私たちの中で、何が最大の価値なのか考えたことがない人はいないでしょうか。 この問題に関しては、意見が異なることがよくあります。 それは情報であると信じる人もいれば、時間であると信じる人もいます。 それでも 現代社会時間を節約する機会は十分にありますが、何らかの理由で時間が足りません。 そして、次のような考えがすぐに頭に浮かびます。「なぜテクノロジーの進歩が残酷な冗談を言っているのでしょうか？」、「すべてのことを行う時間を確保し、うまくやるにはどうすればよいでしょうか？」、「少なくとも部分的にストレスを軽減するために、どのように一日を配分し計画するか？」あなた自身は？ すべてはとてもシンプルです。 時間を正しく計画する方法を学ぶ必要があるだけです。
何でもやりたいなら従うべきルール
すべてをこなしてリラックスする時間を確保するには、次のことを行う必要があります。
- 具体的な計画を立てる。
- 重要度の低い事柄を後回しにせず、優先順位を付けます。
- 使わないこと 作業時間不必要なことに浪費する。
- 完了したタスクを毎日分析します。
- 重要性に応じて、優先順位を正しく配分します。
- 秩序を保つため。
- 新しい習慣に従う意志力を養います。
1 日の計画を立てる方法: マネージャーの時間計画の段階
作業時間を正しく配分し、毎日の作業の順序を決定することは難しくないようですが、誰もがこれを実行できるわけではありません。 重要なことを時間通りにやり、疲れないようにする方法について考えが浮かんだ場合は、時間を正しく計画し、管理する方法を学ぶことが重要です。 ここでは、適切に作成された日常計画が重要な役割を果たします。
時間制限などの重要な要素を忘れないでください。 時間は止めることも、変えることも、戻すこともできません。これは、仕事、ビジネス、そして私たちの生活全般にも同じことが当てはまります。
労働時間計画には次の段階があります。
- 規律を育む（一日をコントロールする方法を学ぶことは、成功したリーダーにとって重要な課題です）。
- 事項の重要度を判断する（緊急事項の計画は 1 日に 3 件までとすることが認められます）。
- タスクを重要、緊急、簡単、単純、重要ではないものに合理的に配分する。
- 段階的な作業計画を作成する。
- 完了までに 10 分もかからない単純で小さく簡単なタスクを取り除く (翌日に荷降ろしする)。
- マネージャーが時間を「盗む」活動（テレビシリーズを見る、ソーシャルネットワークで何時間もコミュニケーションをとる、友達と遊ぶ）をすることを拒否する。
- 家の中や職場でのそれぞれのものの場所の決定。
- 仕事のゴミを処分する（書類を整理し、不要なものを捨てるには1日10分で十分です）。
- 余暇のための趣味を選ぶこと。
友達を失わずに適切に時間を節約するには、ルールに従う必要があります。週に2回ソーシャルネットワークのページにアクセスし、友達と会うために週末を確保し、事前に個人的な会議を計画し、「空の」時間を減らします。 電話での会話 1日15分まで。
作業計画の立て方
次の一連の作業に従えば、実りある計画を立てることができます。
- 作業計画の作成に基づいて目標と目的を決定します。 短期 (1 週間) または長期 (1 か月、四半期、1 年) の場合もあります。
注意: 成功したリーダーは、計画から一歩も逸脱することができません。 内容や日数を交換するなど、調整することができます。 重要な会議、別の機会にイベントを計画しますが、いかなる状況でもイベントを大幅に変更するべきではありません。
- タスクを分散し、完了までの期限を決定します。 重要なことを最初に行う方法を学ぶことが重要です。 期間限定そして多大な労力を必要とするもの。 次に、中期的なタスクと完了が必要な作業を計画できます。 標準機能。 で 最後の手段価値の低い仕事はやるべきだ。
- 執行前夜に生じた緊急事項を日記やカレンダーに記入することを義務付けます（マネージャーは重要な点を見逃すことなく、時間通りにすべてを行うことができます）。
- すべてのタスクを分析し、タスクのリストを (可能な限り) 削減します。
一日の疲れを癒すには、次のことが重要です。
- 完了するタスクの制限に従ってください。緊急タスクは 3 件まで、1 日あたり合計で 10 件までです。
- 計画を立てるときは実行を厳守する 複雑なタスクより好ましい時間、できればその日の前半、簡単な勤務シフトの終わりに。
- 実行しないでください 次の仕事前のタスクを完了しないでください（タスクを段階的に計画し、以前に合意されたタスクを完了することが重要です）。
- 未完了のタスクを放置したり、次の営業日に延期したりしないでください。
- まだ実行されていないタスクがある場合は、重要なタスクのカレンダーに特にメモすることをお勧めします。 同じタスクが数日間連続して日記に安定して「存在」する場合、それを拒否するか、単にそれを実行する別の人に転送する方法を検討する価値があります。
合理的な計画の秘密
次の方法で 1 日を正しく計画できます。
- 作業計画の評価、タスクの調整、日課の作成。
- タスクの実行を監視し、複数のタスクの同時実行を排除します（そうしないと生産性が低下するリスクがあります）。
- 開始されたタスクの完了。
- マネージャーが割り当てられたタスクを完了するのを妨げ、注意をそらし、計画に影響を与える障害を排除する。
- 仕事と休憩を交互に行う。
- 時間計画の分析。
- 仕事の結果を継続的に改善します。
マネージャーの時間を節約する秘訣
- たとえば、交渉をまとめる、通信を整理する、メールに返信するなど、類似したタスクを組み合わせることが重要です。
- 穏やかな環境を作ることも同様に重要です。 これは、仕事の邪魔にならないようにするために必要です。
- 作業時間を制限すると、ビジネス会議で非生産的な結果が生じるのを避けることができます。
- 優先順位を付ける能力は、物事の合理性と一貫性を示す重要な指標であり、設定された目標の達成に影響します。
- 非常に重要なことを行うことで、マネージャーは仕事で高いパフォーマンスを達成することができます。
- 従業員間でタスクを分散すると、時間を大幅に節約できます。
- 段階的な作業も同様に重要です。 小さなことから始めて大きな高みを目指してはしごを登ると、目標に向かって進むのがはるかに簡単になります。
- 重要なタスクを日記に記録すると、一部のタスクが他のタスクと重複したり、月末にタスクが溜まったりすることをなくすことができます。
- 重要な決断は午前中に行うほうがよいでしょう。 こうすることで、一日の仕事を通じて成功感を得ることができます。
- 計画やスケジュールを立てるときは、仕事の最終的な結果に影響を与えるため、実際の仕事能力のレベルを考慮することが重要です。
私たちの多くは必要に迫られて学んでいるものです。 問題は、必要に迫られてスキルを習得した場合、悪い習慣がついてしまうことです。 また、スキル自体は非常に便利ですが、それを最大限に活用することはできません。 時間を取って時間管理に関する情報を読むと、大きな成果を達成できるでしょう。
次のような結果を自慢できるかもしれません。
- 仕事を先延ばしにしたり回避したりする習慣をなくす
- 自分のパフォーマンスと能力をより迅速かつ簡単に評価します
- 締め切りに間に合わない心配が少なくなる
- 労働生産性の向上
- リラクゼーションのためのより多くの時間と直前のツアー
時間をかけて開発できるスキルです。 そして、何かがこれで皆を助けるでしょう。 一番良いのは最大限の努力をすることだ さまざまなアプローチ仕事に対するあなたの認識と態度が変わったことに気づくまで。
1. メモを取る：できることすべてを書き留めてください。 まだ日記帳やメモ帳を持っていない場合は、それを用意しましょう。 個人的には、標準的なプランナーのようにきちんとした線やボックスに制限されない、白い紙の小さくてシンプルなノートが好みです。
やるべきことの単純なリストは誰にとっても役立ちますが、私のお気に入りは 3 つの方法の 3 つのリストです。 目標は、長すぎて初めて見たときに混乱を招くようなリストを作成しないようにすることです。
2. 仕事以外の時間を利用します。歩いているとき、運転しているとき、シャワーを浴びているとき、またはその他の「非生産的」なことをしている時間を計画に使いましょう。 今日または翌日の目標について考えてください。 最も重要な目標は何でしょうか? 最も重要なことは、優先順位を正しく設定することです。
3. 自分自身を励ます:何かを終えたとき、特にそれが重要なことだった場合は、必ず励ましの時間を確保してください。 『時計じかけのオレンジ』の著者であるアンソニー・バージェスは、マティーニメソッドを使用して必要なタスクを完了しました。 バージェスさんは 1 日あたり 1,000 単語という目標を設定しました。 一日のノルマを達成したら、マティーニを飲みながらリラックスして一日を休むことができました。 マティーニが最高のご褒美ではない人もいるかもしれませんが、この方法自体は悪くありません。
4. 1 つのことに集中します。 人間の脳集中しているときに最も効果的に機能します。 前に見たように、一度に多くのタスクをやりくりすることは、高い生産性の妨げになります。 一つのことに集中してやり遂げる。 タスクが互いに混同されないように注意してください。 場合によっては、複数のタスクを同時に実行する方が効率的になる場合がありますが、一般的にはそうではありません。
5. 作業を遅らせることは絶対に避けてください。最大限の生産性を追求する場合、 合理的な使用いかなる状況であっても、仕事を延期してはなりません。 これを考慮しないと、労働生産性を忘れてしまう可能性があります。
6. 期限を自分で設定します。期間制限を好む人は誰もいません。 それらはストレス、イライラ、不安、そしてさらなるストレスを引き起こします。 保証された方法実際の期限よりも早めに期限を設定することで、このストレスを軽減します。 達成可能な目標を設定しますが、自分自身に厳しいものを求めてください。 自分自身に挑戦すると同時に、ポイント 3 に従って、この挑戦を受け入れた自分にご褒美を与えます。 最終的には、これにより時間を節約して生産性が向上するだけでなく、実際の締め切りまでにある程度の余裕が生まれ、期限を守らないと遅延ペナルティが発生する可能性があります。 ちなみに、罰金がないことを悪用しないでください。個人的な期限を守らなかったことに対する独自の制裁を設けてください。
8. 日記に計画を書き留めます。日常生活の中で、私たちは自分の計画を大局的に見失ってしまうことがよくあります。 日記をつけて長期計画を記録すると、長期的なビジョンを立て、現在のタスクを改善するのに役立ちます。 「なぜ今この仕事をしなければならないのか？」という考えが頭の中に忍び込み始めるたびに、 家に帰って『LOST』を観て、プランナーを見てみたいと思います。 住宅ローンの支払いや、子供の教育費を支払う時期が来たという事実について考えるでしょう。 プランナーを毎月見直して、計画が最新であることを確認してください。
9. プログラムを使用するのような レスキュータイム: これは、コンピューターでの時間をどのように費やしたかを記録し、グラフ化するシンプルなアプリケーションです。 この「2 分間」の休憩（ニュースを読む、オンラインで簡単なゲームをする、またはベティおばさんに手紙を書くためだけ） Eメール）時間がかかり、労働生産性が低下します。 RescueTime は、時間をどのように管理しているかを正確に確認するのに役立ち、週次レポートも送信します。
10. チームで協力する:このヒントはポイント 7 と多くの共通点があります。自分の責任を放棄することを考えるのが怖い人もいるかもしれませんが、これはチーム全体の生産性を向上させるための非常に貴重な方法です。 チームの目標が明確で理解しやすいものであること、また、自分が仕事のどの部分を担当しているのかを全員が理解していることを確認してください。 すべての通信手段を利用できるようにしてください。 時間通りに連絡できないと、生産性に悪影響を及ぼします。 他の人よりもうまく完了できる人にタスクを与えると、物事が早く進みます。
11. 感情的および肉体的な疲労を避ける：それは、あなたの体と心が、あなたが割り当てたタスクに対処できなくなったときに起こります。 不可能なことを自分に無理強いしないでください。 本当に重要なタスクのために時間を作りますが、必ずリラックスする時間も確保してください。 最近の成果をすべて思い出してください。そうすれば気分も良くなります。 これは自信を得るのに役立ち、自信が高まるほどパフォーマンスが向上します。
労働時間を適切に計画する方法を知っている人は、他の人よりも常に有利です。 これらの推奨事項を使用してみてください 日常生活, そうすれば、どれだけ仕事がうまくいくかがわかります。
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やりたいことをすべてやるには時間が足りないということがよくある問題です。 現代世界. 適切な計画就業日保存できるようになります 大量の貴重な時間。 そして今日はいくつかのものが届きます 重要なヒントこのテーマについて。
まず、勤務日自体の計画に焦点を当てましょう。 それはやらなければならない。 当然だと思う。 次に、一日を 3 つのグループに分け、それぞれに独自のルールを与えます。 ここではすべてが簡単です。
- 仕事の一日の始まり.
- 営業日の半ば.
- 勤務日の終わり.
一日の始まりのルール
朝は睡眠後のエネルギーを充電する瞬間です。 朝の体調にもよりますが、 どれだけ生産的な一日になるでしょうか？。 したがって、アドバイスの最初の部分を受け入れてください。
前向きな姿勢
あなたならそう言う必要があります 良い雰囲気午前中であれば、物事はスムーズに進み、ビジネス上の問題の解決が容易になり、時間も短縮されます。
したがって、毎朝、ポジティブな気分になれる何かを見つけてください。 素敵な思い出、すぐに好きなことをするという期待。 毎朝次の質問を自分に問いかける習慣をつけましょう。
今日どうすれば目標の達成に近づくことができるでしょうか?
から得るために何ができますか 今日最大の喜び?
ライフスタイル（健康）を維持するために今日何ができるでしょうか？
この手順には 2 分もかかりません。毎日実行すると、期待を超える効果が得られます。
正しいスタート
次のポイントは、 仕事の一日の正しい始まり。 どこから始めればよいでしょうか? ゆっくり朝食をとり、同じように職場まで移動します。
ボリュームたっぷりの朝食を長く食べる時間がありませんか?簡単な解決策はあります。それは、早く寝ることです。 そうしないと、一日の始まりから台無しになる危険があります - チェックしてください!
仕事の始まり
すぐに仕事を始めましょう 同時に. このルールあなたがさらに規律正しい人間になるのに役立ちます。
これが習慣になると、ボーナスとして部隊の動員が増加することに気づくでしょう。
計画の検証
昨日、今日の勤務日を計画していた場合、 朝チェックする必要がある。 所要時間は約 10 分ですが、最大 2 時間短縮できます。
また、時間の 60% を考慮して計画自体を行い、残りの 40% を不可抗力や予期せぬまたは緊急のタスクに割り当てることをお勧めします。
「揺れない」
一日の中で最も生産的な時間を、何度も挨拶したり、役に立たないニュースについて話し合ったりして始めないでください。 計画した目標の実現を始めましょう すぐに!
すべての「社会的」事項は、より多くのことに移すことができます 遅い時間。 午後の時間帯はこれに適しています。
まず最初に！
決意を持って一日を始めましょう 主要なタスク。 他のものはすべて待機し、どこにも行きません。 特に通信Jのメールボックス
秘書はあなたのアシスタントです
秘書はあなたのアシスタントでありパートナーであるため、あなたの計画について必ず知らせてください。 たとえ 2 分しか時間がなくても、ぜひやってください。
このステップにより、時間を節約し、効率を高めることができます。 優秀な秘書はあなたの負担を軽減してくれるでしょう必要に応じて、重要な会議について通知します。 彼はあなたの事情をすべて知っているはずです。
昼間のルール
営業日の半ば– これは仕事が本格化する時期であり、主要なタスクを完了したか、引き続き実行し続けます。 今日のこの部分では、11 のヒントを用意しました。
テーブルで注文する
現在の問題を解決するのに役立つ書類だけをテーブルの上に残しておきます。 残りは取り除きます。 テーブルの上に置く書類は 6 つまでにしてください。
期限を設定する
あなたが部下の場合は、次のことを確認してください。 自分でインストールできますまたは、自分に割り当てられたタスクを完了する期限を規定することもできます。 あなたがマネージャーであれば、部下のタスク完了時間を 3 分の 1 に短縮してください。
バックラッシュ
自分にとって重要ではない会議に突然出席することにした場合は、次のような事態に備えてください。 それに関する追加の指示が与えられます。 あなたがいなかったら、追加のタスクを受け取ることはなかったでしょう...
緊急のタスク
いつでも、どのような場合でも、緊急を要する状況が発生します。 それ自体にあなたの注意を引き付けるでしょう。 これにより、現在のタスクの完了が停滞します。
気が散ってそのような状況を掘り下げる価値があるかどうかは、あなた次第です。 ただし、常に優先順位に基づいて意思決定を行ってください。つまり、何をすることがより重要であるかということです。 – 時事問題ですか、それとも「緊急」ですか？そういった急な仕事は可能な限り人に任せましょう。
衝動的な行動
現在のタスク (特に最も重要なタスク) を実行しているときに、突然電話をかけたり、予期せぬ衝動的な行動をしたくなったりすることがあります。
衝動に従って急いではいけません。気を散らす価値があるかどうか、それがどれほど重要か、考えてみましょう。
休憩を取る
勤務時間中は常に 計画の中断。 どのくらいの長さにするかはあなたが決めることです。 この問題で最も重要なことは規則性です。
ルーチンをグループ化する
すべての小さな日常タスクを、同様の特性に基づいてセクションまたはブロックに組み合わせることができます。 そして、そのようなブロックでそれらを実行します。たとえば、10 分の 6 ブロック - 電話。 ここで重要なのは、各ブロックの実行時間をできるだけ短縮することです。
物事を完成させる
始めたことを最終段階まで持ち込んでください。 長いタスクを解決するときは、頻繁に気が散らないようにしてください。 その後、実行に戻って一部の作業を再度行う必要があり、時間が無駄になるためです。 少なくとも、実行速度を復元します。
今この瞬間を利用しましょう
突然そうなった場合 「強制的な自由時間」, 次に、それを合理的に使用する方法を考えます。 たとえば、上司の控室に座って順番を待っているとき。
あなたの時間
勤務日を計画するときは、必ず次のことを行ってください。 自分のために 1 時間をスケジュールする。 この時点で、秘書はあなたが不在であることを全員に答えるか、誰にも邪魔されないようにオフィスを閉める必要があります。
この 1 時間を、緊急ではないが重要なタスクの解決に充ててください。 また、誰にも気を散らされないときは、喧騒の中で忘れていた似たようなタスクを思い出すことができます。
調整と制御
定期的に時間を無駄にしないでください 計画をチェックし、その実施を監視する。 このアクションにより、費やす時間よりも多くの時間が節約されることはすでに述べました。 さらに、優先順位の変更などにより、計画の内容を変更することもできます。
一日の終わりのルール
頻繁に時間を確認したり、勤務日が終わるのを待ったりすることに気をとられないようにしてください。 この期間も大切です、以前のものと同様に。 次の 3 つのヒントを検討してください。
やり残したものを完了する
というケース群があります。 緊急ではありませんが、実行する必要があります。 それらが蓄積して詰まりになるのを防ぐために、一日の終わり、つまり最も元気なときに実行してください。 重要な目標達成。 この期間中に、通信を読み終えたり、秘書に印刷の指示を口述筆記したりする時間になります。
その日の分析
毎日の計画に基づいて、今日何ができたか、効率はどれくらいか、主要なタスクから気が散った頻度はどれくらいか、将来可能であればこれを回避するにはどうすればよいかを分析します。 これはそのうちの 1 つです 重要な要素タスクの正常な完了 - 制御と分析.
明日の計画を立てる
15 ～ 20 分かけて、明日の勤務日の計画を立てましょう。 前日にやった方が良いですよ。 ただし、朝に調整を行うことも忘れないでください。
