Гайхалтай нь, олон хүмүүс нэгэн зэрэг хэд хэдэн хүнд имэйл илгээх шаардлагатай бол "Хэнд" талбарт хаягаа бичдэг бөгөөд энэ нь таны хамтран ажиллагсад эсвэл найз нөхөд рүүгээ захидал илгээсэн тохиолдолд энэ нь хэвийн үзэгдэл боловч бүлэг рүү захидал илгээх үед юм. Үйлчлүүлэгчдийн тоонд та бусад хүлээн авагчдын хаягийг хүн бүрт үзүүлж, үндсэндээ өөрийн хаягийн санг илчлэх болно.
Таны үйлчлүүлэгчид хийх ёстой зүйл бол энэ захидлыг өрсөлдөгчдөө дамжуулах бөгөөд таны холбоо барих хаягууд шууд алдагдана.
Энэ нь хачирхалтай, гэхдээ олон хүн бие биенийхээ тухай мэдэхгүй байхын тулд захидал илгээх шаардлагатай бол "Bcc" талбар байгааг мэдээд тэнэг хүмүүс гайхдаг.
Жишээлбэл, mail.ru-ийн хувьд энэ нь иймэрхүү харагдах болно.
Ингээд дахин нэг удаа товчхон хэлэхэд:хаягийг "тэд" гэж зааж өгсөн - хүн бүр "сохор нүүрстөрөгчийн хуулбар" -д бичсэн захидалаа хэнд илгээснийг харах боломжтой - бүгд захидал зөвхөн түүнд зориулагдсан гэж боддог.
Мөн хүлээн авагч бүр "to" талбарт байх захидал хүлээн авах болно зүгээр л түүний хаяг . Бусад программуудын хувьд, хэрэв та BCC хаана байгааг олж чадахгүй бол хэн нэгнээс харуулахыг хүс. Өөр нэг жижиг зүйл бол та "to" талбарт нэг хаягийг зааж өгөх ёстой бөгөөд ихэнх програмууд эсвэл шуудангийн серверүүд энэ параметргүйгээр захидал илгээхийг зөвшөөрдөггүй.
Тиймээс, үйлчлүүлэгчдийнхээ бүлэгт санал, мэдээ илгээх тухайд - энд харалган хуулбарыг ашиглах практик нь тодорхой байгаа тул та хаягийн санг нуух хэрэгтэй. Хамтран ажиллагсаддаа захидал илгээхтэй холбоотой сонирхолтой зүйл бол нөхцөл байдлын дагуу ажиллахыг зөвлөж байна, жишээлбэл, санал хүсэлт илгээх (жишээлбэл, харилцагчийн үйлчилгээг сайжруулах) хүсэлт бүхий захидал илгээх, хэрэв хамт ажиллагсад бүр өөр хүмүүс ижил захидал хүлээн авсан бол тэд хариу өгөхгүй байх магадлалтай - бусдад найдах болно, энэ нь та далд хуулбарыг ашиглах хэрэгтэй гэсэн үг юм. Хэрэв энэ тушаал биелсэн бол жишээлбэл, хамт ажиллагсдынхаа даргыг зааж өгөх нь зүгээр л гайхамшгийг бүтээж, таны захиалга биелэх болно.
Нийлүүлэгчтэй холбоотой тусдаа асуудал. Нэг талаас, хуулбар дээр бүх хүлээн авагчийг зааж өгөх нь ханган нийлүүлэгчид танд сонголт байгаа бөгөөд тэр танд сайн үнийг санал болгох ёстой гэдгийг харуулах ёстой. Нөгөөтэйгүүр, таны захидлыг хүлээн авсан менежер зөвхөн өөрт нь илгээгдээгүйг хараад таны хүсэлтэд "хөөрхөн" хандах байх. Миний бодлоор, ханган нийлүүлэгчдийн хувьд та хамгийн багадаа худалдааны нууцыг хамгаалахын тулд далд хуулбарыг ашиглах хэрэгтэй, гэхдээ ханган нийлүүлэгчийн менежертэй сайн харилцаатай байх магадлалтай гэж би бодож байна.
Бүх хүлээн авагчид бусад хүлээн авагчдыг харсан мэргэжилтнүүдийн алдааны тухай саяхан тохиолдсон тохиолдлыг уншиж болно: Энэ чат дахь бүх хүмүүст үнэхээр хүндэтгэлтэй хүмүүс - захирлууд байсан ч хариуд нь олон хүн спам хүлээн авсан.
За, урьдын адил сэтгэгдэл дээр хэлэлцэхийг урьж байна.
Доор дурдсан бүх энгийн дүрмүүд нь таны түншүүд, хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид болон жүжигчидтэй бизнесийн захидал харилцаатай холбоотой байдаг. Тэдгээрийг хувийн захидал харилцаанд ашиглах нь хүн бүрийн хувийн асуудал юм. Гэсэн хэдий ч, хувийн захидал харилцаанд эдгээр дүрмийг дагаж мөрдөх нь танд зөвхөн сайхан сэтгэгдэл төрүүлэх болно.
Бизнесийн цахим шуудангийн ёс зүй
Хэрэв та гэнэт цааш уншихыг хүсэхгүй байгаа бол дор хаяж дараах үндсэн дүрмүүдээр өөрийгөө хязгаарлаарай.
- Хариулахдаа "Бүгдэд нь хариулах" товчийг ашиглана уу.Энэ нь анхны имэйлийг хүлээн авагчдыг CC-д оруулах бөгөөд ингэснээр таны хариу тэднийг давж гарахгүй. Би интерфэйсийн тохиргоонд "Хариу бичих" товчийг нуухыг зөвлөж байна. Шаардлагатай бол хүсээгүй хүлээн авагчдыг гараар устгаж болно.
- Сэдвийн талбарыг хоосон орхиж болохгүй.Таны харилцдаг хүмүүс өдөрт хэдэн зуун имэйл хүлээн авах боломжтой бөгөөд тэд имэйлийн ач холбогдол, агуулгыг хурдан үнэлэхийн тулд энэ талбарыг ашигладаг.
- Ишлэл захидал.Хариугаа шинэ имэйлээр бүү эхлээрэй, хүлээн авсан и-мэйл дээрх "Бүгдэнд хариу бичих" дээр дарж, имэйл клиентийн тохиргооноос хариу бичих, дамжуулах үед үнийн саналыг идэвхгүй болгож болохгүй.
- Бүрэн ишлэлээр(хэрэв таны хариултыг бүхэлд нь бичсэн бол) хариултын текстийг захидлын төгсгөлд биш харин ЭХЛЭН хэсэгт бичнэ үү.
БИД ҮРГЭЛЖЛҮҮЛЭХ ҮҮ?
Захидал хүлээн авах
- Хүлээн авсан захидлуудыг унших ёстой. Хэрэв та захидал хүлээн авсан бол энэ нь хэн нэгэн ямар нэг шалтгаанаар илгээсэн гэсэн үг юм (мэдээж энд спам гэж үзэхгүй). Хэрэв хүн уншаагүй гэж тэмдэглэгдсэн үсэгтэй бөгөөд тэдгээр нь нэг хоногоос дээш настай бол тэр шуудантай хэрхэн ажиллахаа мэдэхгүй байна. Гэсэн хэдий ч дараахь тохиолдолд үүнийг уучилж болно.
- хүн нас барсан эсвэл гэнэтийн өвчтэй болсон;
- шуудантай ажиллах нь түүний ажлын үүрэг хариуцлагын нэг хэсэг биш юм (тэгвэл түүнд үйлчилгээний имэйл шаардлагагүй болно).
- Хэрэв та менежер биш бол өдөрт дор хаяж 2 удаа имэйлээ шалгаарай: өглөө, үдээс хойш. Үйлдвэрлэлийн асуултанд хариулахгүй байх нь бусад хүмүүсийн ажлыг саатуулж, асуудлыг шийдвэрлэхийг хойшлуулж болно.
- Хэрэв та менежер бол таны ажлын өдөр бүтэн өдрийн турш ажилладаг, таны имэйлийг автоматаар шалгадаг имэйл клиентийг ажиллуулснаар эхлэх ёстой. Хамгийн багадаа 10 минут тутамд (1-3 минут байвал сайн) шуудангийн автомат хүргэлт/хүлээн авалтыг тохируулна уу.
- Та захидал хүлээн авлаа. Хэрэв та маш завгүй байгаа бол тэр даруй хэнээс ирсэн, сэдвийг нь үнэлж, гүйлгэж үзээрэй - энэ нь захидал яаралтай хариу өгөх шаардлагатай эсэхийг хурдан шийдэхэд тусална.
- Боломжтой бол шууд хариулна уу. Энэ бол шуудан цуглуулахгүй байх хамгийн хялбар бөгөөд үр дүнтэй арга юм.
- Хэрэв та 24 цагийн дотор хариулах боломжгүй гэдгээ ойлгож байгаа бол "Би хоёр өдрийн дотор хариулах болно" эсвэл ядаж "Би жаахан дараа хариулах болно" гэж бичсэн нь дээр.
"Хэнд", "Cc", "Bcc" талбарууд
- To, CC, BCC талбарууд байдаг гэдгийг санаарай. Захидал хүлээн авсны дараа таны цаашдын үйлдлүүд (мөн захидал харилцааны түншүүдийн үйлдэл) эдгээрээс хамаарна.
- "Хэнд" ("Хэнд") - захидал болон түүнд агуулагдах мэдээлэл эсвэл асуултыг шууд хүлээн авагчид хандана. Хэрэв та асуулт илгээх юм бол "Хэнд" талбарт заасан хүлээн авагчаас хариу хүлээж байна. Хэрэв та хүлээн авагч бол та хариу өгөх ёстой.
- "CC" ("Хуулбар") - хуулбар хэлбэрээр гарч буй хүлээн авагчид "таны мэдээлэл" гэсэн захидал хүлээн авдаг, мэдээлэл авах эсвэл "гэрчээр урьсан". Хуулбаруудыг хүлээн авагч нь ерөнхийдөө захидалд хариу өгөх ёсгүй; Түүгээр ч зогсохгүй, хэрэв ийм хэрэгцээ байгаа бол "Савдалсанд уучлаарай" гэсэн хэллэгээр эхлэх нь эелдэг гэж тооцогддог.
- "BCC" ("Сохор хуулбар") нь "ордоны сонирхол татахуйц" талбар юм. Энэ талбарт хүлээн авагчийг зааж өгснөөр та энэ захидлыг түүнд "нууцаар" илгээдэг: энэ хүнд захидал илгээсэн нь үндсэн хүлээн авагч болон хуулбарт байгаа хүмүүст мэдэгдэхгүй. Таны хаягийн дэвтэр бүх хүлээн авагчдад мэдэгдэхгүй байхын тулд үүнийг бөөнөөр нь шуудангаар илгээхэд ашигладаг.
- Хариулахдаа "Бүгдэд нь хариулах" товчийг ашиглана уу. Энэ нь анхны имэйлийн хүлээн авагчдад хуулбарыг хадгалах бөгөөд ингэснээр таны хариулт тэднийг өнгөрөөхгүй.
- Корреспондентийнхээ нэмсэн хүмүүсийг захидлын хуулбараас бүү хас. Хэрэв та бусад сурвалжлагчид таны хариултыг хүлээж авахгүйн тулд хувийн зүйлд хариулахыг хүсвэл захидал бичсэн хүнээс бусад бүх зүйлийг устгана уу (тиймээ, бид "Хариу бичих" товчийг хэзээ ч ашигладаггүй).
- Хүлээн авсан захидлын "Хэнд" талбарт хоёроос олон хаяг хүлээн авагч байгаа бол эдгээр сурвалжлагч хоёулаа эсвэл аль нэг нь хариу өгөх ёстой гэсэн үг юм. Хоёулаа хариулах ёстойг бодоорой - хэрэв захидал танд болон өөр хэн нэгэнд хаяглагдсан бол бас хариулаарай (хэдийгээр энэ нь "Энэ асуулт надад лав тохирохгүй, ийм хүн хариулъя" гэх мэт хариулт байсан ч гэсэн).
- Хариуд нь "Хэнд" талбарт нэгээс илүү хаягийг оруулахгүй байхыг зөвлөж байна. Хоёр руу илгээсэн захидалд та аль алинд нь хариу өгөхгүй, учир нь тус бүр нөгөө нь хариулах болно гэж бодох болно. Энэ нийтлэлийг хүн бүр уншдаггүй.
- Захидал дахь оролцогчдын зөвшөөрөлгүйгээр хувийн захидал харилцааг шуудангийн жагсаалт руу шилжүүлэх нь ёс зүйгүй юм!
Сэдвийн талбар
- Үүнийг хоосон орхиж болохгүй.
- Захидлын гарчиг нь товч боловч захидлын үндсэн агуулга, сэдвийг тусгасан байх ёстой. "Асуулт", "Сайн уу!" гэх мэт гарчиг эсвэл хоосон гарчиг нь таныг анхан шатны бизнес бичих ур чадвар дутмаг байгааг илтгэнэ.
- Та өөр өөр гарчиг бүхий хэд хэдэн имэйлийн аль нэгэнд хариу өгөхдөө зөв рүү нь хариулаарай. Уулзалтын тухай “4-р сарын 18-ны Мягмар гарагийн уулзалт” гэсэн гарчигтай захидалд, “Хэвлэх материалын тухай” захидалд хариу өгнө үү. Үүнд өмнөх захидал харилцаанаас иш татах (доорх захидал бичих хэсгийг үзнэ үү).
- Хэрэв та долоо хоног тутмын тайлан гэх мэт имэйлийг үе үе илгээх шаардлагатай бол толгой хэсгийг тогтмол байлгахыг хичээ, эсвэл ядаж нэг хэсэг нь тогтмол байх ёстой бөгөөд ингэснээр хүлээн авагч ийм захидал ангилах автомат дүрмийг тохируулах боломжтой болно.
Бичихийн ач холбогдол
- Хэрэв захидалд яаралтай өөрчлөлт оруулах тухай мэдээлэл, гэрээний текст эсвэл таны анхаарах шаардлагатай бусад мэдээлэл байгаа бол "өндөр" ач холбогдлыг ашиглана уу, энэ нь ирсэн имэйл хайрцагт байгаа захидлыг тодруулах болно.
- "Өндөр" ач холбогдлыг дэмий хоосон бүү ашигла - "шуугиантай" хүмүүс ядаргаатай, илүү даруухан бай.
- Бизнесийн сурвалжлагч руу илгээсэн хувийн захидал эсвэл хөгжилтэй зураг эсвэл холбоос бүхий захидлын хувьд "бага" гэж тэмдэглэнэ үү.
Захидал бичих (хариулт)
- Мэндчилгээгээр эхэл, эелдэг. "Сайн уу, Гриа!" Энэ нь таныг тухайн хүний нэрийг бичихээс залхуу байгааг илтгэнэ. Зүгээр л "Андрей!" эсвэл "Өдрийн мэнд!" нэлээд эелдэг бөгөөд хангалттай.
- Тухайн хүнтэй ижил хэлээр ярь. Энэ нь зөвхөн орос/англи хэлэнд төдийгүй текстийн хэлбэрт хамаарна. Хэрэв та албан ёсны захидал хүлээн авбал түүнд албан бус хариу өгөх нь хариуцагчийг үл хүндэтгэсэн, өөрийн соёлгүй байдлын илэрхийлэл болно. Албан бус давж заалдах өргөдөлд албан ёсны хариу өгөх нь дүрэм журмыг дагаж мөрдөхийг уриалах эсвэл компанийн дүрмийн дагуу үүнийг шаарддаг.
- Захидлын гинжин хэлхээний хамгийн сүүлийн захидалд үргэлж хариулахыг хичээ, харин зарим нэг завсрын захидалд биш.
- Ямар ч транслит байнаТекстийг өөрөөр бичихэд хэцүү нөхцөл байдлаас (жишээлбэл, гар утас эсвэл орос гарны загваргүй компьютерээс) захидал илгээх тохиолдлоос бусад тохиолдолд.
- Хэрэв таны имэйлийн клиент орос хэлийг дэмждэггүй эсвэл кодчилол эвдэрсэн бол хариултын текстийг хавсралт болгон хавсаргана уу.
- Бизнесийн захидал нь нарийн, товч бөгөөд тодорхой байх ёстой.
- Нарийвчлал - өөрийн дурьдсан дэлгэрэнгүй мэдээллийг (өөр имэйлийн огноо, гарчиг, уулзалтын огноо, хурлын хэлэлцэх асуудал, файлын нэр, онлайн баримт бичгийн холбоос гэх мэт) оруулахаа мартуузай.
- Товч байдал - зарим хүмүүс гурван өгүүлбэрт бичиж болох зүйлийг гурван хуудсанд оруулдаг. Тодорхой сэтгэдэг хүн тод ярьдаг, үүнийг танай сурвалжлагч харж байна.
- Өвөрмөц байдал - захидалд хүлээн авагчаас яг юу шаардагдах, тэд түүнээс ямар үйлдэл хийхийг хүсч байгаа нь тодорхой байх ёстой.
- Бизнесийн захидал харилцаа нь эпистоляр жанрын дасгал хийх газар биш, сэтгэл хөдлөлөө илэрхийлэх газар биш юм. Энэ зорилгоор форум, чат болон бусад хүмүүс хоорондын цахим харилцааны хэрэгсэл байдаг. Бизнесийн товч текст нь хуурайшилт биш, харин цаг хугацаа хэмнэж, бодлын нарийвчлал юм.
- Хэрэв захидалд хэд хэдэн асуулт, сэдэв, даалгавар байгаа бол тэдгээрийг зохион байгуулж, дугаарлалттай эсвэл дугааргүй догол мөр болгон тусгаарла. Үргэлжилсэн "бодлын урсгал" -ыг уншихад хэцүү бөгөөд захидлын гол санааг алдах нь амархан байдаг. Түүгээр ч барахгүй зарим хүмүүс муу бүтэцтэй захидлыг хогийн сав руу шууд хаях хандлагатай байдаг (хэдийгээр энэ нь хэт даврагч үзэл байж магадгүй).
- Хүсэлт эсвэл даалгаврын хариулт нь "Үүнийг хийцгээе!" гэдгийг санаарай. бүрэн бус “Тийм өдрөөр хийнэ”, “Олон хоногийн дараа”, “Тийм, ийм үйл явдлын дараа” гэдэг нь илүү тодорхой бөгөөд үнэн зөв хариулт юм.
- Хэрэв захидлыг энгийн "ok" гэж хариулж болохуйц байдлаар бичсэн бол хариулт нь илүү хурдан хүлээн авах магадлалтай. Жишээлбэл, хэрвээ юу хийх талаар хэд хэдэн сонголт байгаа бол өгөгдмөл сонголтыг санал болго.
- Текст алдаа агуулаагүй байх ёстой. Очепяткиаймаар биш, гэхдээ үсэг болгон дээр үг буруу бичиж, бичвэл энэ нь маш хурдан мэдэгдэхүйц болж, орос хэл дээр хасах "С" нь тодорхой болно (мөн таны боловсрол, соёлын ерөнхий түвшний талаархи таамаглал бүхий цаашдын дүгнэлтүүд) ).
- Үсгийн html форматыг ашиглахгүй байхыг хичээгээрэй. Харамсалтай нь, захидал бичих энэ формат нь Outlook дээр анхдагч байдаг боловч үүнийг ашиглах үед, ялангуяа иш татах (хариулах, дамжуулах) үед маш олон асуулт гарч ирдэг.
- Хэрэв та html форматаар захидал хүлээн авсан бол үүнийг энгийн текст болгон өөрчилж болохгүй, энэ нь таны хариуг хүлээн авах үед илгээгчийн мэдээллийн талаарх ойлголтыг эвддэг. Таны сурвалжлагч танд хэдий чинээ чухал байна, төдий чинээ түүний талаарх хангалттай ойлголтыг хадгалах нь чухал юм. Та хариултаа html ишлэлд өнгөөр тодруулж болно, эсвэл html форматын самбар дээрх "Доголтыг багасгах" товчийг ашиглаж болно (хэдийгээр энд дур булаам нюансууд байдаг).
- Эх захидлын текстээс иш татна уу. Энэ нь юу гэсэн үг гэж та бодож байна вэ? Би бас мэдэхгүй байна: Хэнд: AIST бол бүтээлч шувуу Сэдэв: Re: Re: Re: Асуулт За! Вася
- Хэзээ ч өөр хүний бичвэрээс иш татахдаа бүү засварлаарай! Энэ бол нэг төрлийн захидал хуурамчаар үйлдэх явдал юм.
- Бүрэн эхээр нь иш татахдаа (хэрэв таны хариулт захидлыг бүхэлд нь бичсэн бол) хариултын текстийг захидлын төгсгөлд биш харин ЭХЛЭЛ дээр бичнэ үү.
- Хэрэв та ишлэл ашиглан цэг тус бүрээр хариулж байгаа бол эшлэлийг ДЭЭД ба Доошоо хоосон мөрөөр тусгаарлаж, өгүүлбэрийн эхэнд Том үсгээр бичнэ үү. Хариултуудыг эндээс олохыг хичээгээрэй: > Бид логог хавсаргасан логогтой солихыг санал болгож байна, > Энэ маш өнгөлөг дэвсгэр нь хавсралтаас лого олоогүй тул > бичээсийг засаарай - "загас" -ын оронд "боол" гэж бичих хэрэгтэй! > тэгэхгүй бол бид буруугаар ойлгогдох болно, бичээсийг зассан, уучлаарай > тэгээд хамгийн сүүлд...
Тамара Воротынцева - "BUSINESS PARTNER" сургалтын компанийн хөгжлийн захирал (Москва). Бизнесийн дасгалжуулагч, "Боловсон хүчний сургалтын тогтолцоог бүрдүүлэх нь" номын зохиогч, Орос, Казахстан, Украины бизнесийн хэвлэлд нийтлэгдсэн. Интернет мэдээллийн товхимолыг бүтээгч: subscribe.ru сервер дээрх "Бизнес дэх цахим шуудангийн захидал"! Энэхүү ном нь үйлчлүүлэгч, түншүүдтэйгээ идэвхтэй харилцдаг бизнес эрхлэгчдэд зориулсан практик гарын авлага юм. Энэ нь цахим харилцаа холбоог үр дүнтэй, цаг хугацаа, үр дүнгийн хувьд оновчтой, орчин үеийн бизнесийн нийгэмлэгт хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэм хэмжээ, дүрэмд нийцүүлэхэд туслах хэрэгслүүдийг танилцуулж байна. Зохиогч нь практик зөвлөгөө өгч, ажиглалтаа бодит тохиолдлуудаар дүрслэн харуулж, үндэслэлтэй дүгнэлт гаргадаг. Номын текст нь бизнесийн бодит захидлын танигдахуйц жишээгээр баялаг юм. Зохиогч өөрийн ажиглалт, арга барил, бизнесийн имэйлийн үр ашиг, үр ашигтай байдалд ихээхэн нөлөөлж болох "заль мэх" -ээ хуваалцдаг. Хэрэв та ажил хэрэгч хүн бол ажил хэргийн зөв дүрмийн дагуу шуурхай, товч, чадварлаг бичих нь чухал бол энэ ном таны найдвартай туслах болно.
Ном:
“To” (“To”), “Cc” (“CC”), “Bcc” (“Bcc”) талбаруудтай ажиллахдаа энэ нь оролцогчдын цаашдын үйл ажиллагаанд нөлөөлдөг имэйлийн чухал хэсэг гэдгийг санаарай. захидал харилцаанд.
"Хэнд" ("Тэр").Энэ талбарт захидал илгээсэн хүлээн авагчийн хаяг, түүнд агуулагдах мэдээллийг шууд оруулна. Захидлын зохиогч үндсэн хүлээн авагчаас хариу хүлээж байна. Хэрэв энэ талбарт хоёр хүлээн авагч байрлуулсан бол захидлын зохиогч тус бүрээс эсвэл заримаас нь хариу хүлээж байна (хэрэв таны нэр хүлээн авагчдын жагсаалтад байгаа бол үүнийг санаарай). Үүний зэрэгцээ (хэрэв та илгээгч бол) "Хэнд" ("Хэнд") талбарт нэгээс илүү хаяг хүлээн авагчийг оруулахыг зөвлөдөггүй гэдгийг санаарай. Хэд хэдэн хүлээн авагчид илгээсэн захидалд нэг хариу ирэхгүй байж магадгүй, учир нь хүн бүр нөгөө нь хариулах болно гэж боддог.
Хэрэв захидал танд хаягласан боловч бусад хүлээн авагчийн хуулбарыг агуулж байгаа бол хариу бичихдээ "БҮГДИЙГ хариулах" товчийг ашиглахаа мартуузай! Энэ нь захидал харилцааны санаачлагчийн тодорхойлсон хүлээн авагчдын тойргийг хадгалах боломжийг танд олгоно.
"Хуулбарлах" ("Cs"). INЭнэ талбарт таны бодлоор энэ асуудлаар захидал харилцааны талаар мэддэг байх ёстой хүлээн авагчдын хаягийг байрлуул. Эдгээр хүлээн авагчид зөвхөн "таны мэдээллийн зорилгоор" мэдээллийг хүлээн авдаг. cc хүлээн авагч нь ихэвчлэн захидалд хариу өгөх шаардлагагүй, гэхдээ шаардлагатай бол хариу өгөх боломжтой.
ЖИЧ. ЭНЭ НЬ ЧУХАЛ ЮМ!
Хэрэв таны нэр "Cc" (CC) талбарт байгаа бол захидал харилцаанд орохдоо эелдэг байх нь маш чухал байдаг гэдгийг санаарай. "Хэлэлцүүлэгт нэгдэхийг зөвшөөрнө үү" эсвэл "Таны яриа хэлэлцээнд нэгдэхийг зөвшөөрнө үү" эсвэл "Би үзэл бодлоо илэрхийлье" гэсэн хэллэгийг ашигла.
"Сохор нүүрстөрөгчийн хуулбар" ("Bcc").Энэ талбар нь харилцааны ёс зүйн хэм хэмжээнд харшлах хэрэгсэл учраас зарим компанид ашиглахыг хориглодог. Энэ талбарын зорилго нь хүлээн авагчийг "нууц гэрч" болгоход урих явдал юм.
Хэрэв таны бизнесийн туршлага энэ талбарыг ажилдаа ашиглах гэж байгаа бол дараахь зүйлийг анхаарч үзээрэй. BCC хүлээн авагч нь үндсэн хүлээн авагч болон BCC хүлээн авагчдад үл үзэгдэх хэвээр байна. Заримдаа илгээгч болон "нууц хүлээн авагч" хоёр мэдээллийн энэ аргын шалтгаан, зорилгын талаар урьдчилсан тохиролцоо (эсвэл дараа нь мэдэж байх) нь ашигтай байдаг.
ЖИЧ. ЭНЭ НЬ ЧУХАЛ ЮМ!
"Нуугдсан" хүлээн авагч нь энэ талбараас захидал харилцаанд орох ёсгүй.
Андрей Грищенко
2003 оноос хойш 1С-д тоглоомын төслүүд (гадаад хөгжүүлэлт) үйлдвэрлэгч. Ирээдүйтэй төсөл, багийг хайх, хөгжүүлэх, гаргах ажлыг зохион байгуулах үүрэгтэй. 1С-д тэрээр "Луунд цаг байхгүй", "Сталинград", "XIII зуун", "Бүрэн жолоодлого", "Ахан дүүсийн нисгэгчид" цувралын тоглоомууд зэрэг олон арван төслийг хариуцаж, хариуцаж байсан. Одоо тэрээр эрүүл, үзэсгэлэнтэй байх болно гэдэгт итгэлтэй байгаа Cryptosis: Sleep of mind-ээр төрөх үеийн өвдөлтийг намдааж байна.Эрхэм уншигч!
Энэ бичвэрийг 2006 оны дөрөвдүгээр сард миний dtf.blog дээр нийтэлсэн. Тэмдэглэлийг нийтлэл хэлбэрээр "дахин нийтлэх" гэсэн олон тооны линкүүд тархаж, олон удаа хүсэлт тавьсан нь намайг энэ энгийн ажлыг хийхэд түлхэц болсон юм. Энэ блогт сэтгэгдэл бичсэн бүх хүмүүст баярлалаа - таны хэрэгтэй сэтгэгдэл, нэмэлтүүдийг харгалзан үзсэн болно. Дмитрий Девишевт (Nival Online) онцгой талархал илэрхийлье.
Бичгийн харилцааны соёлыг хөгжүүлэхийн тулд материалыг чөлөөтэй (хэрэглэлгүйгээр) ашиглахыг санал болгож байна, үүнд бизнесийн захидал харилцааны (түүний дотор арилжааны) сургалтанд хамрагдах болно.
***
Та инээгээд "Энэ бол маш энгийн зүйл юм, Ватсон!" гэж хэлэх болно. Гэхдээ та үүнд итгэхгүй байх болно, миний ажил дээр тааралдсан зарим судалгаанд хамрагдагсад эдгээр стандартын дөрөвний нэгийг ч дагаж мөрддөггүй! Эдгээр хүмүүсийг хүндэтгэж байгаа нь алдааг нь "нүүр рүү нь" хэлэхийг надад зөвшөөрдөггүй тул би энд жагсаая.
Доор дурдсан бүх энгийн дүрмүүд нь таны түншүүд, хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид болон жүжигчидтэй бизнесийн захидал харилцаатай холбоотой байдаг. Тэдгээрийг хувийн захидал харилцаанд ашиглах нь хүн бүрийн хувийн асуудал юм. Гэсэн хэдий ч, хувийн захидал харилцаанд эдгээр дүрмийг дагаж мөрдөх нь танд зөвхөн сайхан сэтгэгдэл төрүүлэх болно.
Үндсэн мэдээлэл
- Хариулахдаа "Бүгдэд нь хариулах" товчийг ашиглана уу. Энэ нь анхны имэйлийг хүлээн авагчдыг CC-д оруулах бөгөөд ингэснээр таны хариу тэднийг давж гарахгүй. Би интерфэйсийн тохиргоонд "Хариу бичих" товчийг нуухыг зөвлөж байна. Шаардлагатай бол хүсээгүй хүлээн авагчдыг гараар устгаж болно.
- Сэдвийн талбарыг хоосон орхиж болохгүй. Таны харилцдаг хүмүүс өдөрт хэдэн зуун имэйл хүлээн авах боломжтой бөгөөд тэд имэйлийн ач холбогдол, агуулгыг хурдан үнэлэхийн тулд энэ талбарыг ашигладаг.
- Ишлэл захидал. Хариугаа шинэ имэйлээр бүү эхлээрэй, хүлээн авсан и-мэйл дээрх "Бүгдэнд хариу бичих" дээр дарж, имэйл клиентийн тохиргооноос хариу бичих, дамжуулах үед үнийн саналыг идэвхгүй болгож болохгүй.
- Бүрэн эхээр нь иш татахдаа (хэрэв таны хариулт бүхэл бүтэн захидалд байвал) хариултын текстийг захидлын төгсгөлд биш харин ЭХЛЭН хэсэгт бичнэ үү.
Бид үргэлжлүүлэх үү?
Захидал хүлээн авах
1. Хүлээн авсан захидлуудыг унших ёстой. Хэрэв та захидал хүлээн авсан бол энэ нь хэн нэгэн ямар нэг шалтгаанаар илгээсэн гэсэн үг юм (мэдээж энд спам гэж үзэхгүй). Хэрэв хүн уншаагүй гэж тэмдэглэгдсэн үсэгтэй бөгөөд тэдгээр нь нэг хоногоос дээш настай бол тэр шуудантай хэрхэн ажиллахаа мэдэхгүй байна. Гэсэн хэдий ч дараахь тохиолдолд үүнийг уучилж болно.
о хүн нас барсан эсвэл гэнэтийн өвчтэй болсон;
о шуудантай ажиллах нь түүний ажлын үүрэг хариуцлагын нэг хэсэг биш юм (тэгвэл түүнд үйлчилгээний имэйл шаардлагагүй болно).
2. Хэрэв та менежер биш бол өдөрт дор хаяж 2 удаа имэйлээ шалгаарай: өглөө, үдээс хойш. Үйлдвэрлэлийн асуултанд хариулахгүй байх нь бусад хүмүүсийн ажлыг саатуулж, асуудлыг шийдвэрлэхийг хойшлуулж болно.
3. Хэрэв та менежер бол таны ажлын өдөр бүтэн өдрийн турш ажилладаг, таны имэйлийг автоматаар шалгадаг имэйл клиентийг ажиллуулснаар эхлэх ёстой. Хамгийн багадаа 10 минут тутамд (1-3 минут байвал сайн) шуудангийн автомат хүргэлт/хүлээн авалтыг тохируулна уу.
4. Та захидал хүлээн авлаа. Хэрэв та маш завгүй байгаа бол тэр даруй хэнээс ирсэн, сэдвийг нь үнэлж, гүйлгэж үзээрэй - энэ нь захидал яаралтай хариу өгөх шаардлагатай эсэхийг хурдан шийдэхэд тусална.
5. Боломжтой бол шууд хариулна уу. Энэ бол шуудан цуглуулахгүй байх хамгийн хялбар бөгөөд үр дүнтэй арга юм.
6. Хэрэв та 24 цагийн дотор хариулах боломжгүй гэдгээ ойлгож байгаа бол "Би хоёр өдрийн дотор хариулах болно" эсвэл ядаж "Би жаахан дараа хариулах болно" гэж бичсэн нь дээр.
Талбарууд "Хэнд", "Cc", "Bcc" ("Хэнд", "CC", "BCC")
7. To, CC, BCC талбарууд байдаг гэдгийг санаарай. Захидал хүлээн авсны дараа таны цаашдын үйлдлүүд (мөн захидал харилцааны түншүүдийн үйлдэл) эдгээрээс хамаарна.
о "Хэнд" ("Хэнд") - захидал болон түүнд агуулагдах мэдээлэл эсвэл асуултыг шууд хүлээн авагчид хандана. Хэрэв та асуулт илгээвэл "Хэнд" талбарт заасан хүлээн авагчаас хариу хүлээж байна. Хэрэв та хүлээн авагч бол та хариу өгөх ёстой.
о "CC" ("Хуулбар") - хуулбар хэлбэрээр гарч буй хүлээн авагчид "таны мэдээлэл" гэсэн захидал хүлээн авдаг, эсвэл "гэрчээр урьсан". Хуулбаруудыг хүлээн авагч нь ерөнхийдөө захидалд хариу өгөх ёсгүй; Түүгээр ч зогсохгүй, хэрэв ийм хэрэгцээ байгаа бол "Савдалсанд уучлаарай" гэсэн хэллэгээр эхлэх нь эелдэг гэж тооцогддог.
о "BCC" ("Сохор хуулбар") нь "ордоны сонирхол татахуйц" талбар юм. Энэ талбарт хүлээн авагчийг зааж өгснөөр та энэ захидлыг түүнд "нууцаар" илгээдэг: энэ хүнд захидал илгээсэн нь үндсэн хүлээн авагч болон хуулбарт байгаа хүмүүст мэдэгдэхгүй. Таны хаягийн дэвтэр бүх хүлээн авагчдад мэдэгдэхгүй байхын тулд үүнийг бөөнөөр нь шуудангаар илгээхэд ашигладаг.
8. Хариулахдаа "Бүгдэд нь хариулах" товчийг ашиглана уу. Энэ нь анхны имэйлийн хүлээн авагчдад хуулбарыг хадгалах бөгөөд ингэснээр таны хариулт тэднийг өнгөрөөхгүй.
9. Корреспондентийнхээ нэмсэн хүмүүсийг захидлын хуулбараас бүү хас. Хэрэв та бусад сурвалжлагчид таны хариултыг хүлээж авахгүйн тулд хувийн зүйлд хариулахыг хүсвэл захидал бичсэн хүнээс бусад бүх зүйлийг устгана уу (тиймээ, бид "Хариу бичих" товчийг хэзээ ч ашигладаггүй).
10. Хүлээн авсан захидлын "Хэнд" талбарт хоёроос олон хаяг хүлээн авагч байгаа бол эдгээр сурвалжлагч хоёулаа эсвэл аль нэг нь хариу өгөх ёстой гэсэн үг юм. Хоёулаа хариулах ёстойг бодоорой - хэрэв захидал танд болон өөр хэн нэгэнд хаяглагдсан бол бас хариулаарай (хэдийгээр энэ нь "Энэ асуулт надад лав тохирохгүй, ийм хүн хариулъя" гэх мэт хариулт байсан ч гэсэн).
11. Хариуд нь "Хэнд" талбарт нэгээс илүү хаягийг оруулахгүй байхыг зөвлөж байна. Хоёр руу илгээсэн захидалд та аль алинд нь хариу өгөхгүй, учир нь тус бүр нөгөө нь хариулах болно гэж бодох болно. Энэ нийтлэлийг хүн бүр уншдаггүй.
12. Захидал дахь оролцогчдын зөвшөөрөлгүйгээр хувийн захидал харилцааг шуудангийн жагсаалт руу шилжүүлэх нь ёс зүйгүй юм!
Сэдвийн талбар
13. Үүнийг хоосон орхиж болохгүй.
14. Захидлын гарчиг нь товч боловч захидлын үндсэн агуулга, сэдвийг тусгасан байх ёстой. "Асуулт", "Сайн уу!" гэх мэт гарчиг эсвэл хоосон гарчиг нь таныг анхан шатны бизнес бичих ур чадвар дутмаг байгааг илтгэнэ.
15. Та өөр өөр гарчиг бүхий хэд хэдэн имэйлийн аль нэгэнд хариу өгөхдөө зөв рүү нь хариулаарай. Уулзалтын тухай “4-р сарын 18-ны Мягмар гарагийн уулзалт” гэсэн гарчигтай захидалд, “Хэвлэх материалын тухай” захидалд хариу өгнө үү. Үүнд өмнөх захидал харилцаанаас иш татах (доорх захидал бичих хэсгийг үзнэ үү).
16. Хэрэв та долоо хоног тутмын тайлан гэх мэт имэйлийг үе үе илгээх шаардлагатай бол толгой хэсгийг тогтмол байлгахыг хичээ, эсвэл ядаж нэг хэсэг нь тогтмол байх ёстой бөгөөд ингэснээр хүлээн авагч ийм захидал ангилах автомат дүрмийг тохируулах боломжтой болно.
Захидлын ач холбогдол ("Тэргүүлэх")
17. Хэрэв захидалд яаралтай өөрчлөлт оруулах тухай мэдээлэл, гэрээний текст эсвэл юуны өмнө анхаарах шаардлагатай бусад мэдээлэл байгаа бол "өндөр" ач холбогдлыг ашиглана уу, энэ нь ирсэн имэйл хайрцагт байгаа захидлыг онцлон тэмдэглэх болно.
18. "Өндөр" ач холбогдлыг дэмий хоосон бүү ашигла - "шуугиантай" хүмүүс ядаргаатай, илүү даруухан бай.
19. Бизнесийн сурвалжлагч руу илгээсэн хувийн захидал эсвэл хөгжилтэй зураг эсвэл холбоос бүхий захидлын хувьд "бага" гэж тэмдэглэнэ үү.
Захидал бичих (хариулт)
20. Мэндчилгээгээр эхэл, эелдэг. "Сайн уу, Гриа!" Энэ нь таныг тухайн хүний нэрийг бичихээс залхуу байгааг илтгэнэ. Зүгээр л "Андрей!" эсвэл "Өдрийн мэнд!" нэлээд эелдэг бөгөөд хангалттай.
21. Тухайн хүнтэй ижил хэлээр ярь. Энэ нь зөвхөн орос/англи хэлэнд төдийгүй текстийн хэлбэрт хамаарна. Хэрэв та албан ёсны захидал хүлээн авбал түүнд албан бус хариу өгөх нь хариуцагчийг үл хүндэтгэсэн, өөрийн соёлгүй байдлын илэрхийлэл болно. Албан бус давж заалдах өргөдөлд албан ёсны хариу өгөх нь дүрэм журмыг дагаж мөрдөхийг уриалах эсвэл компанийн дүрмийн дагуу үүнийг шаарддаг.
22. Захидлын гинжин хэлхээний хамгийн сүүлийн захидалд үргэлж хариулахыг хичээ, харин зарим нэг завсрын захидалд биш.
23. Ямар ч транслит байнаТекстийг өөрөөр бичихэд хэцүү нөхцөл байдлаас (жишээлбэл, гар утас эсвэл орос гарны загваргүй компьютерээс) захидал илгээх тохиолдлоос бусад тохиолдолд.
24. Хэрэв таны имэйлийн клиент орос хэлийг дэмждэггүй эсвэл кодчилол эвдэрсэн бол хариултын текстийг хавсралт болгон хавсаргана уу.
25. Бизнесийн захидал нь нарийн, товч бөгөөд тодорхой байх ёстой.
о Нарийвчлал - өөрийн дурдаж буй мэдээллийнхээ талаар нарийн байх (өөр имэйлийн огноо, гарчиг, хурлын огноо, хурлын хэлэлцэх асуудал, файлын нэр, онлайн баримт бичгийн холбоос гэх мэт).
о Товч байдал - зарим хүмүүс гурван өгүүлбэрт бичиж болох зүйлийг гурван хуудсанд оруулдаг. Тодорхой сэтгэдэг хүн тод ярьдаг, үүнийг танай сурвалжлагч харж байна.
о Өвөрмөц байдал - захидалд хүлээн авагчаас яг юу шаардагдах, тэд түүнээс ямар үйлдэл хийхийг хүсч байгаа нь тодорхой байх ёстой.
26. Бизнесийн захидал харилцаа нь эпистоляр жанрын дасгал хийх газар биш, сэтгэл хөдлөлөө илэрхийлэх газар биш юм. Энэ зорилгоор форум, чат болон бусад хүмүүс хоорондын цахим харилцааны хэрэгсэл байдаг. Бизнесийн товч текст нь хуурайшилт биш, харин цаг хугацаа, бодлын нарийвчлалыг хэмнэдэг.
27. Хэрэв захидалд хэд хэдэн асуулт, сэдэв, даалгавар байгаа бол тэдгээрийг зохион байгуулж, дугаарлалттай эсвэл дугааргүй догол мөр болгон тусгаарла. Үргэлжилсэн "бодлын урсгал" -ыг уншихад хэцүү бөгөөд захидлын гол санааг алдах нь амархан байдаг. Түүгээр ч барахгүй зарим хүмүүс муу бүтэцтэй захидлыг хогийн сав руу шууд хаях хандлагатай байдаг (хэдийгээр энэ нь хэт даврагч үзэл байж магадгүй).
28. Хүсэлт эсвэл даалгаврын хариулт нь "Үүнийг хийцгээе!" гэдгийг санаарай. бүрэн бус “Тийм өдрөөр хийнэ”, “Олон хоногийн дараа”, “Тийм, ийм үйл явдлын дараа” гэдэг нь илүү тодорхой бөгөөд үнэн зөв хариулт юм.
29. Хэрэв захидлыг энгийн "ok" гэж хариулж болохуйц байдлаар бичсэн бол хариулт нь илүү хурдан хүлээн авах магадлалтай. Жишээлбэл, хэрвээ юу хийх талаар хэд хэдэн сонголт байгаа бол өгөгдмөл сонголтыг санал болго.
30. Текст алдаа агуулаагүй байх ёстой. Очепяткиаймаар биш, гэхдээ үсэг болгон дээр үг буруу бичиж, бичвэл энэ нь маш хурдан мэдэгдэхүйц болж, орос хэл дээр хасах "С" нь тодорхой болно (мөн таны боловсрол, соёлын ерөнхий түвшний талаархи таамаглал бүхий цаашдын дүгнэлтүүд) ).
31. Үсгийн html форматыг ашиглахгүй байхыг хичээгээрэй. Харамсалтай нь, захидал бичих энэ формат нь Outlook дээр анхдагч байдаг боловч үүнийг ашиглах үед, ялангуяа иш татах (хариулах, дамжуулах) үед маш олон асуулт гарч ирдэг.
32. Хэрэв та html форматаар захидал хүлээн авсан бол үүнийг энгийн текст болгон өөрчилж болохгүй, энэ нь таны хариуг хүлээн авах үед илгээгчийн мэдээллийн талаарх ойлголтыг эвддэг. Таны сурвалжлагч танд хэдий чинээ чухал байна, төдий чинээ түүний талаарх хангалттай ойлголтыг хадгалах нь чухал юм. Та хариултаа html ишлэлд өнгөөр тодруулж болно, эсвэл html форматын самбар дээрх "Доголтыг багасгах" товчийг ашиглаж болно (хэдийгээр энд дур булаам нюансууд байдаг).
33. Эх захидлын текстээс иш татна уу. Энэ нь юу гэсэн үг гэж та бодож байна вэ? Би ч мэдэхгүй:
34. Хэнд: Андрей Грищенко
35. Сэдэв: Re: Re: Re: Асуулт
36. За!
Вася
37. Хэзээ ч өөр хүний бичвэрээс иш татахдаа бүү засварлаарай! Энэ бол нэг төрлийн захидал хуурамчаар үйлдэх явдал юм.
38. Бүрэн эхээр нь иш татахдаа (хэрэв таны хариулт захидлыг бүхэлд нь бичсэн бол) хариултын текстийг захидлын төгсгөлд биш харин ЭХЛЭЛ дээр бичнэ үү.
39. Хэрэв та ишлэл ашиглан цэг тус бүрээр хариулж байгаа бол эшлэлийг ДЭЭД ба Доошоо хоосон мөрөөр тусгаарлаж, өгүүлбэрийн эхэнд Том үсгээр бичнэ үү. Хариултуудыг эндээс хайж үзээрэй:
40. > бид логог орлуулахыг санал болгож байна.
41. > Учир нь энэ нь цаанаа л өнгөлөг
42. хавсралтаас лого олдсонгүй
43. > бичээсийг засаарай - "загасны" оронд "боол" гэж бичих хэрэгтэй!
44. > эс тэгвээс бид буруугаар ойлгогдох болно
45. бичээсийг зассан, уучлаарай
Илгээсэн захидлын хуулбарыг хэрхэн бэлтгэдэг вэ? Би баримт бичгийн толгой хэсгийг арилгах шаардлагатай юу?
Хариулт
ГОСТ Р 51141-98 стандартын тодорхойлолтын дагуу “Оффис менежмент ба архив. Нэр томьёо, тодорхойлолт", баримт бичгийн хуулбар нь эх баримт бичгийн мэдээлэл болон түүний гадаад шинж чанарыг бүхэлд нь буюу хэсэгчлэн хуулбарлах ёстой. Хэрэв бид байгууллагын файлд хадгалахаар байрлуулсан гарсан баримт бичгийн хуулбарын тухай ярьж байгаа бол түүнийг үйлдвэрлэх хоёр хувилбар боломжтой.
талаар дэлгэрэнгүй уншина уу бизнесийн захидлын төрөл
1. Гүйцэтгэгч хариуг бэлтгэж, байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр хэвлэж, хэвлэмэл хуудсан дээр бэлтгэсэн баримт бичгийн хуулбарыг хуулбарлах машин ашиглан хуулбарлаж, эх хувь, хуулбарыг баталгаажуулж, дараа нь менежерт гарын үсэг зуруулна. Энэ тохиолдолд хуулбар нь маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг багтаасан баримт бичгийн гадаад шинж чанарыг хуулбарлах болно;
2. Гүйцэтгэгч хариуг бэлтгэж, хэвлэмэл хуудсан дээр хэвлээд дараа нь бэлтгэсэн захидлыг ердийн цаасан дээр хэвлэх замаар хуулбарлана (хэвлэмэл хуудас дээр биш). Энэ тохиолдолд хуулбар нь баримт бичгийн маягтыг хуулбарлахгүй.
талаар дэлгэрэнгүй уншина уу бизнесийн захидалд татгалзсанаа хэрхэн илэрхийлэх,Бид холбоос дээрх материалд бичсэн.
Гарсан захидлын хуулбарыг хийх хоёр дахь сонголтыг ихэвчлэн байгууллага хэвлэсэн маягт ашигладаг тохиолдолд ашигладаг.
Тиймээс, баримт бичгийн "толгой", өөрөөр хэлбэл маягтын дэлгэрэнгүй мэдээлэл хуулбар дээр байх эсвэл байхгүй байж магадгүй гэж бид хэлж чадна. Энэ бүхэн хуулбар хийх аргаас хамаарна, гэхдээ маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хуулбараас хасах ийм шаардлага байхгүй.
