家建設資材公式レターのサンプルを適切にフォーマットする方法。公的な手紙の種類

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公式レターのサンプルを適切にフォーマットする方法。公的な手紙の種類

を使用することで 業務連絡事業活動の調整だけでなく、さまざまな報告監査の際に必要となる、特定の組織に必要な情報の収集も行われます。したがって、まず第一に、行政職員の仕事には次のものが含まれます。正しい管理ビジネス文書、さまざまな内部指示そして形。標準フォームの利点は、人が自動的に記入するため、本人と会社の時間を節約できることです。

業務連絡含まれている必要があります：

信頼できる完全な情報。
- まとめナレーションがないため。
- 中立的な口調で、しかし友好的な態度で。
- 論理チェーンではなく、感情評価述べられた事実。

書き方ビジネスレター?

最も重要なことは、特定の状況にどのタイプのビジネスレターが適しているかを判断することです。それにはいくつかの種類があります。

リマインダー;
- 確認;
- 拒否;
- 添え状;
- 招待;
- 保証;
- 情報提供;
- 通知書と命令書。

原則として、要望、提案、異議申し立て、依頼、要求を含むビジネスレターには返答が必要です。

ビジネスレターの書き方のルール。

ビジネスレターの口調は非常に重要な感情的負荷をもたらします。なぜなら、完璧なコミュニケーション技術にもかかわらず、ベールに包まれた無礼が現れるからです。断りを含むビジネスレターを書くときは特に注意が必要です。この場合、手紙の冒頭でお断りの旨を述べるべきではありません。メッセージの最初の部分では、自分の視点を支持する説得力のある議論を提供する必要があります。これには次のような公式を使用できます。

- 「残念ながら、ご要望にはお応えできません。」
・「大変申し訳ございませんが、ご要望にはお応えできません」など。

拒否するときは、私たちの仕事は拒否することであり、顧客やパートナーなどを失うことではないことを覚えておくことが重要です。

ビジネスレターを書くための基本的なルールは次のとおりです。

手紙の本質を正しく理解するには、受信者に宛てた要求を文中で何度も繰り返す必要があります。
- 拒否の手紙では、その理由を示すことが重要ですこのリクエスト満足できない。
- オファーを拒否することは拒否の公式です。

ビジネス通信の言語。

ビジネス通信の読者は、書かれている言語ではなく、その本質だけを理解することが重要です。この状態にこそ、長年の経験で培われたビジネスレターの書き方のルールが潜んでいるのです。

ビジネスレターでは次のことに注意してください。

内容を損なうことなく、簡単な言葉を使用する必要があります。
- 形容詞よりも動詞をより頻繁に使用します。これにより、手紙のテキストが動的になります。
- 詳細や推論には立ち入らず、アドレスの意味に近づきます。
- 読者の注意をそらすため、長い文章は使用しないでください。
- フレーズ間の移行は論理的で目に見えないものである必要があります。
- できるだけ少ない代名詞を使用します。

ビジネスレターは読み書き能力とスタイルによって区別されます。

事務連絡の準備。

ビジネスレターを書くときの注意点上部(A4 の 1/4 枚) をレターヘッド用に空けておく必要があります。また、手紙の上隅には送信番号と日付が示されており、特別な送信メールログに記録されます。

左下隅にはマネージャーの役職、姓、署名が示され、シートの最後にはビジネスレターの執行者の姓が追加情報として電話番号とともに示されます。

したがって、ビジネスレターは、要求の本質、その根拠、および補足情報の 3 つの部分で構成されます。

手紙に返信するときは、内容の最初の部分を参照する必要があります最後の手紙この宛先の。外国との通信がある場合、より明確にするために、手紙に小冊子を添付する必要があり、この手紙にはそのリンクが示されます。このような手紙は、あなたの協力への感謝の気持ちと「敬具（名前）...」というフレーズで終わることが非常に重要です。

組織の構成文書に応じて、レターフォームには次の詳細が含まれます。

01 - 国章ロシア連邦(02 - ロシア連邦の構成主体の紋章、または 03 - 組織の紋章または商標 (サービスマーク))。
04 - 組織コード
05 - 主要州登録番号 (OGRN) 法人
06 - 納税者識別番号/登録理由コード (TIN/KPP)
08 - 組織名
09 - 組織に関する背景情報
詳細については、制限マークも付いています。
11 - 文書の日付
12 - 文書登録番号
13 - 登録番号と文書の日付へのリンク
また、必要に応じて、詳細が配置されている領域の上部境界のマークを制限します。
15 – 受取人
18 - テキストのタイトル
19 - コントロールマーク
20 - 文書テキスト

文字の形は、細部の縦方向または角度の配置に基づいて作成できます。

米。 1. 詳細の場所 ( コーナーオプション) レターヘッド (寸法はミリメートル単位です)

米。 2. レターフォームの詳細（縦バージョン）の位置（寸法はミリメートルで示されています）

最も加工しやすく、シート面積の利用面で経済的なのはコーナー形状です。この場合、シート上部の右側に「宛先」「解像度」の詳細を配置できます。

組織名にたくさんのたとえば、印刷された文字は、フォームの詳細が 2 つ以上の言語で示されている場合に当てはまります。この場合、詳細は左側にロシア語で、右側に国語で同じレベルで印刷する必要があります。使用される国語の数が複数ある場合は、詳細を上部にロシア語で、下部にロシア語で示す必要があります。国語、線を右マージンの端まで延長します。

レターフォームは、組織、構造単位、または役人向けに作成できます。

レターフォームデザインの例：

米。 3. 詳細が角度を付けて (中央に) 配置された、組織からの手紙の形式。

米。 4. 隅（旗）に詳細を配置した組織からの手紙の形式。

米。 5. 詳細を縦に並べた組織からの手紙の形式。

一般的な文書フォームのサンプルは、次の文書でも提供されています。
GOST R 6.30-2003 「統一文書システム。組織および管理文書の統一システム。文書作成の要件」（付録 B、図 B.2、B.3、B.4）。
- 標準指示での事務作業について連邦機関行政権、2005年11月8日付ロシア連邦文化マスコミ省命令第536号（付録第13、14、15、16、17、18号）により承認された。

ここ数十年で、ビジネスのあらゆる分野において不可欠な要素となっています。契約書、法律、およびそれらの付属文書の作成に加えて、文書の専門家が作成に関与します。いろいろな種類アピールと手紙。もちろん、立法レベルでは、その設計原則と一般的なテンプレートは定義されていません。このような状況では、「法的に弱いがビジネス文書を正しく作成するにはどうすればよいですか?」という疑問が生じます。これに対する答えは非常に簡単で、結局のところ、次のような書類を作成することになります。一般的に受け入れられている標準オフィスワークで。

今日、私たちのリソースは、公式レターを書く原則とこの文書の特徴を検討することにしました。要約されたトピックに関する情報と論文自体のテンプレートは以下にあります。

公式文書は、現代のビジネスの事務分野における基本的な文書の 1 つです。これは情報を伝達するための普遍的な方法であり、ほとんどの企業で実装されています。シンプルモードただし、すべての規則と規制を遵守しますビジネス関係.

当然のことながら、公式文書で提示される情報は面白い性質のものではありません。このような文書は、招待状、部分的には広告、情報などである可能性がありますが、決して娯楽ではありません。

公式の手紙と通常の手紙の間には多くの違いがあります。主なものは目的です。ビジネス文書が宛先に送信または送信するという明確な目的を常に持っている場合、通常の手紙は「コミュニケーションのためのコミュニケーション」によく使用されます。さらに、ビジネスメッセージ:

匿名ではありません - 常に送信者と受信者に関する情報を持っています
特定の個人、組織、または彼が代表する団体を代表して書かれたもの
（差出人に切手がある場合）
オフィスワークで一般的に受け入れられているルールに従って編集された
前述したように面白くない

公式レターと通常のメッセージの違いはオプションですが、一般的な違いは、前者は会社のレターヘッドに書かれることです。このアプローチにより、住所に最高レベルの堅牢性が与えられ、一般にそのビジネスステータスが示されます。

文書の詳細と一般的な内容について一言

公文書はさまざまな理由で発行され、その内容も当然異なります。それにもかかわらず、ビジネスメッセージを奪うことはできません一般的な構造。これは事務の分野で真実であると定義されており、論争の対象ではなく、形式的に定義されています。基本的な要件関連文書へ。公式レターの一般的な詳細は次のとおりです。

送り出し企業のフルネームまたは特定の国民のフルネーム
チェックポイント、チェックポイント、OKUD に関する情報 (組織向け)
送信者の住所および考えられるすべての連絡先
受取人に関する同様の情報
メッセージの本質
組成の日付
および印刷（組織向け）

重要！今日私たちが検討しているタイプのビジネス文書は、タイトルを含める必要のない数少ないビジネス文書の 1 つです。後者がないことは決して間違いではなく、基本的な事務基準を遵守していることになります。

もちろん、差出人が企業の場合は、手紙そのものをレターヘッドで発行することをお勧めします。政府機関の場合、そのような形式は紋章のイメージを持ち、商業組織の場合、その紋章をイメージします。

受け手にとって明確でわかりやすい。
侮辱やわいせつな言葉はもちろんのこと、冒涜的な言葉を使用することはありません。
きちんとしていて、簡潔で、有能です。

原則として、文書専門家は公式書簡に対してその他の要件を設けません。記載されている規範、規則、および文書の一般的な内容を遵守するだけで十分です。

以下の組織への公式レターのテンプレートをダウンロードできます。

公的な手紙の種類

公式レターは、かなり広範なビジネス文書のグループです。最もよく使用されるものは次のとおりです。

、受信者の利益のために何かをしたいという送信者の願望を反映しています。
要望書
リクエスト
イベントへの招待状
協力への招待状
受取人に何かを思い出させる書類
商用オファー
要件
説明書
広告および情報レター

公文書のそれぞれの種類の名前から、その一般的な目的とメッセージを送る目的を理解することができます。実際に示されているように、ビジネス環境ではさまざまな種類のリクエストの送信がさまざまな理由で実行されており、上記の種類のリストは最終的なものではありません。

デザインの特徴とメッセージの宛先への伝達

今日の記事の最後では、ロシア連邦への公式書簡の転送に注目してみましょう。まず第一に、成功するビジネス関係の主なニュアンスは、管理に対する有能なアプローチであることに注意する必要があります。関係書類の執行の場合私たちが話しているのは彼らについて:

きちんと感
ビジネス標準への完全な準拠
目的意識（スパムの形で誰かに公式の手紙を送ることは、送信者の権威を著しく損なうことになります）

さらに、メッセージの構成には細心の注意を払って取り組むことをお勧めします。そのテキストは読み書き能力があり、簡潔で理解しやすいものでなければなりません。複雑な言語構造や用語の使用は望ましくありません。演説の一般的なトーンは制限内に保つ必要があります。自制は歓迎だが、馴れ合いは決して許されない。

ビジネスレターの送信に関しては、送信者に制限はありません。受信者にメッセージを配信できます。

インターネット経由で電子形式で
メールで
宅配便または直接手渡しで

公式文書の送信は広大な分野です。すべての送信者は都合の良いメッセージを選択できるようになります。

これで、この記事の主題に関する最も重要な規定は終わりました。ここで紹介した情報が、読者の皆様がロシア連邦における公式書簡の本質とその執行規則を理解するのに役立ったことを願っています。

以下のフォームに質問を書いてください

公式レターは、ビジネスコミュニケーションに不可欠な文書です。ほとんどの場合、郵便サービスを通じて送信され、特別な方法で情報交換。

基本概念

さまざまな経済上または生産上の問題を解決するには、ビジネス上の対応が必要です。その助けを借りて、企業や組織はパートナー、クライアント、または外部環境と通信します。政府機関。通常、これにはサービスレターが使用されます。

これは文書の一般的な名前で、次のようなものがあります。

以前に受信したメッセージまたはリクエストに応答する。
他の書類や資料と一緒に受取人に送付される添付書類。
別の通信方法が不可能な場合は、イニシアチブレター。

リストされた各オプションには独自の特徴があります。それにもかかわらず、通常、公式文書が作成される際に従う一般的な規則があります。たとえば、ほとんどの取引の結論が最も頻繁に始まるのはビジネス上の通信であるため、これは理解できます。適切に作成された文書は、将来のパートナー候補について受信者に好印象を与えることができます。

ビジネスレターの種類

サービスレターに含まれる情報に応じて、次のようになります。

付随の。アプリケーションパッケージがあることを示すメッセージが含まれる場合。
見栄っ張り。つまり、特定の状況（主張）に対する不満を表明します。
有益です。テキストには具体的な指示が記載されています。
保証されています。送信者は、文書に記載されている義務が今後履行されることを確認します。
情報提供。手紙には、受信者にとって興味深い情報が含まれています。
広告。協力を得るために情報を提供します。
通知書。公開イベントに関する情報。
確認書。特定の文書または資料を入手すること。
お願いの手紙。本文には、受信者に行動を促す訴えが含まれています。
メッセージレターにて。その中で、送信者は相互に関心のある特定の情報を当事者に提供します。

これらの文書の目的は、組織またはその構造上の部門間のつながりを維持することです。

請求書の作成

協力の問題では、当事者の一方が何らかの理由で義務を履行しない場合に状況が発生することがあります。この場合、パートナーはまず相手方に手紙を送ります。その中で、彼は通常、法的権利の侵害を排除するための提案を述べています。これはサービスレターです。このような文書のサンプルは任意に作成できます。次の点を考慮する必要があります。

パートナーシップの考え方を備えたフォーマルでビジネスライクなものでなければなりません。
苦情の本質は非常に明確に表現されなければなりません。
情報を提示するときは、具体的な事実に基づいて説得力を持って操作する必要があります。

で請求書含まれている必要があります：

差出人の詳細 (名前、差出人住所、連絡先番号);
受取人に関する完全な情報。
紛争状況が発生した状況の説明。
取引相手が違反した法的規範への言及。
違反を排除するための具体的な要件とその実施期限を示す。
相手方が執行を回避した場合に起こり得る結果。

公式レターの構成には特に注意を払う必要があります。侵入者が脅威と認識しないようにパターンを設計する必要があります。これは法律を遵守するための単なる注意喚起であることに留意する必要があります。

デザインルール

公式レターのデザインには特に注意を払う必要があります。確かに、法律にはこれに関する厳格な規則や規制が定められていません。

それにもかかわらず、そのような文書を作成するときは、次の必須の点を考慮する必要があります。

1. 公式の手紙はレターヘッドで書かれなければなりません。オフィス管理の専門家によって事前に開発され、企業の長の命令によって承認されます。

2. 文書には特定の詳細が含まれている必要があります。

2.1. 受信者と送信者に関する情報。

2.2. この手紙の送信番号と日付。これは登録に必要です。

2.4. タイトル。

2.5. アプリケーションの存在に関する情報。アプリケーションの名前と番号が示されます。

2.6. この文書に署名した人物に関する情報 (役職と氏名)。

3. 手紙では 1 つの問題のみを取り上げるべきです。テーマが複数あるとアーティストを選ぶのが難しくなります。

4. 情報はできるだけ簡潔に、しかし明確に提示する必要があります。本文は 2 ページ以内にすることをお勧めします。

5. 受信者の詳細を正確に指定します。組織について話している場合、次の順序に従う必要があります。

5.1. 会社名 (主格)。

5.2. 構造的細分化（必要であれば）。

5.3. 受取人の位置 (与格の場合)。

5.4. 彼のイニシャル。

5.5. 企業の住所。

6. 複数の受信者がいる場合は、主な受信者が最初に表示され、次に他のすべての受信者が表示されます。

これらすべての点を考慮に入れれば、原則として、公式の手紙を作成することは難しくありません。

発表の順番

文書を正しく作成するには、文書内の情報の表示順序を考慮する必要があります。たとえば、専門的な返答レターの書き方のオプションを検討できます。まず、エチケットの規則に従って、情報を受け取った瞬間から 24 時間以内に応答しなければならないことを覚えておく必要があります。私たちが話しているとしたら Eメールの場合、最適な時間は 2 時間以内になります。そのようなルールを守ることができない場合は、パートナーに適切なメッセージを送信することをお勧めします。

手紙自体は基本的に 2 つの部分で構成されます。

はじめに。送信者は、執筆の主題、理由、および理由を述べます。ここでは、法律により、回答を提供するための基礎となる規制を参照できます。さらに、問題の状況に関していくつかの点に注意する価値があります。それらは問題の本質を明らかにするのに役立ちます。
主要。この部分は、明確にして説得することを目的としています。文章は明確、簡潔、簡潔でなければならず、提示された事実は検証され、客観的である必要があります。必要に応じて実数値で確認することも可能です。

通常、このテキストの後にはアプリケーションのリストが続きます。文書は送信者の署名で終わります。さらに、受信者を不快にさせないようにサービスレターの書き方を知る必要があります。まず、「親愛なる」というフレーズで彼に呼びかけ始めることをお勧めします。 2つ目は、テキスト内で使用できることです。分詞句「あなたの提案を注意深く検討しました」または「あなたのコメントを注意深く確認しました」など。このようなエチケットの遵守は、双方にとって利益となるだけです。

手順

公式文書の起草は、書記、秘書、またはこれらの職務を割り当てられたその他の従業員の責任です。仕事を始めるときは、特定の順序に従わなければなりません。このような文書を作成するプロセスは通常、次の段階を経ます。

この問題の状況を徹底的に調査しました。考えられる解決方法を正しく評価するには、状況を完全に把握する必要があります。
手紙の下書き。ここでは、上記の要件をすべて考慮する必要があります。
作成したテキストのコーディネート。場合によっては、マネージャーのコメントを考慮して編集する必要があります。彼はこのトピックについていくつかの説明や説明を行うかもしれません。
彼の上司による承認。
文書の最終的な実行と署名。
手紙を登録する。
受信者に通信を送信します。

これらすべての段階を経て初めて、宛先に届いた手紙は、それに割り当てられた使命を果たすことができます。

強制的な規制

サービスレターを発行するには、その最初のページを特別な用紙に印刷する必要があることを考慮する必要があります。残りの部分については、通常のものを使用できます白紙のシート A4フォーマット。ここでは、テキストフィールド自体に独自の境界があることを覚えておく必要があります。上下は2センチメートル、左は3.5センチメートル、右は1センチメートルです。情報を 1 枚のシートに収めるために、標準サイズに違反しないでください。すべてのルールに従って、余分なページを追加するだけの方が良いでしょう。

また、次のすべての規則に従ってテキストを入力する必要があります。

1. 印刷には、標準の Times New Roman フォントを使用します。他のオプションは使用しない方がよいでしょう。

2. フォントサイズも規制されています。

本文の場合 - 14;
ページの配置と実行のマーク - 12.

3. 詳細の配置も次のルールに従って実行されます。

行間隔 - 1;
テキストは「横方向」に揃えられます。
ハイフンは自動的に配置されます。
からの距離登録番号見出しまでは2行、そこから本文までは3行の間隔があります。

これらの規格への準拠は必須です正しい設計適切な目的の手紙。

詳細の場所

標準的なビジネスレターを正しく作成するには、その詳細と構成要素がどこに配置されるべきかを明確に知る必要があります。これらの質問に対する答えは、GOST R 6.30-2003 に記載されています。サービスレターの形式について詳しく説明しています。基本的に、これはドキュメントのすべての詳細の全体が特定の方法で配置されているサンプルです。これは次の目的で必要です。

公式（ビジネス）レターの発行プロセスを統一します。
一部の作業を手動で行う必要性を減らしながら、標準フォームを事前に一元的に準備できるようになります。
情報の視覚的な検索を容易にし、時間を短縮します。
コンピュータやその他の機器を使用して文字を処理する機能を拡張します。

したがって、通常のビジネスレターでは、11 の必須ゾーンに位置する 30 の標準詳細が使用されます。

エンブレムと紋章。
著者;
ソースデータ。
タイトル;
声明。
受取人;
決議。
文章;
署名と添付ファイル。
承認と保証。
マーク。

情報を特定の分野に配置すると、専門家が文書をより適切にナビゲートできるようになり、一般ユーザーが文書を編集しやすくなります。

主な要件

管理者の中には、ルールや規則を遵守せずにビジネス上の対応を恣意的に行うことができると誤解している人もいます。ただし、これを担当する専門家は、公式レターの基本的な要件を知っている必要があります。

特別な（会社）フォームの利用可能性。
細部の適切な使用と配置。
テキストは読みやすく、適切に編集されている必要があります。問題の本質を伝えるには、簡単で一般的な文章を優先するのがよいでしょう。それぞれの単語ができるだけ多くの情報を伝えるために、自分の考えを簡潔に表現する必要があります。
種類に応じて書類を作成する必要があります。手紙にはいくつかの側面が含まれている場合もあります。この場合、プレゼンテーションの際には、それらを組み合わせてみる必要があります。
入力に関して確立された標準を正しく使用してください。
手紙の内容に断定的な表現が含まれないように注意してください。受信者はこれらのフレーズを脅威として認識する可能性があります。提案を作成するときは、次のように使用することをお勧めします。紹介の言葉「どうやら」、「知られているように」、「おそらく」、「次のように」など。

これらの要件を実際に満たすことは、企業内のドキュメントフローを適切に管理するのに役立ちます。

で最近ビジネス上の連絡において電子メールの重要性はますます高まっています。効率性、アクセスしやすさ、使いやすさといった利点は明らかです。電子通信には独自のニュアンスがあることを覚えておく必要があります。

手紙を受け取る

少なくとも 1 日に 2 回、午前と午後にメールをチェックしてください。そうしないと、他の人の作業が滞り、問題の解決が遅れる可能性があります。
手紙を受け取った場合、それは誰かが何らかの理由でそれを送信し、実行したことを意味します。したがって、受け取った手紙は読まなければなりません。もちろん、ここではスパムは考慮されません。
あなたがマネージャーの場合は、一日中アンロードせずにメールを自動的にチェックする電子メールクライアントを起動することから仕事を始める必要があります。メールの自動配信/受信を少なくとも 10 分 (できれば 2 ～ 3 分) ごとに設定します。
非常に忙しくて手紙を受け取った場合は、誰からの手紙なのか、件名を評価して、ざっと目を通すと、その手紙に緊急の返信が必要なのか、それとも少し待ってもいいのかをすぐに理解するのに役立ちます。
最も単純で、効果的な方法郵便物を集めずに、物事を進めてください。手紙にはすぐに返信してください。したがって、中断を許さない会話やその他の活動を行っていない場合は、すぐに手紙に返信してください。

「To」、「Cc」、「Bcc」フィールド

「宛先」、「コピー」、および「」フィールドを理解し、覚えて正しく使用する必要があります。隠しコピー」手紙を受け取ったときのあなたの行動、または受信者の行動はこれに依存します。

"誰に"。質問を送信すると、「宛先」フィールドに指定された受信者からの応答が期待されます。あなたが受信者の場合は、応答する必要があります。つまり、手紙とそれに含まれる情報や質問は、このフィールドに示されている受信者に直接宛てられます。
"コピー"。この分野の受信者は情報を求める手紙を受け取るか、「証人として招待」されます。コピーを受け取った人は通常、手紙に返信すべきではありません。また、そのような必要がある場合には、「お邪魔して申し訳ありません」という言葉で始めるのが礼儀と考えられています。
「隠しコピー」。手紙が「ブラインドカーボンコピー」フィールドに指定された人物に送られたという事実は、主な受信者やコピーの側にいる人には知られません。このフィールドは、アドレス帳がすべての受信者に知られるのを防ぐため、大量のメール送信にも使用されます。

返信するときは、「全員に返信」ボタンを忘れないでください。これにより、最初の手紙の受信者のコピーが保存され、あなたの回答がその人に渡されることがなくなります。いつでも不要な受信者を削除したり、他の受信者を追加したりできます。

受信したレターの「宛先」フィールドに 3 人以上の受信者が含まれている場合は、これらの通信相手の両方またはいずれかが応答する必要があることを意味します。誰が答えるかを決めます。ただし、「宛先」フィールドに 3 人以上の受信者が含まれるレターを送信する場合は注意してください。全員にレターを送信すると、誰からも返信を受け取れない危険があります。

件名フィールド

このフィールドを空のままにしないでください。連絡を取る人は 1 日に何百もの電子メールを受信する可能性があり、このフィールドを使用して電子メールの内容の重要性を迅速に評価します。

件名は手紙の主題を簡潔に反映する必要があります。「質問」「こんにちは！」などのタイトルまたは、見出しが空の場合は、あなたが初心者であるか、ビジネス通信における基本的なスキルが不足していることがわかります。

「書くことの大切さ」

レターに緊急の変更に関する情報、契約書の本文、または最初に注意する必要があるその他の情報が含まれている場合は、重要度を「高」に設定すると、受信トレイでレターが強調表示されます。

重要性の「高」を無駄に使用しないでください。
ビジネス特派員への個人的な手紙、または面白くてビジネス以外の写真やリンクが含まれている手紙には、重要度が「低」であるとマークする必要があります。

返信を書く

挨拶から始めましょう、礼儀正しいです。
その人と同じ言語を話します。これはロシア語/英語だけでなく、テキストの形式にも関係します。正式な手紙に対する非公式な返答は、返答者に対する無礼であり、自分自身の低い文化を露呈することになります。
文字を送信する場合を除き、音訳を使用しないでください。モバイルデバイス。お使いの電子メールクライアントがロシア語をサポートしていない場合、またはエンコードが壊れている場合は、添付ファイルに応答のテキストを添付してください。
ビジネスレターは正確、具体的、簡潔である必要があります。
- 正確さ– 言及している正確な詳細を示します (例: 会議の日付、会議の議題、別の電子メールの日付と件名、またはファイル名)。
- 特異性– 手紙からは、受信者に正確に何が求められているかが明確になるはずです。
- 簡潔。明確に考える人は明確に話します、そしてあなたの受け手はそれを見ます。したがって、3 文で書けるものを 3 ページに載せるべきではありません。ラコニックビジネステキスト– これは無味乾燥ではなく、時間を節約し、思考を正確にするためです。
レターに複数の質問、トピック、またはタスクが含まれている場合は、それらを構造化して分離します。連続した「石鹸の流れ」は読みにくく、実際、手紙の主要な質問を見逃してしまう可能性があります。
手紙の中で出された要求には、できるだけ正確に答えてください。依頼や仕事に対する答えは「やってみよう！」です。不完全な「これこれの日付までに実行します」、「何日以内に」、「これこれのイベントの後」の方がより明確で正確な答えです。
テキストに誤りがあってはなりません。タイプミスはひどいものではありませんが、すべての文字で単語のスペルが間違っていると、すぐに目立つようになり、ビジネスパートナーとしてのイメージにマイナスの印象が残ります。
自分が書いた内容を読まずに手紙を送るのは絶対にやめてください。回答を読んで、簡潔、正確、明確、具体的で、文法上の誤りがないことを確認してください。必要な受信者がすべて指定されており、「To」および「Cc」フィールドに正しく入力されていることを確認してください。文法上の誤りがないかチェックしてください。
元の手紙の本文を引用します。
全文引用する場合（手紙全体に対する返答の場合）、返答の本文は手紙の最後ではなく、最初に書きます。
回答が点ごとに分かれている場合は、引用文の上下を空白行で区切ってください。

添付ファイル

EXE、PIF、BAT、COM、CMD、SCR 形式のファイルをレターに添付しないでください。多くの電子メールクライアントやサーバーはそのような添付ファイルを厳しくブロックしており、受信者は決してその添付ファイルを読むことはありません。シェルのようにそれらをアーカイブ (zip、rar) に圧縮し、この形式に挿入します。
警告なしに最大 2 ～ 3 MB の添付ファイルを送信するのが通常とみなされます。添付ファイルを送信したい場合大きいサイズ、そのようなファイルがサーバーを通過するか、メールボックスに収まるかどうかを通信相手に確認してください。
疑わしいコンテンツへの投資は控えてください。第一に、特派員があなたの趣味を共有していない可能性があり、第二に、メール検閲が行われている組織で働いている人に迷惑をかける可能性があります。

電子署名

その存在は便利です (連絡先情報がそこにあります)。良い調子、あなたのプロ意識を示します。
署名は 5 ～ 6 行を超えてはなりません。少なくともあなたの姓名を含める必要があります。また、電話番号や住所なども明記しておくと良いでしょう。 Eメール、会社の名前と住所、および Web サイトのアドレス。
電子署名には 2 つのオプションがあります: 完全な署名のあるイニシアチブ (自分の) レターの場合

ビジネスレターは明確な構造を持つ必要があり、その利点は次のとおりです。

あなたと受信者の時間を節約します。
受取人が手紙を読み、その本質を正しく理解することを保証します。
わかりやすく明確な答えが得られます。

ビジネスレターの構成

訴える

これは手紙のヘッダーにあり、受取人の役職とフルネームが含まれます。正式なビジネス上の連絡の場合、標準的な宛先は「Dear」です。大文字そしてシートの中央。そして、何を誰に向けて書くかに応じて、多くの選択肢があります。したがって、ロシアでは、西側の企業文化を持つ企業では、単に名前だけで、人々を名前と愛称で呼ぶのが通例です。あなたのパートナーを個人的に知っている場合は、「親愛なるアンドレイ・ペトロヴィッチ様」、知らない場合は「親愛なるスミルノフ様」のように呼びかけることができます。ちなみに、人を呼ぶとき「さん」を「さん」と短縮することはできません。そして、いかなる状況であっても、「親愛なるA.P.スミルノフ様」と書いてはいけません。「アンドレイ・ペトロヴィッチ」か「スミルノフ」か。

あなたが王族、宗教宗派の代表者、大統領、さまざまな国の国会議員に手紙を書いていないのであれば、自分は幸運だと思ってください。公式の換算式と、ランクごとに特別な換算式があります。このような手紙を送る前に、選択したメッセージが宛先のステータスに対応しているかどうかを注意深く確認してください。たとえ大佐が女性であっても、軍関係者に「親愛なる同志大佐」と書く方法を覚えておく方がはるかに簡単です。しかし、「ご列席の皆様」という住所は世俗的なものなので、たとえばファッションサロンの開店への招待状に使用する方がよいでしょう。新しい掘削装置などのビジネスプレゼンテーションに誰かを招待する場合、確立された慣例に従って、全員に共通の挨拶「拝啓」が使用されます。この場合、女性がこの組織で働いているかどうかは問題ではありません。

例：

CEOへ
合同会社「コンコルド」
ドブロヴォルスキー P.I.

親愛なるパベル・イリイチ！
または
親愛なるドブロヴォルスキーさん！

前文

手紙の最初の段落を構成し、手紙の目的、つまり手紙を書くきっかけとなった理由を説明します。前文を読んだ後、受信者は手紙の本質を理解する必要があります。例: 私はあなたの会社が私たちに供給する家具の原材料の品質に不満を表明するためにあなたに手紙を書いています、そして私はあなたの行動を期待しています。状況を速やかに好転させ、当社に生じた損失を補償することを目的としています。

例： 6月2日からこの1か月間今年, 原材料の各バッチの 10 ～ 15% に欠陥があります。これらの事実は、当社の専門家によって適切に文書化されました。この手紙には文書のコピーが添付されています。欠陥のある原材料の受け取りによる当社の損失は約100万ルーブルに達します。私たちは Concord LLC と 5 年間協力してきましたが、これまでのところ文句を言う理由はありません。このような状況において、当社は損失を全額補償することを主張します。必要に応じて、不合格原材料の共同検査を実施する用意があります。

結論

書かれた内容すべてを簡潔に要約し、手紙の論理的な結論を述べるために必要です。

例：皆様にはこの状況をご理解いただけると確信しており、近い将来、私たちの協力は正常に戻るでしょう。

サイン

手紙は受取人の署名（役職+フルネーム）で終わり、その前に標準的な丁寧語「敬意を表して」が続きます。「敬具」、「生産的な協力を期待して」、「ご協力に感謝の意を込めて」などのオプションも可能です。手紙に署名するときは、宛先と宛先のランクを考慮することが重要です。総局長に宛てた書簡には、次の署名も必要です。最高経営責任者（CEO）または少なくとも彼の代理人。この場合、署名はそのデコードに対応している必要があります。副所長が所長の姓の横にスラッシュを入れて自分の名前で署名する状況は受け入れられません。

例：よろしくお願いします、総監督家具工場「ザーリャ」キセレフAD

追伸

ポストスクリプト (P.S.) - 署名後の手紙の最後に付けられる追記 - は、ビジネス通信ではほとんど使用されません。これは、手紙が書かれた後に起こった重要な出来事について受信者に知らせたり、手紙の主題に間接的に関連する情報を受信者に伝えるのに役立ちます。

例 1:追伸 3 時間前に受け取った原材料のバッチにおける欠陥の割合が 17% に増加したことをお知らせします。

例 2:追伸明日の14:00に、当社の原材料受付部門の責任者が貴社の専門家と面談します。

アプリケーション

添付ファイルはレターの本文へのオプションの追加であるため、添付ファイルはそれぞれ別のシートに作成されます。書き方にルールはありません。

ビジネスメールでの定番フレーズ

お知らせ

以下の理由により、発送に遅れが生じていることをお知らせいたします。
工場管理者が決定を下したことをお知らせします。
あなたの申し出が受け入れられたことをお知らせします。
私たちはあなたにお知らせします...
お知らせいたします。
残念ながら、それができないことをお知らせします...

動機を説明する表現のモデル（標準的なビジネスレターの冒頭で最も一般的なフレーズ）

財産の保護を強化するために...
というご要望にお応えして…
電話での会話を確認するには...
同意を確認するには...
技術的なサポートを提供するには...
大変な状況のため...
共同作業に関連して…
お客様からのお手紙によると…

作成者が法人の場合、アクションは転送されます。

第三者特異な、例えば：
- ザリャ工場は気にしません...
- ロシアとイギリスの合弁事業である Soyuz K は...
- Naiv 協同組合は保証します...
第三者複数例: ザリャ工場の管理および労働組合委員会は熱心に質問しています...
一人称複数:
- お願いします...
- 確認します...
- お知らせします...

作成者が個人の場合、アクションは転送されます。

一人称単数、例:
- ご参考までに…
- 聞く…
- お知らせしております...
一人称複数、例えば:
- 承認します...
- あなたの電報を受け取りました...
- おめでとう...
- 私たちは支援する...

リクエスト

作業の進捗状況を確認してください...
行動を起こしてください…
パフォーマンスデータを提供してください...

文書または有形資産の送信

機械組立図をお送りします...
ご希望の書類を簡易書留にてお送り致します。...
当社が署名した契約書をお送りします...

確認

ご注文の受領をありがたく確認し、実装に進みます。
仕様書の受領を確認します...
ザリャ工場は設備の供給条件を確認します...

オファー

私たちが提供できるのは…
ぜひご購入ください…
私たちがお勧めできるのは...

招待

プロジェクトのディスカッションにぜひご参加ください...
問題についての議論に参加してください...
貴社の代表者を訪問させていただきます…

提案（プロジェクト）の拒否・却下

価値のある建設プロジェクトのためにお送りいただいたタイトルリストの草案は、以下の理由により承認できません。
あなたの提案（プロジェクト）は以下の理由により拒否されました...

リマインダー

共同作業の計画に従って、次のことを行う必要があることを思い出させてください。
...に従って、必ず...
未払いのお支払い額が...
原稿の提出期限が切れていることをお知らせします...

保証

お支払いを保証いたします。
私たちは期限を保証します。
製品の品質を保証いたします。

自分の立場の解釈

この問題に関する私たちの訴えは前向きな結果にはつながりませんでした。
私たちはそのデザインに異論はありません。
以下の理由により、商品をお届けすることができません。

相手の行動の解釈

このような遅れは次の原因となる可能性があります...
あなたの工場が金型の発送を遅らせている理由は全く説明できません...
あなたがした約束は守られません。

最後の言葉

私たちの要望が実現されることを願っています。
さらなるご協力をお待ちしております。
成功の願いを込めて。
ご返信を遅らせないようお願いいたします。
返信が遅れます（エラーのため）ことをご容赦ください。

ビジネス通信の倫理基準

ビジネス上のやり取りは、他のあらゆる人間関係と同様、一連の倫理的ルールと規範に基づいており、その主なものは「パートナーに対する正確さと敬意」です。たとえ手紙の目的が苦情を表明することであっても、その本文には以下の内容を含めてはいけません。失礼な言葉相手を不快にさせるような不適切な表現。受取人の尊厳を維持するよう注意することで、あなた自身の尊厳も守ることになります。

メッセージを拒否の文で始めます。まず最初に、志望動機を述べるべきです。決定が下されましたそして、特定の状況下では問題を検討に戻すことができることを明確にする。
受信者に質問の予想される結果を押し付ける。たとえば、「前向きに検討して問題を解決してください」または「この候補を承認してください」
「緊急に」、「すぐに」、「より短期間で」という言葉を使って、受信者が決断を下す際に急ぐよう促します。「○○日までにご返答をお願いします」「決定結果はすぐにご連絡ください」などのエチケットを使うとよいでしょう。
受取人に彼の想像上の不注意、無能についてほのめかし、手紙の本文に「注意深く研究することを提案します...」のような文言を導入します。

ビジネスレターの受信者にとって、倫理基準の観点からの必須要件は次のとおりです。

応答フォーム（応答情報が記載された依頼書またはオファー書が著者に返送される）の拒否。
送り出し機関に対する迅速かつ明確な対応。応答が遅れたり欠如したりすると、非協力的であるとみなされる可能性があります。

上記に挙げたビジネス上の対応に関する倫理基準に従うことは、特別なことを行う必要はなく、時間が経てば簡単で習慣的なものになります。さらに、それはあなたに機転の利く人物としての評判をもたらし、敵を味方に変える方法さえも教えてくれます。

ビジネスレターを書くための一般的なルール

構造に加えて、有能なビジネスレターのもう 1 つの重要な要素は、きちんとしたデザインです。

お知らせメール

お知らせメール- これは、宛先に正式な情報を通知する公文書です。

ニュースレターの長さは、1 段落から数ページまであります。

原則として、情報レターは組織の責任者によって署名されますが、大量に郵送する場合（たとえば、会社のすべての顧客に）、情報レターには手動の署名がまったく含まれない場合があります。自然。

問い合わせ– 公式情報または文書を入手するために送信される公式の手紙。

一般に、質問状は要請書と同じ方法で作成されます。要請書には通常、組織の長または正式に権限を与えられた職員が署名します。

リクエストレターの本文には、資料または情報を提供する必要性の正当性と、リクエストの実際の記述が含まれていなければなりません。

要請書には返答書が必要です。

回答書

回答書は、問い合わせ書や依頼書に対する返答として書かれるサービスレターです。

答えは否定的 (拒否レター) の場合もあれば、肯定的な場合もあります。

応答レターの本文は、要求レターが言語に関して正しく書かれている限り、作成者がイニシアティブレターで使用したのと同じ言語と語彙を使用する必要があります。

返信レターの本文に、受け取ったレターへのリンク (「_______#__ 日付の手紙へ…」) を含めないでください。

イニシアチブレターに関する情報は、応答レターの登録番号に含まれています。「～に関連して」という拒否の正当な理由で拒否レターを始めることをお勧めします。否定的な応答は正当化する必要があるため、拒否の理由を示すことはできません。説明なしに要求を拒否するだけです。

確認書

確認書は、受取人が以前に締結した合意、意図、情報、文書またはその他の資料の受領などを確認する公式の手紙です。

このタイプの手紙の主な文言は「私たちは（書類の受領、事前合意、...への同意）を確認します」です。

予備的な合意を確認する場合、手紙の本文はその要点を簡潔に説明する必要があります。

書類の受領が確認された場合は、書類の名前などを記入する必要があります。確認レターは、要求、要望、または提案で終わる場合があります。

苦情の手紙

苦情の手紙は、受取人に苦情や不満を表明することを目的としたイニシアチブのビジネスレターです。

結論として、状況を修正するための具体的な要望や提案を表明する必要があります。

保証書

保証書は受取人に提供されることを目的としています書面による保証何らかの形で受信者の利益に影響を与える、特定の約束や条件、作成者（送信組織）の意図や行動を確認するため。

保証書は組織または個人に宛てられます。手紙の本文中に「保証」という言葉がまったく記載されていない場合もありますが、手紙は保証を含む文書であることに変わりはありません。

実行された作業に対する支払い、完了のタイミング、作業の品質、製品の品質、納品のタイミング、受け取った製品の支払いなど、これらの側面が保証の内容を形成することができます。手紙全体、またはその構成要素として手紙のテキストに含まれます。

身元保証書は本質的に合法であり、契約上の性質を持つ文書に相当します。ほとんどの場合、支払いを確認するために保証書が発行されます。

この場合、支払いが行われる契約番号と請求書を指定することが必須です。

保証書は、組織や役人を代表して受取人に保証を提供することについて話しているため、明確さ、正確さ、明確な文言によって区別されます。実行する操作の種類を示す必要があります。

このような手紙は、たとえば「この手紙で... を保証します」のように、受取人に提供される保証の本質を述べる文で始まる場合があります。

他の場合には、保証状には、受取人に特定の保証を提供する用意があると宣言する著者の意図の背後にある理由の記述が含まれる場合があります。この場合、対応する記述は最後の文で作成されます。たとえば、「支払いを保証します」または「適時かつ全額の支払いを保証します」です。

このタイプの手紙の特徴は、著者（組織のディレクターなど）の署名に加えて、財務またはその他の問題に直接責任を負う役人の署名が存在することです。購入やサービスの提供などに対する支払い義務として保証書が送付される場合は、支払い組織の銀行詳細を記載する必要があります。

キーフレーズでは保証書次のような単語や表現が含まれる場合があります。

私たちは保証します...
私たちはそれを保証します...
パートナー企業が保証します...
弊社住所まで着払い（保証書の種類）でお送りください。
私たちは支払いを保証します...
私たちはここに保証します...

まとめ

履歴書は、雇用主に対して専門家としての最も完全かつ有利なプレゼンテーションを提供することを目的としたビジネスレターの一種です。

履歴書を書くときは、次のいくつかのルールに厳密に従う必要があります。

自己紹介をしてください
教育
経験
希望する給与レベルを指定する必要がありますか?
示す必要があるか追加情報私について？
個人情報が必要ですか?
雇用主の要件に合わせて履歴書を調整する
出張に対する心構え
推奨事項の利用可能性
カバーレター

あらゆる機会に対応できる 1 つの履歴書を変更せずにすべての企業に送信できるというものは存在しません。

毎回、どのような資質が評価されるかを最初に考える必要があります。新しい仕事に応じて履歴書を修正し、履歴書に記載されている情報は信頼できるものでなければなりません。履歴書には空白を残さないでください。

そして最も重要なことは、履歴書は短く、1 ～ 1 ページ半以内であることです。明確かつ簡潔に定式化する能力が指標となります上級一般的な文化。

履歴書に写真を載せるのも大歓迎です。

組織内の事実と労働条件の確認、簡単な情報就任した役職と実行された職務について（個人からの推薦状の場合、この段落は、手紙の作成者が推薦された人物をどのくらいの期間、どのような立場で知っているかを示します）。責任のリストには、推薦される人の資格を示す必要があります。推薦された人物がさまざまな役職に就いていた場合、その役職および実行された職務に関するデータが時間間隔ごとに表示されます。例： Sidorov Vladimir Aleksandrovich は、1998 年 3 月 12 日から 2002 年 3 月 16 日までを含む、1998 年 3 月 12 日から 2002 年 3 月 16 日まで、貿易および購買部門のマネージャーとして、2002 年 3 月 17 日から 11 月 25 日まで、Vector 社で勤務しました。同じ部署の上級マネージャー。マネージャーとしての彼の責任は、コンポーネントの供給を組織することであり、シニアマネージャーとしては、コンポーネントを供給する企業と生産との間のやり取りを組織することでした。
推奨される専門的、ビジネス的、個人的な資質と、組織内での仕事中に達成された成功についての簡単な説明。信頼できる、有能、誠実などの一般的な言葉を放棄し、専門的資質や特定のタスクに対処する能力の観点から推薦された人物を特徴付ける特定の事実に焦点を当てる必要があります。ここでは、レベルの知識などのカテゴリに焦点を当てることができます。基本的な職務を遂行する勤勉さ、非標準的な任務に対処する能力、創意工夫、自発性、学習能力、適応能力さまざまな状況、感情の安定性、リーダーシップの資質ここでは、推薦された人の仕事と同僚の仕事のおおよその比較を示し、最も重要な成果、彼が個人的に開発および実行したプロジェクトを示すことができます。例：彼は独自にソフトウェアをマスターし、独自に商談を成功させ、部下などを効果的に監督しました。
転職の理由（組織を離れる、別の場所に移動する）。これには、組織のプロファイルの変更、部門の閉鎖、組織内の人事異動、住居の変更などが考えられます。
結論。推薦された人の能力、ビジネス上の資質、創造的な可能性、キャリアの機会についての簡潔かつ具体的な評価。特定の役職に就くための推奨（場合によっては、希望する役職に人をどの程度推薦するかをここで示すことをお勧めします。無条件に、強く、ある程度の留保を付けて、推奨しません）。例： Sidorov Vladimir Aleksandrovich はテクノロジーに精通しています... (サーバーでの作業経験が豊富です) ソフトウェア... または ... 企業クライアントと独立して連携できる ... など)。シドロフ氏は、中堅企業のコンピューティング部門の部門長、副部門長を務めており、部門長の職務を効率的に遂行できると信じています。
手紙に署名した人の連絡先の詳細。この点は、個人が書いた推薦状に特に関係します。新しい雇用主が推薦状を読んだ後、詳細を明確にしたいと思う可能性が非常に高いためです。

プレスリリース

プレスリリースはメディア向けの情報メッセージであり、その目的は、メディアでのこのイベントの報道を最大限に高めるために、特定のイベント（発生したまたは今後の）に注目を集めることにあります。

プレスリリースは企業や団体のプレスサービスによって編集され、送信されます。特定のルール書き込み：

文書のヘッダーには「プレスリリース」という単語を表示し、その配布日を示す必要があります。
プレスリリースのタイトルは、そのトピックと情報メッセージのメッセージをできるだけ明確に反映する必要があります。
プレスリリースのタイトルの本質はサブタイトルでより詳細に開示できます（ただし、サブタイトルの存在は必須ではありません）。
プレスリリースの最初の段落には、必ず次の情報が含まれている必要があります。それがいつ、どこで、何が起こったのか（今後起こるのか）。
プレスリリースの量は、タイプライターで入力したテキストで 1.5 ページを超えてはなりません。この場合、組織のレターヘッドの署名とフッターを含めて 1 ページに制限することをお勧めします。
プレスリリースには、ニュースメーカー、つまり組織の責任ある発言者からの引用が含まれる場合があります。
プレスリリースは組織のレターヘッドで作成されます。
プレスリリースへの署名には、プレスリリースの主題に関する追加情報を提供できる担当者のフルネームと、その連絡先情報（電話（できれば携帯電話）、電子メール、ICQ 番号）を記載する必要があります。

お祝いの手紙

「おめでとうございます」フォーマットは個人的なビジネス通信のカテゴリーに属します。

挨拶状やはがきに書かれており、それを編集する際には、それが優先される可能性があり、またそうすべきです。創造性。これは手紙の本文とデザインの両方に当てはまります。

お祝いは個人的なもの (誕生日おめでとう) または集団的なもの (例: 明けましておめでとうございます) にすることができます。

最初のケースでは、受取人への住所は名前と父称で個人的なものでなければなりません。 2 番目の場合は、「親愛なる友人たち!」など、一般的なものにすることができます。

どちらの場合も、送信者はお祝いの言葉に個人的に署名する必要があります（一斉にお祝いの言葉を送信する場合はファクシミリが使用されます）。

個人的なお祝いの言葉

一斉おめでとう

招待状

「招待状」フォーマットは個人的なビジネス通信のカテゴリーに属します。

これは公式レターヘッドまたははがきで発行され、宛先に招待された特定の特別なイベントについて通知することを目的としています。

招待状には、イベントの場所と時間、名前に関する情報が含まれている必要があります。

招待状には、許容される服装規定 (例: 黒とネクタイ) と、招待状が適用される人数を記載する必要があります。

原則として、招待状は個人的なものですが、公のイベントでは非個人的なものになる場合があります。

個人的な招待状

大量招待状

感謝状

「ありがとう」フォーマットは個人的なビジネス通信のカテゴリーに属し、宛先に感謝の気持ちを伝えることを目的としています。

感謝状は原則として団体のレターヘッドで発行されますが、はがきでの発行も可能です。

お礼状の本文は、差出人が受取人に感謝の気持ちを伝えるきっかけとなった出来事を踏まえ、簡潔かつフレンドリーかつ公式な形式で書きます。必要に応じて、受信者のその他のメリットを列挙することもできます。感謝の気持ちは、送信者の個人的な署名によって証明され、場合によっては組織の印鑑によって証明されます。

例: 英国首相からソ連人民委員会議長へのメッセージ (1942 年 4 月 25 日) 「4 月 23 日のメッセージに深く感謝します。もちろん、私たちはモロトフ氏の訪問を歓迎します。彼と一緒に多くのことができると確信しています。役に立つ仕事。今回の訪問を許可していただけたことを大変うれしく思いますが、これは非常に貴重なものになると思います。」

お悔やみの手紙

「お悔やみ」形式は個人的なビジネス通信のカテゴリーに属し、その他の悲しい出来事や喪失に関して受信者に共感と支援を表明することを目的としています。

お悔やみのメッセージを書くときは、悲しみに暮れている受取人を真にサポートできる、適切な誠実な言葉を選ぶことが非常に重要です。

同時に、何が起こったのかについて自分の感情や経験を表現することが重要です。

お悔やみは、控えめで正しい形式で公式レターヘッドまたは特別なはがきで発行され、差出人の個人署名によって証明されます。

ビジネスレター- 法人と個人の両方である 2 人の特派員間の通信、遠隔地での情報伝達に使用される文書。

マネージャーや管理専門家は、その活動の性質上、大量のビジネスレターを書く必要があります。

ビジネスレターには、特徴、履歴書、推薦状、催促と感謝の手紙、面接やプレゼンテーションへの招待状、お断りの手紙などが含まれます。請求の声明、苦情など。

ビジネスレターの正しい書き方

ビジネス便箋はこうあるべきです良品質、完全に清潔で、きちんとトリミングされています。
ビジネスレターのフォームには、組織のロゴ、フルネーム、郵便および電信住所、電話、ファックス、電子メール、および銀行の詳細が含まれることが望ましいです。
公式のビジネスレターはシートの表側にマークなしで印刷されます。最初のページを除くすべてのページにはアラビア数字が付いています。
シートの左側の余白の幅は少なくとも 2 cm である必要があり、段落は赤い線で始まり、線の左端から 5 間隔後退します。テキストは 1 つ半から 2 つの間隔で印刷されます。ワードラップは避けることをお勧めします。
ビジネスレターの右上隅、送信組織の住所の下に、日付ができれば完全に表示されます（たとえば、2007 年 1 月 2 日）。
組織の名前、またはビジネスレターの送信先の人の姓と住所がシートの左側に書かれています。
その下に、行の端またはシートの中央に、丁寧な住所が書かれています。たとえば、「親愛なるイワン・イワノビッチ様」。住所の後にはカンマが必要ですが、赤い線と大文字で次のフレーズを始めるために感嘆符がよく使用されます。
ビジネスレターは、協力への感謝の言葉と継続への希望を表明する言葉で終わります。
署名はシートの右側に配置され、最後の丁寧なフレーズ、たとえば「敬意を表して...」の後に、署名者の姓が手書きの署名の下に印刷されます。
あらゆる種類の受信通信の解決は、鉛筆または別の紙で行う必要があります。ビジネスレターは折り畳んで内側に本文を入れますが、最も重要なビジネスレターは折り畳まず、大きくて厚い封筒に入れて送ります。
電信の場合は 3 日以内、ビジネスレターの場合は 10 日以内に回答する必要があります。リクエストに詳細な検討が必要な場合は、3 日以内にビジネスレターが考慮されたことを通知し、30 日以内に最終応答を返す必要があります。

考えの表現の正確さと明瞭さ - 短い言葉、短いフレーズ、短い段落
理解のためのテキストの最大限のアクセスしやすさ、本質を正確かつ明確に表現するシンプルなフレーズの使用
リテラシー
正しさ