Расходный кассовый ордер бланк казкоммерцбанк. Заполняем расходный кассовый ордер

Приходные и расходные ордеры - это унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом для использования организациями или индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денежных средств. В зависимости от того какую функцию они несут в кассе организации - приход или расход - существуют приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Давайте рассмотрим подробнее каждый из них, для чего он нужен, какую функцию в себе несёт и когда необходимо оформить.

Когда заполняется Приходный кассовый ордер (ПКО)?

Когда в кассу организации или ИП поступают наличные денежные средства, то необходимо отразить факт совершения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. И для оприходования наличности существует приходный кассовый ордер.

Он составляется по унифицированной в единственном экземпляре и подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Приходный кассовый ордер состоит из двух блоков:

1. Сам ПКО;
2. Квитанция, которая после заполнения отрывается и отдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выписывать приходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в приходном ордере не допускаются. Если вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

На втором блоке ПКО «Квитанция» после заполнения ставится печать юридического лица или предпринимателя. Необходимости ставит печать, чтобы половина попадала на приходный кассовый ордер и вторая половина на квитанцию, сейчас нет.

В каких случаях заполняется Приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер мы заполняем при:

• внесении учредителями своей доли в уставном капитале;
• поступлении в кассу выручки. Если вы в своей работе используете кассовый аппарат и в течение дня пробиваете покупателям кассовые чеки, то оформлять приходный кассовый ордер на каждый пробитый чек не нужно, приходуется только одним ПКО общая сумма в конце рабочей смены;
• возврате заёмных средств. Если ваша организация или ИП давали займ юридическому или физическому лицу, и займ возвращается в кассу организации;
• возврате от подотчётного лица. Ваша организация выдала работнику деньги под отчет, работник закупил необходимое и остаток аванса приносит в кассу организации или предпринимателя;
• снятии денежных средств с расчетного счёта юр лица. Если вы снимаете денежные средства с расчетного счета организации на заработную плату, хозяйственные нужны и пр., то эти денежные средства должны сначала приходоваться в кассу организации.

Порядок заполнения Приходного кассового ордера

Теперь мы рассмотрим пошагово порядок заполнения каждого поля Приходного кассового ордера.

сайте Росстата .

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. приходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Дебет» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Кредит» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

75 «расчеты с учредителями» - при взносе учредителями доли в уставном капитале;

51 «расчетные счета» - при снятии денежных средств с расчетного счёта;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованного аванса от работника;

62 «расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении оплаты от покупателя в кассу организации;

90.1 «выручка от продаж» - при оприходовании выручки за смену с применением контрольно-кассовой техники.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-».

В поле «Принято от» прописывается полностью либо ФИО вносителя в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО вносителя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для внесение денежных средств: взнос в уставный капитал, выручка от продаж, получение наличных из банка, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма вносимых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части ПКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп. Если сумма включает НДС, то пишется «включая НДС, процентная ставка НДС и сумма НДС».

В поле «Приложение» вписываются первичные документы, на основании которых вносятся деньги.

В двух нижних строчках ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Блок «Квитанция» заполняется аналогично блоку «Приходный кассовый ордер». Ставится печать, отрывается по линии и отдается вносителю.

Образец заполнения Приходного кассового ордера (ПКО)

Нажмите для увеличения

Когда заполняется Расходный кассовый ордер (РКО)?

По аналогии с приходным кассовым ордером, расходный кассовый ордер заполняется в случае когда деньги необходимо получить в кассе организации.

РКО составляется по унифицированной в единственном экземпляре и хранится в кассовой книге организации.

Расходный кассовый ордер составит только из одного блока - самого расходного кассового ордера. Подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Выписывать расходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в расходном ордере не допускаются. Если Вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

В каких случаях заполняется Расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер мы заполняем при:

• необходимости выдачи подотчетным лицам на закупку необходимых товаров или материалов для организации;
• выдаче подотчетным лицам на личные и командировочные расходы;
• сдаче наличных денежных средств в банк на расчетный счёт организации;
• выплате заработной платы (аванса) сотрудникам наличными в кассе;
• выплате дивидендов учредителям.

Порядок заполнения Расходного кассового ордера

Теперь рассмотрим пошагово как правильно заполнить расходный кассовый ордер.

В поле «Организация» прописываем полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя согласно уставным документам.

В поле «Структурное подразделение» прописывается подразделение, которое ордер выдало. Если в организации или у ИП отсутствует подразделение, то ставится прочерк.

В поле «по ОКПО» вписываем код ОКПО, выданный органами Статистики. Если Вы не знаете свой код, то узнать его Вы можете на официальном сайте Росстата .

Поле «номер документа» присваивается с первого номера, начиная с 1 января нового года и имеет сквозную нумерацию в течение года до 31 декабря. Организация вправе к цифрам использовать префиксы.

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. расходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Кредит» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Дебет» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

70 «расчеты по заработной плате» - при расчетах с работниками организации наличными денежным средствами;

51 «расчетные счета» - при внесении денежных средств на расчетный счёт из кассы организации;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при выдаче работнику аванс на нужды предприятия или командировочные расходы;

60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате поставщикам наличными денежными средствами.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-». Либо при полных рублях копейки можно не указывать.

Поле «Код целевого назначения» заполняется только при условии использования организацией системы кодирования.

В поле «Выдать» прописывается полностью либо ФИО того, кому выдаются наличные в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО получателя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для выдачи денежных средств: выплата дивидендов, оплата поставщику, инкассация, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма выдаваемых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части РКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп.

Расходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка - «Для личных нужд»;

когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса» ;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• в поле «Сумма, руб. коп.» - указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения ( - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Расходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера

• Организация наличных расчетов в автономном учреждении

  Производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую... выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной... осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую...

• Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы

  Услуг. Раньше возврат оформлялся по расходным кассовым ордерам (далее - РКО) и...). Что касается необходимости оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена... формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк... расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 ... содержания: "6.6. Расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании...

• Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет

  Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001); расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Указанием № 4416- ... кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному на... 0310004) своей подписью. Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 031001, 0310002), прилагаемые... форме. Аналогичная ситуация в отношении расходного кассового ордера (ф. 031002). Наличие подписи... с осуществлением деятельности юридическим лицом, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно: ...

• Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций

  Должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами. Заметим, что в связи... производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании... выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат... по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, ...

• Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет

  Кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением в силу поправок... кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров Если кассир оформляет приходный кассовый... коснулись и расходных кассовых ордеров. Проверка кассиром наличие подписей уполномоченных лиц на расходном кассовом ордере, расчетно... , связанные с осуществлением деятельности компании, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического...

• Новшества в части кассовых операций

  Том, что приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, возможно, будут оформляться по окончании... такое предложение. В случае оформления расходного кассового ордера в электронном виде получателем наличных...

• Можно ли в расходнике напечатать сумму прописью в строке "Получил" или только собственноручно писать?

  Расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер... кассиром или выдача уже заполненного расходного кассового ордера, сформированного с использованием средств автоматизации... получателя денежных средств проставления в расходном кассовом ордере только личной подписи, положений, обязывающих... злоупотреблений, связанных с отражением в расходном кассовом ордере недостоверных данных. Каких-либо официальных...

• Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования

  ... (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена... обычном порядке - с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения... по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) ... качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также... денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги. ...

• Проверка соблюдения кассовой дисциплины

  Кассовые ордеры (ф. 0310001); расходные кассовые ордеры (ф. 0310002); журнал регистрации... соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при... По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной или платежной... наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру. Выявление фактов несоблюдения ограничений... , содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров; проверку обоснованности включения лиц...

  71 50-1 15 000 Расходный кассовый ордер Отражена стоимость работ по заправке...

• Оформление возврата товара, проданного через ККТ

  Из кассы нужно на основании расходного кассового ордера с обязательным внесением записи о... из главной кассы организации составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением... должен осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п...

• Выплата заработной платы третьим лицам

  ... » при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих... кассиром непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости...

Бланк расходного кассового ордера скачать в формате word и excel вы можете из этой статьи. Также рассмотрим порядок заполнения с образцами РКО.

Читайте в статье:

Расходник предназначен для оформления выдачи денег из кассы. Составлять его обязаны все компании, которые рассчитываются наличными. Эта обязанность не зависит от организационно-правовой формы и режима налогообложения.

Расходный кассовый ордер: бланк

РКО имеет утвержденную законодательством форму КО-2. Госкомстат установил ее 18 августа 1998 постановлением № 88. В настоящее время бланк выглядит так:

Форма расходного кассового ордера

Заполнение расходно кассового ордера

Порядок заполнения бланка РКО установлен указаниями Центробанка от 11 марта 2014 № 3210-У (далее - Указания ЦБ).

Заполните документ в одном экземпляре. Составьте его в бумажном виде и заполните от руки, с помощью компьютера либо комбинируя оба способа. Вы вправе использовать для заполнения любые чернила.

• Образец заполнения расходного кассового ордера при сдаче денег в банк

Обратите внимание: Указания ЦБ запрещают вносить исправления в кассовые документы.

Законодательство не содержит строго порядка нумерации РКО. Поэтому можете использовать любой способ сквозной или несквозной нумерации. Как правило, применяют простую нумерацию по возрастанию. К номеру можно дополнить буквенный шифр или дату.

Начните заполнение со строки «Основание». Впишите в нее хозяйственную операцию. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 20.07.2018 № 198».

Строка «Приложение» должна содержать номер и дату составления первички и других документов (счетов, заявок на выдачу денег и т. п.).

Заполнение строк РКО «Основание» и «Приложение»

Отметим: при выдаче работнику денег под отчет расходно кассовый ордер составляют на основании письменного заявления физлица в произвольной форме. При этом заявление обязательно должно содержать:

• сумму выданных под отчет денег;
• срок, на который выдана сумма;
• подпись директора компании;
• дата заявления.

При выдаче наличных попросите получателя поставить в РКО сумму прописью и расписаться.

При оформлении общего расходного ордера, например, за смену, его подписывает ответственный сотрудник, в частности, кассир. Закрепите данную обязанность работника в локальном акте компании.

Бланк РКО содержит реквизиты подписей директора компании, главного или обычного бухгалтера и кассира. Согласно Указаниям ЦБ, документ подписывают директор и бухгалтер. Но руководитель может не ставить свою подпись, когда она уже стоит на приложениях к РКО (заявления, счета и т. п.) и в штате есть бухгалтер. При отсутствии бухгалтера директор обязан визировать расходный ордер.

Директор также вправе перепоручить по доверенности ставить подпись на РКО от своего имени другому сотруднику компании.

Порядок выдачи денег по расходнику

Данная процедура состоит из шести этапов.

На первом кассир контролирует наличие в РКО всех необходимых подписей и соответствие их имеющимся у него образцам. Он сравнивает суммы прописью и цифрами. Они должны совпадать. Затем он проверяет наличие документов, указанных в расходнике. После этого кассир сличает ФИО получателя в ордере с данными его паспорта.

Деньги может запросить и представитель получателя по доверенности. Проверьте у этого лица доверенность и паспорт. Убедитесь, что ФИО получателя в РКО соответствуют указанным в доверенности и данным паспорта.

Доверенность нужно приложить к расходнику. Если она оформлена на несколько выплат или на получение денег у нескольких организаций, то сделайте ее копию. Заверьте копию в установленном директором фирмы порядке.

Второй этап предусматривает подготовку суммы наличных к выдаче и передачу РКО получателю, чтобы он поставил в нем свою подпись.

Третий этап – проставление получателем подписи.

На четвертом этапе кассир перед выдачей пересчитывает деньги так, чтобы получатель видел этот процесс. Затем кассир выдает деньги получателю.

Пятый этап предполагает пересчет получателем денег под наблюдением кассира. Без этой процедуры получатель сможет в дальнейшем предъявить претензии по сумме.

На последнем этапе кассир ставит свою подпись в РКО.

Вложенные файлы

• Бланк РКО в excel.xls
• Бланк РКО в word.docx
• Образец заполнения РКО: матпомощь.xls
• Образец заполнения РКО при сдаче денег в банк.xls
• Образец заполнения РКО при выдаче денег организации.xls

Расходный кассовый ордер (РКО). Форма КО-2 – это документ бухгалтерской отчетности, с помощью которого осуществляется выдача денежных средств из кассы предприятия (организации). Форма бланка унифицирована, утверждена на законодательном уровне Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (в редакции от 03.05.2000), код по ОКУД 0310002. Оформление документа осуществляется в зависимости от порядка проведения кассовых операций на предприятии. Ордер заполняется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии или иным уполномоченным на то лицом.

После заполнения, документ регистрируется (также, как и ) в журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи средств. Однако, стоит отметить, что если на прилагаемых к ордеру документах стоит подпись руководителя, то на РКО она уже не требуется.

В заполнении расходного кассового ордера принимают участие несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться следующей инструкции:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При погашении перерасхода по , основанием выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.

(работы или услуги), а также при выдаче подотчетных сумм. Не забывайте, что при этом надо все операции отметить в книге учета доходов и расходов (КУДиР). Унифицированная форма бланка КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 – не путайте с унифицированной формой КС-2 (акт приема выполненных работ).

Отсутствие, несвоевременное оформление или непредставление приходных и расходных кассовых ордеров контролирующим ведомствам влечет за собой налоговую и административную ответственность. Однако относительно оформления кассовых документов индивидуальным предпринимателем и субъектом МСП предусмотрен особый порядок.

Несмотря на то, что при соблюдении определенных условий предприниматели не обязаны оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами, в отношении некоторых операций предпринимателям целесообразно продолжить их оформление, в том числе приходных и расходных кассовых ордеров. К таким операциям, например, стоит отнести расчеты с подотчетными лицами по выданным им «на руки» под отчет суммам.

Образец заполнения унифицированной формы КО-2

Расходный кассовый ордер имеет унифицированную форму бланка КО-2 и заполняется в одном экземпляре бухгалтером или иным уполномоченным работником. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) регистрируются в журнале регистрации (форма КО-3). Как правило, к РКО также прилагаются документы, которые являются основанием для выдачи денег.

В шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО, номер данного документа, дату его составления. ПКО и РКО обязательно должны быть пронумерованы. Нумеруются они в хронологическом порядке, отдельно приходные и расходные ордера, нумерация не должна иметь пропусков.

• Графа «дебет» – код структурного подразделения. Вам необходимо указать код подразделения, которое расходует денежные средства;
• Корреспондирующий счет, субсчет – вписываете счет проводки (выбытие средств);
• Код аналитического учета;
• Кредит – необходимо вписать номер счета по кредиту, по которому происходит движение средств;
• Непосредственно сумма к выплате;
• Код целевого назначения.

• Кому выдаются денежные средства;
• Основание, согласно которому выдаются средства;
• Денежная сумма прописью;
• Приложение;
• Должность, подпись, расшифровка подписи главбуха и руководителя.

Получающий денежные средства также прописывает сумму прописью, ставит дату, подпись, заполняет данные паспорта. В самом низу бланка содержатся сведения о том, кто выдал денежные средства.

Не забывайте, что за отсутствие, непредставление кассовых ордеров предусмотрена ответственность:

• налоговая и административная – непосредственно в отношении организации;
• административная, дисциплинарная и даже в отдельных случаях уголовная – относительно должностных лиц компании;
• материальная – в отношении отдельных работников компании.

Кассовые документы ИП

Кассовые документы ИП в 2016 году может не заполнять. Это правило для субъектов малого бизнеса и предпринимателей ввели в 2014 году (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Ранее Центробанк практически уравнивал правила ведения кассовых операций ИП и юрлиц . Теперь индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовые документы - оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вести кассовую книгу. Кроме того, они не обязаны устанавливать лимит остатка кассы. Однако, надо помнить, что это право ИП, а не обязанность. Поэтому, если вам удобнее вести расчеты с помощью кассовых документов, вы их легко можете использовать.

Образец заполнения расходного кассового ордера по унифицированной форме КО-2.