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労働時間の合理的な使用。時間管理テクニック

2014-07-20

こんにちは、みんな！アンナ・フェドロワさんから連絡があります！時間を効果的に使って、より多くのことを成し遂げる方法を学びたいですか? これらの質問は、たくさんのことに圧倒され、時間内にそれらに対処する時間がない人にとって興味深いものです。この記事を読んでいるあなたは、いくつかのことを計画し、最終的には計画したことを完了できなかったという事実をご存知でしょう。そして、すべてを管理する方法を考えていますか?

成功者が自分の時間を適切に使い、計画する方法を知っていることは周知の事実であり、これは成功の最も重要な要素の 1 つです。何かを達成したいなら、自分の時間を大切にし、他の人と同じように流れに乗らず、目標に向かって努力し、行動を起こしてください。しかし、目標を達成するには、時間を合理的に使える必要があります。これが今日の投稿の主題です。

決断力を持ってください。頭の中で考えを巡らせ、最善の方法を決定し、すべてのメリットとデメリットを考慮するのではなく、ただ行動を開始してください。そして途中で、目は怖がっているが、手は怖がっていることがわかります。

もっと成果をあげる方法を知りたいですか? 私からのアドバイスは、時間を有効に使うことです。これが成功への第一歩です。残念ながら、すべての人がこの瞬間に注意を払い、どこにも無駄にしないわけではありません。時間を正しく管理する必要があります。

より多くのことを成し遂げるにはどうすればよいでしょうか? 計画通りに進む

すべてのことを計画しましょう！計画は、成功した起業家にとって人生において最も強力なツールの 1 つです。また、計画を作成する主な理由の 1 つは時間を節約することであり、これはより多くのことを達成できることを意味します。計画を立ててそれに従ってください。計画を忠実に守るように努めれば、より多くのことを達成できるでしょう。タスクの順序と完了までに必要な時間を常に計画してください。こうすることで、自分の行動の順序が分かり、活動を進めることができます。

また、物事には秩序があり、仕事の成功は保証されます。おかげで有効活用個人的な時間を多くのストレスから守ることができます。そして夜には、日中に何をしたかを分析し、突然何かをする時間がなくなった場合は、可能であればそれを終わらせるようにしましょう。

目標を設定する

一定の成功を達成するには、何を、いつ、どのくらいの量で達成する必要があるのかを正確に把握する必要があります。目標設定は、効果的な時間計画を立てるために必要な要素です。目標はあなたの仕事の最終結果です。成功した人は皆、すべての仕事をこなし、目標を達成します。行動をより適切に計画すればするほど、より早く結果が得られ、目標が達成されます。

職場を整理する

秩序がなければなりません。すべてがテーブル上にきちんと正しく配置されている必要があります。仕事に必要なすべての属性は、無駄にならないように常に手元にある必要があります延長時間それらを検索します。

遅れないでください

物事を後回しにする必要はありません。「後でやります」みたいな。これを行わなければ、蓄積された大量のタスクからも解放されます。

明日しなければならないことを今日しなさい

今後数日間に何をしなければならないかを考え、事前にいくつかのタスクを完了してください。これのおかげで、多くの重要なことが一度に肩にかかる状況をなくすことができます。多くの人は、自分の時間を計画することに慣れておらず、ましてや事前に物事を行うことに慣れていません。そして彼らはよく次のようなことを言います：「様子見だ」「様子を見るだろう」「様子を見るだろう」「私たちはまだ生きなければならない」など。そのため、彼らは流れに身を任せ、自分自身や自分の強さを信じていません。したがって、そのような人々は、原則として、望ましい結果を達成できません。

より多くのことを成し遂げるにはどうすればよいでしょうか? リラックスする時間を見つけてください

私の考えでは、休まないで働くのは非効率的です。常に働くことはできません。休息は非常に必要であり、重要です。もちろん働くのは良いことですが、多大なエネルギーが必要であれば、何も価値はありません。あるいは、最終的には、インターネットビジネスに関するあなたの努力や骨の折れる作業が危険にさらされることになります。

いずれにしても、いつ停止するかを知る必要があります。リラックスとは、映画を見ないことを意味します。コンピューターゲーム、しかし、すべての喧騒や周囲から気を紛らわせる何か。忙しいスケジュールの中で、自然の中でリラックスできる場所を見つけてください。スポーツと組み合わせてもよいでしょう。

仕事をするときは、30 分以内にして、5 分間休憩し、その後再び仕事を続けてください。コンピューターで30分仕事をすると、脳が疲労し、パフォーマンスの低下につながります。この 5 分間で、次のことを行います体操または他のものに切り替えます。こうすることで、目を赤くしてモニターを見て顔が青くなるまで座っているよりも、はるかに多くのことを達成できるようになります。正しい日課は健康と成功の鍵です。

健康的なライフスタイルを送るよう努めてください

このことに注意を向けて宣伝を読むつもりはありません。一言だけ言っておきます。私は健康的なライフスタイルを考えています - 適切な栄養、健康的な睡眠、悪い習慣なし。どうしてそれが重要ですか？

不健康なライフスタイルは疲労、イライラ、体調不良を引き起こし、その結果、怠惰や無関心が現れます。

喫煙とアルコールは排除される大量のほとんどの人にとっての時間。栄養不良理由の一つです気分が悪いそして働く意欲がなくなる。そして睡眠不足はパフォーマンスを低下させます。休息と睡眠を忘れないでください。こうすることで、仕事の質が向上し、より短期間で目標を達成できるようになります。

仕事の後は仕事をする時間ではない

仕事の後は、リラックスしてくつろぎ、最も楽しいことをしてください。このおかげで、あなたは仕事とレジャーの両方を別々に楽しむことができ、あらゆるビジネスでさらなる成功を収めることができます。

時間を無駄にせず、個人の成長が可能な特定の分野の知識を向上させることに時間を費やすようにしてください。 21 世紀になり、帰宅途中に教育用の音声ポッドキャストを聞くことができます。

何かをしたい、より多くのことを達成したいには、それが必要です。

自分の失敗を愚痴ったり他人のせいにする人がいます。十分な時間がないから、お金がないから、彼らが私に十分な給料を払っていないから、これはできません、などと言います。誰もが自分自身の幸福の建築家です。そして、そのような考えが頭の中に存在し、何も変更したいという目標や願望がない場合、すべては同じままであり、より良い方向に変化することはありません。

しかし、失敗の原因を自分自身で探し、修正するよう努める必要があります。そして次のように考えてください：時間を見つけてそれを実行できるようにします。私は全くないお金、何か間違ったことをしているか、十分な努力をしていないからですが、私は働きます。

自分で目標を設定し、何があってもそれを達成します。考え方を変える必要があることを理解していただければ幸いです。しかし、これは多くの場合、あなたの近くにいる人々によって、あなたはナンセンスなことをしている、何もうまくいかないなどと言われ、妨げられます。説得にエネルギーを無駄にせず、時間を有効に使いましょう。ボーっと座してはいけません。

上記のすべてを使用すると、インターネットビジネスにおけるすべての作業の生産性がどのように向上し、ビジネス全体にプラスの影響を与えるかがわかります。幸せな生活。時間を有効に使えば、より多くのことを成し遂げることができるからです。

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心から、アンナ・フェドロワ

90% の人は時間の適切な使い方や計画を知らず、仕事の過程で混乱が生じます。スケジュールや計画を立てた後でも、最も重要なタスクを完了する時間がなく、マイナスの結果が得られる場合があります。

作業プロセスの効率と高い生産性は、作業時間の適切な使い方と計画によって決まります。この記事では、次のような効果的なヒントを提供します。正しい配置優先順位、スケジュール、時間の使い方、およびそれらの特徴とニュアンス。

多くの研究は、ほとんどの人が時間を不合理に使っていることを示しています。厳密なスケジュールを作成しても、100% の効率や生産性の向上に貢献するわけではありません。あまりにも多くのことを計画しすぎると、結局何も達成できなくなることがよくあります。

労働時間とは、従業員が職場で職務を遂行しなければならない時間です。すべての業務をいかに迅速かつ効率的に完了できるかは、各タスクの効率性によって決まります。

作業時間を合理的に計画するためのヒントは、次のビデオで紹介されています。

時間効率の要因

最も重要な要素を強調する必要があります。すなわち、次のとおりです。

正しい労働時間。
作業活動を組織するプロセス。
スタッフのパフォーマンスのレベル。
作業時間を計画する能力。

何を優先すべきか

結果は最も重要な要素それは、設定されたすべての目標と目的の達成を決定するため、あらゆる作業活動において。計画した結果を達成するには、作業プロセスを調整する必要があります。

作業プロセスに頻繁に導入される合理的な計画の原則がいくつかあります。

時間管理を実装する方法

多くの人は時間管理という言葉の意味そのものを理解していないため、この概念の説明を簡略化する必要があります。で時間を管理するプロセスです最大効率その使用法。

時間管理には次のような利点があります。

作業チーム内に良好で穏やかな雰囲気を形成する。
スタッフのストレス耐性を高める。
各従業員のパフォーマンスのレベルを向上させ、全体的な効率を向上させます。
個人の責任と自己規律のレベルを高める。

勤務期間計画

このプロセスはすべての起業家にとって馴染み深いものですが、これを応用できる企業はほとんどありません。実生活。その結果、時間は無駄になり、企業は発展しません。いくつかあります簡単なヒント、これはマイナスの結果を回避するのに役立ち、多くの労力や費用を必要としません。

まず、プロセス自体を段階的に検討する必要があります。一番いいのは、夜の時間を使って計画を立てることです。完了したタスクを分析し、すべての重要な状況と重要なポイントを盛り込んだスケジュールを作成することも必要です。

メモ帳を使って計画を立てることを好む人もいれば、ガジェットで利用できる最新のアプリケーションを使用する方が快適な人もいます。 最も重要なことは、完了したタスクと未完了のタスクを明確に確認できることです。

重要なことを見逃す可能性が非常に高いため、このトピックに関するすべての情報を頭の中に保存することは非常に困難です。メモやメモを取るのが最善です。

優先タスクの定義

この段階では、主要かつ最も困難な作業を最初に実行します。わかりやすくするために、A4 の紙に正方形を描き、それを 4 等分する必要があります。

労働時間コストを調査する方法。

この後、各正方形を以下のいずれかの点と一致させる必要があります。

緊急かつ重要です。
緊急だが重要ではない。
緊急でも重要でもない。
緊急でも重要でもない。

これにより、その日のすべてのタスクを覚えておくことができ、最初に何を始めるべきかを判断することもできます。シートを目に見える場所に残し、頻繁に使用することが重要です。これは、どのタスクが数時間または数日で完了できるかを判断するのに役立ちます。

目標と目的の設定

成功した起業家は、目標を設定することがそれをさらに達成するための前提条件であることを知っていますが、実際にはこれが非常に忘れられています。組織がどのような課題に直面しているのか、そして成功を達成するために各人が努力することがなぜ重要なのかを従業員にできるだけ頻繁に説明する必要があります。

上記のアドバイスを使用しない場合、人々は特に働く必要がないのに、誰にも利益をもたらさないタスクを実行することになります。おそらく、彼らは、割り当てられたタスクを完了することがなぜそれほど重要なのかを理解していないだけです。

この状況を修正するには、次のヒントを使用する必要があります。

組織が直面するすべての目標と目的、およびそれらを達成することの重要性を明確に策定する必要があります。
自分のすべての活動や特定のタスクがどれほど有用であるか、そしてなぜそれが全体的な目標の達成に役立つのかを従業員に説明する必要があります。私たちは従業員の仕事の結果が会社全体にもたらすメリットを伝える必要があります。
すでに達成されたと考えられるすべての目標を記録し、各従業員の成果を個別に考慮することが非常に重要です。

パレートの法則または 80/20 の法則

イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが作成した世界的に有名な法律があります。この原則の意味は、20% の労力を費やしても 80% の結果が得られる特別なものにあります。

これにより、すべてのタスクの重要性を合理的に評価し、不要なものをすべて削除して、最も重要なタスクに集中することができます。

より明確にするために、以下の質問に答えてみてください。

あなたにとって最も重要なことの 20% (80% 以上) は何ですか?
時間の 20% を費やして、結果の 80% を生み出すものは何でしょうか?
あなたに最も価値をもたらしてくれる人を知っていますか?
あなたが 80% の時間着用するのは、そのうちの 20% ですか?
あなたが毎日 80% 食べる食事の 20% を占める食品は何ですか?

この原則は、仕事の活動を改善するだけでなく、生活の質を完全にコントロールして改善するのにも役立ちます。あなたは全責任を負い、人生の問題領域の改善に取り組む必要があります。

本業の邪魔をする要因

私たちに全く利益をもたらさない気を散らすものが膨大にあります。このような瞬間は、中小企業でも大企業でも問題になる可能性があります。それぞれをより詳細に分析する必要があります。

ストレスの状態。

多くの人は、特定の作業に集中することが難しく、ネガティブな考えだけが頭に浮かぶ、説明のつかない不安状態を経験することがよくあります。

現時点では、しばらく気を紛らわせ、不安の原因を分析し、それを解決する方法を探して、ハーブティーを一杯飲む必要があります。

何が存在するのかがわかります効果的な方法社内の対立やストレスを管理する。

慢性疲労。

疲れている人は高い生産性を発揮することはできません。そのため、睡眠と休息に十分な時間を費やす必要があります。 これにより、内部の刺激物が背景に消えていくのに役立ちます。

ソーシャルメディア。

どの雇用主も従業員の先延ばしを阻止するためにあらゆる方法を講じようとしますが、ソーシャルネットワークはその最も一般的なサブタイプです。多くの労働者は、勤務時間中に友人とテキストメッセージを送信したり、電子メールをチェックしたり、投稿を読んだりすることに多くの時間を費やしています。

それは何に依存しているのか効果的な管理労働時間？

これらすべてにより、上司はインターネットへのアクセスを禁止し、各従業員の閲覧履歴を常に監視する必要があります。

携帯電話。

唯一の例外は緊急通話です。その他の場合は、電話をサイレントモードにする必要があります。

マルチタスクモード。

労働者がすぐに仕事をしようとした場合たくさんのタスクを効率的に完了することはできず、ほとんどのタスクは完全に完了しないことになります。

退屈。

一般的な退屈感により、労働者は常に仕事から気が散り、最も困難なタスクを後回しにせざるを得なくなります。この感情を取り除くには、タスクを完了することに興味を持ち、それを刺激する必要があります。ボーナスと現金報酬がこれに役立ちます。

飢え。

空腹は内部の刺激物でもあり、タスクを完了することに 100% 集中できなくなります。事前に食事を徹底的に検討し、すぐに空腹を満たすのに役立つ軽食を摂取する必要があります。

気を散らす癖。

常に仕事から気が散ると仕事の効率が大幅に低下するため、携帯電話やその他の機器、同僚、自分の考えなど、気が散るものを排除する必要があります。

時間の無駄をなくす。

職場での個人的な事柄や会話の総数を最小限に抑える努力が必要です。仕事に参加するプロセスにはコストもかかるため、気が散るたびにこのプロセスはますます困難になります。

休息と栄養補給のためだけに短い休憩を取る必要がありますが、それは時間を設定する。オフィスでは、家庭の問題や心配事は忘れるべきです。これは良い効果しかありません。

オフィスでの先延ばしをなくすための最も効果的なルールがいくつかあります。

同僚との空虚な会話に気を取られないようにしてください。

膨大なレポートや複雑な課題を完了するには、通常、多くの時間がかかります。割り当てられた時間を守る必要がありますが、話し合っても、落ち着いて効率的に作業できる時間を奪われるだけです。

チーム内の騒々しい環境も非常に不安になる可能性があるため、全員から自分を抽象化する方法を学ぶ必要があります。 これに問題がある場合は、オフィスを変更する問題について上司と話し合ってください。

計画を立ててください。

やるべきことをすべて記録する方法を学び、このリストに目を通すことに慣れておく必要があります。あなた自身がこれを忘れた場合は、携帯電話にリマインダーを設定する必要があります。

タスクを分散するときは、時間帯を考慮する価値があります。朝と夕方は、注意と集中力が必要な最も難しいタスクを実行するのに最適な時間です。

バッチモードで通信を送信したり、電子メールをチェックしたりする必要があります。

30 分ごとにそのような作業に専念する必要はなく、新しいメールをチェックする時間を特定するのが最も効果的です。 Eメール。ファイルの送信にも同じルールが適用されます。ファイルは時間をかけて蓄積し、一度にすべて送信する方が賢明です。

管理者の労働時間の合理的な編成

リーダーとして、あなたはまず、1 日ですべてを完了する時間があるかどうかという質問に答える必要があります。多くのアナリストはマネージャーの労働時間の問題に注目しています。その結果、割り当てられたすべてのタスクを 1 日で完了できるのは 100 人中 8% だけであることがわかりました。

このような結果になるのはさまざまな理由によるもので、マネージャーは通常次のようなことを主張しています。

彼らは急いでいます。
彼らは自分で時間を計画することはまったくありません。
仕事が正しく整理されていない。
適切に動機付けられていない。

成功し、有能な企業リーダーになる方法をお読みください。

フォーミュラ60～40

この原則は、ほとんどの計画を占める勤務時間の部分が総勤務時間の 60% を超えてはいけない、というものです。これは計画されたアクティブな活動の期間です。

残りの 40 パーセントは、次の 2 つのグループのアクティビティに使用する必要があります。

予定外の仕事や事務。
管理活動。

仕事の活動を適切に計画することで、自己教育、スキルの向上、能力開発、実りある活動のための時間をさらに確保することができます。

部下のモチベーションを高める

立場に関係なく、すべての従業員は何らかのモチベーションを必要とします。部下のパフォーマンスと仕事の質のレベルを大幅に向上させるのに役立ちます。モチベーションには、物質的な報酬やボーナス、または資金を投資せずに従業員を励ますことができます。

より明確にするために、次の例を考えてみましょう。

ロシア連邦における大規模組織の管理の目標は、ビジネス上の確固たる評判を築き、これに全従業員を巻き込むことでした。これは特別な動機付けシステムを使用して行う必要がありました。

その意味は、すべての人が割り当てられたすべてのタスクを 6 か月以内に完了することを条件に、すべての職員に有形および非物質的なボーナスを提供することでした。リンクをたどると、それが何であるか、そしてそれを正しく整理する方法を読むことができます。

このシステムの導入後、すべての部下のパフォーマンスが 30% 向上し、従業員はすべてのタスクにもっと責任を持って取り組むようになり、マネージャーに対する忠誠度が高まりました。

結論

時間を賢く使うためのさまざまな方法は数多くありますが、この記事ではその中で最も一般的な方法を検討しました。

最も重要なことは、自分にとって最も快適な方法を選択し、少なくとも2週間はそれを続けて健康的な習慣を身に付けることです。

作業プロセスの既存の欠点をすべて取り除くために、完了したタスクを毎日要約する必要があります。

すべてを管理するにはどうすればよいですか? 労働時間を調整するためのヒントについては、次のビデオで説明しています。

自分の時間をいかに有効に使うかについて一度も考えたことのない人は、やがて、際限なく続く一連のタスク（それぞれが独自の意味で重要である）を、もはや労働時間だけでなく、労働時間内にも押し込むことができない状況に直面することになる。 1 日を計算する時間は 24 時間です。しかし、次の日は同じように緊急の新しい問題に満ちており、その人は自分の状況が絶望的であることを理解し始めます。

一般的には役に立たない作業に多くの時間が費やされることがよくあります。

おそらく誰もが人生で少なくとも一度は同じような状況に遭遇したことがあります。時間のプレッシャーに迫られ、何もする時間がないことに気づき、その結果賢明に考える能力を失った私たちは、直感的にはどうにもならないと告げているにもかかわらず、一度にすべてを手に入れる準備ができています。このような状況で行う最善の方法は、落ち着いて何もせずに15〜20分間座ることです。その後、今日はまだ何かをする時間がないという事実を受け入れ、残りの時間でまだできることを自分自身で強調してください。

症例グループ

1 日にしなければならないことのリストには、ビジネス会議、文書作成作業、その他マネージャーの専門的職務に関連するものが含まれます。たとえあなたが絶望的な仕事中毒で、会社に際限なく献身的だったとしても、他の人と同じように、特定の時間には食べ、眠り、休まなければなりません。これらは習慣的で反復的な活動であり、避けることはできませんが、当然ながら時間がかかります。

生命を維持し、当然のことながら予測可能な日々の活動を除けば、予期せぬ、そしてしばしば緊急を要する何かが起こらない日はほとんどありません。

一日を組み立てる際に区別できるもう 1 つのアクティビティグループは、計画されたアクティビティです。このブロックには、仕事でやらなければならないことの重要な部分と、家庭でのちょっとした事柄が含まれており、時間や重要度に応じて事前に配布しておくと非常に役立ちます。

前述したすべての種類のアクティビティを 1 日を通して正しく配分するには、まず、どれが最も重要でどれが最も重要でないかを自分で決定する必要があります。つまり、優先順位を設定する必要があります。

時間を合理的に使いたい人は、緊急の用事が発生する可能性も考慮する必要があります。

モチベーションに十分な注意が払われ、専門的な成長が会社全体の成功に対する従業員の実際の貢献に依存する組織では、通常、個人の目標と会社の目標は相互に関連しており、一部の目標は他の目標を犠牲にして達成されることに留意する必要があります。

優先順位の設定

各個人にとって特定の現象の優先順位は、主にその人が自分自身にどのような人生の目標を設定するかによって決まります。しかし、組織で指導的な立場にある場合は、個人の目標と会社の目標を関連付け、これに基づいて、最初に重点を置く必要がある優先順位のリストを作成する必要があります。

個人的な目標のリストに物質的な幸福とキャリアの成長が含まれる場合、最も重要なのは信頼できる方法これを達成するには、所属する組織の目標を効果的に達成するためにあらゆる努力を払う必要があります。そのためには、まず何に時間を費やす必要があるかを判断することを学ぶ必要があります。

マネージャーが優先順位を設定できる領域のリストは非常に広範囲に及びます。しかし、マネージャーの仕事の主な領域は人々との協働と情報の取り扱いであるため、最初に注意を払う必要があるのはこれらの分野です。

個人的な連絡先

人々との個人的な連絡の分野で優先順位を設定するとき、マネージャーはまず、最も頻繁に連絡を取る人のリストを作成する必要があります。誰がどのような理由で連絡を取ったのか（たとえば 1 週間以内）を記録することで、マネージャーは多くの連絡が役に立たなかったことが明確にわかります。しかし、彼はこれで時間を無駄にしたのです！

「時間泥棒たち」

最も非生産的な接触は、ポジティブなことを何も提供できないだけでなく、自分の責任をリーダーの肩に押し付けようとする人々との接触です。さらに、彼らはまさに効率を向上させたいという欲求によってこれを動機付けています。「イワン・イワノビッチさん、N 社に電話していただけますか。普通の従業員である私よりも、あなたの方がこの問題をはるかに早く解決します。」そして今、イワン・イワノビッチは、リーダーとしての直接の責任に加えて、部下からの任務も受けており、彼はその部下に対して恩義があるようだ。

従業員と協力するとき、マネージャーは、たとえ手助けに同意したとしても、この問題が一瞬たりとも自分の問題になるわけではないことを明確かつ明確に明らかにする必要があります。

接触を排除するのが最善の対話者のもう1つのグループは、過去の人々です。

組織で働いている間、彼はまさにそのような問題を解決することに対して給与を受け取っているのであり、その解決の成功に対して彼以外の誰も責任を負うべきではないことを部下に思い出させる必要があります。

「過去からの影」

かつて学んだ学校の同級生、昔卒業した研究所の同級生、大学の同僚前職- これらはすべて、あなたが長い間関係を持っていない人々です共通した興味そしてそれらが将来現れることを期待することは困難です。したがって、そのような勧告がどれほど厳しいように見えても、そのような人々との接触はできるだけ早く遮断されなければなりません。それらはあなたを過去に引きずり込むでしょう、そしてあなたは未来について考えるべきです。

連絡先のリストを分析することで、管理者はコミュニケーションをとるべきではない人々に関する情報を入手できるだけでなく、誰とコミュニケーションをとることで間違いなく利益をもたらす人々を自分自身でより明確に特定することもできます。これには、いつでもヒントを与えたり、何かを教えたりできる経験豊富なマネージャーが含まれる場合があります。部下が創造的に仕事をしていて、新しいアイデアを提案する準備ができている場合は、その部下と話すことも役立つかもしれません。このような連絡を取るための時間は、常に効果的なマネージャーのスケジュールに組み込む必要があります。

情報の流れ

情報交換の分野で優先順位を設定するとき、管理者はまず、組織に流入するすべての情報の流れを 3 つの主要なグループに分配する必要があります。

最初のグループ: マネージャーに直接届く情報

これには、署名用の文書、会社の常連の大口顧客からの情報、社内の問題や成果に関する機能部門の責任者からの報告、組織の存続を脅かす緊急事態に関するメッセージなどが含まれます。

2 番目のグループ: 情報はその後マネージャーに届きます。前処理

管理者が一部の情報メッセージを完全に検討する必要はまったくありません。たとえば、特定の原材料のサプライヤーを選択する場合、供給サービスの専門家によって利用可能な提案の事前調査が行われます。彼らは、価格と品質の比率に基づいて最も受け入れられるオプションを選択し、その後でマネージャーに、あまり時間をかけずに最終的なオプションを選択できる小さなオプションのリストを提示します。

3番目のグループ: 管理者に渡すべきではない情報

これは、生産部門の従業員が日常の職務を遂行するために必要な最新の情報です。例えば、製造された製品の品質を確保するためには、製造工程の各段階で管理を行う必要がありますが、その管理結果に関する情報は、基準からの大幅な逸脱が発生した場合にのみ管理者の所有物となります。プロセスが正常に進行する場合、このことを管理者に特に通知する必要はなく、デフォルトで問題がないとみなされます。

情報の流れを分散し、自分自身で使用する情報を強調した後、マネージャーはここでも一種の分類を実行する必要があります。

多くの場合、情報の相対的な重要性はマネージャーによって直感的に評価されます。彼は無意識のうちに、働いた後、こう暗示します。十分な時間この組織では、彼は組織のニーズを理解することができ、組織にとって何が重要で何が二の次であるかを判断する能力が非常に優れています。

しかし、リーダーがメッセージの重要性を評価する際のガイドとして組織の目標を使用する場合、優先順位はより正確に設定されます。この場合、情報の重要性は、誰かの主観的な考えに関係なく、目標の達成に与える可能性のある影響の規模に基づいて評価されます。この基準により、メッセージを重要度の順に明確に配布できるようになり、マネージャーの時間が無駄にならないことが保証されます。

スケジュールと計画の使用

マネージャーの時間がより詳細に構成されればされるほど、より効率的に時間を費やすことができます。そのため、各タスクに非常に具体的な限られた時間を割り当てた勤務日のスケジュールを作成することが推奨されます。しかし、このようなスケジュールだけが、マネージャーが時間の支出をより明確に調整できる唯一のツールではありません。

情報の処理に割り当てられた時間をできるだけ効率的に使用するには、利用可能なすべてのメッセージを重要度に応じて分類する必要があります。

たとえマネージャーが、どのような問題について議論する必要があるかについてかなり明確なアイデアを持っているように見えても、それを紙に書こうとすると、支離滅裂な言葉の寄せ集めになってしまうことに気づくかもしれません。

マネージャーの労働時間の大部分が、あらゆる種類の会議や会議の開催に費やされていることは周知の事実です。そしてここには時間を節約するための非常に大きなリソースがあります。

会議を計画する

マネージャーが会議を開催する前に事前準備に時間を費やすと、事前に計画されたイベントが自然発生的なイベントとどのように異なるかを理解できるようになります。したがって、会議を開催する前に、いくつかの点に注意することが役立ちます。

議題

たとえ朝の短い計画会議であっても、マネージャーが現時点で関連する問題のリストを持っていれば、その日の業務について話し合う際に対処する必要があるため、より効果的になります。組織の戦略的側面に関して長時間の会議を開催する場合は、計画を立てることがさらに重要です。

使った時間

多くの場合、議論や討論が予想される会議中にさまざまな意見、特定の問題を検討するのにどれくらいの時間がかかるかを正確に予測することは不可能です。このような場合、マネージャーは各問題の議論に費やすことができる最大時間を自分で決定し、確立されたルールを厳密に遵守する必要があります。そうしないと、会議はいつまでも長引き、結果は決して達成されません。

言葉遣いの明確さ

会議の計画や議題を作成するときは、議題項目ができるだけ具体的に策定されるように注意する必要があります。たとえば、企業の従業員のモチベーションを高める方法について議論することに注意を払うつもりであれば、「仕事を活性化するための追加の方法を検討する」という一般的な表現の代わりに、具体的なリストを作成する方がはるかに効果的です。可能な方法。この議題項目が次のようなものであれば、議論はより迅速かつ効果的に進むでしょう。「追加刺激の最も適切な方法を次から選択してください。」

生産基準を超えた場合のボーナス。

四半期、半年、毎年のボーナス。

無料の食事;

医療費等の一部負担」

アジェンダを使用すると、非生産的な時間を削減し、議論をより明確に整理して、重要でない詳細に気を取られずに主要なことに集中することができます。

会議の結果をまとめることで、決定の実施を確実に管理できるようになります。会議の有効性をさらに保証するものとなります。

要約する

会議後はその結果を記録する必要があり、行われた決定、期限と責任者を示す割り当てられたタスク。

勤務スケジュール

会議のスケジュール、勤務日のスケジュール、週次および月次の計画を作成することで、明確に定義されたカレンダー間隔内で仕事を整理できます。しかし、組織内のすべての仕事が月の 1 日に始まり 31 日に終わるわけではありません。開発中の生産サイクルやプロジェクトのほとんどは、月や年の初めや終わりに期限が定められていません。

たとえば、家を建てる場合、工事の一部を完了するカレンダーの期限が決定され、それと並行して、建設段階を完了するために必要な時間コストのスケジュールが優先順位の順に作成されます。ボックス、室内装飾、グレージング、作成内部システム通信、電気、ガス、水道など

カレンダー計画の作成に加えて、通常、生産プロセスを正常に実行するために必要な特定の作業のスケジュールも作成されます。

作業スケジュールとカレンダー計画を並行して使用することで、プロセス全体の時間コストをより正確に調整できます。

スケジュールや計画を作成すること自体には時間がかかりますが、高品質の作業計画を作成することで数時間、場合によっては数日を節約できるため、それだけの価値は十分にあります。

したがって、マネージャーの目の前にはスケジュールが表示され、たとえば、完了までに必要な時間が示されます。室内装飾家で、そしてカレンダープラン, ここには、各入学を完了するための期限が示されています。たとえば、玄関が 5 つある家を 60 日で完全に仕上げるスケジュールが設定されている場合、管理者は月の 1 日に仕事を開始する予定で、そのタスクを部下に割り当てて、家の仕上げを完了させることになります。初回入場は12日まで。

ほとんどの場合、何らかの逸脱が発生することを考慮すると、マネージャーには、単純で予測可能な作業を完了するために必要な時間を短縮する機会があり、それによって予備時間を割り当てることができます。予想外の出費複雑な作業と驚きに満ちた時間。したがって、カレンダーの締め切りは変動しますが、一連の作業全体は予定通りに完了します。

ここで重要なことは、すべてを提供しようとして夢中になりすぎないことです。考えられるニュアンスただし、最も重要なタスクを確実に完了すれば、二次的なタスクを完了するのは簡単であることを覚えておいてください。しかし、細部に注意を分散すると、戦略も達成もできず、何も得られないまま終わる可能性があります。現在の結果.

パレートの法則

一般に、このルールは、システムの結果の 80% がコストの 20% によって提供されることを示しています。この法則は、19世紀にイタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートによって導き出されました。彼は富の分配を研究しているときに、ほとんどの資金が人口のより少数の人々の手に集中しているという事実に注目し、そこから富の分配だけを示すものではない20:80という比率を導き出しました。 , だけでなく、かなり広範囲のさまざまな現象も含まれます。

この法則は、労働時間の使い方に関して、特定のタスクに費やされる時間のわずか 20% だけが最大の効果をもたらすことを意味します。その後、効用の単位を取得するために費やされる努力の量は増加し、最終的には、得られる結果がコストにまったく不十分であることが判明します。

例

芝刈り機で芝生を刈る場合、すべての芝生の葉が同じ長さになることはほとんどありませんが、理想的ではありませんが、かなり短い時間で満足できる結果を得ることができます。完全に均一な「カーペット」を作成しようとして作業を続ける場合、追加の測定と切断に数日費やした後、ほぼ同じものが得られますが、時間と労力のコストははるかに高くなります。

10 分間の会話の後にクライアントが取引への同意を確認した場合、さらに 30 分かけて自分がいかに幸運であるかを伝える必要はありません。他のクライアントから同意を得ようとすることで、この時間をより効果的に費やすことができます。

重要なポイント

マネージャーにとって、パレートの法則は 2 つの非常に重要な結論につながるため、役立ちます。

何事も慎重にやろうとしすぎないでください

優先順位付けについてはすでにここで述べましたが、最も重要なタスクのリストが小さいことは明らかです。組織の主な目標の達成はその実行の徹底に依存するため、この一連のタスクは 100% 実行する必要がある作業です。他のすべての事項を詳細に検討して時間を無駄にする必要はまったくありません。

それぞれの場合において、いつ完了したと見なされるかを決定する必要があります。

管理業務においてクロージャを生み出すのは難しい。マネージャーは常に新しいアイデア、仕事の効率を向上させる方法を探していますが、時には仕事を実行する過程で次々と新しいアイデアが生まれ、その仕事が完了できないという事実につながることがあります。これを避けるために、マネージャーは、特定の問題を解決するときに達成する必要がある具体的な実際的な結果を常に想像する必要があります。パレートの法則に従って、その実装に費やされるさらなる努力は非生産的に使用されるため、そのような結果が達成されたらすぐに作業を停止する必要があります。

したがって、パレートの法則は、そのような資質を持つマネージャーにとって、副次的なことに散在することなく、主要なことに努力を集中する能力の重要性を再度確認します。専門的な会議を開催するときに明確に定義された目標を設定し、情報を勉強するときに答える必要がある質問を意識的に行うことで、実際に費用をかけて最大限の結果を得ることができます。最小限の量時間と労力。

20:80 の比率は、マネージャーの活動の他の側面を分析するときにも使用できます。たとえば、専門家とのコンタクトの分野では、会議の 20% のみが有効性の大部分 (80%) を提供する可能性が非常に高くなります。同様に、マネージャーが毎日勉強しなければならない情報に関しても、本当に役に立つのはほんの一部 (20%) であると考えられます。

日々の専門的な業務を最大限の効率で遂行する方法を学んだとしても、何か別のことに努力しなければ、マネージャーは経営者の目には有望な従業員とは映らないでしょう。

仮定

しかし、この法律には別の側面もあります。マネージャーは優先順位だけに注意を集中すると、限られた範囲の現象の中に自分がいることに気づき、成長の機会を逃してしまう危険があります。

したがって、たとえ時間の節約によって説明されたとしても、活動を当面の実用上重要な問題だけに限定する価値はありません。人と会うとき、誰が最も前向きな対話者になるかを事前に知ることはできません。情報を勉強するときは、すべてを 100% 勉強しなければ、非常に有益な 20% を強調することができます。したがって、この法律の使用には創造的なアプローチが必要です。

開発指向のマネージャーは、結果の 80% を生み出す最も重要なタスクの 20% だけでなく、他のアクティビティの時間を常にスケジュールに組み込むことができます。

自己啓発計画

労働時間の使用効率を高めるために、ある段階に達したマネージャーは、仕事の習慣を変えるという問題に直面します。一日の中で費やされる時間を研究すると、管理者は必然的に、その仕事またはその仕事に割り当てられる時間を量的に削減しても、あまり全体的な結果は得られないという結論に達します。時間短縮の状況が真の画期的な進歩であると評価されるためには、質的な変化が必要です。

そして、ここでマネージャーは、勤務中に何をするかではなく、それをどのように行うかを考える必要があります。言い換えれば、彼は自分の仕事スキルを詳細に検討し、効率と改善の機会の観点からそれらを評価する必要があります。つまり、個人的な方向性を自分で決定する必要があります。専門能力開発.

同僚とのコミュニケーション、専門書を含む文献の読書、部下の問題への注意は、生産性に直接影響はありませんが、快適な雰囲気を作り出し、組織内の心理的風土を改善し、結果として同じ生産性を目指して努力します。。

仕事習慣の分析

自分の仕事の習慣を特定することは、一見すると簡単そうに見えるかもしれません。原則として、人は自分がどのように働くかについて考えず、ただタスクを完了するだけであり、多くの場合、特定のアクションが異なる方法で実行できることさえ思いつきません。したがって、日常のどのような行為が仕事のスキルとして分類されるかを覚えようとすることは、まったく無駄な作業です。これらのスキルはすでに第二の天性となっており、何も考えずに使用しており、このトピックに関する何かを覚えようとしても時間の無駄になるだけです。

長期間（少なくとも 2 ～ 3 か月）にわたって実際に費やした時間の実際の状況を目の前にすれば、マネージャーはすでに自分の仕事スキルについてある程度のアイデアを得ることができます。しかし、そのような記録を創造的に扱うと、その有用性が数倍高まり、より完全な全体像を得ることができます。個人的なスタイル仕事。

日記のメリット

日記をつけることはとうの昔に時代遅れになっていますが、無駄です。ありきたりな固定観念に従い、日記をつけるのは時代遅れの、あるいは他に他にやることのない若すぎる女性の特権だと多くの人が考えています。

日記が自分の職業上のアイデンティティを定義し評価するのに真に役立つためには、正確にどのように書くべきかについてのいくつかの質問に答える必要があります。

自分の行動や印象を毎日記録することは、自分自身についてもっと知りたいと思っている人にとって、非常に現実的で実用的な利益をもたらす可能性があります。

いつ録音するか

時間の記録を残すこと自体に時間がかかり、多くのマネージャーはもう一秒も余裕がないと言うでしょうが、ここでは日記のようなものを紹介します。そして一般的に（これも大きな質問ですが）、こうした子供向けゲームから何か利益は得られるのでしょうか？これには何と答えられますか? 確かに、時間を学ぶには時間がかかりますが、今の時間の使い方を学ばなければ、時間をより効果的に使う方法を学ぶことはできません。

したがって、感情に惑わされずに、1日のうち10〜15分間、混乱せずに落ち着いて作業を要約し、書面に記録できる時間があるかどうかを判断することをお勧めします。これは、職場を出て自宅に戻る前の時間、部下がすでに帰り、すべての仕事が完了し、オフィスが静かで、短時間集中してその日がどうだったかを思い出すのに非常に適した雰囲気である可能性があります。

夜、寝る前に家で過ごす時間もとても適しています。最も騒々しい家族であっても、このような瞬間には通常、すべてが落ち着き、自分自身に時間を費やすことができます。その日に起こったすべてのことを思い出し、それらの出来事を書面に反映するときは、記録は自分自身の仕事の習慣を最も正確に反映するために個人的な使用のためにのみ保存されることを覚えておく必要があり、そのため、自分の行動を美化したり、謙虚さを誇示したりしてはなりません。

何を書き留めるべきか

専門的な日記にできるだけ多くの有用な情報を含め、できるだけ具体的かつ簡潔にするには、各エントリを 3 つの位置に分割する必要があります。

1. 今日は仕事で具体的に何をしましたか?

2. これらのアクションをどのように実行しましたか?

3. なぜ他の方法ではなく、この方法でこの作業を行ったのですか?

投稿の有用性を高める方法

時間の使い方の有効性を分析し評価するために、日記に書かれた内容について長々と考え込む必要はまったくありません。このような評価は、同じ記録の中ですぐに行うことができます。これを行うには、特定のタスクがどの程度うまく完了したか、または不十分であったか、またタスクの実行方法についてコメントがあるかどうかを示すいくつかの記号を自分で考え出すだけです。

これら 3 つの観点から、-h..1 日に実行される各操作にアプローチすることで、 h自分の労働時間の使い方を完全に把握できるだけでなく、その使い方の有効性を分析および評価するための前提条件を作成することもできます。

従来のサインのシステムはすぐに習慣になり、多くの労力を必要としません。

従来の標識

あまり煩わしくないように、最も単純な記号を使用することをお勧めします。たとえば、指定されたタスクの後に括弧内に置かれた感嘆符は、あなたの意見では、そのタスクが「非常に」完了したことを意味する場合があります。また、エントリに直線の下線が引かれている場合は、実行中に考慮すべき問題が発生したことを意味します。

従来の標識システムを使用する利点は明らかです。数週間にわたってメモを見直すことで、個人の仕事の習慣や、特定の仕事のやり方の長所と短所を明確に把握できるようになります。

結果

いつ、どのようにメモを取るかを決めたら、一日も欠かさず、自分に譲歩せず、自分の怠惰を病気だと説明しようとせずに、数週間辛抱強く注意深く日記を記入する必要があります。すべてを正しく行えば、記録によって次のことが判断できるため、比較的短期間でかなりの報酬が得られます。

総予算のうち、各種類の作業に費やされる時間の割合。

管理に関連する基本的な機能に費やされる相対的な時間を反映する割合。

日々の練習に関連する反復的なタスクに費やされる時間。

1 回限りの管理アクションに費やされる時間。

毎日の繰り返しのタスクをどのように実行しているかを記録全体で追跡すると、これらのタスクにかかる時間を節約できる機会がたくさんあることがわかります。

これらの純粋に数学的な計算に加えて、日記からは、デジタルでは計算できない、定性的な性質を持つ多くの有用な情報が得られます。確かに、あなたが行う仕事の半分は、ビジネスに悪影響を与えることなく他の従業員に任せることができ、これにより多くの自由時間が得られ、たとえば資格の向上など、より大きな利益を得ることができます。

日記を使った勤務日の分析

一日の中でやるべきことをじっくり考えてみると、素晴らしい発見があるかもしれません。たとえば、特定の儀式を観察することで、単に習慣から多くの機能を実行していることが判明するかもしれませんが、これらの機能を実行することは実際的な有用性をもたらしません。

日記の内容を分析することで、頭の中でその日の典型的な勤務パターンを描き、その欠点やボトルネックをすべて特定することができます。

場合によっては、マネージャーが、これらのタスクの結果がすぐに必要になるわけではないと考えずに、特定の問題の解決に時間を費やしていたことが判明することがあります。たとえば、勤務時間の初めにすべての通信を確認するのではなく、書簡や書類を分類し、問題が関連してきたまさにその瞬間に特定の問題に関する情報を提供するように秘書に指示する方がはるかに効果的です。

リーダーは最も重要な仕事を最初に実行し、優先タスクに時間を費やさなければなりません。

解析スキーム

日記をもとにサンプルリスト日々のタスクを合理化することができます。明確に答えることで、リストにある仕事をより効率的に完了できます。次の質問:

この仕事の本当の目的は何か、それは本当に必要なのか、その結果はどうあるべきか、もっとできることはあるのか簡単な方法で;

この作業の優先順位は何ですか。これは必須ですか、それともリストから完全に除外できますか? 日々の仕事;

委任することは可能ですかこの作品.

リストされているすべての項目を考慮して毎日のタスクを調整すると、作業日の計画がより効果的になります。これに基づいて、勤務日の最新のより最適なスケジュールを作成する必要があります。

に新しい計画本当に効果的であるためには、柔軟性がなければなりません。

計画の柔軟性

作業時間を計画するということは、すべての動作を分ごとに概説する厳密なスケジュールを作成し、何があってもそれを守る必要があるという意味ではありません。さらに、このような方針は非生産的な時間の浪費につながる可能性が高く、計画されていた会議が予期せず中断されるとマネージャーは混乱する可能性があり、この予期せぬ休憩をどうすればよいのか分からなくなるからです。

時間を効果的に活用するための実際の計画には、当初意図した主な目標に加えて、追加の目標も含める必要があります。この場合、何らかのイベントが予期せずキャンセルされた場合、マネージャーは計画されている追加作業のリストを確認するだけで、結果として生じる期間をどのように最大限に活用できるかを理解できます。

部下と協力する時間

柔軟性に加えて、労働時間の使用に関して新たに最適化された計画を立てるときは、部下との作業に費やす時間をより明確に規制する必要があります。これを行うには、次のものが必要です。

部下がマネージャーに連絡できる時間を明確に定め、それ以外の時間は緊急の場合にのみマネージャーの邪魔をしてもよいことを説明します。

部下に、マネージャーに問い合わせている問題の本質をできるだけ明確かつ具体的に提示するよう要求します。

何らかの問題をマネージャーに相談するときは、部下もそれを解決できる可能性のある方法を提示する必要があることを原則として考えてください。

勤務時間の最新の予算を作成するときは、事件に直接関係のないあらゆる種類の事実の評価や、不必要な管理上の決定に過去にどれだけの時間が費やされたかを分析する必要があります。新しい予算では、このような非生産的な時間の支出は避けなければなりません。

場合によっては、外部環境が、その活動のいずれかの分野で組織が深刻な脅威に直面しようとしているかもしれないとマネージャーに思われるような形で発展することがあります。彼は認識された脅威を防ぐために行動を開始しましたが、その後、状況はそれほど危機的ではなく、時間を無駄にしたことが判明しました。

時間を有効に使いたいマネージャーは、実務的な問題のみに対処する必要があります。

損失を防ぐために、マネージャーは仕事において次のものに頼らなければなりません。本当の事実、予感に基づいてではなく、実際に存在する問題のみを解決します。

勤務日の最適化

自分の仕事習慣を分析し、改善する方法を決定し、労働時間を計画するためのより最適な新しい計画を開発したマネージャーは、本当のチャンス経営活動の効率を向上させ、さらなる発展への新たな展望を切り開きます。専門的発展.

2. 時間ロスを最小限に抑える方法

新しいものを分析し、開発する過程で、効果的な方法労働時間の使い方については、ある程度の考慮が必要です実践的な推奨事項無駄な時間を減らすために。

一度に 1 つのことだけを行う

特定の問題に完全に集中すると、問題を迅速に解決でき、有益な結果を最大限に得ることができます。

単純な毎日の繰り返しタスクを自動化する

私たちが自動的に行う行動は、最終的には気づかなくなるため、それについて考えることに時間や労力を費やすことがなくなります。しかし、もちろん、最初に、どの単純なタスクを自分で実行して自動化する必要があり、どの単純なタスクを部下に委任する方が良いかを判断するために、自分の勤務日を非常に注意深く分析する必要があります。

何かを達成できなかったとしても自分を責めないでください

罪悪感自体は非常に非生産的な要素であり、意思決定の基礎がまず第一に現実主義であるべき職場環境ではさらに不適切です。何かをする時間がなかったという事実は、不必要な感情を引き起こす理由ではなく、むしろ、仕事の日の計画に特別な注意を払う必要があることを示す症状です。

問題を解決したら、この問題はすでに完了しており、別のことに進む必要があるため、できるだけ早く忘れるのが最善です。

あなたの時間はあなただけのものであり、それをどのように使うかを決めることができるのはあなただけです。

パフォーマンスを最適化しようと努めるときは、交流し、お互いに影響を与え合う人々のことを常に念頭に置いておかなければなりません。

下書きで使用できるものを完成させるために時間を無駄にするのは意味がありません。

有能な上司は有能な部下である

たとえその日の勤務に最適な計算式を見つけることができ、時間を一分も無駄にできなかったとしても、何も得られません。悪い仕事あなたの部下たち。したがって、自分自身を教育すると同時に、部下を教育し、より効果的に責任に対処する方法を教え、リーダーとして部下に継続的な改善を要求することを明確にする必要があります。

完璧になろうとしないでください

新しいタスクを開始するとき、マネージャーはその完了の許容範囲を明確に理解する必要があります。事前打ち合わせをする場合は、潜在的な顧客、提案を図解した小冊子を印刷会社に注文する必要はまったくありません。それらを紙に手書きでスケッチし、会話の中で言及し、クライアントが興味を持ちそうな部分だけをより詳細に検討するだけで十分です。

正しく読むことを学ぶ

色々なテクニックがあります速読しかし、リーダーにとって重要なのは、能力ではありません。短時間最大ページ数を読むことができ、テキスト内の重要な部分を強調表示し、重要でない部分を無視することができます。読んでいる間、余白にメモを取り、重要と思われる部分に強調表示または下線を引くと便利です。これらのテクニックはすべて、読書を効果的にし、本当に必要で役立つ情報に注意を集中させることができます。

儀式を避ける

マネージャーは、秘書経由または予約制でのみ連絡できることを強調することで自分の重要性を示したい場合や、ビジネス文書をレビューするための複雑な複数段階の手順を確立する場合があります。このような方針は、組織の全体的な目標の達成に悪影響を与えるだけでなく、ほとんどの場合、マネージャー自身の仕事にも支障をきたします。このような連絡を効率化するには、各従業員がマネージャーに直接質問できる特別な時間を割り当てるだけで十分です。

労働時間を有効に活用するには、従業員とのやり取りのパターンを可能な限り簡素化する必要があります。

ゆっくりしてください

「ゆっくり急げ」ということわざがありますが、これに異論を唱えるのは難しいでしょう。

計画されたタスクを冷静かつ慎重に実行することが、意図した結果を首尾よく達成する鍵となります。時間に追われ、時間内に仕事が終わらないことが明らかな状況では、一時的な要因に加えて心理的要因も作用し、ミスを犯す可能性が何倍にも高まります。したがって、そのような状態に至らないことが最善であり、緊急事態が発生した場合には、当初の計画を調整し、作業を最小限に抑えるように再配置するように努める必要があります。マイナスの結果。このような状況では、雰囲気をエスカレートさせたり、あなたの行動でさらに緊張を引き起こすことは厳密に禁忌です。

オフィス機器をもっと積極的に活用する

現代の産業では、管理者が生産プロセスをより効果的に組織できるようにする膨大な数の補助ツールが生産されています。これには複雑な内容も含まれます技術的手段、コンピューター、コピー機、スキャナー、通常のデスクトップデスク、または書類を分類し、その時点で必要な書類や手紙をすぐに見つけることができる色とりどりのフォルダーなどです。

休暇を計画しましょう

休んでリラックスする必要があるのは、機会があったときではなく、疲れているときです。仕事で忙しい一日の真っ只中には、それがまったく現れなかったり、その頃にはただ倒れてしまったりするかもしれません。勤務時間全体を通じて常に良好な状態を保つためには、短時間ですがかなり頻繁に休憩をとってリラックスする必要があります。

有能なマネージャーは補助ツールを無視すべきではありません。正しく使用すれば、多くの時間を節約できるからです。

時々、目を閉じて椅子にもたれかかるだけで、新たな力が湧き出てくるのを感じるのに十分な場合があります。

あなた自身が時間を大切にする方法を知っているのを見て、あなたの周りの人たちはあなたの時間を大切にするようになるでしょう。

スケジュールに同意する

自分の作業時間を計画するときは、他の人の時間を忘れてはいけません。 1 つの組織の従業員は常に相互に連絡しており、会議や会議の時間を設定するときは、同僚の予定や部下の勤務スケジュールと調整する必要があります。

「ノー」の言い方を知る

対応力は優れた資質ですが、些細なことで仕事を奪われるリーダーは、そのポジションに任命された任務を完遂することはできません。したがって、部下や同僚と連絡を取るときは、彼らがどのくらいの時間を必要とするかを直ちに明確にし、現時点でそのような時間的余裕がない場合は、会議のスケジュールを変更してください。

愛の順序

マネージャーがその日の労働時間を分析すると、そのほぼ 10% が机の上に積まれた書類の山をひっくり返して並べ替えるのに費やされていたことに驚くことがあります。各文書にはそれぞれの場所があります。これは、作業を効率的に整理し、必要なときに適切な用紙を手にできるようにするためのルールです。

デスクトップが混乱し、必要な書類を見つけるのに余分な時間がかかり、密かに大幅な時間のロスにつながります。

常に目標を設定する

おそらくそれ主な推奨事項時間の効率的な使い方について。目標を達成しようと努力しなければ、それを実行する時間は必要ありません。長期的な戦略的目標を念頭に置きながら、現在の日々の成果を忘れてはなりません。自分が目指している結果を常に念頭に置くことで、気づかないうちに、より組織的に行動できるようになり、些細なことで時間を無駄にすることなく、すべての注意とエネルギーを主要なことに注ぐことができるようになります。

仕事を始めるときは、なぜこれを行うのかという質問に対する正確な答えを知る必要があります。

説明書

遅く寝て早く起きれば、生産性は話になりません。ただし、十分な睡眠をとる機会があるからといって、覚醒状態になるとは限りません。たとえ目が覚めてコーヒーを飲んで、仕事の準備ができているように見えても、気が散ることがあります。たとえば、ソーシャルネットワークにアクセスして友人と数時間話すことができます。

テレビにも同じ効果があります。ニュースをつけて 5 分間視聴しましたが、その後、興味深い番組を 30 分間視聴する価値があると判断します。チャンネルをクリックし始めても何も見つからず、時間が無駄になってしまいます。

ほぼ全員がインターネットを使用し、ほぼ全員がソーシャルネットワークを持っています。ニュースを見たり、メールをチェックしたりせずにはいられません。もちろん、これに費やすのは 5 分以内だと思われますが、最終的には数時間滞在することになります。その結果、夜更かしすることになります。

時間通りに寝てください。そうすれば、すっきりと目覚めることができ、目覚める時間を無駄にする必要がなくなります。

緊急の用件がある場合は、退屈で無意味な会話をやめてください。あなたの理由は正当なので、対話者を怒らせることを恐れないでください。

テレビを見る場合は、具体的なものを選択してください。そのような楽しみは最小限に抑えてください。インターネットも同様です。何もすることがないのにウェブサイトをサーフィンしても意味がありません。

時間追跡のアイデアは新しいものではありませんが、非常に効果的です。なぜ常に時間が足りないのかを理解するには、時間がどこに流れているのかを理解する必要があります。時間追跡技術がこれに役立ちます。

時間の概念は非常に抽象的であるため、最初に行うべきことは、時間を具体的なものとして定義することです。たとえば、時間と食べ物を関連付けることです。時間を無駄にすることはファーストフードやジャンクフードを食べるのと同じですが、それを追跡することは一種の食事日記です。これは非常に規律正しいことです。お気に入りのテレビ番組の「無害な」エピソードごとに、週に 20 時間の費用がかかることを紙で確認すると、それを変えたいと思うでしょう。

時間追跡の利点には、生産性を向上させるための適切な手法を特定できること、タスクに費やした時間の過大評価または過小評価を判断できること、責任感の育成、より多くのことを達成し、より集中してタスクに集中できることなどが挙げられます。手元に。

最も生産的な時間追跡を行うには、次の 3 つのルールに従ってください。正直, 恒常, つまらないこと(時間ではなく分単位で時間を測定します)。次の 2 つのアプローチがあります。 クロノグラフ（15分ごとに今何をしているかを書き留めると）そして タスクを使用した時間追跡(新しいアクティビティに進むたびに時間を記録します)。

もちろん、デジタル手段を使用してユーザーの参加なしで時間を追跡することは可能ですが、このアプローチでは良い結果は得られません。そこで、素敵なノートを購入して、168 時間連続 (正確には 1 週間) の時間を記録してください。

したがって、自分の時間が実際にどこに費やされているか、何に多くの時間を費やし、何にあまり費やさないかを理解することで、時間への取り組み方を賢く調整し、より生産性の高い人になることができます。さらに、「時間日記」をつける習慣を身につけ、時間を正しく過ごし、一日の終わりに寝る前にメモを見直すことで、満足感が高まり、自分にはこの休息がふさわしいと感じることができるようになります。

時間は人生において最も重要なリソースであり、私たちはさまざまな方法で時間を費やしており、人生の成功は時間を有効に活用できるかどうかに大きく依存します。多くの偉大な人物は時間の価値を理解しており、このリソースを無駄にしないように努めました。睡眠、休憩、昼食などの時間が制限されている人もいます。しかし、これらはすでに極端です。実際、毎日の単純な楽しみを奪う必要はありませんが、時間を合理的に管理するだけで十分です。しかし、ご存知のとおり、どこから始めればよいのかすらわからない人も多いでしょう。

実際、時間がないという問題は科学者や研究者の心を悩ませています。普通の人々かなり長い間。合理的な時間の使い方の最も普遍的な方法を開発するには、多くの人の経験が必要です。成功した人々通常、他の人よりも多くのことを成し遂げることができました。これは、作業時間を整理するための簡単なルールを作成するための基礎となりました。

それで、簡単なルール合理的な時間の使い方:

1) 重要なことを重要な順にリストに書きます。これが勤務日の基本的な計画です。そうすれば、この To Do リストを簡単に分析して、時間の正しい使い方を理解することができます。計画内の項目を完了したら、その項目を取り消し線で消し、その隣にそのタスクに費やした時間を記入します。

2) まず第一に、緊急のことだけに注意を払います。重要事項。一般に、重要でないことに時間の 80% が費やされ、生産的なことは時間の 20% しか行われません。また、小さな疑問が非常に大きな疑問を引き起こす可能性もあります。したがって、最初にそれらに対処する必要があります。ここでは、小さなタスクが大量に発生し、最終的に大きな成果が得られず、一日が無駄になったような気分にならないように注意する必要があります。

一つのことだけを行い、小さなことにとらわれず、気を散らさないでください。

3) 最初の問題を解決するまでは、別の問題の解決に進まないでください。結局のところ、計画によれば、それはより高い位置にあり、重要な地位を持っています。注意を別の質問に切り替えると、最初の質問を解決するための直接的なロジックが失われ、後でもう一度掘り下げる必要があります。しかし、そのような行為は健康に悪影響を及ぼします。すぐに飽きて、何かを始めてしまうさらなるエラーとイライラしてしまい、最終的には仕事の質の低下につながります。

4) 少なくとも 1 時間は日常生活から隠れるようにしてください。深刻な問題を解決したり、文書を作成したりする場合には、練習が最も効果的であると考えられています。閉ざされたドア。鍵をかけ、邪魔されないように頼み、留守番電話をオンにするか、電話を完全にオフにします。これには、無料のオフィス、会議室、図書館、またはその他の無料で比較的静かな部屋が適している可能性があります。実践が示すように、孤独の間に、最も重要で必要なタスクは解決されます。

5) 直接訪問するよりも電話を優先します。場合によっては、個人的な訪問には電話よりも利点がありません。関連する質問の多くは電話で回答できることを覚えておいてください。

6) 速く読めるようになりましょう。専門文献や各種資料、パンフレットなどを読むのに時間がかかる場合があります。したがって、マスターすると最も効果的です。特殊装置速読。幸いなことに、現在では読書テクニックを教えるコースや書籍がたくさんあります。なお、管理者は通信の仕分けを別の人に委託することが望ましい。これにより、重要な論文のレビューと選択に費やす時間が短縮されます。

7) 机の上をさまざまな書類で埋め尽くさないでください。原則として、ほとんどの論文は読んだ後すぐに決定を下すことができます。しかし、これは 30% のケースでのみ発生します。ほとんど重要な書類ほとんどの場合、後で落ち着いた雰囲気で作業するために脇に置かれます。しかし、結局のところ、それらを解決するのに十分な時間がなく、重要な問題が緊急の問題に変わります。このようなケースは避けることをお勧めします。

8) 些細な効果の方法を使用します。記憶に頼らず、必要な情報を書き留めてください。旅行前に電話して、必要な情報をすべて明確にしてください。自分にとって大切なものがいくつか集まった場所へ行きましょう。移動中、約束を待っている間、または行列の中でも作業できます。通話をグループ化してみてください。重要な情報を得るために、常にペンとノートを持ち歩きましょう。失敗しても文句を言わないでください。それらを分析して結論を導き出します。

別の大事なポイント。重要なタスクを解決したら、休んでください。すぐに新しい問題の解決に取り掛からないでください。リラックスして、すべての考えをまとめてください。成功をお楽しみください。そうすることで、仕事のための新たなエネルギーを蓄積することができます。自分の働き方がすべて最善であるとは考えないでください。時間管理を改善する方法を常に探しています。自分の行動、成功と失敗を常に分析してください。世界トップの時間管理コンサルタントの一人であるアラン・レイキンは、自身の経験に基づいて 61 の時間節約テクニックの素晴らしいリストをまとめました。