。 タイムシートを作成する目的は、従業員との作業中に発生する状況を法的に登録するために必要かつ十分な種類の文書のセットを決定することです。 タイムシートを使用すると、次の作業を削減できます。 作業時間管理活動の文書化の問題を解決する際の組織の従業員の人件費。

レポートカード (付録 2) の形式は組織自体によって決定され、人事部門によって作成され、マネージャーの命令によって承認されます。

文書フォームのシートの作成には、シートに含まれるフォームと人事文書のサンプルのアルバムの作成も伴う必要があります。 タイムシートとアルバムがあれば、JSC Polygraph の担当者との作業を迅速かつ正確に文書化できます。

タイムシートとアルバムには、まずロシア連邦の労働法で規定されている書類、つまり労働関係を登録する際に必須となる書類を含める必要があります。

2.2 職員の発注とZAO Polygraphへの登録

人事記録管理の基本は、雇用契約締結後の人事異動や退職時の命令（指示）です。 人事命令の内容は、締結された雇用契約の条項に従わなければなりません。 人事に関する組織の長の命令に基づいて、情報は従業員の会計文書や作業簿に転送されます。

2002 年 2 月 6 日付けのロサルキウ理事会の決定によって承認された組織アーカイブの運営に関する基本規則 (以下、「基本規則」という) の第 3.5.5 項によると、中核的な活動と人員に対する命令は次のとおりです。別々に保持され、異なるファイルに形成されます。 この手順は、少量の管理文書が作成され、従業員の 1 人 (秘書、会計士、エコノミストなど) が人事記録管理を担当する小規模な組織にも適用されます。

Polygraph CJSC の職員向けの特定の種類の文書には、統一された形式が承認されています。 2004 年 1 月 5 日付ロシア国家統計委員会決議第 1 号 (表 2.1)。

リストされている人事命令の形式は、労働とその支払いを記録するための主要な会計文書に関連しているため、記入する際には、承認された主要な会計文書の統一形式を使用するための手順に従う必要があります。 1999 年 3 月 24 日付ロシア国家統計委員会決議第 20 号。

表2.1

様式が統一されている人事文書の種類

上記の手順に従って、必要に応じて、追加の詳細を主要な会計文書の統一形式に入力することができます。 この場合、フォームに含まれるすべての詳細 (コード、フォーム番号、文書名を含む) を変更してはなりません。 統一フォームから個人の詳細を削除することは許可されません。 一次会計文書の統一形式のアルバムに示されている形式の形式は推奨されており、変更される場合があります。

統一されたフォームに基づいてブランク製品を作成する場合、情報の配置と処理を容易にするために、列や行を拡大または縮小するなどの変更を行うことができます。

一次会計文書の統一形式の変更は、Polygraph CJSC の責任者からの命令（指示）を発行することによって行われます（付録 3 を参照）。

ロシア国家統計委員会によって承認された職員向けの統一された命令書が存在しない場合（たとえば、従業員の経歴データを変更する命令、懲戒処分を適用する命令などを発行する場合）には、次のような書式が使用されます。中核的な活動の命令が発行されます（付録 4）。

文書形式のアルバムに含めるのが適切と思われる 最高額職員への命令のサンプルを作成するだけでなく、職員との作業の実践で生じる状況を文書化した後、新しい例で体系的に補足します。

人事命令の場合、正しいインデックス作成と登録が非常に重要です。 すべての人事命令に対して 1 つの登録フォームを使用し、さらにこれらの文書を 1 つのファイルにまとめることは受け入れられません。 「現在の」事務作業における人員への命令の処理手順を決定するのは、その後のケース形成の要件です。人員への命令は、以下に従ってケースにグループ化されます。 定められた期限それらの保管 (基本規則の第 3.5.5 項)。

保管期間が異なる注文は、異なる会計フォームに登録し、異なる登録インデックス (番号) を持たせる必要があります。 人事命令の索引付けのルールは、Polygraph CJSC 自体によって開発されます。 人材サービスの実践において 最大の分布英数字のインデックスを受け取りました。

大量の文書がある場合は、人事業務に関するさまざまな問題に関連する人事命令を個別にグループ化し（基本規則の第 3.5.5 項）、たとえば、次のような異なるインデックスを適用することをお勧めします。人員の移動（雇用、別の職場への異動、解雇）には文字「k」が追加され、労働者の出向命令には「km」、休暇付与には「o」、昇進には「p」、懲戒処分には「v」が付けられます。 、など。

Polygraph CJSC が採用した注文インデックス システムは、登録簿 (雑誌) に反映されており、その形式は組織自体によって確立されています。 会計フォームを作成するときは、「採用および人事会計に関する部門間の統合時間基準」(1991 年) の付録 2 に含まれる勧告フォームを使用できます。

人事命令に関する情報を記載した帳票を整備する場合 さまざまな問題, 注文を記録するには、次の書籍（ジャーナル）をお勧めします（表 2.2）。

表2.2

注文を登録するための帳簿（ジャーナル）の形式

Polygraph CJSC によって開発された会計フォームと、記入のためのさまざまなオプションは、文書フォームのアルバムの関連セクションに表示されなければなりません。

人事に関する命令は、適切な書面による理由がある場合に発行されます。これには、雇用契約およびその修正に加え、従業員の声明、メモ（報告書および説明メモ）、表明、議定書、法令などの情報および参考文書が含まれます。

命令の根拠となる文書は正しく作成され、登録されなければなりません。 一部の文書（声明、メモ、説明文書、提出物、通知）は、 フリーフォーム、その他（議定書、法律）には統一形式または推奨形式があります。

2.3 マネージャーの決意

従業員からの声明およびメモは内部通信に言及しており、Polygraph CJSC の責任者による考慮と意思決定が必要です。 決断決議には反映されており、その内容はほとんどの場合、「命令に従う」、「実行する」、「人事部に」という非常に短い指示に要約されますが、これらはこの詳細の意味とは一致しません。

文書に決議を記載する際のもう 1 つの重大な間違いは、マネージャーが下した決定とレビュー対象の文書の内容との間に意味上の矛盾があることです。 ほとんどの場合、このようなエラーは従業員のアプリケーションの解決策で見つかります。

従業員は申請書で年次有給休暇を分割し、その一部を月曜から金曜までの5日間付与するよう求めている。 組織の長は従業員の要求に同意せず、決議文の中で「7日間（月曜から日曜まで）の休暇を与える」と明記した。

この決議は声明の内容に対応していないため、提起された問題の本質を考慮したものではありません。 この場合、決議には休暇の一部の付与を拒否する内容が含まれなければなりません。

従業員は自らの意思で雇用契約を終了したいと考えており、これについて雇用主に書面で警告しますが、2週間前ではなく、より短い期間で警告します。 従業員の要求に応じたくないマネージャーは、「2週間以内に解雇する」という決議を発行するか、決議の中で2週間前の通知後の解雇日を明記します。 従業員の申請書に記載されている日付と一致しません。

この場合も、従業員の要求を拒否する代わりに、従業員の希望に沿わない「提案」が行われます。

このようなエラーを避けるために、文書フォームのアルバムには、最も典型的で頻繁に繰り返される状況について意思決定を行う際に考えられる解決策のオプションが含まれている必要があります。

議定書と行為の特徴は、合議での議論と意思決定の過程（議定書）、または複数の人がその場で起こった事実や出来事を確立（確認）するとき（行為）に、これらの文書が作成されることです。 したがって、議定書には、出席した合議体のメンバーに関する情報（つまり、定足数の存在）がさらに含まれており、ほとんどの法律を作成する際には、利害関係のない証人の出席が必要とされます。

Polygraph CJSC で作成された内部文書を記録するには、次のようなおおよその形式の登録ジャーナルを使用できます。これらは文書の種類および種類ごとに個別に管理されます (表 2.3)。

表2.3

ログフォーム

2.4 ワークブックへのエントリの作成。 個人カードの記入

文書フォームのアルバム内のその他の重要な情報には、労働者の作業簿への記入例を含める必要があります。 知られているように、 現在の指示作業簿への記入について、承認されました。 2003 年 10 月 10 日付けのロシア労働省決議第 69 号には、いくつかのサンプル記録 (例えば、第 2 の職業の設立、組織の名前変更、解雇など) が含まれていますが、これは明らかにそうではありません。特に新人の人事担当者にとっては十分です。

ワークブックのサンプルエントリは、職員への注文の実行例の後に、または概要表の形式でアルバムに配置できます (付録 5)。

作業の難しさ 仕事の本、原則として、それらを管理する現在の規制法に含まれるギャップまたは矛盾する要件によって引き起こされます。

例えば、2002 年 7 月 24 日付のロシア連邦政府の承認された政令第 555 号「労働年金を確立するための勤続期間の計算と確認に関する規則」に従って、労働年金に基づく労働期間を確認する主な文書が記載されています。雇用契約書は業務書の原本であり、認証されたコピーではありません。 ただし、作業簿の維持および保管に関する規則のセクション IV では、作業簿フォームの作成と雇用主への提供が承認されています。 2003 年 4 月 16 日付けのロシア連邦政府令第 225 号には、労働手帳は解雇（雇用契約の終了）の場合にのみ発行されると記載されています。 したがって、オリジナルのワークブックを退職していない従業員に発行する場合に問題が発生します。

このような状況および他の同様のケースにおいて、従業員が特定の当局に作業簿の原本を提示しなければならない場合、作業簿の発行手順を文書化する手順を文書形式のアルバムに示すことが推奨されます。

私たちの意見では、ワークブックの発行に基づいて作成される文書は、実際に広く使用されている「領収書」ではなく、ポリグラフ CJSC に宛てられた従業員からの申請書であるべきです。 申請を登録し、組織の長がそれを検討し、決議を下した後、従業員は次のことを行う必要があります。 書面で（同じ申請書で）損傷、修正、マークなどがない状態で適時に返却する義務を伴う、一時使用のためのワークブックを受領した事実を確認します。

人事サービスは、一時的な使用のために発行されたワークブックの返却を管理し、従業員がブックを返却するときにチェックする必要があります。 従業員がオリジナルのワークブックを受け取る正当な理由がない場合、従業員に与えられるのは認証されたコピーのみです。

記入手順の詳細な指示は、タイムシート (フォーム T-12 および T-13) や従業員の個人カード (T-2) などの会計フォームとともに文書フォームのアルバムに添付する必要があります。

Polygraph CJSC は各従業員の実際の労働時間を記録する義務があるため、タイムシートの維持は必須です (ロシア連邦労働法第 91 条)。 タイムシートに記入するときは、次の方法が使用されます。

毎日の労働時間の登録、または従業員の欠勤理由（休暇、障害など）の表示を完了する。

欠席、欠勤、遅刻などの登録のみ。

労働時間には、日中の労働、夜間労働、時間外労働、出張、週末や休日の労働が含まれる場合があります。 他の種類労働時間は考慮され、別途支払われます。

仕事上の欠勤メモ 正当な理由裏付けとなる文書によって裏付けられる必要があります。 パートタイムの労働時間は、雇用契約に含まれる条件に従ってタイムシートに入力されます。

タイムシートはタイムキーパーまたは権限のある人によって 1 部作成され、マネージャーが署名します。 構造単位そして人事部の社員となり、経理部に異動となる。 大規模な組織では、タイムシートは構造部門ごとに保管されます。

従業員個人カードは、パートタイム労働者を含む雇用契約を締結したすべての従業員が記入します。 個人カードは、仕事に応募する国民の個人文書に基づいて人事サービス職員によって 1 部に記入されます。 カードは手書きまたは使用して記入する必要があります 電子版続いて印刷。 カードに手動で記入する場合、汚れや消去は許可されません。

エラーが発生した場合、または変更が必要な場合（姓の変更、自宅の住所、パスポートのデータの変更など）、カード上の間違ったまたは古い入力項目に取り消し線が引かれ、正しい入力項目がその上または隣に配置されます。 。 修正を行った場合は、人事担当者の署名によって確認する必要があります。

従業員の個人カードに記入する際の重要な役割は、全ロシアの技術および経済情報の分類子 (OKATO、OKIN、OKSO、OKPDTR) によって果たされます。これを使用すると、カードの対応する行に正しく記入することができます (表) 2.4)。

全ロシア語の分類子に含まれていない従業員の個人カード内の情報をエンコードする必要がある場合は、組織のローカル分類子が開発されます。 求人に応募する際に記入されたカードは個人カード帳に登録され、その形式はポリグラフ CJSC の裁量で開発されます。

表2.4

JSC Polygraph の個人カード処理エラー

人事記録管理の分野における規制サポートの開発の論理的な結論は、JSC Polygraph の人事サービスのための文書フロー スケジュールの作成と承認です。 このスケジュールには、以下の項目に関する労働関係を文書化する手順が表形式で反映されています。

文書の作成（作成の根拠、頻度、作成責任者、部数など）。

文書の準備（調整、署名、承認）。

文書の処理（登録、実行のための転送、従業員の周知）。

実行された文書の運用およびアーカイブ保管 (保管場所と保管条件、アーカイブへの提出頻度)。

人事文書の取り扱いに関する検討された地域規制の適用手順とその違反に対する責任は、ポリグラフ CJSC の責任者の命令によって承認された人事記録管理の指示に明記されなければなりません。

3 人事サービスにおけるケースプロセスの最適化

今日の企業における自動化システムは一時的な流行ではなく、緊急に必要なものです。 ある商社は、文字通りゼロから自動化プロジェクトを実装することに成功しました。 実装の時点で、組織のスタッフの数は 500 名を超えていました。 同時に、人事サービスにはソフトウェア製品が 1 つもありませんでした。

同社のサービス間で通信を確立するのは困難でした。 この問題を解決したいという要望と、共通の従業員データベースを作成するという緊急の問題を解決することが、ビジネス プロセスを自動化する主な理由になりました。 このプロジェクトは、財務部門と人事サービス部門の 2 つの部門によって開始されました。 自動化の主要なパラメータを策定したのは彼らであり、次の 3 つの基本的な質問に答えました。

1. プロジェクトの結果として何が得たいですか？
2. これに関連して企業はどのような財務コストを負担することになりますか?
3. 自動化の準備と実装にはどのくらい時間がかかりますか?

このプロジェクトに取り組むために、次の 3 つの部門の専門家を含むイニシアチブ グループが設立されました。

• サービス 情報技術彼女の任務には、市場のプログラムを分析し、会社が将来実装する予定の IT 製品との相互作用の可能性を評価し、プログラムのさらなるメンテナンスに関連する問題を解決することが含まれていました。
• 財務部門は、給与計算に関連する自動化タスクの範囲を決定します。
• 人事サービス 従業員管理の観点からのプロジェクト目標の策定。

まず、イニシアチブグループは情報サービス市場を分析しました。 会社が直面している課題の観点から見ると、ほぼすべてのソフトウェア製品に改善が必要であることがわかりました。 それらの中から最も便利なものを選択するには、かなり長い議論が必要であり、それは数回にわたって行われました。 丸テーブル」 これらの出来事は長所と短所を明らかにしました さまざまなソリューション。 その結果、1C: 給与および人事 7.7 プログラムを支持する選択が行われました。 当時はまだ「1C：人事管理・給与」ブロックが存在していなかったので、外部の専門家による修正が必要でした。

プロジェクトの詳細な行動計画が作成され承認され、期限と各項目の実施責任者が示されました。 プロジェクト全体 (開発、テスト、実装、人材トレーニング) には 4 か月が割り当てられました (表 3.1)。 まず、各人事部門の従業員が、どのようなデータを必要とするかを決定しました。 電子形式で。 人事検査官の人事文書フローについては、人事マネージャーについては候補者データベース (以前は紙で収集されていました)、研修に参加した人の研修専門家リストについては (すべての会社職員が研修を受けています)。 したがって、人事サービスの場合は、いくつかのブロックを構成する必要がありました。

1.「採用」。 面接に招待されたすべての候補者と、欠員が発生した場合に興味を持ちそうな企業の潜在的な従業員に関する最も完全な情報を保存するために、特別なディレクトリが作成されました。

2.「トレーニング」。 トレーニングの完了に関する情報を記録するために、既存の「従業員」ディレクトリが改善されました。 そこには、その会社で働いている（および以前働いていた）全員のリストが含まれていました。 このディレクトリには、生年月日、住所、パスポートの詳細、役職と部門、スケジュール、給与など、各従業員に関する情報が含まれているため便利であることがわかりました。そのため、この特定のディレクトリが改訂の対象として選択されました。 トレーニングの日付と名前、結果、およびどのようなトレーニングが必要かに関する情報を入力できるようになりました。 更なる発展新規従業員と既存従業員の両方。

3.「人事記録管理」 このブロックは、特に休暇スケジュールの入力、遵守状況の監視、雇用契約の作成などの機能を拡張するために改良されました。

4. 「報告と統計」 レポートを作成し、統計データを収集することで、行われた作業を分析し、将来の計画を立てることができます。 これらの目的のために、次の電子レポートが作成されました。

• 「Percentik」は、スタッフの離職率、面接を受けた候補者の数と採用された従業員の数の比率などの情報をパーセンテージとして収集します。
• 「興味深い統計」 人事部門は毎月、このレポートのデータを全従業員に周知させています。 そこには、組織内の男性と女性の人数、学歴、婚姻状況、平均勤続年数に関する統計が含まれています。

表3.1

プロジェクト実行計画

いいえ。	プロジェクト段階	締め切り	責任者
	金融サービスのプログラムを改善する必要性を判断する	01.0910.09	財務ディレクター
	人事サービスのプログラムを改善する必要性の判断	01.0910.09
	金融サービス用のプログラム ブロックのセットアップ	11.0910.10	開発会社
	人事サービス用のプログラム ブロックのセットアップ	11.1010.11
	社内に試用版を提供し、テストを行う	11.1116.11
	コメントの最終調整	17.1130.11
	社内プログラムのインストール、従業員のアクセス権の設定	01.12	会社開発者、財務ディレクター、人事サービス責任者
	プログラムを使用するためのスタッフのトレーニング	02.1207.12	開発会社
	必要な情報をすべてプログラムに入力する	08.1231.12	人事部長

プログラムをインストールして設定をテストした後、実装の最も困難な段階に入ります。 まず、全従業員が使用するための訓練を受けました。 新しいプログラム。 で開催されました トレーニング・センター最初に人事サービス、次に財務部門（この時点で人事担当者はすでにプログラムに情報を入力していました）の 2 段階で開発会社に適用されました。 授業は平日、毎朝9時から11時まで行われました。 従業員間でプログラムを習得するプロセスはさまざまなペースで進みましたが、誰もが自動化によってより効率的に作業できると確信していました。

トレーニング後、すべての情報がシステムに入力されました (図 3.1)。

米。 3.1 担当者情報の入力

自動化導入後の結果をまとめました。 結果を分析したところ、次のことがわかりました。

1. 単純な人事手続きにかかる人件費が大幅に減少しました（表 3.2）。

2. 人事サービスと財務部門の間のやり取りが簡素化されました。

3. 従業員に関する情報の保存と使用がさらに便利になりました。

表3.2

従業員の採用プロセスの変化

チェックアウトポイント	前に何が起こったのか		自動化後
従業員データをプログラムに入力する	持っていなかった		処理時間 10 分
雇用契約書を作成する	社内で Excel でデザインする	15分
入場オーダーの作成			10分	プログラムでデザインする 5 分
個人用 T-2 カードの記入			20分	プログラムでキーを押す 1 分

人事部門は、人事プロセスを自動化する際に次のような問題点があることを認識しておく必要があります。

• 優れた高品質のプロジェクトには多額の資金が必要です (特にプログラム構成を大幅に変更または補足する必要がある場合)。
• 自動化プロジェクトに関与する人事スペシャリストは、プログラム開発者と連絡を取る必要があります。 一方、すべての人事担当者がプログラマーと「同じ言語」を話せるわけではないため (逆も同様)、人事担当者はこれを学ぶ必要があります。
• 必要な情報をすべて入力するプロセスでは、人事担当者が最大限の注意を払う必要があります。

結論

現在、企業全般、特に JSC Polygraph の人事部門の業務量は大幅に増加しています。 これは、雇用から解雇に至る雇用関係のすべての段階で、書面で雇用契約を締結し、命令書を作成する必要があるためです。

実際には、専門職（ポジション）の組み合わせ、永久雇用、雇用契約の形での雇用契約の変更を正式に行う最善の方法について、一般的な合意はありません。 出向別の仕事へ。 また、雇用契約の不可欠な部分である条項と、独立した重要性を持つ契約を区別することも必要です。

今日、人材サービスが行われる法律分野は非常に広範囲に及びます。 これには、ロシア連邦の労働法だけでなく、他の連邦法、特に 2006 年 12 月 29 日の連邦法 N 255-FZ「義務の対象となる国民の一時的障害、妊娠および出産に対する給付金の支給について」も含まれます。社会保険」、2007 年 4 月 20 日連邦法 N 54-FZ「ロシア連邦の連邦法「最低賃金に関する」およびその他の立法の改正について」によると、 最小サイズ 2007 年 9 月 1 日からの賃金は 2,300 ルーブルに設定されました。 月あたり。

労働関係の規制において重要な役割を果たしているのは、ロシア連邦政府の法令、特に 2007 年 12 月 24 日決議第 922 号「平均賃金の計算手順の詳細について」および労働法を含むその他の規制法です。規範。

広範な規制資料に関する知識、 司法実務そしてそれを応用する能力 - 必要な条件 成功した仕事すべての人事サービス。

使用した参考文献のリスト

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付録 1

組織に必要な人事文書のリスト

いいえ。	書類	どのような文書が規制するのか	注記	貯蔵寿命
	社内労働規定 (ILR)	ロシア連邦労働法第 189 条	雇用時（雇用契約に署名する前）、雇用主は従業員に署名に対する PVTR を周知させる義務があります。 新品と交換するまで有効です。	常に
	従業員の個人情報保護に関する規定	ロシア連邦労働法第 86 条	雇用時（雇用契約に署名する前）、雇用主は従業員に署名に対する従業員の個人データの保護に関する規則を周知させる義務があります。 新しいものと交換するまで有効です。	常に
	人員配置表（フォームT-3）（人員配置）		特定の変更が加えられるたびにコンパイルされます。	常に
	ワークブックの移動に関する会計帳簿とその挿入物		人事部門に保管され、継続的に維持されます。
	会計帳票の領収書と経費帳、およびその添付書類	作業簿およびその添付文書の記入手順に関する指示 (2003 年 10 月 10 日付ロシア労働省決議第 69 号により承認)	業務簿およびその添付文書の用紙とともに会計部門に保管されます。 フォームは、人事担当者の要求に応じて人事部門によって受信されます。	50年（ただし、会社清算後は他の文書とともに市の公文書館に引き渡され、保存期間は75年）
	報酬、賞与および重大なインセンティブに関する規定	ロシア連邦労働法第 6 条、ロシア連邦労働法第 21 章	複雑な支払い、労働システム、ボーナスシステムが存在する場合。 新しいものと交換するまで有効です。	常に
	研修制度に関する規定	ロシア連邦労働法第 196 条、第 197 条	組織内に研修制度がある場合。	常に
	従業員認証に関する規定	ロシア連邦労働法第 81 条	事業者の判断により認証を行う場合。	常に
	休暇スケジュール		暦年の開始の 2 週間前までに雇用主によって承認されます。	1年
	雇用契約書	ロシア連邦労働法第 16 条、56 条、57 条、67 条	各従業員と書面で締結しました。	75歳
	人員配置表に基づく各ポジションの職務内容、専門職の作業指示書		雇用主の判断により受け入れられます。	常に
	仕事の発注	ロシア連邦労働法第 68 条	雇用契約に基づいて掲載しております。 これらは、実際の勤務開始日から 3 日以内に署名に対して従業員に通知されます。	75歳
	別の仕事への異動命令	ロシア連邦労働法第 72.1 条	転勤に関する合意に基づき掲載（ 追加合意雇用契約書に準じます）。	75歳
	解雇命令	ロシア連邦労働法第 84.1 条		75歳
	主な業務の受注		必要に応じて発行します。 人事サービスが作成したコアアクティビティのオーダーはオフィスに登録され、保管されます。 人事サービスは、「コア活動の注文のコピー」というファイルを管理します。	1 年間 (人事サービスに保管される注文のコピー)
	休暇付与命令		休暇スケジュールまたは従業員の申請に基づいて発行されます	5年
	従業員の無給休暇申請	ロシア連邦労働法第 128 条	無給休暇は、第 1 条に従い、従業員の要請 (申請) に応じて提供されます。 ロシア連邦労働法第 128 条、または従業員の申請に基づいて法律で要求されるとおり（ロシア連邦労働法第 128 条第 2 部）。	5年
	従業員個人カード (フォーム T-2)		従業員ごとに実施。	75歳
	職歴	ロシア連邦労働法第 66 条、2003 年 4 月 16 日付ロシア連邦政府令第 225 号「作業簿について」、作業簿およびその添付文書の記入手順に関する指示 (法令により承認) 2003 年 10 月 10 日付ロシア労働省第 69 号）	雇用主は、5 日以上働いた各従業員の勤務簿を保管します。	解雇の際、従業員は仕事の本を手にします。 請求されていない作業簿は、企業の清算後、組織内で 50 年間保管され、アーカイブされます。
	全責任に関する合意		これらは、重要な資産に直接サービスを提供する従業員と締結されます。	5年
	コア活動の受注の会計帳簿（ログブック）	VNIIDAD の人事サービスにおける事務作業の指示 「組織の人事サービスにおける事務作業のおおよその指示」（推奨）	雇用主によって番号が付けられ、紐が付けられ、封印され、署名される必要がある	5年
	雇用命令の会計簿（日誌）			同じ	75歳
	解雇命令の会計簿（日誌）			同じ	75歳
	休暇付与命令の会計帳簿（日誌）			同じ	50年
	旅行証明書の登録ジャーナル			同じ	5年
	タイムシート	ロシア連邦労働法第 91 条第 3 部	雇用主は各従業員が実際に働いた時間を記録しておくことが義務付けられています	75歳
	シフトスケジュール	ロシア連邦労働法第 103 条	この規則は、発効の 1 か月前までに従業員に通知されます。	1年
	検査機関の検査日誌	2001 年 8 月 8 日連邦法 No. 134-FZ 「国家管理 (監督) 中の法人および個人起業家の権利の保護について」	教育を受けていないすべての法人および起業家が主導する 法人	常に
	認証資格委員会の議事録、決議書	企業従業員の認証に関する規定	認証委員会が発行	15年間
	危険な職業に従事する労働者に対するレポートカードと命令	ロシア連邦労働法第 91 条第 3 部	毎月まとめられます。	75歳
	危険な労働環境にある生産現場の労働者のリスト	1991 年 1 月 26 日のソ連閣僚理事会決議第 10 号「優先年金支給の権利を与える生産、労働、職業、地位、指標のリストの承認について」	生産に有害な労働条件がある場合。 進行中です。	75歳
	優遇年金により退職する従業員一覧					50年
	任命に関する通信 - 国民年金および給付金。 優遇年金	同じ。		5年 10年
	職業別の労働安全に関する指示	ロシア連邦労働法第 10 条		常に
	ブリーフィングログ (指示の理解)	ロシア連邦労働法第 10 条		10年
	従業員の健康診断受診記録	ロシア連邦労働法第 69 条、1996 年 3 月 14 日付ロシア連邦保健医療産業省命令第 90 号「労働者の予備的および定期的健康診断の実施手順および入院時の医療規制について」職業への」（2001年2月6日改正）		5年
	事故報告書	2002 年 10 月 24 日付ロシア連邦労働省決議第 73 号「労働災害の調査および記録に必要な文書の形式の承認、および特定の産業における労働災害の調査の詳細に関する規定について」と組織」		45年
	職業中毒および疾病の調査行為				45年

付録 2

書類フォームシートの例

付録 3

一次会計書類の様式修正命令の例

付録 4

メインアクティビティの注文フォームでの担当者への注文の例

付録 5

ワークブック発行申請例

付録 6

ピボットテーブルの例

1 バサコフ M.I. オフィスワーク。 M.、2007

2 オルロフスキー Yu.P. 組織内での事務作業。 M.、2007

3 ロゴジン M.Yu. 人事サービスでの事務作業です。 M.、2007

4 ステニュコフ M.V. ドキュメンテーション。 事務作業：実務的なこと。 企業活動を文書化して支援するためのマニュアル。 M.: 以前、2006 年

5 トルカノビッチ L.V. オフィスワーク。 M.、2008

6 マルコバ E.N. 企業の人事サービスで作成される必須の人事文書 // 人事決定、2008 年、第 7 号。

7 マルコバ E.N. 企業の人事サービスで作成される必須の人事文書 // 人事決定、2008 年、第 7 号。

8 マルコバ E.N. 企業の人事サービスで作成される必須の人事文書 // 人事決定、2008 年、第 7 号。

を目的とした活動です 人事文書のシステム化そして彼らと協力してください。

人事部門はすべての組織に存在し、文書の処理を中断することなく行うとともに、企業と従業員のすべての変更をタイムリーに記録します。

親愛なる読者の皆様！私たちの記事では典型的な解決策について説明しています 法的問題、しかしそれぞれのケースはユニークです。

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必要な文献

事務作業に関するトレーニングを迅速に実施し、知識を実際に適用するために、専門家は次の印刷出版物に注意を払うことをお勧めします。

人事記録管理をゼロから組織化する

人事記録管理の組織をゼロから構築する場合は、次のように段階的に構築する必要があります。

• 人事記録管理に関連する適切な文書化およびその他の事項を実行するように設計された特別なコンピューター プログラムのインストール。

現在、これらのニーズに合わせて設計されたプログラムが数多くあります。 しかし、組織の長たちは、 従来は 1C を選択します.

これは、大小の都市にはこのプログラムのインストールとメンテナンスの専門家がいますが、革新的な開発にサービスを提供できる専門家が常に電話で連絡できるとは限らないという事実によるものです。

• 勉強する 重要な書類組織。

提出されるすべての契約書および文書は、組織の憲章に準拠し、矛盾してはなりません。 これは、まず経営者や従業員との意見の相違を解消するために重要な役割を果たします。

• 購入または セルフプロデュースログブック。

会社の記録管理に含める文書については、上級管理職との合意が必要です。

これらはまれに使用されるため、どれが必須でどれが延期可能であるかを明確にする必要があります。 どれが作業スケジュールに含まれるのか、どれがフォームに含まれるのかを知ることが重要です。

• ディレクターズデザイン。 確認が必要です 正しい充填マネージャーが会社に勤務した日付を反映する必要があるすべての書類。
• すべての従業員に例外なく適用される人員配置スケジュールと社内規則を作成します。

人員配置スケジュールを適切に作成する方法に関する記事をお読みください。

会社にこれらの書類がない場合は、作成する必要があります。 これらの文書は組織の長と完全に合意し、規制の枠組みに照らしてチェックする必要があります。 つまり、イノベーションが法律に違反していないかどうかを確認する必要があります。

• 組織にとって有益でありながら、法的規範に矛盾しない標準的な雇用契約の作成。
• 次に基本的な書類が必要になります。

職員 やっていけない次の書類を作成せずに：

1. 注文フォーム。
2. 責任協定。
3. ログブック。
4. 会計帳簿。
5. 労働時間表。
6. 書類を作成した後は、誰がどのように指導するかに注意する必要があります。

それらの保管と書類への記入の問題は、時間通りに事前に決定する必要があります。 働いている人員が非常に少ない初期段階では、これは 会社の創設者は対処できる。 この点に関しては、特別な命令を発する必要があります。 それが存在しない場合、同社は重大な罰金を科せられることになる。

将来、文書の取り扱いを含む責任を負う人物が現れた場合、責任者を任命するための新たな命令が発令されることになる。

最後の段階は、雇用のために従業員を募集することです。

この手順には次のものが必要です。

1. 雇用命令。
2. 雇用契約の登録。
3. 作業記録の入手可能性。
4. 従業員用のカード。
5. 仕事の記録を考慮するための本。

これはゼロからスタートする従業員が知っておくべきことのすべてではありませんが、そのようなアクションは単に 最初の基本大量の情報があり、今後も研究が必要です。

人事記録管理に関する指示を見つけることができます。

HRスペシャリストの責任

オフィス管理スペシャリストは、従業員とその仕事に関連する組織のあらゆる側面をカバーする幅広い活動を行っています。 したがって、会社員の主な仕事は次のとおりです。

• 病気休暇やその他の証明書に関する書類の作成。
• 各従業員の個人ファイルの作成。
• 労働タイムシートの作成と作成。
• 人事命令の実行と準備。
• 計算とその後の発生。

サンプル 仕事内容人事担当者は無料でダウンロードできます。

この分野の活動の従業員は、主な業務に加えて、 追加のタスク、 のような：

• 賃金市場の追跡。
• 雇用候補者を追跡し、招待する。
• 組織内で募集中の欠員のリストを作成する。
• 従業員の雇用に関する規定の整備。

場合によっては、この部門の従業員が従業員の仕事を評価し、このトピックに関するレポートを作成することに従事することがあります。

現在の法律に従って、人事担当者は従業員の個人データを第三者に開示できないことを知っておくことが重要です。 この責任は完全に彼にあります。

人事部門で犯したミス

どんな仕事でもミスは起こり得ます。 したがって、人事記録管理も例外ではありません。 なぜならこれは 難しいプロセス多くの初心者従業員にとって、大量の情報を覚えるのは困難です。主な情報は次のとおりです。

1. 従業員を登録したり解雇したりするとき。

まず第一に、これはデザインに関するものです。 注文では、実行される作業の条件や性質を指定することはできません。 場合によっては、従業員のイニシャルや姓、さらには勤務単位でも間違いが発生することがあります。 ここで、エラーが発生した注文、または権限のない者によって発行された注文は無効であることを考慮することが重要です。

2. ワークブックを使って作業する。 規則によれば、この文書のシリーズと番号をワークブックに入力する必要がありますが、誰もがそうするわけではありません。
3. 雇用契約を締結するとき。 主な欠落は、この手続きに必要な書類がなかったこと、または健康上の理由でこの種の活動に参加できない国民を雇用していたことである。
4. 注文。 地元 規範的行為企業で発行することはできますが、企業のトップの署名は含まれていません。 これは重大な違反であり、そのような文書には強制力がありません。

人事記録の秩序を回復する

小規模な会社では、多くの違反が累積し、この問題を解決できる専門家がいない場合があります。 それにもかかわらず、そのような人が見つかり、文書を整理するよう任された場合、彼は従う必要があります ステップバイステップの指示に従ってください:

1. 規制が必要になるだろう 最新版、多くの法的問題の解決に役立つだけでなく、人事に関するトピックや人事記録管理を容易にするプログラムに関する特別な文献も含まれています。
2. 文書のレビューと検証。

事務作業に関連するすべての必要な書類が用意されていなければなりません。 これらには、必須、特別、およびオプションが含まれます。

すべてが適切な形で所定の位置にあることが重要です。

オフィスでの検査時に身を守るためにも、オプションで購入する価値があります。

3. マネージャーの希望、社内の状況、定められた命令や地域の状況に準拠しているかどうかを調査します。 規則。 この段階には慎重な検討も含まれます 構成文書組織内で。
4. 紛失した文書の作成に参加した人々のサークルと、その後文書の流れとその安全に責任を負うことになる従業員を決定する。
5. 人員配置表の分析は、統一された形式で実行する必要があります。
6. 社内の経営者、従業員、雇用契約の履行をチェックします。
7. 重要なのは、従業員の以前の雇用命令と個人カードを調査することであり、それらに誤りがあってはなりません。
8. 作業記録の確認。
9. 過去と現在の社内の従業員の異動や異動、解雇を確認します。
10. 最終段階では、各従業員の労働時間を確認します。

オフィスワークの自動化

人事管理は時間の経過とともにますます複雑になり、企業はますます大きくなっています。 したがって、この状況から抜け出す方法は、 人事部門の自動化。 現在、ほぼすべての組織が自動デバイスを使用して人事問題を解決しています。

自動化プロセスの設定は、いくつかの段階で行う必要があります。

• 最初のステップは、自動化の目標を設定することです。 ほとんどの場合、これはインストールされたシステムのスムーズな動作と効率です。
• 有効性を判断したら、システムの導入、つまり自動データベースの作成を開始する必要があります。
• 次に、提供された機器を操作するために従業員を訓練する必要があります。
• 組織のすべての文書からシステムにデータを入力することが主な段階です。 この時点で、レポート テンプレートを作成する必要があります。

人事記録を正しく管理するには、次のことが必要です。 以下のプログラム:

1. プレシステム、つまり会計を提供するプログラム。
2. 人事管理システム。 人事自動化の課題を解決するシステムです。 これは従業員ごとに情報を保管するシステムです。
3. WFMシステム。 これらのプログラムは、通常の自動化ソフトウェアと比較してより多くの機能を備えています。
4. HCM システム 決定的な問題だけではなく 定量的指標人材だけでなく、品質の面でも。 このようなプログラムにより、大企業の業績は約 15 パーセント向上します。

もちろん、新しいテクノロジーを放棄して古い方法を使用して作業を実行することもできます。 しかし、進歩は止まっておらず、将来的には、不適切な自動装置により文書フローの違反が発生する可能性があることが判明する可能性があります。 罰金を伴う.

新しく設立された会社で人事記録を整理する方法 - ビデオ セミナーをご覧ください。

実際の居住地で登録していない外国人従業員の登録を雇用主が拒否した場合、その企業は 109-FZ「ロシア連邦における外国人および無国籍者の移住登録について」に違反することになります。
罰金の額: 役人の場合 – 最大 50,000 ルーブル。 企業の場合 - 最大 500,000 ルーブル。 個人起業家の場合 - 最大500,000ルーブル。 (ロシア連邦行政犯罪法第 18.9 条の第 4 部)。

例 2

従業員との雇用契約が適切に作成されていない場合（たとえば、外国人従業員との契約に、VHI ポリシーの詳細や、外国人従業員がその職場で働く権利を有する根拠となる文書の詳細が含まれていない場合）ロシア連邦の領土 - 特許/労働許可証）、会社はロシア連邦の労働法（第 327.2 条第 2 部）に違反しています。
罰金の額：役人の場合 – 最大20,000ルーブル。 企業の場合 – 最大100,000ルーブル。 個人起業家の場合は最大10,000ルーブル。 (ロシア連邦行政犯罪法第 5.27 条)。

例 3

雇用の際、従業員に書類（教育、個人情報など）のコピーを求めて保管するが、個人データを処理するための同意書に署名しない場合、そのような行為は第 152 条の違反とみなされます。 -FZ「個人データの保護について」。
罰金の額：会社のトップの場合 - 最大20,000ルーブル。 企業の場合 – 最大75,000ルーブル。 個人起業家の場合 – 最大75,000ルーブル。 (ロシア連邦行政犯罪法第 2 部第 13.11 条)。

例 4

従業員に対する見越の種類が賞与規定に定義されていないが、定期的に従業員に支払われる場合、その支払いは会社の経費として認められません。 したがって、会社は体系的に所得税を過払いまたは過小納付していることになります。

例1

この外国人は労働許可証の有効期間中の有期契約で雇用された。 無期契約ではなく有期契約を締結する根拠はありません。 もし 外国人契約満了により解雇され、従業員は裁判所を通じて職場に復帰し、会社は訴訟費用、強制欠勤の1日あたりの平均収入を返済する必要があり、労働日数は勤続日数に含まれます。年次有給休暇を計算する際に、おそらく従業員は精神的損害の補償も必要になるでしょう。

例 2

人員削減に伴う従業員の解雇は、人事文書の適切な執行が重要な役割を果たします。 特に、人員配置表が適切に維持されていない場合、一時解雇された従業員は裁判所で一時解雇に異議を申し立て、考えられるすべての求人が提供されなかったことを証明することで復職することができます。 会社は、強制欠勤の全日数の平均収入、休暇手当、および訴訟費用を払い戻します。

例 3

雇用主は、起こり得るすべてのリスクに備えるよう努め、コンサルタント/保証人からダウンロードされ、個別の条項が追加された標準的な雇用契約を受け入れます。 複数ページの文書は印象的で真剣に見えます。 しかし、労働紛争が発生した場合、あまりに詳細な雇用契約は会社に損害を与える可能性があります。 司法裁判。 どの点が不必要で、どの点が従業員に有利に働くのか、どの点が必要で雇用主の側を守ることができるのかを判断できるのは、経験豊富な弁護士のみです。

例1

人事記録が社内で「たまに」行われることを従業員が実際に理解していると、雇用主の評判が傷つき、従業員の忠誠心が低下します。 ほとんどの人事文書への署名が遅れており、一部の文書にはまったく署名されていないと確信しているため、従業員は退職時に対立し、脅迫を試みる可能性があります。

例 2

2002 年まで、ロシア連邦の労働法では以下のことが認められていました。 人員配置表ポジションの給与範囲を示します。 たとえば、営業マネージャーの給与は X から XX までの範囲になります。 現在、この行為は違法です。人員配置表では次のことのみを示す必要があります。 実寸同じポジションで働くすべての従業員の給与は平等です。 会社に給与範囲が示され、従業員が同僚の給与額を知っている古いスタイルの地方規制法がまだ残っている場合、舞台裏で不必要な会話が発生することになります。

例 3

ローテーション制で勤務する従業員の休暇は、シフト間の休憩中に取得されるべきではありません。 会社がスケジュールのこの側面を考慮した休暇カレンダーを持っていない場合、またはカレンダーが尊重されていない場合、自分の権利を十分に認識している従業員の間で必然的に不満が生じます。