Домой Водоснабжение Основные критерии выбора erp систем. Семь критериев выбора ERP-систем

Водоснабжение

Основные критерии выбора erp систем. Семь критериев выбора ERP-систем

Данная статья посвящена вопросам внедрения на отечественных предприятиях современных интегрированных систем управления (ИСУ). Конкретно, речь пойдет о критериях выбора систем класса ERP, которые могут быть полезны как для потенциальных потребителей таких систем, так и для поставщиков.

В зависимости от степени использования стандартных понятий, методов и средств можно провести следующую классификацию поколений автоматизированных систем управления.

1-e поколение:

а) использование индивидуальных моделей бизнес-процессов для отдельных предприятий или их типов;

б) использование плоских файлов (или иерархических СУБД) и 3GL, в стиле IBM 360/370.

Примеры: уникальные системы металлургических компаний USX и British Steel, работающие только на конкретном предприятии.

2-е поколение:

а) использование типовой модели бизнес-процессов MRP/MRP II для любого типа предприятий;
б) см. пункт 1. б плюс использование собственных средств разработки класса 4GL.

Примеры: базовые системы компаний , SAP и Baan .

3-e поколение:

а) развитие модели ERP (п. 2а). Применение реляционных СУБД ведущих производителей ( , Ingres и т.п.), основанных на международных стандартах SQL;
б) отказ от использования индивидуальных средств разработки (применение унифицированных средств, основанных на SQL, включая типовые экранные формы, отчеты и т.д.);
в) переход от идеологии мэйнфреймов к идеологии «клиент/сервер» и распределенным базам данных.

Примеры: базовые системы от Oracle, ESI/Technology, IFS; адаптации новых версий систем 2-го поколения в части использования некоторых возможностей типовых реляционных СУБД с сохранением собственных средств разработки и поддержки.

4-е поколение:

а) перенос типовых функций, процедур, триггеров с уровня приложений на уровень СУБД (использование возможностей нового поколения реляционных СУБД ведущих производителей);
б) использование средств автоматизации проектирования и программирования (CASE) для поддержки «электронного проекта» на всех этапах его жизненного цикла;
в) дальнейшая стандартизация и специализация бизнес-функций с выделением в самостоятельные прикладные модули средств поддержки хранилищ данных, OLAP и систем поддержки принятия решений;
г) использование GUI, включая Web интерфейс.

Примеры: новые разработки фирм Decade Financials и Alcie, полностью построенные на Designer/2000 и Developer/2000; новые версии ERP систем от Oracle, ESI/Technology, IFS. Важно отметить, что начали появляться отечественные разработки, ориентированные на технологию 4-го поколения – это системы К*3 и БОСС КОРПОРАЦИЯ.

5-е поколение:

а) дальнейшая типизация метаданных, логических структур баз данных и описаний бизнес-функций на основе стандартов STEP и CORBA (включая UML);
б) выделение независимых объектно-ориентированных подсистем управления данными о продукции, а также технологий, основанных на стандартах STEP и CORBA (PDM системы 2-го поколения);
в) создание репозитария стандартных компонентов бизнес-объектов и функций для «сборки» прикладных систем и их «перекомпоновки» (для «реинжиниринга бизнес-процессов» при внедрении ERP системы);
г) выделение независимых объектно-ориентированных подсистем сервисного обслуживания и администрирования, основанных на идеологии ORB и DCOM.
д) использование корпоративных и глобальных сетей для создания «виртуальных» производств и предприятий.

Развитие систем 5-го поколения только начинается:

организован альянс Oracle с Metaphase и Sherpa с целью интеграции ERP системы Oracle c PDM cистемами Metaphase и Sherpa;

компания Siemens Nixdorf разрабатывает интерфейс между ERP R/3 от SAP и PDM системой фирмы Metaphase;

выделение самостоятельного PDM модуля из ERP системы фирмы IFS;

приобретение Baan компании ВА Intellegence – одного из производителей PDM систем.

Критерии выбора

Критерий 1. Место базового программного продукта среди пяти поколений интегрированных систем управления.

Чем больше номер поколения, тем проще установить, настроить и эксплуатировать систему, тем меньше требуется личного участия фирмы-разработчика и/или ее партнеров в пусконаладочных работах и особенно при эксплуатации. Например, компания Oracle специально подчеркивает возможность самостоятельного развития приложений клиентом с помощью стандартных средств разработки Designer/2000 и Developer/2000.

Понятия «степень модульности» и «степень масштабируемости» также тесно связаны с поколением базового продукта ERP системы. Так, например, средства взаимодействия с дополнительными модулями ALE и XMA компаний SAP и Baan, a также средства, обеспечивающие интерфейс с внешними системами BAPI и BPC, были специально разработаны совсем недавно как отдельные продукты. В то же время средства обмена сообщениями от IFS (MHS) или средства Открытого интерфейса Oracle изначально представляли собой единый универсальный механизм синхронизации как собственных модулей, так и средств обмена сообщениями с «чужими» модулями.

В качестве примера модульности и масштабируемости можно привести использование системы IFS на мебельной фабрике, бизнес-процессы которой предусматривают ограниченный набор функций, охватываемых «логистикой» (движение материалов, закупки, продажи, автоматические бухгалтерские проводки, баланcы, отчеты), и около 40 терминалов, эксплуатацию системы поддерживают четыре работника АСУ, причем они знают «только» стандартные средства DOS, SCO UNIX и Oracle. C другой стороны, система также эксплуатируется на гиганте Volvo c разбросанными по всему миру заводами, где кроме «стандартного» набора ERP модулей используется мощная подсистема Управления Ремонтами (Мaintenance), которую сегодня начинают внедрять и на ММК. И в том, и в другом случае используется одно и то же программное обеспечение, поддерживающее интеграцию управления, соответствующее уровню ERP.

На российских предприятиях имеет смысл более активно внедрять новые технологии – в них отсутствует «давление груза» MRP систем 2-го поколения.

В дополнение к описанию эволюции ИСУ с точки зрения развития инструментальных средств полезно обсудить новые тенденции стандартизации, специализации и кооперации в ИСУ, которые уже выходят за рамки систем 5-го поколения:

укрупняются типовые «общесистемные» функциональные блоки (Workflow, Web, DataWarehouse, EDI и др.), задействованные (например, Oracle) во всех «традиционных» ERP модулях;

началась разработка единых стандартов организации взаимодействия между разными поставщиками ERP систем (например, поддержка десятью ведущими производителями Единых Спецификаций Open Application Group – OAGIS ;

началось расширение функциональности до cоответствия 3 и 4 уровням пятиуровневой модели управления предприятием С.Бира, например, декларация Baan об MRP-III (Money Resource Planning), предполагающая включение методологии Теории Ограничений (TOC) Голдрата (http://www.goldratt.com) .

Критерий 2. Количество автоматизируемых бизнес-функций.

Очень часто этот критерий используется с некоторым мифологическим оттенком (больше – значит лучше). Поэтому имеет смысл рассмотреть разные его аспекты более подробно.

С одной стороны, количество автоматизируемых бизнес-функций не может быть определяющим критерием по следующим причинам:

большинство интегрированных систем, основанных на стандартах MRP/ERP, имеют типовой базовый набор автоматизируемых бизнес-функций;
основная задача российских менеджеров – почувствовать новую технологию интегрированного управления – решается практически любой MRP системой (правда, за разную цену);
изучение всех бизнес-функций, предлагаемых ведущими зарубежными производителями (SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan), невозможно без освоения их базового набора и требует длительного времени (5 лет и более).

Можно даже сказать, что богатство функций в сочетании с устаревшим инструментарием, «плохой» логической структурой данных, отсутствием общепринятых «стандартных элементов» просто вредно для неофитов от ИСУ. Так, внешнее богатство функций эмоционально заслоняет реальную оценку последствий использования собственных нестандартных средств поставщика.

С другой стороны, нужно как можно раньше начинать внедрять новые аналитические возможности таких выделяемых в отдельные подсистемы функций, как работа с хранилищами данных, OLAP, системами поддержки принятия решений (DSS) и аналитическими функциями более высокого уровня (например, типовой модуль «Автоматическое предупреждение» Oracle (Alert).

Критерий 3. «МОНО» и «МУЛЬТИ» – ориентированность на поставщика СУБД.

Декларация независимости MRP/ERP системы от конкретной СУБД – необходима прежде всего разработчикам, а не клиентам, которые хотят внедрять систему. Такая независимость во многом связана с пережитками MRP систем 2-го поколения, когда разработчики использовали только свои собственные и инструменты средства администрирования баз данных.

В общем процессе эволюции ИТ такие поставщики не смогут широко использовать возможности новых поколений СУБД и современных средств разработки. Перейти к MRP/ERP системам 4-го поколения для поставщиков, ориентированных на несколько СУБД (имеющих свои собственные средства администрирования и разработки), будет сложнее, чем для «МОНО» поставщиков. Для «МУЛЬТИ» поставщиков также будет сложно переключиться на объектно-ориентированную основу MRP/ERP систем 5-го поколения.
С точки зрения «провайдеров» ERP систем между МОНО и МУЛЬТИ имеется обратная зависимость. Так, при ориентации на МУЛЬТИ будет более жесткой привязка к «хозяину», чем при ориентации на МОНО поставщика, так как требуется освоить не только стандартные «коммерческие» средства разработки, но и средства, специфичные для данного ERP провайдера.

Критерий 4. Легкость русификации системы при внедрении и сопровождении.

Этот критерий, требует отдавать предпочтение системам, имеющим средства табличного задания переводимых понятий с автоматической перегенерацией экранных форм, меню и т.д. на другой язык. Даже если ERP система уже локализована, нужно учитывать трудозатраты на развитие системы и адаптацию ее новых версий.

Критерий 5. Опыт команды разработчиков/провайдеров в практическом внедрении «больших» систем управления на предприятиях СНГ.

Наличие у команды методик адаптации идеологии MRP/ERP к российским условиям часто оказывается решающим фактором успешного внедрения – мало купить систему, надо еще и грамотно ее настроить, а самое главное, довести до самостоятельного жизнеспособного существования, требующего минимальной поддержки со стороны производителя.

Опыта многих российских компаний, специализирующихся на внедрении систем типа «Low End PC» и «Middle PC» для ERP систем оказывается недостаточно. Мы согласны с выводами, изложенными в работе. Действительно, новаторские российские разработки (с точки зрения функциональности) могут быть сделаны «никак не в области финансово-экономических систем». В лучшем случае нам всегда придется догонять, а в худшем – будут появляться «пророки в своем отечестве» которые станут выдавать свои доморощенные поделки за откровения. Наш собственный опыт показывает, что сам факт практической адаптации ERP-системы уже существенно повышает уровень понимания процессов управления на предприятии. При этом преимущество имеют компании, использующие стандартный коммерческий инструментарий 4-го поколения ИСУ, например Ост-Ин или Ай-Ти

Критерий 6. Уровень компьютеризации предприятия на момент установки интегрированной системы управления.

Чем более однородна вычислительная среда на предприятии и чем она ближе к поколениям 3 – 4 интегрированных систем (критерий 1), тем легче внедрить MRP систему (в металлургической отрасли СНГ такой средой сегодня оказался Oracle). И наоборот, когда эксплуатируются разнородные системы, внедрять интегрированную систему очень сложно, если вообще возможно, без принципиальной переделки уже эксплуатируемых систем (legacy systems). Причем независимо от того, продукт какой компании был выбран и какие ресурсы она готова выделить на внедрение своего продукта.

Критерий 7. Гибкость ценовой политики фирмы-поставщика.

Учет этого критерия позволяет снизить прямые затраты на систему. Гибкость цен поставщика во многом зависит от степени модульности системы и ее масштабируемости (см. критерий 1).

В целом мы рекомендуем – ориентироваться на типовые стандартные решения в широком смысле. Это позволит, c одной стороны, без особого труда освоить современные технологии управления, а с другой – выйти на новый уровень стандартизации и интеграции, к которому сегодня подошло мировое сообщество. Можно привести несколько примеров нового уровня интеграции:

согласование стандартных спецификаций OAG для ERP систем с Manufacturing Domain Task Force (MfgDTF) OMG;
использование Univesal Modelling Language (OMG) в новых объектно-ориентированных средствах CASE ( , Designer/2000);
активная работа подкомитета ISO TC184/SC4 по стандартизации «Архитектуры данных» любого предприятия на основе объектноориентированных метамоделей в рамках сообщества STEP;
согласование стандартов CORBA, STEP, PDM.
Именно здесь возможен прорыв интеллектуального потенциала
СНГ на мировой уровень (при соответствующей организации работы).

Дополнительная информация

Выбор ERP-системы. Критерии и этапы

Этап оценки и выбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значеие. Особого внимания требует оценка функциональности и технологичности сложных ERP-систем, предназначенных для больших распределённых предприятий. Чем крупнее автоматизируемое предприятие и учреждение, тем выше цена ошибки при выборе системы.
При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиям к ERP-системе - комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Потенциальные клиенты могут работать по-разному, если на предприятии имеется процесс производства, то он может быть самым разнообразным, начиная с изготов¬ления на заказ и заканчивая поточным производством.

В некоторых случаях, чтобы дополнить отсутствующую функциональность, компаниям предстоит модернизировать стандартно-поставляемые приложения.
Основные группы критериев выбора ERP-системы:

Исчерпывающая функциональность, покрывающая все имеющиеся бизнес-процессы;

Функциональность, необходимая для соответствия национальному законодательству и общепринятой практике взаимодействия хозяйствующих субъектов;

Функциональность, реализующая использование лучших, наиболее эффективных, проверенных мировой практикой методов организации работ;

Резерв функциональности, обеспечивающий возможности для изменения и развития бизнеса в течение ближайших 5-10 лет;

Простота использования;

Развитые средства настройки бизнес-процессов;

Простота модернизации и дополнения функциональности системы посредством реализации новых бизнес-процессов, отражающих специфику конкретного предприятия;

Наличие средств упрощающих процесс внедрения;

Интегрированность различных компонентов системы;

Производительность;

Масштабируемость;

Использование стандартных широко распространенных ИТ-технологий;

Наличие средств интеграции с другими приложениями;

Совместимость с распространенными офисными приложениями;

Наличие стандартной технологии внедрения для всех партнеров, обеспечивающей гарантированные результаты внедрения;

Технические средства, используемые для работы системы;

Системное окружение, в котором может работать система;

Качественная документация и контекстная помощь в любой ситуации;

Открытая платформа и открытые системные интерфейсы;

Открытая структура системы и открытый исходный код всех приложений;

Контролируемость и надежность системы;

Простота установки;

Простота в управлении;

Наличие технологии обучения работе с системой и учебных материалов;

Требуемые навыки пользователей;

Устойчивость производителя системы;

Ежегодные инвестиции в развитие системы;

Распространенность системы на рынке, в отрасли, в регионе, отзывы пользователей;

Присутствие поставщика и системы на локальном рынке;

Стратегия развития и модернизации системы;

Структура и возможности партнерской сети по внедрению системы;

Структура и возможности системы сертификации и подготовки специалистов;

Распространенность специалистов на рынке;

Система техподдержки и обновления;

Периодичность выхода обновлений системы и документации, скорость реакции на изменения в законодательстве;

Затраты на внедрение;

Затраты на эксплуатацию;

Экономическая эффективность от внедрения;

Защита инвестиций в сделанные настройки и изменения при обновлении версий;

Сроки внедрения;

Необходимый состав команды внедрения.

В каждую группу может входить различное число критериев - от нескольких до нескольких десятков. По каждому критерию, независимо от того, в какую группу он входит, должен быть подготовлен вопрос, на который необходимо получить ответы от потенциальных поставщиков системы.
Целенаправленный выбор ERP-сиcтемы состоит в том, чтобы укрепить преимущества компании.

Тщательный подбор наиболее приемлемой для данного предприятия системы очень важен, так как внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние на общий уровень эффективности, результативности, перекрёстной функциональности и сотрудничества в рамках всего предприятия. Компания должна выбрать ERP-систему, основываясь на заранее определенных, заданных, согласованных критериях оценки систем.
Процесс выбора должен проходить в соответствии с организационными принципами и политикой компании вплоть до принятия окончательного решения.

Очень полезным является использование для этих целей списков контрольных вопросов. Предоставляемые консультантами списки вопросов должны дополняться или изменяться в зависимости от требований конкретной организации. Кроме того, в процессе обсуждения такие списки играют далеко не последнюю роль, так как они помогают сконцентрировать внимание на действительно важных вопросах.

Процесс выбора ERP-системы для предприятия должен включать в себя следующие этапы:

Создание команды для выбора ERP-системы;

Формулировка функциональных требований к предполагаемой системе, которая должна охватить все предприятие.

Поиск и первичный отбор подходящих ЕRP-систем.

Подготовка подробных списков контрольных вопросов по группам критериев и присвоение им приоритетов;

Отбор тех доступных ERP-систем, которые больше всего соответствуют установленным требованиям по утвержденным критериям. Компания может также вступить в партнерские отношения с поставщиками, предоставив им списки контрольных вопросов;

Оценка конечного списка ERP-систем с точки зрения совокупности требований, описанных в предыдущем разделе;

Отбор ERP-систем для демонстрации работы, встречи с поставщиками, проведения практических испытаний;

Поручение поставщикам проведения функционального и нагрузочного тестирования, непосредственное участие в тестах.
При этом необходимо использовать одинаковые данные, которые предоставляются всем поставщикам для тестирования и последующего составления отчетов о результатах.

Объединение результатов полученного рейтинга с другими рейтингами ERP-систем, полученными из внешних источников, с результатами тестов, с данными о стоимости установки и эксплуатации ERP-систем, с данными о сроках внедрения систем, сведениями об опыте и профессионализме компании-поставщика, а также о рисках, связанных с внедрением каждой из ERP-систем;

Систематический подход, основанный на точной числовой оценке параметров, не только исключит возможность принятия ошибочного решения, но и сделает очевидными мотивы принятого решения. Отчет с рекомендациями предоставит ясный рейтинг ERP-систем и обоснования для такого рейтинга, а также доводы для принятия окончательного решения. На более поздних этапах внедрения, всем будет очевидно, почему выбор пал на эту, а не на другую ERP-систему. Такой подход позволит в любой момент времени проследить процесс принятия окончательного решения о внедрении конкретной ERP-системы в компании.
Команда, ответственная за выбор, обязательно должна включать в себя:

1. функциональную подкоманду;

2. техническую подкоманду;

3. технологическую подкоманду;

4. коммерческую подкоманду.

Функциональная подкоманда должна состоять из работников, хорошо знающих деловые операции компании, производственные технологии, сильные и слабые стороны деятельности компании. Так как движущей силой проектов внедрения ERP-систем являются пользователи, то можно порекомендовать включить в функциональную подкоманду представителей всех функциональных подразделений, которые впоследствии будут участвовать во внедрении системы.

Желательно, чтобы все эти представители имели опыт внедрения других, раннее использовавшихся систем.

Члены технической подкоманды должны иметь богатый опыт в разработке и проектах по внедрению обычных приложений, а также разбираться в стандартных средах разработки и традиционных методологиях, используемых в жизненном цикле разработки программного обеспечения. Наличие опыта разработки в среде ERP-систем будет большим дополнительным преимуществом. Члены этой подкоманды должны пони¬мать основные причины использования ERP-системы, а также то, что движущей и направляющей силой являются функциональные пользователи.

Члены технологической подкоманды должны быть хорошо знакомы с последними достижениями в области компьютерного оборудования, сетей и систем, в особенности с мобильными технологиями, вопросами масштабирования и возможностями взаимодействия компьютерных сетей.

Чтобы принять обоснованные решения по вопросам инфраструктуры для внедрения ERP-системы, они должны быть знакомы с современными стандартами и протоколами передачи данных. В компетенцию этой подкоманды также входит приблизительный прогноз нагрузки на систему и возможной реакции системы, вопросы совместимости, модернизации, сетевого тра¬фика в локальных и глобальных сетях.

Члены технологической подкоманды должны быть знакомы с системами архивации, резервного копирования и восстановления утраченных данных, а также ори¬ентироваться в вопросах подготовки помещений, прокладки кабелей, установки и поддержки различных технических устройств.

Члены коммерческой подкоманды должны иметь навыки ведения переговоров с поставщиками, составления и заключения контрактов, определения условий и сроков поставок, критериев акцептования и процедур утверждения; разбираться в вопросах гарантии качества, условий оплаты, условий лицензирования, в различиях версий и релизов, юридических тонкостях и налогообложении и т. д.

Преимущества и недостатки выбранной ERP-системы на основе информации, собранной на основе согласованного списка критериев оценки.

Таблица сравнительных характеристик ERP-систем.

Оценка стоимости внедрения сопоставляемых ERP-систем и преимуществ, которые будут получены в результате внедрения.
Оценка стоимости должна делаться на основе собранной информации о затратах на оборудование, программное обеспечение, непосредственно на ERP-систему, создание сети, инсталляцию, обучение персонала, а также информации о стоимости контракта на техподдержку, стоимости консультационных услуг при инсталляции, затратах на связь и т. д.

Примерный график проекта внедрения, с указанием дат основных этапов

К группе критериев «потребности организации» могут относиться:

Соответствие бизнес процессам организации. ERP система должна иметь возможность настраиваться под процессы организации. Этот критерий определяет гибкость системы при изменениях деятельности компании.
Масштабируемость. ERP система должна позволять тиражировать решения на несколько подразделений или несколько видов деятельности компании. Также, она должна иметь возможность подстраиваться под масштаб организации.
Соответствие стратегии организации. Эксплуатация ERP системы осуществляется в течение длительного периода времени. Поэтому она должна помогать реализации стратегических планов компании. Выбор системы необходимо осуществлять с учетом перспектив развития.
Наличие отраслевых решений. Процессы организации зависят от отрасли деятельности и рынка, на котором она работает. При выборе системы необходимо учитывать эти факторы.

К группе критериев «применяемые технологии» могут относиться:

Программная архитектура. В зависимости от потребности и возможностей организации необходимо выбирать соответствующую программную архитектуру ERP системы, например «облачные сервисы», «клиент-серверную» архитектуру или «объектно-ориентированную» архитектуру.
Техническая архитектура. Этот критерий выбора взаимосвязан с предыдущим. Выбор технической архитектуры может потребовать от организации обновления каналов связи, аппаратного обеспечения, средств вычислительной техники.
Технология внедрения ERP системы. Этот критерий зависит от поставщика услуг. Как правило, крупные производители ERP систем предлагают применять технологию внедрения под свой программный продукт. Такие технологии есть у SAP , ORACLE, Microsoft и др.

К группе критериев «функциональность» могут относиться:

Состав модулей. Выбор модулей ERP системы необходимо осуществлять в зависимости от текущей и будущей потребности организации. Система должна иметь возможность расширяться по функциональности.
Интеграция. При выборе системы необходимо учитывать возможность интеграции с действующими системами управления во взаимосвязанных областях.
Наглядность. Существенным элементом функциональности ERP системы является простота интерфейса и удобство работы пользователей. При выборе, необходимо учесть возможность настройки интерфейса под потребности пользователей.
Соответствие нормативной базе. ERP система затрагивает многие сферы деятельности предприятия, которые регулируются законодательством. Поэтому, важным критерием выбора будет возможность системы настраиваться на требования местного законодательства.

К группе критериев «поддержка» могут относиться:

Цикл поддержки. При выборе ERP системы необходимо определить, как долго поставщик будет поддерживать систему. Существует ли возможность перехода на новую версию ERP системы, существует ли возможность доработки системы под запросы организации.
Наличие службы поддержки. В ходе работы, у пользователей ERP системы всегда будут возникать вопросы и сложности. Для эффективной работы системы важно, чтобы поставщик мог гарантировать поддержку работы пользователей системы.
Опыт внедрения. Этот критерий связан с работой поставщика ERP системы. Необходимо обращать внимание на количество успешных внедрений ERP систем у того или иного поставщика.

К группе критериев «стоимость владения» могут относиться:

Стоимость программного обеспечения. Для работы ERP системы организации необходимо покупать лицензии на ее использование. При выборе нужно учитывать метод расчета стоимости этих лицензий (например, на группу пользователей или на одно рабочее место и т.п.).
Стоимость аппаратного обеспечения. В зависимости от применяемой архитектуры стоимость аппаратного обеспечения может существенно различаться. Организации может потребоваться приобретать серверное оборудование, обновлять парк вычислительных средств.
Стоимость обслуживания. Этот критерий также является существенным в составе затрат на приобретение ERP системы.
Стоимость модернизации и обновления. У некоторых поставщиков ERP систем стоимость модернизации и обновлений может равняться или превосходить стоимость первоначального приобретения.

Внедрение ERP системы

Внедрение ERP системы, как правило, является длительным и сложным процессом. У каждого крупного производителя ERP системы разработаны свои технологии и методики внедрения. Эти методики несколько отличаются друг от друга, но общий порядок действий, в основном, одинаковый. Кроме того, порядок внедрения ERP системы может различаться в зависимости от программной и аппаратной архитектуры ERP системы. На эти методики стоит обращать внимание, когда осуществляется выбор поставщика услуг.

Организации, которая приняла решение внедрять ERP систему, необходимо со своей стороны предпринять ряд действий для успешной реализации проекта внедрения.

К таким действиям относятся:

1. Подготовка внедрения. На этапе подготовки организации необходимо определить основные цели, ради чего будет внедряться ERP система. Это позволит четко понять результаты и ожидания от внедрения ERP системы. Так как внедрение ERP системы является довольно затратным проектом, необходимо оценить предполагаемый бюджет, который организация сможет выделить на внедрение. Также, на этом этапе определяется ответственный за проект, и выявляются ключевые специалисты (члены команды проекта со стороны организации), определяется порядок их взаимодействия.

2. Анализ бизнеса. Эти действия являются одними из самых критических во всем проекте. Как правило, ERP система должна работать в течение десятка лет и более. Поэтому необходимо определить перспективы развития как самой организации, так и рынка на длительный период.

На этом этапе организация должна оценить:

перспективы развития рынка и компании на несколько лет;
состав и возможность развития бизнес процессов организации;
потребности в автоматизации.

3. Выбор ERP системы. Выбор системы необходимо осуществлять на основе текущих и будущих потребностей бизнеса. При оценке различных вариантов, необходимо руководствоваться критериями, указанными выше (критерии выбора ERP систем). Чтобы выбрать систему наиболее подходящую под потребности бизнеса, желательно, отобрать не менее 3-х вариантов систем разных производителей.

4. Выбор поставщика. Как правило, на рынке существует много поставщиков одной и той же ERP системы. Это компании вендоры или системные интеграторы. Они предлагают комплекс услуг по техническому внедрению ERP системы. При выборе поставщика ERP системы необходимо обратить внимание на его специализацию. Можно выделить три типа специализации поставщиков.

У каждого из типов поставщиков есть свои преимущества и недостатки:

горизонтальная специализация. У таких компаний большое количество заказчиков, которые работают в разных отраслях. Как правило, такие поставщики имеют развитые службы поддержки. Однако, подход к внедрению у них «типовой» для всех заказчиков.
вертикальная специализация. Эти поставщики специализируются на работе с заказчиками из ограниченного количества отраслей (от одной, до трех). Это позволяет им создавать решения, специально настроенные под специфику отрасли. Подход к внедрению у таких компаний «заточен» под конкретную отрасль.
клиентоориентированная специализация. Эти поставщики, как правило, внедряют ERP систему под потребности заказчика. При внедрении они берут за основу базовую функциональность ERP системы и дорабатывают ее под условия бизнеса заказчика. У этого варианта есть существенный недостаток, связанный с обновлением системы и стабильностью ее работы.

5. Управление проектом. Ответственный за внедрение ERP системы и специалисты организации должны осуществлять управление проектом внутри компании. Они должны вести план проекта, контролировать сроки, бюджет, объем работ, соответствие целям внедрения. Еще одной важной задачей по управлению проектом является координация взаимодействия сотрудников организации с представителями поставщика (командой внедрения от поставщика).

6. Тестирование. Даже при самой лучшей организации внедрения, существует риск возникновения ошибок в работе системы. Поэтому, по ходу ввода в эксплуатацию функционала ERP системы, необходимо предусмотреть обязательное тестирование работы процессов, подразделений и модулей ERP системы. Лучшим способом тестирования является выполнение параллельной работы в старой системе и во внедряемой ERP системе. Это позволит избавиться от основных ошибок.

7. Тренинги и обучение. Обучение сотрудников является обязательным условием работы ERP системы. В зависимости от сложности системы оно может занять несколько недель. Перед началом обучения необходимо убедиться, что ERP система была протестирована. Одним из плохих вариантов является случай, когда поставщик услуг совмещает тестирование и обучение пользователей. В этом варианте сотрудники организации (будущие пользователи системы) выступают в качестве тестировщиков системы.

8. Ввод в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию является важным моментом в процессе внедрения ERP системы. Существует два варианта ввода системы в эксплуатацию: запуск системы сразу во всей организации, и поэтапный ввод. Второй вариант является более предпочтительным, т.к. позволяет постепенно переходить на новые условия работы. В случае возникновения ошибок или проблем в работе, будет затронута только часть бизнеса (отдельные процессы или подразделения), а не вся организация.

Основные ошибки при внедрении ERP системы

Внедрение ERP системы является одной из самых сложных, трудоемких и дорогих задач по совершенствованию деятельности. В ходе внедрения всегда возникают проблемы и ошибки, в той или иной степени влияющие на сроки, стоимость, и результативность проекта.

К основным ошибкам проекта внедрения ERP системы можно отнести:

плохое планирование. Для успешной реализации проекта, внедрение ERP системы должно быть тщательно спланировано. Плохое планирование часто приводит к потере приоритетов, путанице с автоматизацией процессов, слабому пониманию текущего и перспективного состояния процессов.
недостаточная оценка поставщиков ERP системы. Организации плохо прорабатывают вопрос выбора поставщиков ERP системы. В результате, выбор делается в пользу поставщиков, предложивших минимальную цену. Часто, поставщик снижает цену для того, чтобы получить хотя бы одного клиента и отработать на нем внедрение новой для себя системы. В результате, после завершения проекта может оказаться, что функциональность ERP системы сильно ограничена или система работает с ошибками.
отсутствие понимания потребностей. Начиная внедрение ERP системы, многие организации не понимают, какие функции и модули им необходимы, какие потребности организации могут быть автоматизированы за счет ERP системы. Это приводит к тому, что внедряется множество ненужных и неиспользуемых функций и модулей или наоборот, необходимые функции применяются ограниченно.
недостаточное понимание затрат времени и ресурсов. Как правило, организации недооценивают время и ресурсы, требуемые для внедрения ERP системы. Это приводит к завышенным ожиданиям от системы. Сотрудники организации начинают полагать, что ERP система начнет работать в полном объеме через короткое время и для ее работы не потребуется много усилий.
отсутствие квалифицированного персонала в команде внедрения. Частой ошибкой проектов внедрения ERP системы является привлечение в команду проекта простых исполнителей работ. Команда проекта со стороны организации должна включать в себя высококвалифицированных специалистов (ключевых сотрудников) по каждому направлению деятельности организации: финансам, управлению, закупкам, производству, складу и др.
отсутствие приоритетов. Перед началом проекта организации не устанавливают приоритет в достижении целей. Это приводит к тому, что в ходе внедрения ERP системы приходится решать много задач, постоянно переключаясь между ними. В результате, увеличивается время внедрения, появляются дополнительные ошибки и проблемы.
не проводится обучение сотрудников. Недостаточное или полное отсутствие обучения сотрудников является частой причиной неудачного внедрения ERP системы. Сотрудники не понимают, как работать в системе и это вызывает отторжение. Система окажется невостребованной, ее функционал будет задействован в ограниченном объеме.
недооценка точности данных. В основе работы ERP системы лежит обработка данных. Поэтому точность и эффективность работы системы будет зависеть от достоверности и точности данных, которые вводятся в ERP систему. Для снижения ошибок необходимо изначально вводить в систему достоверные и точные данные. Сотрудники, работающие с системой, должны тщательно проверять данные перед вводом в систему.
использование устаревших приложений. Еще одной проблемой, приводящей к низкой эффективности внедрения ERP системы, является продолжение использования устаревших приложений. Работа дублируется в ERP системе и старых приложениях. Организации продолжают их использование т.к. оплачена их поддержка и продление лицензий. Это приводит к тому, что переход на работу в ERP системе затягивается.
не проводится эффективное тестирование системы. Часто, поставщики ERP системы предлагают провести тестирование на ограниченном круге пользователей. Такое тестирование не сможет выявить все недостатки и не позволит смоделировать реальную пользовательскую нагрузку.
отсутствие стратегии обслуживания и модернизации. Если компания не разработает стратегию обслуживания и модернизации своей ERP системы, то она будет быстро устаревать. Техническая (аппаратная) часть ERP системы требует модернизации, т.к. со временем растет объем данных, и требуются новые вычислительные мощности. Программная часть должна постоянна модернизироваться в соответствии с изменяющимися требованиями законодательства и рынка.

Указанные выше проблемы внедрения являются наиболее общими и часто встречающимися. Помимо указанных, всегда возникают проблемы, специфические для каждого конкретного предприятия или организации. "ффективным методом избежать или свести к минимуму потери от таких ошибок является тщательная подготовка и планирование каждого этапа проекта внедрения ERP системы.

Аббревиатура ERP происходит от английского выражения Enterprise Resource Planning , что дословно означает планирование ресурсов предприятия. Теоретически такая система представляет собой общую стратегию деятельности компании, которая учитывает следующие направления:

Управление финансовыми ресурсами - ведение налоговой отчетности, бухгалтерского учета, планирование бюджета;
Управление трудовыми ресурсами;
Управление активами;
Взаимодействие с партнерами и учет истории операций клиентов.

С практической стороны, говоря про ERP системы бизнеса, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для сведения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимых для работы предприятия.

Простыми словами ERP системами являются комплексы мероприятий, включающие в себя: модели управления потоками информации на предприятии, оборудование для ее хранения и обработки, программное обеспечение, IT-отдел и специалистов технической поддержки, а также непосредственно пользователей.

Строение IT-системы планирования ресурсов предприятия

Являясь сложным программным обеспечением, ERP система состоит из следующих элементов:

Платформа - основная среда (ядро), обеспечивающая работу компонентов программы, а также базовый функционал (справочная информация, функции) компании. Это основа системы, без которой ее работа невозможна.
Инструменты управления данными - сюда входит хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы модулей.
Подключаемые модули - независимые друг от друга программы, которые подключаются к платформе и используют в своей работе основные базы данных. Именно наличие независимых модулей, которые могут отключаться и подключаться без нарушения работы всего комплекса, отличает ERP системы от других видов программного обеспечения, используемого при автоматизации бизнес процессов.

Модули, подключаемые к основной платформе системы планирования ресурсов производства, условно делятся на три группы:

Внутренние - программы, используемые внутри предприятия, доступ к которым имеют сотрудники.
Внешние - программы, к которым имеют доступ клиенты и партнеры (например, личный кабинет дропшиппер посредника).
Коннекторы - программы для подключения с другими программными продуктами, не являющимися частью системы ERP, но используемые компанией в своей деятельности. Они выполняют обмен данными.

Где взять ERP систему для предприятия

Существует три способа приобрести ПО для планирования ресурсов:

Создание собственного продукта . Зачастую оказывается нерациональным методом, поскольку отсутствие профессионального подхода может привести к возникновению ситуации, когда будет учтено только одно направление, что не даст ощутимого эффекта. При этом внедренную таким способом систему, как правило, сложно заменить или дополнить.
Покупка готовой платформы и внедрение ее в работу предприятия . Тут необходимо сделать правильный выбор в соответствии с деятельностью вашей компании. Качественные и известные продукты стоят довольно дорого и требуют постоянной поддержки со стороны разработчика.
Профессиональная разработка ERP систем индивидуально для компании . Только 20% создаваемых на отечественном рынке программ успешно интегрируются в работу предприятий. А значит риск компании получить некачественный продукт по завышенной стоимости достаточно большой.

Как выбрать и внедрить ERP систему

Универсальной системы планирования ресурсов, подходящей для всех компаний, не существует. Для каждого производства выбирается свой наиболее оптимальный продукт, который затем корректируется в процессе внедрения.

Виды ERP систем для предприятий

Классификация систем планирования ресурсов предприятия осуществляется по нескольким параметрам, учет которых поможет вам в выборе подходящего продукта. Так, по назначению они могут быть отраслевыми и общими. Первый вариант подходит для очень крупных компаний, а также для предприятий, выпускающих уникальный продукт или применяющих нестандартные методики ведения бизнеса.

По виду организации выделяют системы следующих форматов:

Публичные - доступ к общему функционалу программы имеет множество пользователей, но ваши данные доступны только сотрудникам вашей компании.
Приватные - программа изолирована и может изменяться, и дорабатываться под задачи компании.
Гибридные - совокупность двух видов.

По типу хранения информации:

Облачные - базы данных располагаются на внешних серверах.
Внутренние - данные хранятся на собственном сервере компании.

По формату пользовательского интерфейса:

Стационарные (десктопные) - программное обеспечение для подключения к базам данных устанавливается на ПК и может работать автономно от сети интернет, используя только внутренние коммуникации.
Браузерные (работающие только онлайн) - доступ к системе осуществляется через сайт компании и личный кабинет сотрудника, клиента или партнера.

По архитектуре программного обеспечения:

Модульные - складываются из множества компонентов (модулей), разработанных для решения различных задач.
Монолитные - единые комплексные программы.

По классу лицензии на использование:

Проприетарная - закрытое ПО, для использования которого требуется оплатить лицензию.
Open Source - бесплатные программы с открытым исходным кодом.

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Неправильный выбор системы управления предприятием ERP не только повлечет за собой дополнительные расходы, но и может негативно отразиться на работе предприятия. Чтобы не допустить ошибок, вам нужно знать основные из них:

Отсутствие правильно выбранной и четко сформулированной цели . Важно понять, что ERP - должна улучшать работу компании, перенимая положительные стороны и компенсируя отрицательные. А потому, при выборе необходимо точно определить какой эффект от внедрения должен быть получен. Если вашей целью является оптимизация бизнеса в целом, вы не получите необходимого результата. Все задачи должны быть конкретизированы в техническом задании (ТЗ). При этом система должна быть адаптирована под компанию, а не наоборот. Полностью перестраивать бизнес, особенно если он прибыльный, под систему ERP - ошибочно.
Неправильный выбор методики решения поставленных задач . Каждая система ERP построена для определенной сферы бизнеса. Она может быть адаптирована для производственной сферы или исключительно для торговли.
Односторонний взгляд на выбор системы . Команда специалистов, составляющих ТЗ, выбирающих и контролирующих процесс внедрения системы должна включать в себя представителей различных отделов компании (IT, продаж, кадрового, производственного). В противном случае итоговый продукт будет выбран с позиции удобства только одного звена пользователей и не принесет должной эффективности предприятию в целом.
Недостаточная квалификация разработчика и специалистов, осуществляющих внедрение . Процесс создания и интеграции системы планирования ресурсов имеет высокую стоимость и многие компании, стремясь снизить затраты, обращаются к фирмам с малым опытом или используют бесплатные ERP системы, что достаточно рискованно.
Низкий уровень контроля процесса интеграции программы в систему .
Сложность интерфейса . Если программа слишком сложна для интуитивного понимания, вы можете столкнуться с проблемой необходимости обучения персонала работе с ней. Это также повышает риск случайных ошибок при внесении данных, что влечет за собой некорректное планирование и все вытекающие последствия.

Какие функции должна обеспечивать система планирования ресурсов

Основной инструмент при планировании бизнеса, позволяющий принимать решение - это отчетная документация. Именно она является основой работы ERP, которая в свою очередь должна предоставлять возможность анализировать данные отчетов с различных позиций. А потому эффективная ERP система должна обладать рядом следующих функций:

Обеспечение удобного документооборота . Основным назначением ERP систем является обеспечение быстрого оформления документации (счета, накладные, отчеты, прайсы), а также последующих операций с ними (поиск, доступ, пересылка, редактирование).
Планирование . Алгоритм системы, особенно для производства, должен позволять планировать платежи, поставки, работу склада, сезонные изменения, объемы продукции. Для каждой компании планирование производства носит индивидуальный характер и привязано к объемно-календарной стратегии.
Прозрачность информации . Программа должна фиксировать все операции, стороны, объемы и даты их проведения, что сделает работу компании более прозрачной для анализа.
Разграничение доступа для разных уровней . Поскольку система охватывает очень большой объем информации о работе компании, большая часть которой должна оставаться закрытой для сотрудников нижних уровней, клиентов и партнеров, она должна позволять закрывать часть данных для пользователей с различным допуском.
Единая сеть данных . Система ERP должна обеспечивать возможность отслеживать все процессы в отдельности (например, сделки) на всех уровнях от закупки сырья и производства, до оформления продажи и уплаты налога.
Кадровый учет . Программа должна предусмотреть возможность контроля численности персонала, планирование графика выходов и отработанных часов, учет уровня квалификации сотрудников и составление графиков отпусков, прохождения курсов повышение квалификации. Также эффективная система планирования предусматривает возможность расчета зарплат и премий, с учетом формы оплаты труда.
Работа с поставщиками . Функционал системы должен позволять хранить и обрабатывать базу поставщиков, отправлять запросы на наличие, планировать формирование заказов, высвобождение оборотных средств и оплату счетов, контролировать процесс доставки, а также вести отчетность по закупкам.
Работа с клиентами . Система должна позволять вести полный учет данных по каждому клиенту, независимо от того сколько юридических лиц входит в структуру последнего. Это подразумевает не только возможность предоставления клиенту работать через собственный кабинет, но и хранение данных по совершенным сделкам, дебиторской задолженности, планированию поставок, обработке счетов, истории сотрудничества. Это позволяет изучать спрос и уровень прибыли, полученной от каждого клиента.
Сервисное обслуживание и ремонт . Если речь идет о производстве, эта часть программы должна обеспечивать планирование технического осмотра оборудования, графика проведения планового ремонта, модернизации или замены оснащения предприятия. Для торговых предприятий в системе должна быть предусмотрена возможность учета сервисного обслуживания проданных товаров и ремонта по гарантийным обязательствам.

Особенности внедрения ERP

Система планирования ресурсов оперирует базами данных, которых, как правило, очень много. Непосредственно сама информация может находиться на различных носителях, включая бумажную документацию, а потому ее перенос в электронный формат - это огромный труд. Сами данные разделяют на две группы:

Важные - информация, которая является основой деятельности предприятия. Это данные о работе и управлении производством, отчетность отдела продаж и кадровиков. Они должны использоваться в системе ERP обязательно.
Общие - информация, имеющая значение для конкретной компании, которая не используется компанией постоянно, но является также важной. Эти данные добавляются в систему по необходимости или по требованию руководства компании.

Идеальная ERP должна предусматривать возможность использования всех видов данных, но на практике, чтобы упростить процесс внедрения, для начала учитываются важные, а затем постепенно интегрируются общие.

Исходя из того, какие данные должны быть использованы и требуемого функционала системы, составляется техническое задание. Оно представляет собой официальный документ (инструкцию), демонстрирующий какие задачи и цели необходимо реализовать в процессе внедрения. На основе ТЗ составляется календарный план работ по интегрированию.

Выделяют три стратегии внедрения системы планирования ресурсов предприятия:

Пошаговая интеграция - вначале в эксплуатацию запускаются основные модули (например, учет финансов, бухгалтерия и документооборот), а затем после отладки их работы, постепенно внедряются остальные. Этот метод занимает очень много времени и не может продемонстрировать достижения результата сразу. Он нередко применяется компаниями при самостоятельной разработке системы.
Комплексное внедрение - система применяется сразу по всем направлениям и в полном объеме, а затем производится постепенная отладка работы. Этот метод позволяет быстро интегрировать систему планирования ресурсов предприятия. Он применяется при покупке готового программного обеспечения.
Комбинированный метод - внедрение ERP систем происходит сразу по всем направлениям деятельности, но поэтапно. Эта стратегия позволяет максимально сократить время на внедрение при наименьшей потере качества работы. Чаще всего применяют такую методику частные компании, предлагающие услуги по разработке индивидуального ПО.

Как работает ERP система и кому она необходима

Учитывая сложность и высокую стоимость, внедрение ERP будет целесообразным только для крупных компаний, где объем данных для учета очень велик и требует систематизации. Высокую эффективность такие системы демонстрируют для крупносерийного производства, в различных корпорациях и холдингах. Если же компания не выпускает широкий ассортимент или занимается изготовлением мелких партий, столь серьезная система планирования ресурсов ей не требуется, и только замедлит процесс и приведет к неоправданным убыткам.

Единственным исключением, по мнению специалистов консалтинговых агентств является использование ERP систем небольшими компаниями, работающими в условиях очень высокой конкуренции, где автоматизация всех процессов создает дополнительное преимущество.

Чтобы понять нужна ли вам такая система, необходимо просчитать экономическую эффективность от ее внедрения. Она может определяться различными параметрами (снижение запасов, скорость производства продукции, сокращение штата, повышение производительности труда), и в итоге для самого предприятия должна приносить дополнительную прибыль или, как минимум, сокращение расходов.

Краткий обзор популярных ERP

Чаще всего основные ERP системы компаний - это готовые продукты, скорректированные под деятельность предприятия. Они могут быть платными и бесплатными. При грамотном внедрении можно добиться эффективности в обоих случаях.

Популярные бесплатные продукты:

ERPNext - минималистичная программа для работы частного предпринимателя (ИП). Основной недостаток - ограниченное дисковое пространство, которое можно увеличивать за дополнительную плату.
Галактика ERP - разработана под отечественный рынок и позволяет учитывать частые изменения в законодательстве.

Платные программы:

SAP ERP - одна из наиболее популярных систем, предлагающих широкий функционал и удобный интерфейс.
1С:Предприятие - достаточно популярная и доступная по цене система, предлагающая большое количество специализированных решений.
OpenBravo ERP - программа для среднего уровня с удобным масштабированием и доступной стоимостью.

Достоинства и недостатки ERP

Большинство недостатков ERP систем вытекает из ее основных качеств, поскольку основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении программы связаны с допущением ошибок при принятии решения о необходимости использования и непосредственном выборе ПО.

Отрицательные стороны интеграции системы планирования ресурсов

Несмотря на то, что назначение ERP систем - это улучшение процесса деятельности производства, они имеют свои недостатки. В числе последних:

Сложность программы и, как следствие, высокая цена покупки и внедрения.
Повышенные требования к оборудованию для хранения и обработки данных , включая сервера для хранения резервных копий. Оно должно быть надежным и быстродействующим, что определяет высокую стоимость.
Необходимость обеспечения дополнительной защиты данных , тщательный контроль системы безопасности и настройка иерархии доступа. Хранение информации в электронном формате, и особенно с доступом через сеть, повышают риск хищения или уничтожения (намеренного или случайного) важных документов.
Зависимость от энергообеспечения компании . Если в офисах, складских помещениях или в торговых залах компании неполадки с электрической сетью, работа компании может полностью остановиться.

Практические достоинства ERP-системы

Внедрение стратегии и программного обеспечения для учета и планирования ресурсов - это эффективный способ добиться улучшений в работе компании, который обладает следующими преимуществами:

Возможность интеграции в различные типы производства и быстрая адаптация под широкий спектр деятельности предприятий. Система ERP подходит для промышленных комплексов, банковских организаций, торговых предприятий, сферы услуг.
Поддержка методов планирования по различным направлениям деятельности компании.
Возможность построения виртуального предприятия.
Качественный учет финансов по всем подразделениям.
Возможность управления корпорациями с большим количеством международных подразделений и удаленных сотрудников.
Масштабируемость и гибкость для внедрения на предприятиях различной величины.
Способность работать с другими программами и приложениями, используемыми на предприятии.
Интеграция данных в единую систему, что делает их доступными для множества отделов.

Понимая особенности ERP системы, что это простыми словами и как выбрать для своего предприятия, вы сумеете предостеречь себя от ошибочной покупки ненужного вам дорогостоящего продукта, подобрав наиболее эффективный, сможете грамотно осуществить внедрение, добиться повышения эффективности и прибыли компании.

При выборе ERP -системы необходимо обратить особое внимание на следующие основные моменты.

Имидж фирмы-разработчика, время ее работы на рынке, репутация самой системы и общее количество успешных внедрений . Однако солидность фирмы не является главным фактором выбора. Многие новички рынка (не обладающие ежегодными миллионными оборотами и тысячами клиентов) предлагают интересные решения, основанные на современных технологиях и по вполне разумной цене. Большое число внедрений может быть также заслугой маркетинга, а не действительным качеством системы. Известны по крайней мере несколько случаев, когда предприятия по несколько раз меняли свои ERP -системы, обладающие известными на российском рынке брэндами (причем, как западные, так и российские). Главной причиной замены этих систем являлась недостаточная функциональность систем, низкая скорость работы, малая масштабируемость, плохое качество сопровождения при необходимости доработки систем и др.

Число успешных внедрений в России . В первую очередь, имеются в виду комплексные внедрения. Важно также знать, есть ли внедрения на родственных отраслевых предприятиях и потребовалась ли там помощь внешних консультантов. Необходимо также посмотреть, как реально работает система хотя бы на одном-двух объектах, и пообщаться с ИТ-менеджерами и ее рядовыми пользователями, так как никакие маркетинговые материалы или даже статьи в специализированных изданиях не помогут составить более или менее полное представление о реальных возможностях системы - в некоторых случаях они даже вредны, так как рекламные издания могут сформировать неадекватное представление о ERP -системе у неподготовленного менеджера! Однако следует всегда помнить о том, что любая (даже чрезвычайно функционально богатая) ERP -система настраивается под потребности конкретного предприятия (а предприятий-близнецов даже в рамках одной отрасли просто не существует). В этом случае важно понять, способна ли фирма-разработчик в разумные сроки "дописать" поставляемую систему под функциональность, необходимую предприятию-заказчику. Следует помнить, что в некоторых случаях затраты на доработку системы и ее последующее сопровождение могут превышать базовую стоимость.

Гибкость и открытость . Это является одним из важнейших факторов выбора ERP -системы. В соответствии с мировым опытом, срок полнофункционального внедрения ERP -системы обычно длится не менее 3 лет, а полноценно работать она должна не менее 10 лет. За это время предприятие значительно меняется (его продукция, организационно-штатная структура, система управления, бизнес-процессы, роли и полномочия должностных лиц и др.). Информационно-аналитическая система, являющаяся основой управления предприятием, должна меняться вместе с производством. Она должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять технологию сопровождения бизнес-процессов и шаблоны отчетных форм путем параметрической настройки. Система должна легко настраиваться и интегрироваться в рамках ИИС предприятия с другим программным обеспечением (например, с корпоративным ПО расчета зарплаты или управления персоналом , ПО управления документооборотом, CAD / CAM / CAE -системами, PDM-системами и др.). Важным моментом при этом является то, что все необходимые доработки системы должна делать фирма-разработчик, юридически отвечающая перед предприятием за качество своей работы.

Терминология . При анализе западной системы необходимо внимательно проанализировать ее терминологию и качество русификации. Документация должна быть полной и понятной, а терминология - привычной. В свою очередь, сопроводительная документация на российскую систему тоже должна быть полной и доступной для понимания.

Качество локализации западной системы . Российская экономика обладает своей спецификой (юридической, бухгалтерской, налоговой и др.). В конструкторской и технологической подготовке производства в России повсеместно приняты стандарты ЕСКД, ЕСТД и ЕСПД (Единая система конструкторской, технологической и программной документации). На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а в России более привычна технологическая специализация. На Западе - не цеховая структура управления, а в России - цеховая. Система должна также учитывать такие российские реалии, как цепочки зачетов, предоплата, оплата в неденежной форме, возможность забалансовой ("серой") наличности и др.

Российская компания, занимающаяся локализацией и внедрением западной системы (или разработкой и внедрением российской системы) . Опыт работы и квалификация ее сотрудников, реальное знание ими производства, подходы к внедрению, количество успешно реализованных проектов, реальная поддержка изменений российского законодательства во внедренной и сопровождаемой системе.

Таблица 11.2. Пример построения матрицы " Критерии выбора ИС"

Критерии	Критичность	По степени детализации	По сложности оценки	По важности для потенциальных пользователей	Итоговый вес
Открытость	0,8	0,1	0,2	0,8	1,9
Функциональность	0,6	0,3	0,4	1	2,3
Инструментальный набор	0,6	0,2	0,4	0,4	1,6
Документированность	0,6	0,3	0,4	1	2,3
Надежность	0,9	0,4	0,3	0,8	2,4
Простота использования	0,3	0,2	0,4	0,8	1,6
Клиентская база	0,8	0,5	0,5	0,3	2,1
Успешные внедрения	0,9	0,5	0,2	0,3	1,9
Техническая поддержка	0,7	0,3	0,3	0,9	2,1
Стоимость	0,4	0,5	0,5	0,2	1,6

Географическая близость фирмы-разработчика или компании-внедренца . Легче и удобнее взаимодействовать с фирмой, сотрудники которой смогут оперативно (в течение считанных часов) появиться на предприятии, где работает внедренная ими система. Географическая близость важна и при необходимости доработки системы, так как фирма-разработчик обычно всегда закладывает в стоимость доработки командировочные расходы (нельзя забывать, что проект доработки будет более длительным и неудобства его - более существенными, если фирма-разработчик находится достаточно далеко).

Приемлемость цены системы . Следует учитывать, что на весь цикл установки ERP -системы (покупку, внедрение, сопровождение, развитие) придется потратить в несколько раз больше средств, чем на приобретение самого ПО (с коэффициентом 3.0 - 10.0). При этом чем сложнее и дороже внедряемая ERP -система, тем выше будет коэффициент.

Возможность модульного приобретения системы . Для экономии средств должна существовать возможность приобретения и внедрения ERP -системы помодульно и только на необходимое число рабочих мест. Покупка полного комплекта модулей системы сразу - не лучший вариант, так как все модули будут внедрены только через несколько лет, а за это время некоторые из них могут уже устареть (как и сама система).

При решении вопроса о выборе той или иной системы целесообразно самостоятельно или с помощью фирмы-консультанта построить матрицу критериев выбора ИС. Пример построения матрицы " Критерии выбора ИС" приведен в таблице 11.2 .

Основные технические требования к ERP-системе

Выбираемая ERP -система должна соответствовать следующим общим техническим требованиям (по крайней мере большинству из них):

Возможность интеграции с большим числом программных продуктов (с минимальным уровнем интеграции - на уровне открытых кодов командной строки или поддержки стандарта OLE Automation ).
Обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам. Наличие в составе ERP -системы программно-аппаратных средств защиты информации , сертифицированных в ФАПСИ (позволяющих шифровать данные, поддерживающих электронную цифровую подпись и аутентифицирующих на ее основе пользователей). Эффективность программных средств защиты может быть также существенно повышена за счет применения аппаратных и биометрических средств (аппаратных ключей, токенов , смарт-карт , устройств распознавания отпечатков пальцев, сетчатки глаза, голоса, лица, оцифрованной подписи и др.), появившихся в последнее время на российском рынке.
Масштабируемость для работы с различным числом клиентских мест и возможностью развития системы.
Модульный принцип построения системы из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и др.).
Желательно применение трехзвенной архитектуры : < сервер базы данных , сервер приложений , клиент>. Клиент при этом может быть "толстым", "тонким" или "сверхтонким".
Система должна иметь возможность миграции с платформы на платформу . Обязательно должны быть версии для ОС MS Windows, Novell NetWare и UNIX (и ее клонов).
В набор СУБД, поддерживаемых выбираемой ERP -системой, обязательно должно входить распространенное в России ПО (например, DB2 , Oracle, Sybase , MS SQL Server, Informix и др).
Поддержка технологий распределенной обработки информации, технологий Internet/ Intranet с возможностью работы через "тонкого клиента". Такое техническое решение позволяет использовать стандартные хранилища данных (библиотеки документов, базы данных) из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на дополнительное администрирование и поддержание целостности, надежности и безопасности хранения данных.
Поддержка технологий многоуровневого электронного архивирования информации на различных носителях (дисковых массивах, CD-ROM, CD-RW , магнитооптических дисках и библиотеках, ленточных библиотеках и др.).
Наличие аналитических возможностей и встроенных инструментальных средств (позволяющих самостоятельно наращивать функциональность установленной ERP -системы).
Удовлетворительные эксплуатационные характеристики (легкость администрирования, обучения, эргономичность рабочих мест, русскоязычный интерфейс и пр.).

Оценка эффективности внедрения

Эффективность внедрения корпоративной информационной системы должна оцениваться отдачей от инвестиций (возвратом стоимости вложений). При этом в общем случае учитываются следующие показатели.

Рис. 11.7.

Общая стоимость владения ( Total Cost of Ownership - TCO ), включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходы на эксплуатацию, сопровождение и зарплату специалистов и персонала. На рис. 11.7 показан примерный состав совокупной стоимости владения.

Компания Meta Group проводила специальное исследование стоимости владения ERP -системой ( TCO ), в которую включались аппаратное и программное обеспечение, а также стоимость услуг и расходы на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний период внедрения, в течение которого осуществляется сопровождение системы, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO составила $1,5 млн (с разбросом от $400 тыс. до $3 млн). Существуют также оценки зарубежных аналитиков, что соотношение "стоимость-эффективность" при внедрении MRP / ERP -систем находится в диапазоне 0.25-2.0.

Время внедрения (Time to Implement - TTI), помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение (общее время называется Time to Benefit - TTB).

Возврат инвестиций (Return On Investment - ROI ). По данным исследования Meta Group, среднее значение ROI после внедрения ERP - систем составило $1,6 млн в год. У российского рынка своя специфика расчета возврата инвестиций, однако известен ряд случаев, когда средства, израсходованные на поставку и внедрение ПО управления предприятием, окупались достаточно быстро. Один из таких примеров - внедрение системы финансового и управленческого учета "Эверест" (разработка санкт-петербургской фирмы "БИТ") в ОАО "Водоканал". После внедрения примерно 100 рабочих мест "Эвереста" в 15 филиалах "Водоканала" за счет сокращения по меньшей мере половины должностей инвестиции окупились уже через год (в отношении хотя бы экономии средств на зарплату).

Общая сумма затрат предприятия на внедрение ERP-системы (Net Present Value - NPV ), в которую входят стоимости программно-аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.

Особенности внедрения ERP-системы

По своей сути внедрение ERP -системы - это не просто инсталляция приобретенного программного пакета, это также и комплекс трудоемких мероприятий как по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия и доработке внедряемых программных средств, так и по обучению сотрудников предприятия работе с системой.

Необходимо представлять себе примерную цену внедрения. Иногда лучше сразу купить дорогую и многофункциональную систему, чем несколько недорогих программных пакетов, стоимость доработки и интеграции которых может превысить цену более дорогой системы.

Не следует экономить также на услугах внедренческих фирм, так как самостоятельное внедрение потребует значительно больше времени и сил. При этом команда внедренцев должна обязательно выполнить следующие условия:

подготовить контрольные и тестовые примеры работы внедряемого программного обеспечения на основе данных, предоставленных клиентом. В этом случае можно понять, насколько полно уже имеющаяся в системе функциональность позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы предприятия, и приблизительный объем необходимой доработки программного обеспечения;
представить подробное описание проекта внедрения (стоимость, содержание и сроки выполнения этапов, подробное описание предполагаемых результатов);
обучать специалистов предприятия работе с внедряемой системой уже на этапе внедрения;
участвовать в составлении первого после внедрения системы баланса предприятия и необходимых отчетных форм.

Очень важным моментом при подготовке договора о внедрении является четкая формулировка его условий, особенно в отношении того, что должна делать внедряемая система . Если в договоре не предусмотрено, например, что внедренческая компания переносит данные из унаследованных систем в устанавливаемую ERP -систему в рамках общей стоимости договора, то некорректно дополнительно требовать от нее бесплатного выполнения этой объемной и рутинной работы. Необходимо грамотно и полно составить техническое задание на проект внедрения ERP -системы.

В проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения системы. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала для группы внедрения, тем большую отдачу от внедрения получит предприятие. Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение (стоимость которого для западных ERP -систем может достигать сотен тысяч долларов).

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять консультационное сопровождение внедрения ERP -системы и непосредственное внедрение ERP -системы. Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.). Консультационное сопровождение выполняется специалистами-внедренцами. В свою очередь, непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации ERP -системы и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения.

Рис. 11.8.

В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую ERP -систему, но и собственных профессионально подготовленных сотрудников, способных самостоятельно сопровождать ее (важным моментом является также дополнительное материальное и моральное стимулирование сотрудников предприятия, участвующих в проекте внедрения).

Внедрение ERP -системы всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности. При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятием в целом.

Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения, и (после принятия решения об изменениях) последовательно реализовывать их. Суммируя вышесказанное, можно сформировать перечень важнейших практических шагов по начальной фазе внедрения КИС (