国営工場であろうと、どのような組織であっても、 小さな店または巨額の株式を保有している場合、遅かれ早かれ通信を行う必要が生じます。 そのためには、ビジネスレターを正しく書き、フォーマットし、送信できる必要があります。 この記事ではその種類について見ていきます ビジネスレターそして、この文書の基本的な詳細を準備する方法について話しましょう。
まず、どのような種類のビジネスレターが存在するかを定義しましょう。 結局のところ、これに応じて、何を書くか、どのように書くか、誰に書くかなど、手紙を書くためのルールが異なります。
ビジネス レターの種類は数十種類ありますが、最も一般的なものは次のとおりです。
- 情報メール。
- 添え状;
- 保証書。
- お礼の手紙;
- 苦情;
- 請求;
- オファー（商用ではありません）。
- 商業オファー;
- 招待;
- おめでとうございます。
- 謝罪;
- メッセージ;
- 声明;
- 確認;
- 警告;
- 通知;
- リマインダー;
- おすすめ;
- 拒否;
- 注文;
- リクエスト;
- 参照;
- リクエスト;
- 求人。
手紙には別の別のカテゴリがあります。これらは司法書簡です。 このような手紙を扱うのは弁護士だけであり、弁護士は手紙の書き方についてよく知っているので、私たちはそれらを考慮しません。 組織の他のすべての従業員、特に郵便を扱う従業員が知っておく必要があるすべてのこと: このような手紙 (「司法」とマークされている) を見つけた場合は、封筒と手紙の両方を保存してください。
ビジネスレター: 構造
特に、ビジネス レターは、次の部分で構成される明確な構造を持っているという点で通常のレターとは異なります。
- 行き先。
- 手紙の件名。
- タイトルまたはアピール。
- 導入部。
- 主要部分。
- 最後の部分。
- アプリケーション (利用可能な場合)。
- サイン。
- 執行者。
これはビジネスレターで最も一般的な形式ですが、もちろん、いくつかの点を変更することもできます。
行き先
私たちが手紙を書いているのはこの人です。 ここでは、現在連絡を取っている会社、その取締役、または役人の名前を指定できます。 初めてビジネスレターを組織に送信する場合、宛先は次のとおりです。 総監督。 手紙も送れる 普通の人に– 個人へ。 受信者は複数存在することもできますが、5 人を超えないようにすることをお勧めします。 この場合、そうする方が正しいでしょう。
手紙を送る相手に応じて、詳細の形式は異なります。受信者が企業のトップの場合は、まず彼の役職を示し、次に企業名と姓のイニシャル、およびすべてを示します。上記が入っているはずです 与格.
CEOへ
合同会社「エネルゴトラス」
または。 ザズブリン
手紙が企業内の特定の人物に宛てられた場合は、まず組織名を主格で書き、次にその人の役職、イニシャル、姓を与格で書きます。
CJSC「ブティル・エクスプレス」
生産責任者
R.N. タブレトキン
特定の宛先を指定せずに手紙を組織に送信する場合は、組織名を主格で示します。
OJSC「ミスティックプロ」
ビジネスレターが個人宛ての場合は、最初に姓を与格で書き、次にイニシャルを書き、その次の行に手紙の送付先の住所を書きます。 郵送先住所が不明で、文書が他の方法で転送される予定の場合は、姓とイニシャルのみを残します。
コマロワ S.V.
セント ポレバヤ、5歳、適切。 457、
モスクワ、123456
末尾にピリオドを入れたり、フォントを変更したりする必要はなく、手紙の本文と同じにする必要があります。 「宛先」属性のテキストは右揃えになります。
手紙の件名
これ まとめ手紙。 本文の上に書く必要があります。
通知、苦情、請求、祝辞、保証状、警告など、手紙の件名を示す必要がない文書がいくつかあります。 リストされているすべての文書では、手紙の種類をタイトルに含める必要があります。ただし、お祝いの場合は例外です。
トピックのテキストは 50 文字を超えてはなりません。非常に簡潔に、同時にこの文書が何について書かれているかを明確に書く必要があります。 多くの場合、トピックは 2 ～ 3 語で表現できます (例: 「情報の要求」)、または前置詞「about」で始めて前置詞大文字で書きます。
テーマのフォントは本文のフォントより 1 ポイント小さくすることができますが、それ以上にすることはできません。これは必須ではありません。 整列はそのままにしておく必要があります。
例えば：
緊急事態において組織が行動するための手順の調整について
情報請求
受取人の見出しまたは住所
タイトルまたはアピールは、手紙の件名から 1 行空いた中央に書きます。
これは手紙のタイトルになる可能性があり、本質的に件名を置き換えます。 ほとんどの場合、これは苦情、請求、保証書、声明、警告、または通知に適用されます。 手紙の受取人に対する個人的なアピールにもなりえます。
タイトルを書く場合は、入力した方がよいでしょう 大文字でそして中央に置きます。 見出しを大きなフォントで強調表示する必要はありません。本文とまったく同じである必要があります。 フォントを太字にすることができます。
通知
請求
住所については、「Dear」という単語で始め、次に受取人の名前と父称を入力します。
親愛なるガリーナ・ヴィクトロヴナ！
親愛なるエフゲニー・ボリソビッチ！
最初の愛称の場合 個人不明なため、イニシャルに置き換えられませんが、次のように書かれます。
親愛なるペトロフさん！
親愛なるリシツィナさん！
ビジネスレターを組織に送る場合、その組織の長の姓も名前も愛称も知らない場合は、中立的に書いてください。 親愛なる同僚の皆様「」または「拝啓」。 最後に感嘆符を忘れずに付けてください。ただし、感嘆符は 1 つだけです。敬意を表して 3 回以上付ける必要はありません。完全に子供っぽく見えます。
手紙の本文
手紙の本文は、序論、本論、結論の 3 つの部分に分かれています。 3 段落である必要はありません。場合によってはそれ以上でも構いません。 テキストの各部分はスムーズに相互に移行します。 あなたの組織が手紙の本文を書くための企業フォントを持っていない場合は、Arial または TimesNewRoman フォントを選択することをお勧めします。12 または 14 フォントを選択し、幅を揃えて赤い線から書き始める必要があります。 テキストの幅を揃える必要があります。 単純な文でも複雑な文でも構成できますが、それぞれの文には何らかの考えが含まれており、空であってはなりません。 ビジネススタイルのスピーチでは、いかなる「水」も許容されません。 各段落は赤い線で始まります。
導入
自己紹介では、先に届いた受取人からの手紙を指して返信を書いたり、以前に受取人と手紙を送ることに同意したことを報告したりできます。 初めて相手に手紙を書く場合で、何の合意も得られていない場合は、前置きを省略しても問題ありません。
導入は 1 文またはその一部です。
例えば：
あなたの参照に。 2015 年 5 月 25 日付けの No.175-8/3-15 により、以下のとおりお知らせします。
私たちの合意によれば…
主要部分
これは手紙の中で最も重要なこと、つまり問題の本質が書かれている部分です。 従来は「正当化」と「要請」の2つに分けられます。 理由は手紙を書いた理由を述べ、「要求」は手紙の受信者に何を達成してもらいたいかを述べます。
「要望」は改段落、赤線から記載します。
例えば：
私たちは、2015 年 6 月のコメタ ショッピング コンプレックスと隣接地域の経済維持に関する文書のパッケージを検討のためにお送りします。
書類を確認し、署名し、署名を押印して証明し、1 セットの書類を Cleaning-Systems LLC に送付してください。
結論
手紙は、署名にスムーズに流れる丁寧な表現で終わる必要があります。たとえば、次のとおりです。
心から、
深い感謝の気持ちを込めて
幸運をお祈りしています
締めの言葉の有無は、相手との親密さ、書き手の社風、手紙の内容によって異なります。 たとえば、 宗教団体、その後、彼らは非常にボリュームのある感情的なフレーズで手紙を締めくくります。 しかし、苦情の文に「敬意を表して」と書くと、それは適切ではないと思われます。 したがって、そのような表現が必要かどうかを検討する必要があります。
状況、手紙の種類、本文に応じて、最後のフレーズが存在するか、存在しないかのどちらかになります。 このフレーズの後には署名が続くため、ピリオドではなくカンマを使用する必要があります。 例外は、手紙の著者が短いながらも完全な文の形で最終的な公式を定式化することに成功した場合です。 その後、末尾にピリオドまたは感嘆符が置かれます。
フォントは変更しないでください。文字の本文と同じにする必要があります。 赤い線のところに丁寧さの公式が書かれています。 本文やアプリ一覧から2〜3行ずらし、幅も揃える必要があります。
サイン
ここでは赤線は発行されません。 左に位置が書いてあります。 長すぎる場合は2行に分けるとよいでしょう。 イニシャルと姓を右側に端に沿って並べて配置します。 その結果、役職と氏名の間に署名用の空きスペースができます。
例えば：
ストロイシティ OJSC チーフアーキテクト A.D. セメネッツ
クライアント部門の責任者
Telekontakt LLC A.V のサポート ガブリレンコ
応用
アプリケーションは完全に独立した文書であり、業務に必要な特定の情報を伝えることができます。 この手紙に添付するすべての添付ファイルに番号を付け、ページ数とコピー数を示すことが不可欠です。
ビジネス レターに添付ファイルがある場合、添付ファイルはレター本文の後に空行 1 行を介して書かれます。 「アプリケーション」または「アプリケーション」という単語が赤い線で示され、その後にコロンが続きます。 複数のアプリケーションがある場合、それぞれのアプリケーションは次のように記述されます。 改行そして番号が振られています。 付録では、名前が最初に表示され、次にシートと部数が続きます。 テキストのデザインは何も変更されず、同じフォント、サイズ、幅の配置が維持されます。
例えば：
付録：フェスティバル参加申込書1枚。 2部コピーで。
アプリケーション:
- 3 年間のサウンド ファイルを評価するスケールと基準。 1コピーで。
- 研修「マネジメント」の計画 紛争状況» 2リットル用。 2部コピーで。
執行者
各ビジネスレターは会社のトップまたはその権限のある職員によって署名されているという事実にもかかわらず、通信自体は普通の普通の従業員によって行われます。 執行者。 この部分で示すのは彼の名前と連絡先情報です。
アーティストに関する情報は常に手紙の一番下、最後の行に記載されています。 従業員のフルネーム、父称、姓が改行で書かれます 連絡先番号、さらに低いのはメールアドレスです。 フォントはそのままにしておきます。
例えば：
Sp.: アントン・ソロモノヴィチ・レプリコフ
レターの準備が完了したら、レターヘッドに印刷して登録し、送信することができます。
164月
こんにちは！ 今回はビジネスレターについてお話します。
今日は次のことを学びます:
- なぜビジネス通信はその重要性を失わないのか。
- ビジネスレターにはどのような種類があり、どのようにフォーマットされているのか。
- ビジネスレターの正しい書き方。
今、窓の外は時間です ハイテクそしてインターネット。 しかし、ビジネス通信はその重要性と関連性を失ったわけではなく、単に他のメディアに移行しただけです。 今日は、ビジネスレターを作成してフォーマットできることがなぜ重要なのかについて話しましょう。
なぜビジネス上の連絡が必要なのでしょうか?
まずは従業員や取引先と意見や提案、考えを交換する機会です。 文通の助けを借りて、苦情や要望を述べ、企業間の誤解を解消します。
ビジネス通信は、公的な通信の種類の 1 つです。
ビジネスレターとその他のレターの違い
主な違いは次のとおりです。
- プレゼンテーションの文体。
- 感情を明確に表現できない語彙。
- 会社の公式レターヘッドで行われます。
- フォントは小さすぎず、大きすぎず、テキスト全体にわたって同じです。
- 1 ページ以上を占めることはほとんどありません。
- 厳格な公式の指揮系統の存在。
ビジネスレターの種類
すべてのビジネスレターはいくつかのグループに分類できます。 それぞれについて詳しく説明し、簡単に説明します。
返信する必要のない手紙。
- 保証書。
- 付随の;
- 情報提供;
- 警告書。
- リマインダーの手紙。
返信が必要な手紙。
- 訴える;
- オファー;
- リクエスト;
- 要件;
- 嘆願。
非商業的な手紙。
- 招待状;
- お悔やみの気持ちを表す手紙。
- 感謝の気持ちを伝える手紙。
- 何かについて知らせる手紙。
- 推奨事項を含む手紙。
- 保証書;
- 商品の受領、サービスの提供などを確認する手紙。
- さまざまな機会にお祝いの手紙。
- 要請書;
- 指示書。
- 添え状。
コマーシャルレター。
これらは通常、契約を締結する前および契約の有効期間中に使用されます。
これらには次のものが含まれます。
- 問い合わせに応じる手紙。
- 直接リクエスト;
- – 取引を行うか契約を締結することを提案する手紙。
- 請求;
- リマインダー;
- 契約の終了や義務履行の必要性などについての警告を含む手紙。
構造による分類について言えば、ビジネス レターには 2 つのタイプがあります。
- 著者のテキストが含まれ、自由形式で書かれたもの。
- 厳密なパターンに従ってコンパイルされています。
受取人別。
- 回覧 – 複数の宛先に送信される手紙。
- 通常 – 1 人に代わって 1 人の受信者に送信されます。
- 一括 – 1 人の受信者に送信されますが、複数の人から送信されます。
手紙は、送信された形式に従って次のように分類されます。
- FAX メッセージとして送信されます。
- 電子メールで送信されます。
- 普通の封筒で送られてきたもの。
倫理上の理由から、タイプするのではなく手書きする必要がある種類の手紙があります。 これはお悔やみやお祝いの言葉にも当てはまります。
適切なデザインの秘密
手紙の本文は序文、本論、最後の部分に分かれています。 それらは論理的に相互に接続されています。 導入部分には手紙が作成されるに至った経緯が含まれており、本文部分には手紙の内容そのものが示されています。 最後の部分は結果を要約し、要求、拒否などを表現します。
一般に、すべての責任を伴うビジネス対応は芸術と呼ぶことができます。なぜなら、すべての要件に従ってそれを正しく実行する方法を学ぶ必要があるからです。 結局のところ、ほとんどの場合、私たちは明確に提示される情報についてのみ考えており、手紙が会社の顔と考えられるという事実を忘れています。
文体。
各手紙は厳格なビジネススタイルで維持されており、公文書特有の表現方法が使用されています。
情報の提示の要件。
手紙に含まれるすべての情報は次のように表示されます。
- 特定の人に宛てたもの。
- すべての情報は、執筆日の時点で最新である必要があります。
- 信頼性のある;
- 公平に;
- 理由がある。
- それに基づいて決定を下せるように、できるだけ完全に。
形状。
まず、手紙は会社独自のレターヘッドで作成されます。
- ビジネスレターを書くには、A4サイズの用紙が使用されます。
- しばらくするとフォームがファイルに送信されるため、フォームの左余白は少なくとも 3 cm にする必要があります。
- 会社名、正式な住所および実際の住所、電子メール アドレスが表示されます。
- 標準の Times New Roman フォント、サイズ 12 を使用することをお勧めします。これが最も最適で読みやすいです。
- レターヘッドを使用せずにビジネスレターを作成することは許可されていますが、その場合でもフォームから情報を提供する必要があります。
手紙が金融や別の性質の機密情報に関連する大規模な取引に関するものである場合は、そのような手紙をファックスまたは電子メールで送信してください。 電子形式でお勧めしません。 普通の紙の封筒に入れる昔ながらの方法の方が良いです。
番号付け。
手紙が複数のページで構成されている場合は、2 番目から順に番号が付けられます。 数字は上部中央にアラビア数字でマークされています。 数字の横にドットはありません。
パーツに分割します。
これは手紙を段落に分けることを意味します。 テキストは連続的に流れてはいけません。そうしないと、単に認識されません。 段落に分割されているため、ある考えがどこで終わり、別の考えが始まるのかがわかります。
修正プログラムの利用可能性。
修正、タイプミス、または消去を許可することはお勧めできません。 文字は正確に書く必要があり、テキストは 1.5 ～ 2 の間隔で印刷する必要があります。
使用した詳細。
それらについてはすでに少し前に簡単に説明したため、主要なもののみを示します。
- 企業が国営の場合は、ロシア連邦の国章が使用されます。 これは公式フォームの中央に位置します。
- 正式な会社名。
- ファックス番号と電話番号。
- 銀行の口座番号;
- 受取人 - 受取人の会社名は主格で使用され、受取人の役職と姓を示すには与格を使用します。
- 受取人が持っている場合 学位またはタイトルの場合は、姓名の前にそれを示します。
- 詳細は新しい行に大文字で記述します。
会議後のビジネスレター
あなたはビジネス会議を開きました、ある程度の見通しがありました。 これを手紙にどのように反映するかについては、さらに検討します。
- まず、手紙の冒頭で、たとえ出会ってから数日が経過していても、潜在的なパートナーとのコミュニケーションの日時について言及します。
- 間違いや過度に複雑なフレーズを避けてください。手紙は短く明確に保ちますが、受信者が読みたくなるような形にします。
- 会話の内容について言及します。 例: " 私たちはベネチアンスタイルの花瓶の値段がいくらになるかを話し合いました。」
- 手紙の受信者が会議の議題について自分の意見を表明するようにしてください。
- 電話で連絡したり、直接会ったりできる時間を示してください。
- 受信者に、一緒に仕事をするのを楽しみにしていることを伝えてください。 あなたとの今後のビジネス関係を楽しみにしています«.
- 次のようなフレーズまたは同様のフレーズで手紙を終えます。 ご多幸をお祈り申し上げます。.».
電子ビジネスレター
現在では紙の形式ではなく電子形式で発行される手紙が増えているため、そのデザインの要件を無視することはできません。 やっぱり、21世紀ですからね。
電子ビジネス レターの準備は難しくありません。フォーマット要件は従来のレターと同じです。 唯一のことは、文書の流れの中で迷子にならないように、そのような手紙には常にタイトル（または件名）が必要であるということです。
また、このような手紙に返信する場合は、メールの件名を変更しない方が良いため、大量のメールを受信した場合は、何が言われているかがすぐにわかります。
また、そのような手紙に添付ファイルを作成する場合は、最先端のソフトウェアを使用すべきではありません。受信者が同じものを使用しているという事実はありません。 それが存在しない場合、手紙は単に開かれません。
電子的にビジネスレターを書くときは、絵文字を使用しないでください。 テクノロジーは素晴らしいものですが、書くときはビジネスライクにしてください。
手紙への返信の期限はいつですか?
レターが返信が必要であると分類された場合、いつ返信するかはレターに含まれる情報によって異なります。
- リクエストを受け取った場合は、受信後 3 日以内に受信されたことを確認してください。 最終的な答えは 1 か月以内に得られます。
- お悔やみの場合は、悲しい出来事が起こってから 10 日以内に送ることができます。
- 特別な日について知った瞬間から 8 日以内にお祝いの言葉を送ることは許可されています。
- について話したら 一般的なルール いいマナー、その場合は7日以内に手紙に返信する方が良いでしょう。
ビジネスレターの書き方: 複雑なことを平易な言葉で伝える
ビジネスレターと個人的な通信を区別してください。 これらの違いが何であるかについては、今日すでに何度か話しましたが、それらを忘れてはなりません。 それでは、手紙の書き方を段階的に見てみましょう。
ステージ1。
お届け先を記載させていただきます。
フォームの右上隅に、手紙の宛先の人の姓、イニシャル、役職を書きます。 受取人が組織の場合は、その正式な住所を示します。
ステージ2。 訴える。
フォームの中央に配置します。 省略や削除はせず、敬意を持って行われます。: 例親愛なる（名前、父称）！
また、受信者の位置を示すことで宛先を指定することもできます。 しかし、相手を名前で呼ぶと、心理的ストレスが軽減され、ビジネス関係が安定して確立されていることを示します。
ステージ3。 目的説明書。
手紙の目的、その本質、主なアイデアを説明します。 この部分がメインです。 言いたいこと、アピールの理由を書きます。 ただし、公式かつ中立的なスタイルを忘れないでください。
ステージ4。 提案や提案を行う。
ほとんどすべてのビジネスレターは、受信者がそれに応答することを暗示しています。 これは通常、情報を目的とした手紙の場合にのみ必要ではありません。 したがって、問題を説明するだけでなく、その解決方法も提案してください。
苦情を申し立てる場合は、特定の措置を講じるよう求めてください。協力を申し出る場合は、どのような選択肢があるかをお知らせください。
簡単に言えば、手紙を受け取る人は、自分が彼に何かを望んでいるというだけでなく、それがどのように達成されるのかを理解しなければなりません。
ビジネスレターの終わらせ方
ビジネスレターは完璧に書かれなければなりません。 記述ルールが守られていない場合、会社全体の評判に悪影響を及ぼす可能性があります。 したがって、ここではビジネスレターの最後の部分のデザインについてさらに詳しく説明することを提案します。
エンディングは 2 つの指標に基づいて決定します。それは、可能な限り丁寧かつ正確であることです。 構築方法にはさまざまなオプションがあります。
ここではいくつかの例を示します。
- ご清聴またはご協力ありがとうございます: ありがとう！ （感謝させてください...）;
- 将来への希望を表現してください: 私たちは相互に有益な協力を望んでいます (近い将来に返答が得られることを願っています...)。
- 受信者に何かを保証するフレーズを作成できます。 喜んでご協力させていただきます。
- リクエストを行う: 結果を報告していただきますようお願いいたします。
- ご不便をおかけして申し訳ございません: 材料費のお支払いが予想外に遅れてしまい申し訳ございません。
受取人に別れを告げる方法。
通信は公式なものであるにもかかわらず、さまざまな方法で別れを告げることができます。
以下にいくつかのオプションがあります。
- あなたに敬意を表して...;
- 成功を祈りながら…;
- 幸運をお祈りしています…
私たちは正しく署名します。
手紙に署名するときは、あなたの役職、姓名を明記してください。 次のようなフレーズが適切かどうか疑問がある場合は、次のようにします。 敬具" -ただ使わないでください。
署名に連絡先、追加の電話番号、または電子メール アドレスを指定できるため、受信者に連絡し、協力する準備ができていることを示すことができます。
記事の次の部分では、ビジネスレターについてお話したいと思います。 英語.
英語でのビジネスレター
このような手紙を作成するための規制された形式はありません。 すべては手紙の目的と宛先によって決まります。 ここでは、製図に関する簡単な推奨事項をいくつか紹介します。
執筆日。
米国で文章を書く場合、日付を示すときは最初に月を置き、次に日を置き、最後に年だけを置きます。 英国宛ての場合は、ロシア連邦と同様に日付が入力されます。 この場合、混乱を避けるために月を文字で書きます。
受信者の詳細。
- 男性に手紙を書く場合は、次のように連絡してください。 氏 (姓を挿入);
- 既婚女性の場合： 夫人 (姓を入力);
- 未婚の女性へ： ミス (姓を示してください);
- 女性のステータスがわからない場合は、次のようにします。 Ms (姓を入力)。
アドレスの指定。
順序はロシア連邦で認められている順序とは逆で、オフィス、家番号、通り名、郵便番号、州名（米国で書く場合）、郡名、国名（英国で書く場合）です。
受取人に連絡する方法。
標準通話:
- 拝啓;
- 拝啓;
- 親愛なる閣下。
- 親愛なる夫人;
- 親愛なる。
住所の後に、カンマ (英国に書き込む場合) またはコロン (米国に書き込む場合) を置きます。 感嘆符を付けるのは習慣的ではありません。
主題。
ロシア連邦と同様に、手紙の件名を必ず明記してください。
本文。
段落に分けます。 または、各文を新しい行に書きます。
別れの挨拶の仕方。
たとえば、次のようになります。 助けてくれてありがとう、私たちはこれからも本当にあなたのものです」– ありがとう、私の献身的な人よ…、あまりフォーマルではないかもしれませんが。
署名の登録。
私たちは別れの段落の下に署名をし、姓名、会社名、役職を明記します。
アプリケーションの設計。
書類を同封する場合は、手紙の最後にその旨を明記してください。 エンク。」アプリケーションをリストします。
大文字で何を書くか。
- 姓とイニシャル。
- 会社名。
- 都市、州などの名前。
- 保有しているポジションを示す言葉。
- 最初の別れの言葉。
- 冒頭の挨拶。
会話を終える前に、ロシア語と英語でのビジネスレターの例をいくつか紹介します。
ロシア語と英語のビジネスレターのサンプル
結論
要約すると、ビジネスレターはあらゆる分野のコミュニケーションツールであると言いたいと思います。 正しく書かれていれば、間違いなくあなたの会社にポジティブな印象を与えるでしょう。
一方で、ずさんに書かれたり、間違いがあったりすると、手紙そのものが完全に破壊されてしまう可能性があります。 有望なビジネス。 文字を正しく書く、その方法をお伝えしてみました。
今では誰もが手紙を書くことができるはずです。 結局のところ、これは教育を受けた人にとって避けられないことです。 誰もが手紙を書く才能を持っているわけではありません。 しかし、基本的なルールを知っていれば、上手で面白い手紙を書く能力を身につけることができます。 特にこれらのルールが非常に単純な場合はそうです。 この記事では、ビジネスおよび個人的な手紙の正しい書き方を学びます。 整理しましょう さまざまなオプション手紙と 重要な点彼らのデザインでは。
ビジネスレターの正しい書き方
フォーマルまたはビジネスレターは通常、サポートを目的としています。 ビジネス関係企業とその従業員または顧客との間。 ビジネスレターにはさまざまな種類があります。 例えば：
- 感謝状
- 推薦状
- カバーレター
- 保証書
- 大統領への手紙
- サービスレター
- お知らせメール
- お祝いの手紙
- 督促状
- 苦情の手紙
- 招待状
私たちは主に、あれやこれやのビジネスレターを目上の人に送ったり、依頼を受けたりして送ります。 これらは明らかに特定の目的を持って送信された宛先手紙です。 目標は、手紙が適切に理解されるようにすることです。 たとえば、私たちは、感謝していることが伝わるように、お礼の手紙をどのように正しく書くかを決めます。 私たちは、正式な手紙を正しく書く方法を考え、それが有益であり、宛先に正しく理解されるようにします。 したがって、手紙の正しい書き方を知ることは非常に重要です。 ビジネス レターの書き方のサンプルは、リンク「プロフェッショナル ビジネス レター テンプレート」で見つけることができます。
ビジネスレターの書き方の基本ルールを見ていきましょう。
手紙は顔の見えないものであってはなりません
メールを正しく書く方法を考えたことはありますか? ビジネスパーソンの電子メールの受信箱は、さまざまな種類のスパムでいっぱいになることがよくあります。 正式な手紙を書くときの最優先事項は、それがスパムフォルダーに送られないようにすることです。
まず、手紙を送りたい会社について問い合わせてください。 パートナーに関する最大限の情報を持っている必要があります。 会社の詳細がわかったら、手紙を書き始めることができます。 たとえば、勤務している会社の営業部門ではなく、自分個人に宛てた手紙であれば、どんなビジネスマンでも嬉しいでしょう。 受取人の名前を呼ぶことは、まず第一に、その人に対するあなたの敬意を示すことになり、そしてもちろん、その人にポジティブな感情を呼び起こし、その人をあなたに愛さずにはいられないでしょう。 結局のところ、どのようにして潜在的なパートナーと会話を始めることができるのでしょうか？ ビジネス提案、彼の姓、名、父称について調べる時間がない場合。
受取人の名前が分からなかった場合は、いかなる場合でも次のように書かないでください。 遺伝子。 監督！」、「ユーヴ。 コマーシャル 監督 企業！ ビジネスレターにはそのような略語を使う余地はありません。 「親愛なる」、「先生」、「部門長」などの単語は完全に書く必要があります。 そうでなければ敬意を語ることはできません。
手紙にはタイトルが必要です
見出しは手紙の内容を簡潔に示すために必要です。 こうすることで、受信者は問題なく手紙を処理し、分類することができます。 どの公的機関でも、完全に完全に守られているという内容の手紙を毎日何十通も受け取ります。 さまざまな問題。 したがって、あなたの手紙が注目される可能性はありません。 したがって、ヘッダーに次のものが含まれている場合、 有用な情報、これは潜在的なパートナーに興味を持ってもらえるかもしれません。 公式の手紙を正しく書くことがなぜ重要なのか理解できましたか?
良い印象を与える方法
手紙に、受信者への賛辞を表現する序文を追加してみてください。 たとえば、このような良い会社で働くことができたらどんなに幸せでしょう。
避けるべきもの
指示句を避ける
「当社のオファーに興味がある場合は、電話でご連絡ください...」というフレーズの代わりに、「オファーについて話し合うには、電話でご連絡する機会があります...」と書く方が適切です。 指示的なフレーズは、心理的に相手をあなたに敵対させる可能性があります。 このようなフレーズは、受信者にあなたの自信のなさと傲慢さを示す可能性があります。 また、推薦状を書く場合は、押しつけているような印象を与えないように、誰も好まないので、押し付けではなく「提案」するのが正しいでしょう。
適切な動詞を選択してください
完了動詞を使用してください。 たとえば、作成、完成、作成、開発、増加などです。 しかし、実行する、参加する、働く、生産するなどの動詞は、結果を達成することについては話していません。 外国語で手紙を書く場合、これを考慮するのは難しいため、英語の手紙の正しい書き方などを知るために、あらかじめその言語のルールに興味を持っておきましょう。
レターヘッドを使用する
電子メールを送信する場合でも、レターヘッドを使用する必要があります。 レターヘッドとは何ですか? レターヘッドには、会社名、住所、電話番号、ファックス、会社のロゴ、マネージャーの署名が含まれている必要があります。 この点は重要です 正しいスペル 保証書, このようにして、自分が会社に対してオープンで責任があることを示すことができるからです。
手紙を郵便で送る
ビジネスレターを送るときは、FAXや電子メールはやめたほうがよいでしょう。 理想的なオプション宅配業者に手紙を送り、マネージャーに直接手渡してもらいます。 したがって、ブランドの入った封筒には必ず注意してください。 ちなみに、何らかのポジションを獲得するために書類を送信する場合は、カバーレターの正しい書き方を調べるのを怠らないでください。雇用主はそれを高く評価するでしょう。
個人的な手紙の正しい書き方
個人的な手紙は友人への手紙でもいいし、 愛する人へ、海外のペンフレンドに宛てた英語の手紙、 ラブレターまたは Eメール V ソーシャルネットワーク。 あなたの手紙が正しく、興味深く書かれていれば、受信者は必ず喜んで受け取るでしょう。 文通なら、会話の中で恥ずかしくて言えなかった優しい言葉も、大切な人に伝えることができます。 個人的な手紙は公式の手紙よりもはるかに書きやすいですが、これは友人や愛する人への手紙の書き方を知る必要がないという意味ではありません。
受け取り手を尊重する
手紙を郵送する場合は、ノートをちぎった紙を本文として使用しないでください。 紙を優先する 良品質。 そして、住所を正確に書くことを忘れないでください。
基本的なルール
手紙はアピールから始めるべきです。 メッセージを行の中央に配置します。 本文住所の 2 cm の下に、シートの左端から同じ距離のくぼみで書かれます。 手紙全体を通してこの距離を保つようにしてください。 シートがなくなったら2枚目をお取りください 白紙紙 紙の両面に書かないでください。
修正を避ける
取り消し線や修正があると、文章が非常にずさんに見える可能性があることに注意してください。 したがって、最初は怠けて下書きを書いてはいけません。
装飾
手紙のテキストは読みやすく、小さくしすぎてはいけません。 手紙全体で同じペーストまたはインクを使用します。 最後に必ず署名を残してください。 署名の後に、必要に応じて追記（P.S.）を入れます。 文字は内側に文字を入れて折りたたまれます！
手紙を書いた後
～に手紙を書いてはいけません 不機嫌。 もし 否定的な感情すでに紙に書かれているので、この手紙は送らないでください。 翌日書き直した方が良いです。 結局のところ、ラブレターを正しく書くということは、受信者に心地よい肯定的な感情を届けることを意味し、否定的な発言で彼の気分を台無しにしないことを意味します。
発信通信を処理するための要件は次のとおりです。 特別な要件。 これは、情報提供および参照という性質があるためです。 サービスレターを作成するときは、GOST R 6.30-2003「統一文書システム」の要件を考慮する価値があります。 組織および管理文書の統合システム。 書類の要件」を参照し、組織のフォームを使用してください。 詳細については、GOST R 6.30-2003 を参照する必要があります (2018 年 7 月 1 日以降は、GOST R 7.0.97-2016 を参照する必要があります)。 これにより、文書の明確な構造を維持し、必要なビジネスコミュニケーションのスタイルを維持できるだけでなく、ビジネスレターの詳細を正しく整理することができます。
GOST R 6.30-2003 (および GOST R 7.0.97-2016) は勧告であり、組織はビジネス通信用のレターヘッドを独自に開発できることに注意することが重要です。 指定された GOST への準拠は、次の場合にのみ必須です。 連邦機関行政権。
文書のヘッダーは、縦方向に配置することも、角度を付けて配置することもできます（通常、手紙の形式、電話番号、組織の住所の詳細がここにあります）。 からの手紙のサンプル 角度位置詳細は、現代のオフィスワークで最も一般的なオプションです。
隅の詳細を含むレターフォームのサンプル
文書の上部には次のことが示されています。
- の日付;
- 番号;
- へのリンク 登録番号および文書の日付（通信が応答の場合）。
- テキストのタイトルを 1 つのフレーズで表現します。
サービスレターのヘッダーは登録番号の下にあります。 受信者に対するアピールが含まれています。 フルネーム。 また、宛先の位置は書類の右上隅にある必要があります。 中央には贈り先へのメッセージを書きます。
誰から、誰へ
送信者の会社の詳細は、ほとんどの場合、会社のレターヘッドに記載されています。 通信の受信者、つまり受信者の詳細を正確に示すことも必要です。
- 会社名;
- 名前 構造単位発信通信が送信される場所。
- 受取人の立場。
- 受取人の姓とイニシャル。
- 組織の住所。
会社のレターヘッドのサンプルレター
同じ内容の手紙を複数の受信者に送信する必要がある場合は、まず主な受信者のアドレスを指定し、その後で他の受信者のアドレスを指定する必要があることに注意することが重要です。
例えば：
LLC「エルキ・パールキ」
法務部
モスクワ、ゼレナヤ通り、5
コピー
CEOへ
LLC「グリーンブランチズ」
シマコフ V.A.
セントピーターズバーグ、
フルンゼ通り、3
日付と番号
送信文書に署名が完了すると、日付がスタンプされます。 日付は、05/17/2018 または 5/17, 2019 の形式にすることができます。文書内で日付が複数回示されている場合は、日付を維持することをお勧めします。 ユニフォームスタイル書き込み。
登録番号は、組織が採用している送信文書を登録するシステムに従って、文書に署名した後にのみ割り当てられます。 登録番号は文書のシリアル番号で構成され、ケースのインデックスや文字で補足することができます。
送信ドキュメントを登録すると、あなたと受信者の両方がメールを処理しやすくなることに注意することが重要です。
受け取った正式な連絡に返信する場合は、「登録番号とリクエストの日付へのリンク」の詳細を記入する必要があります。 この場合、応答レターには受信したメッセージの日付と番号が示されます。 これにより、さらに多くの情報が提供されます 高速処理受取人企業への連絡。
誰が署名するか
公式通信は主にマネージャーによって署名され、マネージャーが職場にいない場合には、マネージャーの代理または不在中にマネージャーの職務を遂行する他の職員によって署名されます。
現代のビジネス通信は郵便だけでなく、電信、ファックス、電子メールでも送信されることに注意することが重要です。
アーティストを指定する必要がありますか?
各ビジネスメッセージは会社のトップまたはその権限のある職員によって署名されているという事実にもかかわらず、通信自体は普通の一般従業員、つまり役員によって行われます。 この部分で示すのは彼の名前と連絡先情報です。
アーティストに関する情報は常に一番下の最後の行に表示されます。 従業員のフルネーム、父称、姓が書かれ、連絡先の電話番号が新しい行に表示され、さらにその下に電子メール アドレスが表示されます。 フォントはそのままにしておきます。
スタンプはありますか？
通常、手紙にはスタンプは押されませんが、発信する通信が公式の性質のもので、組織のレターヘッドで発行され、誰かまたは別の組織と法的関係を結び、手紙に示されているすべての立場に責任を負うことを目的としている場合、経営陣はスタンプを追加することを望むかもしれませんシールの形で追加の詳細が表示されます。
ビジネス文書の流れの中で、相手方や特定のサービスについて同意を得る必要がある場合に、依頼状フォーマットがよく使われます。 準備ができたサンプルと例 さまざまな状況、そのような文字を作成するためのルールについては、この記事で説明します。
依頼状を作成するための伝統とルールは、実践的な文書管理においてのみ発展してきました。 立法レベルで承認された形式や指示はありません。 ただし、 一般的な見解次の構造に従う必要があります。
- いつものように、最初に「ヘッダー」が入力されます。これには、送信元組織のフルネームと対応する連絡先情報、特定の従業員の名前（通常は会社の取締役）および受信者の名前が示されます。組織。
- これに、状況の説明と要求の正当性からなるテキスト自体が続きます。 テキストはできるだけ短くする必要があります。通常は 1 ～ 2 段落で十分です。 対話者があなたの訴えの本質を明確に理解できるように、あなたの要求を具体的かつ明確に述べることが重要です。
- これに署名、署名の写し、編集日が続きます。
したがって、このような文書の標準バージョンに従って作成されます。その形式は以下に示されています。
完成したサンプルはサンプルとして使用できます。
注記。 文書のタイトルを記載するかどうか（真ん中に「依頼状」と書くか）は、送信者自身が決定します。 通常、これは文書の性質や、ある企業が別の企業から達成しようとしている目的を強調することが適切な場合に必要です。
なぜなら、この場合は 私たちが話しているのはある企業がパートナーからの好意や譲歩を当てにしているのであれば、当然のことながら、手紙の書き方、デザイン、さらには送り方さえも真剣に受け止めるべきです。 どのような細部も印象を左右する可能性があるため、一見重要ではないように見えるニュアンスも考慮に入れることをお勧めします。
- まず第一に、物理的な郵便、つまり通常のロシア郵便、またはさらに良いのは、戸別訪問ではるかに速く通信を届ける民間組織を使用して送ることです。 電子形式のメッセージ、さらにはファックスで送信されたメッセージは、スパムのように非個人的に認識されることがよくあります。
- さらに、ドキュメントを実行する物理的な方法 (つまり、通常どおり 郵送する）は、より高価な紙、封筒、切手、その他のデザイン手段により、好印象を与えることができます。
- テキストを作成するには、常に会社のレターヘッドが選択されます。これにより、リクエストをより公式なものにすることができます。
- 本文中での明らかな事務主義的な表現は避けた方がよいでしょう。 ビジネスシーンでよく使われる安定した単語や表現。 それらは文字通り物語を「乾燥」させ、全体的に否定的な印象を与えます。 交換も簡単です 純正オプション- たとえば、「ご検討いただきますようお願いいたします」から「この問題の解決にご理解とご協力をお願いいたします」など。
- 最後に、一般的にはビジネス通信の伝統に従う価値があります。 本文は主に公式のビジネススタイルで書かれています。 歌詞の余談、過度に複雑な構文構造、または（意味の）あいまいなフレーズがあってはなりません。 理解と心理の両方の観点から、メッセージが対話者にとって非常に容易に認識できるように注意する必要があります。
アドバイス。 手書きでテキストを書くことができる場合は、この方法を使用することをお勧めします。 手書きの手紙は他の人より目立ちます。 ただし、書道の技術を熟知した専門家に依頼したほうがよいでしょう。
品種
特定の状況に応じて、さまざまな文字オプションがあります。 リクエストの主な内容は、 家計的な問題– たとえば、割引を提供したり、サービスの支払いを減額したり、支払いを延期したりします。 リクエストレターの少数は、他の問題の解決への支援に当てられています。 最も一般的なケースと 既成の例文字については以下で説明します。
資金の配分について
たとえ慈善目的であっても資金を割り当ててほしいという要求は、かなり深刻な要求です。 したがって、作成の際には、状況をできるだけ具体的に説明し、さらに、その資金が正確に何に必要であるか、またどのような理由で他の資金源から調達できないかを明確に示すことが重要です。
コンパイル時に、この例をベースとして使用できます。
NPO法人レインボーより
立法議会の副議員
サンクトペテルブルク ミロシニコフ I.N.
親愛なるイリヤ・ニコラエヴィッチ！ 監督がお出迎えします 非営利団体虹"。 私たちの組織は 2012 年に設立され、長年にわたって継続的にサービスを提供してきました。 金融支援急性白血病に苦しむ子供たち。 私たちの活動の主な方向性は、関連する製品の購入です。 薬そして複雑な操作を実行します。
ここ数年、私たちの活動の主な資金源はLLC「...」企業でした。 しかし、今年2017年4月に寄付額が激減し、現状では同額のチャリティーイベントを実施することができなくなっています。
私たちのデータによると、民間の寄付を考慮した基金の年間予算は1,000万ルーブルになるはずです。 したがって、融資の終了により、800万ルーブルの差額を補填する必要がある。 毎年。 現在スポンサーが見つからない状況ですので、皆様のご支援をよろしくお願いいたします。
敬具、スヴェトザロフV.K.
商品のお届けについて
ここでは、あなたの興味と協力の意欲を示すことが重要です。 したがって、次のことを見つける必要があります。 正しい言葉そうすることで、対話者は信頼を得て、適切な決定を下すことができます。 この例を基礎として考えることができます。
LLCのゼネラルディレクター「...」
ネクラソフNK
LLC取締役より「…」
エリザロワ V.M.
こんにちは、ニコライ・コンスタンティノヴィッチ！ 地域展示会にて 農業今年の5月に行われた、当社は、貴社から提供された機械および装置のサンプルに興味を持ちました。
配送に関して協力を開始したいと思います トライアルバッチ商品（ 完全なリストこの手紙に別の文書として添付されています）。 当社は商品やサービスに対する期限内の支払いを保証します。 我々は長期的かつ相互に有益な協力を希望する。
弊社の連絡先詳細:
敬具、エリザロフV.M.
割引特典について
現在、経済状況がさまざまな意味で悪化しているため、これはかなり一般的なタイプです。 経験上、取引相手に割引を提供するよう説得するのは、次の場合に特に効果的であることがわかっています。
- 企業が長期間、たとえば 1 年以上協力している場合。
- すぐに購入した場合 たくさんの品。
CEOへ
LLC「アバンテージ」フィリッポフG.V.
Veres LLC ディレクターより
アレクサンドロワ K.N.
こんにちは、ゲンナジー・ヴィクトロヴィッチ。 私たちは、両社が 2 年以上にわたって協力し続けてきたことをうれしく思います。 いつもありがとうございます 高品質あなたのサービスだけでなく、現在多くの問題を解決するための支援も必要です。
私たちはそれがあなたにとって秘密ではないと信じています 去年私たちのニッチ市場の経済状況は大幅に悪化しました。 残念ながら、現時点では一定の収入不足が生じており、これに伴い四半期利益が減少しています。
このような状況に伴い、来暦2018年に提供するサービスを10％割引させていただくこととなりましたので、ご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。 もちろん、こうした措置は一時的なものであり、経済状況が安定すれば、我々は互恵的な条件で全面的に協力することにコミットしている。
敬具、アレクサンドロフ K.N.
家賃減額について
この場合、手紙でのリクエストの根拠は、前の例で説明したものとほぼ同じになります。
CEOへ
LLC「アバンテージ」フィリッポフG.V.
Veres LLC ディレクターより
アレクサンドロワ K.N.
こんにちは、ゲンナジー・ヴィクトロヴィッチ。 当社は2016年度に予想を10％上回る損失を被りました。 私たちは、当社が金融危機の影響を受けていることを認めざるを得ません。 これは、オーナーの 15 ～ 20% による顧客フローの減少に反映されています。
つきましては、家賃を10％割引させていただきますので、ご了承いただければ幸いです。 当社は非常に大規模なテナントであると同時に、5 年間の協力期間中、一度の支払い遅延も許さず、契約の他のすべての条件も満たしたことにご留意ください。 この措置は一時的なものであるため、市場の状況が安定し次第、料金を全額支払い続ける用意ができています。
敬具、アレクサンドロフ K.N.
後払いについて
この場合、本当に期日までに支払いをしなかったことを認め、その理由を詳しく説明することが重要です。 もちろん、全額の返済条件を正確に示す必要があります。
LLC「Gruzodar」取締役宛
ヴァクロフ N.Yu.
Parabolia LLC ディレクターより
アクサコワ TG
こんにちは、親愛なるニコライ・ユリエヴィチ。 2017 年 9 月、当社はお客様のサービスに対する次回の支払い 100,000 ルーブルを支払いませんでした。 支払いが不可能であることを1か月前に正式に通知しました。 現時点で、当社は支払う資金を見つけたことを明らかにします。 10 月と 11 月の 2 か月間の分割払いプランを提出していただきます (それぞれ 50,000 ルーブル)。
私たちは財務上の義務や負債を回避するつもりはありません。また、3 年間の協力期間中、一度も契約に違反したことがないという事実に注目していただきたいと思います。 皆様のご理解と更なる相互利益協力を期待しております。
敬具、アクサコフTG。
別の会社に支払ってください
このような要求は、ある企業が特定の条件の下で別の企業の財務上の義務を履行することを約束する場合に発生する可能性があります。 このテンプレートを例として使用できます。
IP ブラゴダロワ A.K.
IP Inina A.A.より
こんにちは、親愛なるアナトリー・コンスタンティノヴィッチ。 ご存知のとおり、あなたは私に 100,000 ルーブルの借金を抱えています。 昨年度、私は 3 社に対して 50,000 ルーブルの借金を負いました。 私の借金を全額返済することをお勧めします。 私としては、あなたの債務残高全体に対して 6 か月間分割払いプランを提供することを保証します。
敬具、Inin A.A.
問題解決のサポートについて
最後に、特定の問題を解決する必要がある場合は、次のテキストを記述できます。
IPニカノロフV.R.
Good Solutions LLC 取締役より
アブドゥロワ V.N.
親愛なるウラジミール・ロマノヴィッチ、私は向かいます 慈善団体を実行します。 年末年始低所得世帯の子供たちに。 オープンソースから学んだように、あなたは菓子製品を販売しています。 配達の手配をお願いしております お年玉 20イベントで1000個の量。
私たちの側としては、書面および口頭で感謝の意を表し、立ち去ることを保証します。 肯定的なレビューすべての組織で、お客様のご要望に応じて。
敬具、アブドゥロワ V.M.
