メモ記入例。 サービスメモ - 目的と書き方例

成人年齢の人のほとんどは、何らかの組織の従業員です。 人々は、声明やメモを通じて上司に要望や要望を伝えます。 書類を作成し、管理者に送信するまでの流れを説明します。

それは何ですか？

まず、メモとは何なのかを理解する必要があります。 これは、その機能と宛先に応じて、内部向けまたは外部向けの文書です。 このようなメモは、部下から目上の人に宛てられることが多く、一種のリクエスト、コメント、提案です。

意味にもよりますが メモそれは報告的なもの、説明的なもの、説明的なもの、または分析的なものである可能性があります。

この文書は、ほとんどの場合、技術上またはビジネス上の問題を強調し、物議を醸す状況について説明し、上司があなたに要求する説明を提供します。 メモとの主な違いは、問題の本質を特定するだけでなく、問題の本質を明らかにすることです。 詳細な説明、そして時には - 解決策。

サービスとレポート: 類似点と相違点

従業員の中には報告書とメモを混同する人もいますが、これには理由がないわけではありません。 類似点もありますが、相違点もあります。 これを理解しましょう。 したがって、両方のメモの意味は、作業におけるある種の誤動作について当局に通知することです。 ただし、メモは問題を報告することがほとんどで、メモにはその問題を解決するための要求も含まれており、場合によっては特定の問題を解決する方法が示されます。

上司向けのメモを作成する

ほとんどの場合、そのような文書は経営陣に送信されます。 これは、メモが社内の問題を伝える文書であるためです。 メモの例はどこにも書かれておらず、サンプルテキストもないので、次のようにまとめられています。 フリーフォーム。 最も重要なことは、問題の本質と提案される解決策を説明することです。 他に注意すべき点は、メモが組織に登録されていることです。 こうすることで、確実に当局に届けることができます。

ただし、状況は異なります。 機器の故障についてではなく、たとえば、会社の従業員が何か間違ったことをしたことについてメモを書いていると想像してください。 状況はさまざまです。 あなたのメモは単に「紛失」した可能性があります。 このような事態を防ぐために、自分自身に保険をかけることができます。 メモを 2 部作成します。 登録のためにそれを秘書に渡し、メモがこれこれの日付にこれこれの番号で登録され、検討のために受理されたことをコピーに書いてもらうように依頼します。 したがって、何らかの理由であなたの苦情が上司に「届かなかった」場合でも、確認とその文面が得られます。

異なる部門間でのメモの交換

場合によっては、メモがコミュニケーションの手段として機能することもあります。 別々の部門同じ会社です。 他の部門向けにこのような文書を作成することは、管理者向けのメモと何ら変わりません。 唯一の違いは、部門自体を指定する必要があることと、住所を指定することもできることです。 この場合、メモは依然として内部文書です。

メモのヘッダーは、管理者に作成されるサンプル アプリケーションに従って作成する必要があります。 次に、特定の単元のすべての問題を説明するテキスト自体が書かれます。 問題の本質だけでなく、すべてのニュアンスも詳細に説明することをお勧めします。 解決方法を提案することもできます。

文書の詳細（日付と番号）を示す必要があります。 これは正式なものとなるために必要です。

他の組織へのメモ

ただし、場合によっては、それが外部ドキュメントとして機能することがあります。 別の組織のためにメモを書くケースはよくあります。 このようにして、企業は必要な情報を交換します。 この場合も、メモは請求または要求の文書証拠となります。

このようなノートも用意されています どのような形でも。 コピーを添付することもできます。 必要な書類。 ほとんどの場合、そのようなメモは、ある会社の取締役の名前で別の会社のトップから発行されます。 相手方と交渉する場合には、メモを2部用意する必要があります。 スタンプ、署名、登録番号が記載された 2 枚目のコピーを自分で取り、問題が解決するまでこの文書を保管する必要があります。

別の組織に宛ててメモを書いた場合、同じ手紙が返信される可能性があります。 それは何の問題もありません。 おそらく経営陣は問題や要求を十分に理解していないか、あるいは単に独自のバージョンのさらなるアクションを提供することにしただけかもしれません。 また、そのようなメモを登録し、アクションまたはリクエストへの応答で応答する必要があります。 したがって、社内メモを通じた組織間のコミュニケーションは、かなり長期間継続することができます。

メモを適切にフォーマットする方法

文書は組織の名前と対象者の詳細で始まり、次にあなた自身の詳細が示されます。 真ん中に「メモ」と書かれています。 次に、テキストは赤い線から始まります。 先ほども述べたように、自由形式で書かれています。 最後に日付が記載され、成績証明書に署名が入れられます。

メモのテキストが大きい場合は、いくつかの段落に分割されます。 最初のものには問題の説明が含まれています。 2 番目はリクエスト自体を記述します。 リクエストが集団的なものである場合、3 番目の段落で、リクエストを書いた部門と従業員の名前を示すことができます。 この場合、メモへの署名は部門長によって押されます。 別途、従業員全員の署名が記載されたシートを添付することもできます。

メモは他の声明と同様に A4 シートに書かれます。 署名は手書きであり、ファクシミリではありません。 シリアル番号と作成日を記載したメモを発行することをお勧めします。 コンピュータで印刷することもできますが、この場合でも署名は個人のものでなければなりません。

電子通信による文書の送信

組織に電子ドキュメント フローがあり、すべてのリクエストとメモをインターネットまたは内部ネットワーク経由で送信する必要がある場合がよくあります。 この場合、恐れる必要はありません、何も怖いものはありません。 ただし、この場合、リクエストを確認できるように個人のデジタル署名を取得することをお勧めします。

または、紙にメモを書いて署名し、スキャンすることもできます。 電子版必要なアドレスに送信し、応答を待ちます。

オファーは常に書面で提出する必要がありますか?

「企業の経営陣に口頭で連絡することは可能ですか?」という質問がよく起こります。 答えは非常に簡単です。いつでも口頭で申請できますが、それが何らかの結果をもたらすかどうかは不明です。 書面によるメッセージは、その内容や宛先に関係なく、常に公式文書となります。 そしてここ 口頭コミュニケーション- これらは答えのない言葉にすぎません。

したがって、経営陣に対するすべての提案、説明、説明は紙のみで作成することをお勧めします。 そうしないと、あなたのリクエストや提案に対する返答が得られない可能性があります。

組織と構造部門間の情報交換を保証する主要な文書は次のとおりです。 証明書、報告書および説明文書、概要、報告書、法令、手紙、電話メッセージ。 これらの文書に含まれる情報は、行動を促す場合もあれば、考慮に入れるだけの場合もあります。 構成やデザインの違いを見てみましょう メモ, メモそして 証明書.

レポートそして オフィスノート- これらは原則として組織の内部文書です。 これらは、組織文書および管理文書に関して補助的な性質を持っています。 1974 年にソ連主要アーカイブ、VNIIDAD、TsGADA によって開発された文書の種類と種類の簡単な辞書には、これらの文書の定義が記載されており、そこから目的のいくつかの違いがわかります。

• メモ- 経営陣に向けて、発案者の結論と提案に関する問題点を明記した文書。
• サービスメモ- ある役人から別の役人に送られる仕事のパフォーマンスに関するメモ。

メモ

メモ（コード 統一されたフォーム OKUD によると 0286041）は、現在の状況、起こった事実などを経営陣に知らせるために編集されています。 そして決断を促すのです。

レポート本質的に純粋に情報提供である場合もあります。 このようなメモには通常、作業の進捗状況に関する情報が含まれています。 レポートは、タスク、計画、指示、作業の実施について報告します。 したがって、メモによって提供されるのは、 垂直レベルでのコントロール オブジェクトの接続- 下から上へ、つまり下位の役人から上位の役人へ送られます。

受取人に応じて メモ可能性があるのは次のとおりです:

• 内部 , それらの。 構造単位または組織の長に送信され、
• 外部 - 上級当局に宛てたもの。

社内メモ

社内メモにコンパイルされています 標準シート紙ですが、GOST 6.30-2003「統一文書システム」に従って必要な詳細がすべて示されています。 組織および管理文書の統合システム。 書類作成の要件。」 そのような詳細には次のものが含まれます。

• 構造単位の名前。
• 文書の種類 (レポート)。
• の日付;
• 登録番号;
• テキストのタイトル。
• 文章;
• 行き先;
• コンパイラのシグネチャ (位置を示す)。

情報および参考文書のテキストは、サイズ 14、間隔 1.5 の Times New Roman フォントでフォーマットされています。

できればチェックアウト時に メモ楽しむ 角度位置ヘッダー部分の詳細 (ただし、この要件は厳密ではありません)。 ヘッダーレイアウトの例 社内メモふたつのやり方：

で 社内メモ左上隅には構造単位の名前、つまり文書の作成者が表示されます。

文書タイプの名前が書かれています 大文字で(レポートメモ) 中央または左マージンの境界から (ドキュメントのヘッダー部分を配置するために選択した方法に応じて) 2 行間隔で配置できます。

日付とインデックス メモは一行で書かれています。 日付はアラビア数字 (02/02/2006 など) または英数字 (02 Feb 2006 など) で書き込まれます。 外部メモこれは署名され、通常は送信される日付です。 日付 社内メモ作成と署名の日付があります。

登録番号がオン 社内メモ組織内で運用されている登録システムに応じて、編集場所または受領場所に貼付されます。 見直すことで メモ利害関係者には承認ビザが貼付され、決定後は経営者の決議が貼付されます。 決議の採択は検討の最終段階です メモ.

メモ文書の内容を簡単に明らかにするタイトルが付いている場合があります。 レポートのタイトルに従って定式化された 一般的なルール文書の見出しを作成する: 前置詞「o」と前置詞格の動詞名詞を使用します。 たとえば、「O.V. コロレバの翻訳について」です。 経理部へ。」

で 報告書の本文 2つの部分がはっきりと際立っています。 最初の部分では文書作成の理由となった事実を報告し、二番目の部分では具体的な結論、要望、提案を示します。 メモの本文 3 つの部分から構成される場合があります。 この場合、最初の部分（声明）には、それを書く理由となった理由、事実、または出来事が記載され、2番目の部分には現状の分析が含まれます。 可能なオプション決定事項、そして 3 つ目では、編纂者の意見による、結論ととるべき特定のアクションの提案 メモ. メモテキスト形式と表形式、またはその両方の組み合わせで表示できます。

アプリケーションがある場合は、署名する前にそれに関するメモが作成されます。

外部メモ

外部メモ一般的なフォームに基づいて作成され、組織の長によって署名されます。 この場合、親組織の正式名または略称が組織憲章に従って使用されます。 著者団体の名前は以下にあります。

サービスメモ

全ロシア管理文書分類法 (OKUD) には、「」のようなタイプの文書はありません。 サービスメモ」 しかし このタイプ文書は経営実務で広く使用されています。 これに関連して、「」を発行することを提案します。 サービスメモ» GOST 6.30-2003「USD」の要件に準拠。 USORD。 管理文書作成の統一化を目的として「文書作成要件」を制定しました。

オフィスのメモ、 とは異なり メモ, 水平レベルで制御オブジェクト間の通信を提供します, つまり、ある部門の従業員または部門長が別の部門の部門長または専門家に宛てて編集したものです。 覚えておくべきことは、 オフィスノート通常、あるマネージャーから別のマネージャーに、またはある従業員から別の従業員に派遣されるのは、その公的地位が同等である場合に限られます。そうでない場合は、 メモ.

いつもの、 オフィスノート物流、情報、組織的および経済的支援の問題についてまとめられています。 オフィスのメモ- これは構造部門間の一種の対応です。 通常、それらには特定の要求または提案が含まれます。 サービスノートが作成されるレポートと同じ。

メモの一例:

参照

情報メモ多くの場合、証明書などの文書に置き換えられますが、その逆も同様であり、これは違法です。 証明書は、伝記的または公式的な性質のものを含む、特定の事実または出来事の説明と確認を含む文書です。 メモとは異なり、 マネージャーによるアクションは必要ありません.

証明書をコンパイルする目的に応じて、次のような場合があります。

• 分析的、
• 報告したり、
• 情報提供。

分析情報対処する必要がある問題または問題に関する情報が含まれています。 いつもの 分析レポート大量のテキスト (最大 3 ページ) が含まれます。 分析ヘルプテキスト 3つの部分から構成されます。 最初の部分では編集の基礎が示され、2 番目の部分では状況または問題の分析が含まれ、3 番目の部分では結論と提案が含まれます。

レポート証明書活動の結果に関する一般的な概要情報が含まれるため、報告証明書のタイトルには、証明書に含まれる情報が関連する期間の表示が含まれます。例: 2006 年の企業の文書フローの量に関する証明書。

情報に関するお問い合わせこれは経営陣に状況を知らせることを目的として編集されており、たとえば次のような見出しが付いている場合があります: Luna OJSC との契約に基づく作業の進捗状況に関する証明書。 リクエストに応じて編集され、指定された期間内に提出されます。

証明書は受信者に応じて次のようになります。

• 外部と
• 内部。

外部参照組織の一般的な形式に基づいて作成され、組織の長によって署名され、メモと同じ詳細が含まれます。

社内問い合わせ内部覚書に似た標準的な紙に作成され、構造単位の責任者および/または専門の編纂者によって署名されます。

情報証明書と報告証明書の両方のテキストテーブルの形式でフォーマットし、セクションとサブセクションを含めることができます (例 6 の内部証明書の例を参照)。

準備中 証明書草案その内容は、次の観点から慎重に編集する必要があります。

• 事実と情報の完全性と信頼性。
• 資金登録の正確性 フィードバック(住所、電話番号など);
• 年代測定の正確さ。
• 署名レベルへの準拠。

これはすべて、証明書によって問題が発生しないようにするために必要です。 追加の質問そしてその後のことはさらにそうです 説明対応.

伝記的または公的な性質の証明書は、あらゆる法的事実を証明するのに役立ちます。たとえば、保持されている役職の確認、次の情報などです。 賃金、居住地など。 証明書が発行される状況が一般的な場合、組織は統一されたテンプレート フォームを作成します。

文章 略歴情報が報告されている人物の姓、名前、父称を主格で示すことから始まります。 証明書のテキストには、「本物の証明書」、「本当に機能します」などの不必要な単語を含む古風な表現を含めてはいけません。 証明書の末尾には、証明書を提出する機関の名前が記載されています。 証明書は、それを編集した人物によって署名されており、提示されたデータに対して責任を負います。 証明書の目的に応じて、これは組織の責任者である場合があります。 会計主任または組織の長と人事部門の責任者。 このような証明書は、組織の印鑑によって証明されている必要があります。
公的証明書の例:

社内メモは、従業員間のコミュニケーションが公式の書面で行われる内部文書です。 その内容は要約すると、指示、いくつかのタスクの完了など、つまり仕事の問題です。 メモを書くことは難しいことではなく、非常に厳密なルールによって規制されていないという事実にもかかわらず、それにもかかわらず、それらを知っておく必要があります。 この記事では、このドキュメントを編集する手順、種類などを検討します。

特性

メモの性質は情報提供と参照です。つまり、メモには特定の通知、メッセージ、指示などが含まれます。メモの中で提起された問題は、メモが送信される特定の従業員に関連しています。 言い換えれば、メモは企業内のコミュニケーション ツールキットです。

注: メモの必須の性質は確立されていません。 これは追加の文書ですが、これに基づいて命令や指示を作成することもできます。

練習する

メモは頻繁に使用される文書とみなされますが、同時に、公式に機密管理された文書のリストには含まれていません。 これは広く使用されており、水平レベルでのコミュニケーションになります。つまり、ある部門の従業員が別の部門の従業員に要求や提案を伝えるために編集されます。

重要: サービス ノートを通じて通信が行われるコントロール オブジェクトのステータスは同等である必要があります。 それ以外の場合、その文書は公式メモではなく報告書とみなされます。

利用目的

仕事のメモはさまざまな場面で使えます。

ここではいくつかの例を示します。

• 従業員のボーナスのため。
• 従業員を出張させる。
• 機器の故障に関する物流部門へのメッセージ。
• 権限のない者（従業員ではない）を会社の建物に入れる必要があることについて、理由を示した他の部門の責任者からセキュリティ責任者への通知。
• 特定のニーズに対する物的資源の割り当てなどを求めて会計部門に送信されるメモの形式での要求。

メモ作成の個別ケース

メモは内部文書とみなされますが、その種類の 1 つは認証委員会に送信される文書です。 ただし、仕事上のコミュニケーションのみにメモを使用することが依然として一般的です。

メモの書き方は？

メモを書くときの基本的なルールは他のメモと同じです。 これには、A4 シートへの書き込み、誰から誰への指示、日付と署名付きの証明書が含まれます。 しかし、すべての要件を満たすメモを書くにはどうすればよいでしょうか?

• 中央（シートの左側の位置も許可されます）には、対応する文書の名前を書く必要があります。
• 日付の書き方には 2 つのオプションがあります。両方とも完全にアラビア数字で書く方法と、月を単語で示す方法です。
• タイトルでメインの見出しに追加できます 簡単な説明文書の内容。
• 送信者と受信者に関する情報は、氏名、父称、役職のフルネーム、およびその役職が所属する部門 (部門) など、完全である必要があります。

メモをどのように書くかという質問に対する答えには、この文書の詳細や属性だけでなく、その内容がどのようなものであるべきかも含まれます。

問題の論文では、非常に無味乾燥な公式言語で問題の本質を提示する必要はありません。ただし、執筆の理由を具体的に反映した自由な物語は許可されています。

内容は通常 2 つの部分に分かれています。 これらの最初のものはプリアンブルと呼ばれます。 著者がメモを書き、特定の従業員に送信するきっかけとなった理由について簡単に説明しています。

2 番目の部分はメイン部分とみなされ、プリアンブルよりも大きくなります。 このテキストには、要求または提案そのものの記述が含まれます。 状況の分析、結論、結果を追加できます。

形状

メモの書き方を尋ねられたときに、従業員に特別な用紙を渡すだけの企業もあります。 ただし、これは必須の統一ではないことに注意してください。GOST は、承認されたモデルを持たずに、勧告規定 (フォント、サイズ、間隔に関する) のみを提供しています。 ただし、特定の会社にそのようなものが存在する場合は、それに固執する方が良いです。

オフィスとメモ

注の少し上に、公式メモとメモがどのように異なるかが記載されていました。 しかし、多くの人は依然としてこれらを混同する傾向があります。

最も一般的な間違いは次のとおりです。

• 従業員から上司への従業員に関するメモ（実際にはメモ）。
• 昇給について。
• 昇進について。

最後の 2 つは、水平レベルではなく垂直レベルでの循環を暗示しており、メモの定義を否定します。

重要: メモをレポートと説明メモに分割することはアプリオリに正しくありません。

登録

すべての公式メモはレジストリに登録されます。 それぞれの特定の企業で文書フローがどのように構成されているかに応じて、これは文書を編集した人または文書を受け取った人のいずれかが行うことができます。 いずれにせよ、これはメモに一意の番号が割り当てられており、その番号をテキスト内で示す必要があるという事実になります。

サンプルメモ

「営業部 部長」 情報技術 V.A.クツク
サービスメモ
№ 19-43/102
2015年4月13日より
PCステータスのパフォーマンステストについて
2015 年 4 月 10 日から、営業部門の従業員 Maksimenko R.D. のパーソナル コンピューターに、この PC コマンドを発行せずに再起動する、電源のオン/オフの問題、画面のちらつきなどの誤動作が定期的に発生しています。 上記の結果、問題の原因を検出し、問題を解決するために、必要な診断を貴部門の専門家に実施していただくようお願いいたします。 テストの結果を文書化することをお勧めします。 書面でについての概要を記載しています。 さらなるアクション: 機械の修理または交換。

PC が修理できないことが判明したとします。 この場合、設備を償却するためのメモを発行します。

設備廃止に関する注意事項の例

「営業部、材料技術部部長 M.A. Oleynik」
サービスメモ
№ 21-45/104
2015年4月16日より
動作しない PC の消去について
2015年4月10日から、営業部社員R.D.マクシメンコ氏のパソコンに定期的な不具合が発生しました。 その結果、情報技術部門の専門家が診断を行った結果、次のことが判明しました。PC は今後使用すべきではありません。 つきましては、上記の設備につきましては、動作不能のため処分させていただきます。

L.A.クドリャフツェフ部門長」

それに加えて、廃止された機器を交換するための別のメモが必要になります。

機器交換時の注意点

「営業部、材料技術部部長 M.A. Oleynik」
サービスメモ
№ 22-46/104
2015年4月17日より
故障したパソコンの買い替えについて
同部門の専門家、R.D. マクシメンコのパーソナル コンピューターは、操作不能のため償却され、交換する必要があります (2015 年 4 月 15 日付けの文書 No. 20-44/103 による)。 廃止された機器のパラメータに一致する新しい機器を提供してください。 完了を書面でお知らせください。 このメモには、実行された診断とその結果に関する情報技術部門からのレポートが添付されています。

L.A.クドリャフツェフ部門長」

ついに

通常、メモを書くことは問題を引き起こしません。 この内部文書は、企業間での非常に一般的なコミュニケーション手段です。 さまざまなレベル管理。 条件付き障害は、メモと公式メモの間の「混同」によってのみ引き起こされます（記事では、メモと公式メモがどのように異なるかを示しています）。

一部の企業では、公式メモの作成は、入力および承認されたテンプレートに従ってのみ行われます（この場合、企業用に特別なフォームを用意しておく方が良いです）。また、無料以上の企業もあります。

この文書を作成するときは、GOST に従ったフォントと間隔、メモの有効性を示す日付と署名など、他の文書と同じルールに従う必要があります。

一般に、メモは非常に便利なツールキットであり、次のような場合でも習得するのは難しくありません。 正しい使い方組織チームの調整された正確な作業を観察します。 これは、部門間の一貫したコミュニケーションを維持するのに役立ち、また、部門を構成する構造を強化します。

公式メモは、現代のオフィスワークで最もよく使われる種類の文書の 1 つです。 これは、会社の経営陣、組織部門、および組織の従業員間の相互作用の機能を実行します。 メモを書くにはコンプライアンスが必要です 特定のルールその内容とデザインについて。 これらの要件に従うことで、常に同僚や部下に効果的に情報を伝えることができます。

この記事では次のことを学びます:

なぜメモが必要なのでしょうか?

このメモは、情報および参考資料のグループに属します。 このグループの主な目的は、会社の部門と従業員の間で情報を交換することです。 そのようなものを作成する必要性 公式の手紙いくつかの場合に発生します。

問題について速やかに特定の職員に通知する必要がある場合。

この問題を解決するための提案を行う。

計画された行動を調整する。

さらに、そのような手紙の目的は、情報の要求、指示の発行、または通知である場合があります。 これは、従業員が同僚や経営陣とビジネス上の問題の側面を説明したり調整したりする必要がある場合に必要です。 口頭でのコミュニケーションが十分ではなく、メッセージを文書化する必要がある場合には、正式な文書が作成されます。

このタイプの文書は全ロシア管理文書分類 (OKUD) には含まれていないことに注意してください。 そこに含まれる情報に指示や命令を含めることはできません。 現在の法律では、そのような公式文書に対する特定の要件は規定されていません。 登録手順では、組織の特性を考慮する必要があります。 原則として、これはオフィスプロセスを規制する会社の現地規制法に規定されています。 たとえば、そのような行為が考えられます。

公式文書、覚書、説明文書の違いは何ですか?

この文書は、公式文書の作成に関する一般規則に従って、自由形式で作成されます。 従業員向けのジョブレターの書き方に関するガイドラインは、事務作業の指示などの現地の規制法となる場合があります。 一般に受け入れられている要件には、次の構造への準拠があります。 その構成の理由、その執筆を開始した事実と出来事の記述。 分析 問題のある状況（可能な場合）そしてそれから抜け出す方法を提案します。 具体的な結論を提示し、要求を策定し、具体的な行動を提案する。 情報を提示するスタイルに関しては、過度の冗長性を避け、複雑な音声パターンを使用しないことをお勧めします。 これらのルールに従うことで、状況の本質を簡潔かつ本質的に表現することができます。

本文では挨拶や最後のお願いなどは使いません。 手紙は次の言葉で終わります：「私は…を検討します（必要、適切など）」、「私は…を提案します」、「私は…を尋ねます（強調する、指示するなど、または必要な結論を導きます）」 」

就職レターの書き方は？

他の公文書と同様に、公文書もA4用紙に作成されます。 手書きでも、パソコンで印刷しても構いません。 いずれの場合も、発信者の署名は手書きでなければなりません。

コンテンツ	フィールド名
人物の氏名と役職、構成単位の名前。 （公文書の宛名が公務員の場合は、イニシャルの後に姓を書きます。宛先の役職は、 与格、構造単位の名前は主格です）。	行き先
コンパイラの正式名とその役職、構造単位の名前。 （人々のグループが執筆に参加した場合、編纂者はイニシアチブグループの代表者または部門長です。従業員のリストは最後の段落に記載できます。編纂者の署名が入ったシートが描かれています）付録としてアップします）。	編集者
報告書、公式または説明。	文書のタイトル
および の発信番号 文字指定書類の種類	登録番号
署名日を日、月、年の順にアラビア数字で表示します。	日付
前置詞「O」または「About」で始まり、簡単な概要が含まれます。 (タイトルには動詞構文は使用しません。前置詞の場合は動詞名詞を使用する方が適切です)。	タイトルから本文まで
問題のある問題の本質の開示、または状況の説明、結論、提案。 (テキストと表形式のプレゼンテーション、またはそれらの組み合わせを使用することができます)。	文章
本文中で言及されている添付ファイルの存在に関するメモは、次のように作成されます。 付録: 3 枚。 1コピーで。 （本文中に記載のない申請書がある場合は、申請書名、枚数、部数を明記してください。）	アプリケーション一覧
編集者の位置、個人の手書き署名とそのデコード: 姓、名、父称。	コンパイラの署名

GOSTに従ってメモを作成する：説明付きのサンプル

現在、ロシアの法律には、公式書簡の内容とその執行の要件を規制する単一の法律が含まれていない。 以前は、書記官は、文書の種類と種類に関する簡単な辞書 (文書管理およびアーカイブ業務の全連合科学研究所のメイン アーカイブによって開発された) の定義に基づいて、公式の手紙を区別することができました。

役人 - ある役人から別の役人に送信される、特定の作業のパフォーマンスについて通知します。

報告書 - 上級管理職に宛てて、編纂者の結論と提案に関する問題点を明らかにします。

1993 年 12 月 30 日のロシア国家基準法令 N 299 (OKUD) によって承認された現在の全ロシア管理文書分類子 OK 011-93 では、次のとおりメモが欠落しています。 独立した種。 報告書についてのみ言及されています。 同時に、彼女は違反に関連して言及されています 労働規律報告書は、部門長が組織の長に特定の状況を知らせ、経営上の意思決定を促すために作成されることに注意してください。

ただし、公式の正式な手紙を書くことは、オフィスの慣行で広く使用されています。 公的文書の作成の統一性を確保するために、「文書作成のための統一文書システム要件」に従うことが推奨されます。

この GOST は、書記官に対し、正しく執行するために正式な公文書の形式を使用することを義務付けており、そのような形式の要件を確立しています。

標準フォーム形式 - A4 (210 x 297 mm) および A5 (148 x 210 mm)。

材料 - 白書または明るい色の紙。

余白: 右 - 少なくとも 10 mm、左、上、下 - 少なくとも 20 mm。

コンピュータで公式の手紙を書く場合は、ポイント サイズ 12 ～ 14 ポイント、行間 1 ～ 1.5 ポイントの Times New Roman フォントを使用することをお勧めします。 サービスのテキストは、汚れや修​​正のない、元の形式で印刷する必要があります。 複数のページにまたがるテキストの書式を設定する場合は、2 ページ目から順に各ページに番号を付ける必要があります。 番号付けには、ページや句読点を除いたアラビア数字が使用されます。 番号は上部フィールドの右側に配置されます。

必須の詳細情報 正しい設計メモ (サンプルを参照):

• 構造単位の名前。 — 1
• 文書タイプの名前。 — 2
• 作成日。 — 3
• 登録識別番号; — 4
• テキストのタイトル。 — 5
• 文章; — 6
• 受取人の詳細。 — 7
• コンパイラの手書きの署名 (位置を示す)。 — 8
• ビザの承認。 — 9
• 解決。 — 10

メモの例

電子形式でメモを書くにはどうすればよいですか?

公式ジョブレターを登録するにはどうすればよいですか?

オフィスワークの主な機能の 1 つは、組織の文書ベースでの迅速な検索を確保することです。 この機能は、作成者から執行者への文書の転送に関連付けられています。 膨大な数の公式論文の中から検索を容易にするために、通常は登録フォームが使用されます。

メモは、組織の貴重な情報を伝える媒体です。 その中で提起された問題には、会社の経営陣による特定の管理上の決定の採用が必要です。 この決定は、マネージャーまたはその権限のある代理人の決議の形で正式に行うことができます。 したがって、サービス文書は他の内部文書とともに登録する必要があります。

組織内で採用されている手順に従って文書化します。 ジョブレター作成規則には、割り当てられた識別番号のサンプルが含まれています。 原則として、それを割り当てるには、文書の時系列順、タイプおよび構造単位の文字指定が使用されます。 したがって、たとえば、内部文書に番号 0204-SZ-OP を割り当てることができます。 これは、ジャーナルのシリアル番号が 204 であり、会社の営業部門で発行されたサービス文書であることを示唆しています。

登録番号は、作成場所と受け取り場所の両方で割り当てることができます。 これは決めなければなりません 現在の指示事務仕事で。

外部メモのレビュー: 承認と解決

内部メモの最低検討期間は、組織の内部規定によって決定されます。 利害関係者は文書を検討し、承認ビザを発行します。 そこに記載されている問題について経営判断を行った後、企業のトップがこの問題について最終的な決議を行います。 これはレビュー手順の最終段階です。

外部の公式通信をレビューする手順は少し異なります。 内部文書とは異なり、このタイプの文書はレターヘッドで作成され、企業のトップによって直接署名されます。 受領組織の正式名は憲章に従って使用されます。

この書類は、ビザを貼付するすべての利害関係者への検討のためにも提出されます (または別の申請シート)。 ビザは、原則として、ビザ担当者の署名と氏名、成績証明書（姓とイニシャル）、および署名日で構成されます。 正式な雇用レターの原本を受取人である組織に寄託する予定の場合は、ビザを下部に表示する必要があります 裏最後のシートです。 原本を提出者に返却する場合は、承認マークが一番下にあるはずです 表側コピー。 会社の判断による（現地で固定されている場合） 規則) 照準はシートごとに実行できます。つまり、 添付ファイルを含む各シートにマークが付けられます。

受取人がサービスレターの編纂者に伝えたいコメントがある場合は、これを別のシートに記入し、署名してからメイン文書に添付することができます。

内部サービスの場合と同様、検討の最終段階は、何らかの決定を行った後、管理者による管理上の決定を下すことです。 解像度は原稿に直接記入することも、別紙に記入することもできます。 これには、執行者 (姓、イニシャル、役職)、命令の内容 (存在する場合)、執行期限、管理者の署名、決議日に関する情報が含まれています。

添付書類：

「メモのすべて」をテストします。

1. メモの作成は次のように規制されています。

• ゴスト
• 現地の規制

2. 高官へのメモの名前は何ですか?

• 報告
• 解説
• 解説

3. メモの内容には以下は含まれません。

• リクエストと提案
• 注文と注文
• 問題の状況に関するコンパイラの結論

4. サービスマニュアルに記載されている問題に対するマネージャーの決定は次のように呼ばれます。

• 解決
• 注文

5. ログブックではどのような順序でエントリが使用されますか?

• 年代順
• アルファベット順
• 任意

組織のすべての従業員が公式メモやメモを書く必要があるわけではない場合、遅かれ早かれほぼすべての従業員が説明メモのサンプルを必要とする可能性があります。 これらの種類の公式文書にはそれぞれ、情報の特定の目的と参照の性質があります。 特定のケースにどのタイプのメモが最適であるかを考えてみましょう。

部門長や企業責任者など、権限のある人に宛てた情報提供や参照を目的とした文書のことを報告書と呼びます。 法律には明確な定義はありませんが、管理者に決定を促すために結論と提案を提示することを目的としています。

これは、従業員の自発的または口頭での指示に従って作成できます。 頭の命令で。 ほとんどの場合、改善に関連する提案を行うために使用されます。 技術的装置職場では、経営上の決定に反対を表明し、同僚と対立した場合には自分の立場を表明します。

説明文サンプル

この文書の本文は、あなたの立場を明確にし、問題の利点に関するあなたの主張を明確に提示することを目的としています。

次の種類のメモが区別されます。

• 報告。 これには、作業や段階の完了、注文の実行などについての通知が含まれます。
• 情報提供。 作業の結果、詳細、進捗状況、方法を示すために編集されています。 定期的です
• 主導権。 イニシアチブ、提案、推奨事項などが含まれます。

覚書サンプル

レポートは、ドキュメントの受信者に応じて、外部または内部に作成できます。

社外のものは、より高いレベルの企業または組織の責任者に宛てられます。 この文書を作成するには、一般的な企業フォームを使用します。 この例によれば、覚書は次の要素で構成される必要があります。

• 機関名、企業名。
• 日付;
• 索引;
• 登録アドレス。
• 宛先データ。
• レポートのトピックのタイトル。
• 記載されたテキスト。
• マネージャーの署名。
• 出演者のフルネームと連絡先の電話番号。

不遵守に関する覚書 仕事の責任

内部メモは組織の長の名前で作成され、その実行には通常のシートが使用されます。 このような文書には次の要素が含まれます。

• 部門の指定。
• 文書のタイトル。
• 日付と登録番号。
• トピックのタイトル。
• 文章;
• 受取人のフルネーム。
• 署名、姓、イニシャル、および編纂者の位置。

内部文書の一種に公務不履行の覚書がある。 これは、従業員の当面の職務の不履行または不適切な履行について通知することを目的としており、この従業員に懲戒処分を課す提案も含まれています。

サービスメモ - 書き方例とログブック

メモの種類の 1 つは公式です。 これは情報文書であり、管理構造のさまざまな水平 (つまり、互いに従属しない) オブジェクトの相互作用に使用され、それぞれの能力に関連する問題を解決します。 メモの書き方は？

全ロシア管理文書分類 (OKUD) は、このタイプの文書を提供していません。 同時に、これらはさまざまな産業目的にも使用されます。

• 情報を要求するため。
• 指示を出すとき。
• 添付文書として;
• 情報レターとして。

このタイプの文書のテキストには、その実行の理由に関するデータが含まれています。 要望、申請、提案など。 開催された会議に関する情報が含まれる場合があります。 人事異動従業員、組織およびその部門の業務の変更など。 この文書には、従業員の会社敷地内への立ち入りを許可する目的で週末に勤務する従業員に関する警備サービス用の情報も含まれる場合があります。

従業員の労働の成功に対して、貴重な贈り物、称号、証明書が与えられる場合があります。 これを行うために、部門、労働組合、またはチームの責任者によってボーナスに関するメモが作成されます。

受賞記念メモ

この法律には、公文書の作成に関する厳格な要件はありません。 ただし、メモに記入するサンプルはレポートの形式に似ており、企業の特性を考慮して組織内で直接作成して編集できます。

文書を管理するには、特別なジャーナルを作成する必要があります。 サービスノートのサンプルログによると、次の情報が含まれている可能性があります。 登録番号書類、その日付、名前、または まとめ、文書に署名した職員に関する情報など。

公式メモのサンプルログ

ジャーナル登録に加えて、カードまたは文書の自動記録も提供されます。

説明書フォーム

出来事や事実の状況を説明するために、次のような種類の文書が提供されます。 説明文企業の従業員が上級職員に宛てて編集したもの。

これは、要求した人に宛てて通常の紙に 1 部手書きで書かれることになっています。 組織によっては、コンピューター上で説明文を作成できるようにしているところもあります。 説明文書の形式は立法レベルで固定されていませんが、一部の機関では説明文書を実行するための標準形式が存在します。 同時に、書式に従って作成されていない注釈も有効となります。

ロシア連邦労働法（第 193 条）によると、従業員に申請する前に 懲戒処分、従業員がとられた行動の状況と理由を報告できる説明文書を彼に要求する必要があります。

説明メモは従業員または従業員が作成できます。 構造単位一般的に。