驚いたことに、一度に複数の人に電子メールを送信する必要がある場合、多くの人は単に「宛先」フィールドにアドレスをリストします。この電子メールが同僚や友人に宛てられた場合はこれが正常ですが、グループに手紙を送信する場合はこれが普通です。したがって、他の受信者のアドレスを全員に表示することになり、基本的にアドレスベースが明らかになります。
あなたの顧客がしなければならないことは、この手紙を競合他社に転送することだけです。そうすればあなたの連絡先はすぐに漏洩します。
奇妙なことですが、多くの愚か者は、お互いのことを知られないように多数の受信者に手紙を送信する必要がある場合、そのための「Bcc」フィールドがあることを知って驚きます。
たとえば、mail.ru の場合は次のようになります。
そしてもう一度簡単に言うと、「宛先」にはアドレスが示されています - あなたが誰に手紙を送ったかは誰もが見ることができ、「ブラインドカーボンコピー」で示されています - 誰もがその手紙が自分に宛てられたものであると考えています。
そして、各受信者は手紙を受け取ります。「宛先」フィールドには、 彼の住所だけ 。 他のプログラムの場合、BCC の送信先が見つからない場合は、誰かに教えてもらいます。 もう 1 つの小さな点は、「宛先」フィールドに 1 つのアドレスを指定する必要があることです。ほとんどのプログラムまたはメール サーバーでは、このパラメータなしでレターを送信することはできません。
したがって、クライアントのグループにオファーやニュースを送信する場合、ブラインド コピーの使用習慣は明らかであり、アドレス ベースを隠さなければなりません。 同僚に手紙を送信する際の興味深い点は、状況に応じて行動することをお勧めします。たとえば、（顧客サービスを改善するなどの）提案を送信するよう要求する手紙を送信し、各同僚が他の同僚の意見を見た場合は、他の人が同じ手紙を受け取ったとしても、おそらく彼らは応答せず、他の人に依存するでしょう。つまり、隠しコピーを使用する必要があります。 この命令が実行される場合、たとえば、同僚の上司に指示するだけで奇跡が起こり、あなたの命令は実行されます。
サプライヤーとの別の問題。 一方で、コピーにすべての受信者を記載することで、サプライヤーに選択肢があることを示し、適切な価格を提示してくれるはずです。 一方、あなたの手紙を受け取ったマネージャーは、それが自分だけに送られたものではないことを見て、おそらくあなたの要求を「冷静に」扱うでしょう。 個人的な意見ですが、サプライヤーの場合、少なくとも企業秘密を保護するために、ただしサプライヤーのマネージャーと良好な関係を築くためには、隠しコピーを使用する必要があると思います。
最近の専門家の間違いの例を読むことができます。受信者全員が他の受信者を見たときです。このチャットの全員に悪口を言いますが、そこにはディレクターなど、本当に立派な人たちがいたのに、それでも多くの人が返信でスパムを受け取りました。
いつものように、コメントでの議論は歓迎です。
以下に概説する基本的なルールはすべて、主にパートナー、同僚、顧客、出演者とのビジネス上の通信に関連しています。 個人的な通信でこれらを使用することは、誰にとってもプライベートな問題です。 ただし、個人的なやり取りでこれらのルールに従うことは、あなたに良い印象を与えるだけです。
ビジネスメールにおける倫理
突然これ以上読みたくない場合は、少なくとも次の基本的なルールに限定してください。
- 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。これにより、最初の電子メールの受信者が CC に登録され、返信が受信者に届かなくなります。 インターフェース設定で「返信」ボタンを非表示にすることを強くお勧めします。 必要に応じて、不要な受信者を手動で削除できます。
- [件名] フィールドを空白のままにしないでください。連絡を取る相手は 1 日に何百通もの電子メールを受信する可能性があり、このフィールドを使用して電子メールの重要性と内容を迅速に評価します。
- 文字を引用します。新しいメールで返信を開始せず、受信したメールで [全員に返信] をクリックし、メール クライアントの設定で返信および転送時の引用機能を無効にしないでください。
- 完全な引用付き(手紙全体に対する答えの場合) 答えの本文を手紙の最後ではなく、以下の最初に書きます。
続けましょうか?
手紙を受け取る
- 受け取った手紙は読まなければなりません。 手紙を受け取った場合、それは誰かが何らかの理由でそれを送信したことを意味します（もちろん、ここではスパムは考慮されません）。 未読としてマークされた手紙があり、その手紙が 1 日以上経過している場合、その人はメールの扱い方がわかりません。 ただし、次の場合にはこれが許される可能性があります。
- その人が死亡した、または予期せず病気になった。
- メールを扱うことは彼の職務の一部ではありません (その場合、サービス用電子メールは必要ありません)。
- マネージャーではない場合は、少なくとも 1 日に 2 回、午前と午後にメールをチェックしてください。 制作に関する質問に答えないと、他の人の作業が滞り、問題の解決が遅れる可能性があります。
- あなたがマネージャーの場合、一日中起動し続けて自動的にメールをチェックするメール クライアントを起動することから仕事を始める必要があります。 少なくとも 10 分ごと (できれば 1 ～ 3 分ごと) に自動メール配信/受信を設定します。
- 手紙を受け取りました。 非常に忙しい場合は、誰からの手紙なのか、件名なのかをすぐに判断して、ざっと目を通すと、その手紙に緊急の返信が必要なのか、それとも少し待ってもよいのかをすぐに判断するのに役立ちます。
- 可能であれば、すぐにご対応ください。 これは、郵便物を収集せずに物事を進めるための最も簡単で効果的な方法です。
- 24時間以内に回答できないことがわかっている場合は、すぐに「数日以内に回答します」、少なくとも「少し後で回答します」と書いたほうがよいでしょう。
「To」、「Cc」、「Bcc」フィールド
- To、CC、BCC フィールドがあることに注意してください。 手紙を受け取ったときのあなたのその後の行動 (および通信パートナーの行動) は、それらのパートナーに依存します。
- 「宛先」 (「宛先」) - 手紙とそれに含まれる情報または質問は、受信者に直接宛てられます。 質問を送信すると、「宛先」フィールドに指定された受信者からの応答が期待されます。 あなたが受信者の場合は、あなたが応答する必要があります。
- 「CC」（「コピー」） - コピーに含まれる受信者は、「参考までに」、情報を求めて手紙を受け取るか、「証人に招待される」ことになります。 コピーの受信者は通常、手紙に返信すべきではありません。 さらに、そのような必要がある場合は、「お邪魔して申し訳ありません」という言葉で始めるのが礼儀正しいと考えられます。
- 「BCC」（「ブラインドコピー」）は「宮殿の陰謀」の分野です。 このフィールドに受信者を指定すると、この手紙をその人に「密かに」送信することになります。手紙がこの人に送られたという事実は、主な受信者やコピーの受信者には知られません。 また、アドレス帳がすべての受信者に知られるのを防ぐため、大量のメール送信にも使用されます。
- 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。 これにより、最初の電子メールの受信者にコピーが保存されるため、返信が送信されなくなります。
- 特派員によって追加された人物を手紙のコピーから削除しないでください。 他の通信者があなたの回答を受け取らないように個人的な内容に回答したい場合は、手紙を書いた人以外の全員をコピーから削除してください (はい、「返信」ボタンは決して使用しません)。
- 受け取った手紙の「宛先」フィールドに 3 人以上の宛先がある場合、これは、これらの特派員の両方またはいずれかが応答する必要があることを意味します。 両方が答える必要があることを考慮してください。手紙があなたと他の人に宛てられたものである場合は、両方とも答えてください（たとえそれが「この質問は間違いなく私のためのものではないので、誰々に答えさせてください」のような答えであっても）。
- また、「宛先」フィールドに複数の宛先を含めないことを強くお勧めします。 二人に送った手紙に対しては、お互いが相手が返事をくれると思っているので、どちらからも返事は届きません。 誰もがこの記事を読んでいるわけではありません。
- 私的な通信を、通信の参加者の同意なしにメーリングリストに転送することは非倫理的です。
件名フィールド
- 空白のままにしないでください。
- 手紙の件名は簡潔ですが、手紙の主な内容と主題を反映したものにする必要があります。 「質問」「こんにちは！」などのタイトル または、見出しが空の場合は、基本的なビジネス文書作成スキルが欠けている初心者であることがわかります。
- 件名が異なる複数のメールに返信する場合は、正しいメールに返信してください。 会議については件名「4月18日火曜日会議」の手紙に、資料の印刷については「資料の印刷」の手紙に返信してください。 これには、以前の通信を引用することが含まれます (下記の手紙の書き方のセクションを参照)。
- 週次レポートなどの電子メールを定期的に送信する必要がある場合は、受信者がそのようなメールを分類するための自動ルールを設定できるように、ヘッダーを一定にするか、少なくともその一部を一定にするようにしてください。
書くことの大切さ
- レターに緊急の変更に関する情報、契約書の本文、または最初に注意する必要があるその他の情報が含まれている場合は、重要度「高」を使用すると、受信トレイでレターが強調表示されます。
- 「高い」重要性をむやみに使わないでください。「うるさい」人は迷惑なので、もっと控えめになりましょう。
- ビジネス特派員への個人的な手紙、または面白い写真やリンクが含まれている手紙の場合は、重要度を「低」としてマークします。
手紙（返事）を書く
- 挨拶から始めましょう、礼儀正しいです。 「こんにちは、グリア！」 は、その人の名前を書くのが面倒であることを示します。 「アンドレイ！」だけでも。 または「こんにちは！」 かなり丁寧で十分です。
- その人と同じ言語を話します。 これはロシア語/英語だけでなく、テキストの形式にも当てはまります。 正式な手紙を受け取った場合、それに対する非公式な返信は返信者に対して失礼であり、あなた自身の低い文化を示すことになります。 非公式の上訴に対する正式な対応は、規制に従うよう求めるか、単に企業規則によって要求されるかのどちらかです。
- 中間の手紙ではなく、常に通信チェーンの最後の手紙に返信するようにしてください。
- Ne ispolzuyte トランスリットただし、テキストを別の方法で入力することが難しい状況（たとえば、携帯電話やロシア語キーボード レイアウトのないコンピュータから）から手紙を送信する場合は除きます。
- 電子メール クライアントがロシア語をサポートしていない場合、またはエンコードが機能しない場合は、応答のテキストを添付ファイルとして添付してください。
- ビジネスレターは正確、簡潔、具体的である必要があります。
- 正確さ - 言及している正確な詳細 (別の電子メールの日付と件名、会議の日付、会議の議題項目、ファイル名、オンライン文書へのリンクなど) を必ず含めてください。
- 簡潔さ - 3 つの文で書けるものを 3 ページで説明する人もいます。 明確に考える人は明確に話します、そしてあなたの特派員はそれを見ます。
- 具体性 - 手紙から、受信者に正確に何が要求されているか、受信者にどのような行動を望んでいるのかが正確に明らかになるはずです。
- ビジネス通信は書簡のジャンルでの練習の場でも、感情を表現する場でもありません。 この目的のために、フォーラム、チャット、その他の電子的な対人コミュニケーション手段があります。 簡潔なビジネス文書とは、無味乾燥なものではなく、時間の節約と思考の正確さです。
- レターに複数の質問、トピック、またはタスクが含まれている場合は、それらを構造化し、番号の有無にかかわらず段落に分けます。 連続した「思考の流れ」は読みにくく、手紙の要点を見逃しがちです。 さらに、構成が不十分な手紙をすぐにゴミ箱に捨ててしまう人もいます（これはおそらく過激主義ですが）。
- リクエストやタスクに対する答えは「やってみましょう！」であることを覚えておいてください。 不完全な 「これこれの日付までに実行します」、「何日以内に」、「これこれのイベントの後」のほうが、より明確で正確な答えです。
- 単純に「OK」で返事ができるような文言で書かれていれば、返事はずっと早く届く可能性が高くなります。 たとえば、何をするかについて複数のオプションがある場合は、デフォルトのオプションをいくつか提供します。
- テキストに誤りがあってはなりません。 オチェピャトキ怖くはありませんが、すべての文字で単語の綴りを間違えると、すぐにそれが目立ち、ロシア語でマイナスが付いた「C」が明らかになります（また、あなたの一般的な教育と文化のレベルについての推測的なさらなる結論が得られます） ）。
- レターの HTML 形式は使用しないようにしてください。 残念ながら、この形式で手紙を書くのは Outlook のデフォルトですが、これを使用する場合、特に引用 (返信および転送) する場合、多くの疑問が生じます。
- HTML 形式でレターを受け取った場合は、プレーン テキストに変更しないでください。返信を受け取るときに送信者の情報認識が損なわれてしまいます。 あなたにとって特派員が重要であればあるほど、彼に対する適切な認識を維持することがより重要になります。 色を使用して HTML 引用内の回答を強調表示したり、HTML 書式設定パネルの「インデントを減らす」ボタンを使用したりすることもできます (ただし、そこには気まぐれなニュアンスがあります)。
- 元の手紙の本文を引用します。 これは何を意味すると思いますか? 私も知りません: To: 産総研はクリエイティブな鳥です Subject: Re: Re: Re: 質問 OK! ヴァシャ
- 他人の文章を引用する場合は絶対に編集しないでください。 これは一種の手紙の偽造です。
- 全文引用する場合（手紙全体に対する返答の場合）、返答の本文を手紙の最後ではなく、最初に書きます。
- 引用を用いて点ごとに回答する場合は、引用文の上下を空行で区切り、文頭は大文字で記載してください。 ここで答えを見つけてみてください: > ロゴを付属のものに置き換えることをお勧めします。 > この非常にカラフルな背景には添付ファイルにロゴが見つからなかったので、 > 碑文を修正します。「魚」の代わりに「奴隷」と書くべきです。 > そうしないと誤解されます。碑文は修正されました。申し訳ありません > そして最後に...
タマラ・ヴォロチンツェワ – 研修会社「BUSINESS PARTNER」（モスクワ）の開発ディレクター。 ビジネスコーチとして活動し、著書『人材育成システムの構築』を執筆、ロシア、カザフスタン、ウクライナでビジネス出版物に著書もある。 インターネット ニュースレターの作成者:subscribe.ru サーバー上の「ビジネスにおける電子メール通信」! 本書は、顧客やパートナーとのコミュニケーションを積極的に行うビジネスパーソンのための実践的なガイドです。 電子コミュニケーションを効率的で、時間と結果を最適化し、現代のビジネスコミュニティで受け入れられている規範やルールに最も準拠したものにするのに役立つツールを紹介します。 著者は実践的なアドバイスを提供し、観察を実際の事例で説明し、合理的な結論を提供します。 この本の本文には、実際のビジネス通信のわかりやすい例が豊富に含まれています。 著者は、ビジネスメールの有効性と効率に大きな影響を与える可能性のある彼の観察、テクニック、および「コツ」を共有します。 あなたがビジネスパーソンで、優れたビジネスマナーのルールに従って、迅速、簡潔、有能に文章を書くことが重要である場合、この本はあなたの信頼できるアシスタントとなるでしょう。
本：
「To」（「To」）、「Cc」（「CC」）、「Bcc」（「Bcc」）フィールドを使用する場合、これは参加者のその後のアクションに影響を与える電子メールの重要な部分であることに注意してください。通信で。
「誰に」（「それ」）。このフィールドには、手紙とそれに含まれる情報が直接宛てられる受信者のアドレスが含まれます。 手紙の作者は主な受取人からの返事を待っています。 このフィールドに 2 人の受信者が入力されている場合、レターの作成者は各受信者または一部の受信者からの応答を待っています (受信者のリストにあなたの名前がある場合は、この点に注意してください)。 同時に (あなたが送信者の場合)、「宛先」フィールドに複数の宛先を含めることはあまりお勧めできません。 複数の受信者に手紙を送った場合、各受信者が相手から返事をくれると考えるため、1 通の返信も受け取れない場合があります。
レターがあなたに宛てられたもので、他の受信者のコピーが含まれている場合は、返信するときに必ず「全員に返信」ボタンを使用してください。 これにより、通信の開始者が指定した受信者の輪を維持することができます。
「コピー」（「Cs」）。 でこのフィールドには、この問題に関する連絡を認識している必要があると思われる受信者のアドレスを入力します。 これらの受信者は、「ご参考までに」のみ情報を受け取ります。 CC 受信者は通常、レターに返信する必要はありませんが、必要に応じて返信することができます。
注記。 大事です！
自分の名前が「Cc」（「CC」）フィールドにある場合は、通信を開始するときに、礼儀正しくすることが非常に重要な状況があることを覚えておいてください。 「ディスカッションに参加させてください」、「あなたの対話に参加させてください」、または「私の意見を述べさせてください」というフレーズを使用します。
「ブラインド カーボン コピー」(「Bcc」)。このフィールドはコミュニケーションの倫理基準に反するツールであるため、一部の企業では使用が禁止されています。 このフィールドの目的は、受信者を「秘密証人」として招待することです。
業務でこのフィールドを使用するビジネス慣行がある場合は、次の点を考慮してください。 BCC 受信者は、主受信者と BCC 受信者には表示されません。 場合によっては、送信者と「秘密の受信者」がこの情報方法の理由と目的について事前に合意 (またはその後の認識) を持っておくと便利です。
注記。 大事です！
「隠れた」受信者は、このフィールドからの通信を絶対に入力してはなりません。
アンドレイ・グリシチェンコ
2003 年から 1C でゲーム プロジェクト (外部開発) のプロデューサーを務める。 有望なプロジェクトやチームの探索、開発とリリースの組織化を担当します。 1C では、「No Time for Dragons」、「Stalingrad」、「XIII Century」、「Full Drive」、「Brothers Pilots」シリーズのゲームなど、数十のプロジェクトを担当し、現在も担当しています。 現在、彼は「Cryptosis: Sleep of the Mind」で陣痛の痛みを和らげており、それが健康で美しくなると確信しています。親愛なる読者の皆様！
このテキストは 2006 年 4 月に私の dtf.blog に公開されたものです。 多くのリンクが配布され、メモを記事の形で「再公開」するよう何度もリクエストされたため、私はこの単純な作業を行うようになりました。 そのブログにコメントをくれた皆さんに感謝します。皆さんの有益なコメントと追加が考慮されました。 Dmitry Devishev (Nival Online) に心より感謝いたします。
書面コミュニケーションの文化を発展させるために、ビジネス通信（商業的なものを含む）に関するトレーニングを含め、資料を自由に（出所を明示せずに）使用することが提案されています。
***
あなたは笑って「とても初歩的なことだよ、ワトソン！」と言うでしょう。 しかし、信じられないでしょう。私が職場で出会った回答者の中には、これらの基準の 4 分の 1 さえ満たしていない人もいました。 これらの人々に対する私は敬意を払うため、彼らの間違いを「面と向かって」指摘することはできません。そのため、ここでそれらを列挙します。
以下に概説する基本的なルールはすべて、主にパートナー、同僚、顧客、出演者とのビジネス上の通信に関連しています。 個人的な通信でこれらを使用することは、誰にとってもプライベートな問題です。 ただし、個人的なやり取りでこれらのルールに従うことは、あなたに良い印象を与えるだけです。
基本
- 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。 これにより、最初のメールの受信者が CC に登録され、返信が受信者に届かなくなります。 インターフェース設定で「返信」ボタンを非表示にすることを強くお勧めします。 必要に応じて、不要な受信者を手動で削除できます。
- [件名] フィールドを空白のままにしないでください。 連絡を取る相手は 1 日に何百通もの電子メールを受信する可能性があり、このフィールドを使用して電子メールの重要性と内容を迅速に評価します。
- 文字を引用します。 新しいメールで返信を開始せず、受信したメールで [全員に返信] をクリックし、メール クライアントの設定で返信および転送時の引用機能を無効にしないでください。
- 全文引用する場合（手紙全体に対する答えの場合）、答えの本文を手紙の最後ではなく、最初に書きます。
続けましょうか？
手紙を受け取る
1. 受け取った手紙は読まなければなりません。 手紙を受け取った場合、それは誰かが何らかの理由でそれを送信したことを意味します（もちろん、ここではスパムは考慮されません）。 未読としてマークされた手紙があり、その手紙が 1 日以上経過している場合、その人はメールの扱い方がわかりません。 ただし、次の場合にはこれが許される可能性があります。
ああ その人が死亡した、または予期せず病気になった。
ああ メールを扱うことは彼の職務の一部ではありません (その場合、サービス用電子メールは必要ありません)。
2. マネージャーではない場合は、少なくとも 1 日に 2 回、午前と午後にメールをチェックしてください。 制作に関する質問に答えないと、他の人の作業が滞り、問題の解決が遅れる可能性があります。
3. あなたがマネージャーの場合、一日中起動し続けて自動的にメールをチェックするメール クライアントを起動することから仕事を始める必要があります。 少なくとも 10 分ごと (できれば 1 ～ 3 分ごと) に自動メール配信/受信を設定します。
4. 手紙を受け取りました。 非常に忙しい場合は、誰からの手紙なのか、件名なのかをすぐに判断して、ざっと目を通すと、その手紙に緊急の返信が必要か、それとも少し待ってもよいかをすぐに判断するのに役立ちます。
5. 可能であれば、すぐにご対応ください。 これは、郵便物を収集せずに物事を進めるための最も簡単で効果的な方法です。
6. 24時間以内に回答できないことがわかっている場合は、すぐに「数日以内に回答します」、少なくとも「少し後で回答します」と書いたほうがよいでしょう。
「To」、「Cc」、「Bcc」フィールド（「To」、「CC」、「BCC」）
7. To、CC、BCC フィールドがあることに注意してください。 手紙を受け取ったときのあなたのその後の行動 (および通信パートナーの行動) は、次のような状況に依存します。
ああ 「宛先」 (「宛先」) - 手紙とそれに含まれる情報または質問は、受信者に直接宛てられます。 質問を送信すると、「宛先」フィールドに指定された受信者からの応答が期待されます。 あなたが受信者の場合は、あなたが応答する必要があります。
ああ 「CC」（「コピー」） - コピーに記載されている受信者は、「参考までに」または「証人として招待された」手紙を受け取ります。 コピーの受信者は通常、手紙に返信すべきではありません。 さらに、そのような必要がある場合は、「お邪魔して申し訳ありません」という言葉で始めるのが礼儀正しいと考えられます。
ああ 「BCC」（「ブラインドコピー」）は「宮殿の陰謀」の分野です。 このフィールドに受信者を指定すると、この手紙をその人に「密かに」送信することになります。手紙がこの人に送られたという事実は、主な受信者やコピーの受信者には知られません。 また、アドレス帳がすべての受信者に知られるのを防ぐため、大量のメール送信にも使用されます。
8. 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。 これにより、最初の電子メールの受信者にコピーが保存されるため、返信が送信されなくなります。
9. 特派員によって追加された人物を手紙のコピーから削除しないでください。 他の通信者があなたの回答を受け取らないように個人的な内容に回答したい場合は、手紙を書いた人以外の全員をコピーから削除してください (はい、「返信」ボタンは決して使用しません)。
10. 受け取った手紙の「宛先」フィールドに 3 人以上の宛先がある場合、これは、これらの特派員の両方またはいずれかが応答する必要があることを意味します。 両方が答える必要があることを考慮してください。手紙があなたと他の人に宛てられたものである場合は、両方とも答えてください（たとえそれが「この質問は間違いなく私のためのものではないので、誰々に答えさせてください」のような答えであっても）。
11. また、「宛先」フィールドに複数の宛先を含めないことを強くお勧めします。 二人に送った手紙に対しては、お互いが相手が返事をくれると思っているので、どちらからも返事は届きません。 誰もがこの記事を読んでいるわけではありません。
12. 私的な通信を、通信の参加者の同意なしにメーリングリストに転送することは非倫理的です。
件名フィールド
13. 空白のままにしないでください。
14. 手紙の件名は簡潔ですが、手紙の主な内容と主題を反映したものにする必要があります。 「質問」「こんにちは！」などのタイトル または、見出しが空の場合は、基本的なビジネス文書作成スキルが欠けている初心者であることがわかります。
15. 件名が異なる複数のメールに返信する場合は、正しいメールに返信してください。 会議については件名「4月18日火曜日会議」の手紙に、資料の印刷については「資料の印刷」の手紙に返信してください。 これには、以前の通信を引用することが含まれます (下記の手紙の書き方のセクションを参照)。
16. 週次レポートなどの電子メールを定期的に送信する必要がある場合は、受信者がそのようなメールを分類するための自動ルールを設定できるように、ヘッダーを一定にするか、少なくともその一部を一定にするようにしてください。
手紙の重要性（「優先」）
17. レターに緊急の変更に関する情報、契約書の本文、または最初に注意する必要があるその他の情報が含まれている場合は、「高」重要度を使用すると、受信トレイでレターが強調表示されます。
18. 「高い」重要性をむやみに使わないでください。「うるさい」人は迷惑なので、もっと控えめになりましょう。
19. ビジネス特派員への個人的な手紙、または面白い写真やリンクが含まれている手紙の場合は、重要度を「低」としてマークします。
手紙（返事）を書く
20. 挨拶から始めましょう、礼儀正しいです。 「こんにちは、グリア！」 は、その人の名前を書くのが面倒であることを示します。 「アンドレイ！」だけでも。 または「こんにちは！」 かなり丁寧で十分です。
21. その人と同じ言語を話します。 これはロシア語/英語だけでなく、テキストの形式にも当てはまります。 正式な手紙を受け取った場合、それに対する非公式な返信は返信者に対して失礼であり、あなた自身の低い文化を示すことになります。 非公式の上訴に対する正式な対応は、規制に従うよう求めるか、単に企業規則によって要求されるかのどちらかです。
22. 中間の手紙ではなく、常に通信チェーンの最後の手紙に返信するようにしてください。
23. Ne ispolzuyte トランスリットただし、テキストを別の方法で入力することが難しい状況（たとえば、携帯電話やロシア語キーボード レイアウトのないコンピュータから）から手紙を送信する場合は除きます。
24. 電子メール クライアントがロシア語をサポートしていない場合、またはエンコードが機能しない場合は、応答のテキストを添付ファイルとして添付してください。
25. ビジネスレターは正確、簡潔、具体的である必要があります。
ああ 正確さ - 言及している正確な詳細 (別の電子メールの日付と件名、会議の日付、会議の議題項目、ファイル名、オンライン文書へのリンクなど) を必ず含めてください。
ああ 簡潔さ - 3 つの文で書けるものを 3 ページで説明する人もいます。 明確に考える人は明確に話します、そしてあなたの特派員はそれを見ます。
ああ 具体性 - 受信者に正確に何が求められているのか、受信者にどのような行動を望んでいるのかが、手紙から明確である必要があります。
26. ビジネス通信は書簡のジャンルでの練習の場でも、感情を表現する場でもありません。 この目的のために、フォーラム、チャット、その他の電子的な対人コミュニケーション手段があります。 簡潔なビジネス文書は無味乾燥ではなく、時間を節約し、思考を正確にします。
27. レターに複数の質問、トピック、またはタスクが含まれている場合は、それらを構造化し、番号の有無にかかわらず段落に分けます。 連続した「思考の流れ」は読みにくく、手紙の要点を見逃しがちです。 さらに、構成が不十分な手紙をすぐにゴミ箱に捨ててしまう人もいます（これはおそらく過激主義ですが）。
28. リクエストやタスクに対する答えは「やってみましょう！」であることを覚えておいてください。 不完全な 「これこれの日付までに実行します」、「何日以内に」、「これこれのイベントの後」のほうが、より明確で正確な答えです。
29. 単純に「OK」で返事ができるような文言で書かれていれば、返事はずっと早く届く可能性が高くなります。 たとえば、何をするかについて複数のオプションがある場合は、デフォルトのオプションをいくつか提供します。
30. テキストに誤りがあってはなりません。 オチェピャトキ怖くはありませんが、すべての文字で単語の綴りを間違えると、すぐにそれが目立ち、ロシア語でマイナスが付いた「C」が明らかになります（また、あなたの一般的な教育と文化のレベルについての推測的なさらなる結論が得られます） ）。
31. レターの HTML 形式は使用しないようにしてください。 残念ながら、この形式で手紙を書くのは Outlook のデフォルトですが、これを使用する場合、特に引用 (返信および転送) する場合、多くの疑問が生じます。
32. HTML 形式でレターを受け取った場合は、プレーン テキストに変更しないでください。返信を受け取るときに送信者の情報認識が損なわれてしまいます。 あなたにとって特派員が重要であればあるほど、彼に対する適切な認識を維持することがより重要になります。 色を使用して HTML 引用内の回答を強調表示したり、HTML 書式設定パネルの「インデントを減らす」ボタンを使用したりすることもできます (ただし、そこには気まぐれなニュアンスがあります)。
33. 元の手紙の本文を引用します。 これは何を意味すると思いますか? 私も知りません：
34. 宛先: アンドレイ・グリシチェンコ
35. 件名: Re: Re: Re: 質問
36. わかりました！
ヴァシャ
37. 他人の文章を引用する場合は絶対に編集しないでください。 これは一種の手紙の偽造です。
38. 全文引用する場合（手紙全体に対する返答の場合）、返答の本文を手紙の最後ではなく、最初に書きます。
39. 引用を用いて点ごとに回答する場合は、引用文の上下を空行で区切り、文頭は大文字で記載してください。 ここで答えを見つけてみてください。
40. > ロゴを付属のものに置き換えることをお勧めします。
41. > これは背景がとてもカラフルなので
42. 添付ファイルにロゴが見つかりませんでした
43. > 碑文を修正してください - 「魚」の代わりに「奴隷」と書くべきです！
44. >そうでないと誤解されてしまいます
45. 表記は修正しました、ごめんなさい
送信する手紙のコピーはどのように作成されますか? ドキュメントのヘッダーを削除する必要がありますか?
答え
GOST R 51141-98 の定義によると、「オフィスの管理とアーカイブ。 「用語と定義」に従う場合、文書のコピーは、元の文書の情報とその外部機能のすべてまたは一部を完全に再現する必要があります。 組織のファイルに保存される送信ドキュメントのコピーについて話している場合、その作成には 2 つのオプションが考えられます。
詳しくはこちら ビジネスレターの種類
1. 請負業者は回答を作成し、組織のレターヘッドに印刷し、コピー機を使用してレターヘッドに作成された文書のコピーを作成し、元のレターとコピーを承認のために提出し、その後マネージャーに署名を求めます。 この場合、コピーはフォームの詳細を含む文書の外部特徴を再現します。
2. 実行者は応答を準備し、それをレターヘッドに印刷し、準備したレターを (レターヘッドではなく) 普通の紙に印刷してコピーを作成します。 この場合、コピーは文書形式を再現しません。
詳しくはこちら ビジネスメールでの断りの表現方法、リンク先の資料に書きました。
送信する手紙のコピーを作成するための 2 番目のオプションは、原則として、組織が印刷フォームを使用する場合に使用されます。
したがって、文書の「ヘッダー」、つまりフォームの詳細はコピー上に存在する場合と存在しない可能性があると言えます。 すべてはコピーの作成方法によって異なりますが、コピーからフォームの詳細を削除する必要はありません。
