Как правильно заполнить трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от проверяющих органов? Читайте в нашей статье, скачайте образцы заполнения
Читайте в нашей статье:
Правила заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка - это документ, наиболее полно отражающий трудовую деятельность гражданина и при ее заполнении кадровики обязаны соблюдать определенные правила (Постановление №225 от 16.04.2003г).
Если человек устраивается на свою первую в жизни работу, бланк трудовой книжки выдаётся организацией, которая его принимает, она же заполняет и титульный лист.
Неправильное заполнение титульного листа может в будущем создать проблемы сотруднику, поэтому отнестись к его оформлению следует с особым вниманием:
фамилия, имя и отчество вносятся полностью в соответствующие строки, не допускается использование инициалов;
дата рождения вносится арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг (частая ошибка кадровиков – обозначение месяца рождения буквенным эквивалентом);
образование - эта строка заполняется строго в соответствии с подтверждающими документами:
В нашей стране люди довольно рано начинают свою трудовую деятельность, зачастую совмещая её с учебой в колледже или вузе. При заполнении трудовой книжки на такого работника у кадровиков может возникнуть вопрос – а что писать в строке «образование»? Согласно правилам, конечно, нужно вносить сведения на основании школьного аттестата, поскольку диплома у студента пока еще нет. Однако, не будет нарушением временно оставить пустой эту строку, и по факту получения диплома, внести в неё соответствующие сведения;
специальность - заносится на основании диплома. Распространенная ошибка при заполнении трудовой книжки в 2019 году – кадровик путает квалификацию и специальность, хотя в документе об образовании эти понятия четко разделены. Возвращаясь к вопросу о сотрудниках-студентах – очевидно, что специальности они пока не получили, так что же писать в этой строке? По аналогии с предыдущей, лучше всего оставить ее временно не заполненной, чем допускать нелепую ошибку и вписывать сюда не специальность, а должность, на которую принимают сотрудника;
дата оформления документа чаще всего совпадает с датой приема на работу (по приказу), но не всегда, поскольку работодатель обязан заполнять трудовую книжку только тех сотрудников, которые проработали более пяти дней;
На титульном листе обязательны подписи владельца книжки и лица, выдавшего её. Заверяется документ печатью организации.
Как заполнить трудовую: пошаговая инструкция
Любые сведения заносятся в трудовую книжку не позднее, чем через 7 дней после издания руководителем соответствующих приказов. Исключение составляют случаи увольнения сотрудника – тогда отметка проставляется в трудовой книжке в последний рабочий день.
Структура документа довольно проста и понятна для заполнения, однако, существуют некоторые тонкости, о которых необходимо знать.
Шаг 1. Раздел «Сведения о работе». Начинать заполнение этого раздела нужно, как ни странно, со столбца 3. Первая запись в нем – это название первой организации, в которую принят на работу владелец трудовой книжки, своеобразный подраздел, в котором в дальнейшем будут фиксироваться события трудовой деятельности человека в этой организации.
Шаг 2. Вернемся к столбцам 1 и 2. Строки, в которых указано название организации, не нумеруются. Порядковый номер присваивается только той строке, в которой, в соответствии с записями в столбце 3, зафиксировано событие.
Шаг 3. Заносим в столбец 3 непосредственно суть события с указанием его причины, если она имеется. При приеме на работу, например, таковой причины не указывается. В этом же столбце регистрируются прочие события, касающиеся трудовой деятельности служащего:
- прием на работу;
- постоянный перевод на другую должность (временный перевод в трудовой книжке не фиксируется);
- сведения о повышении квалификации, изменении квалификационной категории или разряда;
- увольнение.
Также в столбец 3 заносится информация о переименовании или реорганизации предприятия, например: Общество с ограниченной ответственностью «Кристалл» (ООО «Кристалл») 22.01.2018 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс» (ООО «Эдельвейс»).
Эта информация не имеет прямого отношения к трудовой деятельности человека, поэтому такой записи в столбце 1 порядковый номер не присваивается, но в столбце 4 указывается основание, согласно правилам.
Шаг 4. Должность и подпись лица, вносившего запись – строкой ниже.
Шаг 5. В столбце 4 обозначены реквизиты документа, на основании которого произошло событие. Обычно это приказы руководителя, т.е. запись может выглядеть так «Приказ №17 от 25.02.2018 г».
Шаг 6. Занесение каждой новой записи в трудовую книжку помимо заверения подписью руководителя, визируется печатью организации.
Шаг 7. При приеме на новое место работы в столбце 3 работодатель пишет название организации (без нумерации в столбце 1), после чего вносит первую запись о приеме на работу, уже нумеруя её. Стоит отметить, что нумерация используется сквозная, то есть, каждый последующий работодатель продолжает нумерацию, начатую предыдущим.
Раздел сведений о награждениях и поощрениях заполняется аналогично разделу сведений о работе. Здесь отражена информация о присвоенных званиях, полученных наградах и грамотах, включая государственные. Заносятся только те награждения, которые выданы согласно приказу руководства. Например: «Награжден грамотой за многолетний и добросовестный труд» (с указанием реквизитов приказа в ст.4).
Запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец
Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении
Есть и не слишком приятные причины, которые не так часто можно увидеть в трудовых книжках. Например: в связи с несоответствием занимаемой должности, в связи с нарушением требований по охране труда, в связи с предоставлением подложных документов и т.п.
Внимательно изучив Трудовой Кодекс, можно найти статьи, соответствующие этим и другим причинам, и обязательно указать их в трудовой книжке, если все-таки не удалось избежать так называемого «увольнения по статье».
Разбираем образец трудовой книжки и правила заполнения документа в различных ситуациях. В статье вы найдете пошаговые инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников в разных случаях: при приеме на работу, совместительстве и увольнении.
Из статьи вы узнаете:
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Прием на работу: кто заполняет трудовую книжку
Трудовая книжка - основной документ о рабочей деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК). Форму и правила заполнения трудовых книжек смотрите в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. По закону компания-работодатель обязана вести документ на каждого работника, который проработал в ней больше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК).
По правилам заполнения трудовой книжки вести ее должны работодатели-компании и работодатели-предприниматели. У работодателей-физлиц, которые не признаются предпринимателями, нет права делать пометки в книжках работников.
Скачайте документы по теме:
При трудоустройстве сотрудник должен принести ряд документов, в том числе о своей рабочей деятельности и стаже (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК). Проверьте серию и год выпуска трудовой книжки . Образцы серий бланков, которые выпускались в России и СССР с 1974 года, смотрите ниже. Они не утратили силу, заменять их новыми не надо.
Сейчас компании используют бланки, которые введены с 2004 года. Книжка нового образца утверждена приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н. Рассмотрим, как ее заполнять в разных случаях. Для каждого случая смотрите образец заполнения трудовой книжки нового образца.
Новая трудовая книжка в 2017 году: кому и когда оформить
При заключении договора вам надо оформить и заполнить трудовую книжку (образец ниже) сотруднику, который:
- начинает работать впервые (ч. 4 ст. 65 ТК);
- предъявил документ иностранного образца;
- повредил или утратил документ (ч. 5 ст. 65 ТК).
Прием на работу: как правильно заполнить трудовую книжку
Запись о приеме сотрудника сделайте в разделе «Сведения о работе». Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу смотрите ниже. В графу 3 впишите полное и сокращенное название компании (п. 3.1 Инструкции). Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») .
Задайте свой вопрос экспертам
При приеме на работу директора графу 3 в разделе «Сведения о работе» надо заполнять иначе в его трудовой книжке. Образец заполнения приема на работу директора смотрите ниже. Напишите так: «Назначен на должность директора ». В графе 4 укажите реквизиты документа, например, протокола общего собрания участников.
Сотрудники-совместители: как заполнять трудовую книжку
Совместителям записи о такой работе вносите по их желанию. Внести запись может только работодатель по основному месту работы. Если работник принес подтверждающий совместительство документ, сделайте запись в его трудовой книжке. Образец заполнения трудовой книжки внешнего совместителя смотрите ниже.
Запись о том, что сотрудника перевели на другую постоянную работу, внесите на основании приказа директора. Причем в течение недели. Запись должна точно повторять формулировку приказа (п. 10 Правил). Например, работник трудился помощником бухгалтера, его перевели на должность младшего бухгалтера.
Образец заполнения трудовой книжки в связи с изменением названия должности сотрудника смотрите ниже.
Награждение
Внесите в документ запись о награждении, если работника наградили или поощрили. Например, премировали за продолжительный стаж. Запись сделайте в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки. Образец заполнения трудовой книжки в связи с премированием смотрите ниже.
В графе 3 укажите полное и сокращенное наименование компании. В строке ниже в графу 1 впишите порядковый номер записи. В графу 2 - дату, когда наградили сотрудника. В графе 3 отразите кто, за что и чем наградил сотрудника. В графу 4 внесите реквизиты приказа о награждении как на образце трудовой книжки ниже (п. 10 Правил).
Практическая ситуация
Что писать в трудовой книжке лучшему работнику месяца
Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «
Отвечает Елена ВАВИЛОВА,
начальник отдела кадрового администрирования ООО «Миле СНГ» (Москва)
Компания выплатила сотрудникам ежегодную годовую премию и присвоила звание «Лучший работник месяца». Нужно ли вносить сведения об этом в трудовые книжки? На примерах разберем, как поступить кадровику и не допустить ошибок.
Помимо сведений о работе, в трудовую книжку работодатель обязан вносить информацию о награждениях за успехи в труде ( ). Инспектор ГИТ вправе проверить раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки, поэтому заполнять его нужно верно…
Полная версия ответа доступна после бесплатной
Расторжение договора: как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении
При прекращении договора с сотрудником сделайте в его документе запись об увольнении в разделе «Сведения о работе». В графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 - дату увольнения (п. 5.1 Инструкции). Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию смотрите ниже.
Узнайте подробнее, из-за каких обвинят в проблемах с пенсией работника.
|
Общие правила заполнения |
||
|
Заполняйте документ |
Перьевой, гелевой или шариковой ручкой |
|
|
Используйте ручку с чернилами |
Свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета |
|
|
Если в ручке закончились чернила |
Закончите запись другой ручкой с чернилами того же типа и цвета |
|
|
Даты вписывайте |
Арабскими цифрами |
|
|
Не сокращайте записи |
Не пишите «пр.» вместо «приказ» |
|
|
Не зачеркивайте записи в разделах |
«Сведения о работе» и «Сведения о награждении» |
|
|
Можно изменять записи |
О фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника. |
|
|
В записи об увольнении указывайте |
Номера пунктов, частей и статей ТК цифрами или прописью |
|
|
Если в компании нет кадровой службы, записи заверяет |
||
|
Если компания использует печать, заверьте печатью |
Записи на титульном листе, записи об увольнении и награждении |
|
|
Новые правила заполнения трудовых книжек 2017 |
||
|
Если компания не применяет печать, записи заверяет |
Директор или назначенный им сотрудник |
|
Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.
Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал "Упрощенка" поможет исправить ошибки без штрафов:
Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году
Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69.
По Инструкции:
- записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: "25.12.2017"
- для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
- сокращения не допускаются
Например, "пр." вместо "приказ" и т.д.
- в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)
Даже маленькая опечатка в трудовой - повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье.
Как исправить ошибку в трудовой книжке
В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна".
После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: "Принят по такой-то профессии (должности)". Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.
Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".
На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
Электронные трудовые книжки
Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.
Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.
Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году
Печать в трудовой ставится только при наличии.
Как писать формулировки в трудовой книжке
ВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
НЕВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Оформление титульного листа
Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).
Внесение изменений в титульный лист
Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.
Прием на работу
Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.
Пример:
- Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")
- Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)
Перевод на другую должность
Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.
Увольнение по собственному желанию работника
Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.
Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.
Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.
Увольнение в связи с сокращением штата
Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Ошибка в названии компании
В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка - до записи о приеме на работу ( Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.
Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.
Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.
Трудовая книжка является основным документом каждого работающего человека. С помощью нее можно подтвердить стаж трудовой деятельности и опыт работы. Сведения, внесенные в книжку, потребуются не только в момент приема на работу, но для получения пенсии, различных льгот и гарантий.
Заполнение трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ. Помимо этого изменения о внесении данных регулярно публикуют Минтруд и Правительство.
Основной порядок заполнения, хранения трудовых книжек и вкладышей прописывается в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», принятом 16 апреля 2003 года. В нем отражена действующая форма документа, образец заполнения.
Кто и как оформляет
В трудовую книжку вносятся данные, касающиеся профессиональной деятельности гражданина. После наступления пенсионного возраста согласно документу начисляется пособие по нетрудоспособности. Работодатель ориентируется на книжки при расчете выплат. Поэтому заполнять документ нужно правильно.
Обо всех изменениях, происходящих в жизни человека как работника, в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. В 2019 году установлены общие правила заполнения трудовой книжки у работников ИП или юридических лиц.
Генеральный директор или индивидуальный предприниматель самостоятельно не заводят книжки. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ наличие документа проверяется только у работников, так как стаж начинает отсчитываться с момента регистрации в налоговой службы и после поступления отчислений в Пенсионный Фонд.
Впервые оформление книжки требуется в первую неделю после официального приема на работу. Важно, что сотрудник проработал в организации более 5 дней. При совмещении внесение записей осуществляется в добровольном порядке. Тогда должен быть предоставлен соответствующий документ.
В трудовую книжку вносится информация о:
- поступлении на работу;
- переводе на другую должность или в другую фирму;
- смене фамилии, имени или отчества;
- военной службе или службе в системе МЧС, МВД, ФСКН;
- повышении квалификационного уровня;
- прекращении трудовой деятельности.
В Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года внесены данные о порядке изменения информации, отраженной в трудовой книжке:
- Записи можно вносить синими или черными чернилами. Данные предоставляются подробно, без сокращений. Каждая запись должна иметь порядковый номер в соответствующем разделе.
- Указание паспортных данных производится на титульной странице.
- После выхода приказа сотрудники кадровой службы имеют неделю на внесение изменений. При увольнении информация прописывается в день ухода сотрудника с указанием приказа и статьи из Трудового кодекса РФ.
Документ не должен содержать сведений о постоянных премиальных выплатах, начисляемых ежемесячно.
Общие сведения о работе
Порядок указания сведений о работе включает в себя отражение наименования организации. Если оно имеет аббревиатуру, то данный факт также указывается. После этой записи отмечается дата приема человека на работу с порядковым номером.
При указании сведений о работе нужно отметить структурное подразделение, в которое принимается сотрудник, его должность. Обязательно указываются основания для приема. Для каждого документа проставляется дата выдачи и номер.
Если работа осуществляется по совместительству, то внесение записи производится по желанию работника. В этом случае потребуется подтверждение трудовой деятельности на дополнительном месте.
Требуется указание:
- номера записи;
- даты внесения сведений;
- пометки о совместительстве работника;
- наименования подразделения;
- профессиональной направленности;
- занимаемой должности;
- квалификационных данных.
Обязанности выполняются в соответствии с регламентом, прописанном в документе, представленном последним.
Данные на титульном листе
Титульный лист заполняется в соответствии с определенными требованиями.
На нем в обязательном порядке прописываются основные сведения о работнике:
- Имя, фамилия и отчество прописываются полностью. Сокращений быть не должно. Ориентироваться необходимо на информацию из паспорта. Также можно взять сведения из водительского удостоверения, военного билета или другого официального документа.
- Оформление даты рождения производится арабскими цифрами. Необходимо использовать двухпорядковые числа при указании дня и месяца. Год прописывается четырьмя цифрами.
- Далее указывается образование человека (среднее профессиональное, высшее). Возможно внесение сведений о неоконченном образовании. Ориентироваться при заполнении необходимо на документы, предоставленные работником.
- В поле «Специальность» вносятся сведения о полученной в учебном заведении квалификации. Подтверждаются они дипломом.
- При заполнении новая трудовая книжка должна содержать данные о внесении первой записи. День прописывается в цифровом значении, а месяц можно указывать прописью.
- Работник, на которого оформляется книжка, обязательно должен расписаться в документе.
- Ниже ставится виза сотрудника отдела кадров, который отвечает за ведение и заполнение трудовой книжки. Также возможна регистрация начальником отдела кадров, руководителем компании или бухгалтером (при отсутствии кадровиков).
Вся информация заверяется печатью. Может использоваться официальный штамп организации или печать кадрового отдела.
Правила заполнения трудовой книжки
Для того, чтобы правильно заполнить трудовую книжку, необходимо ориентироваться на образец. Особенности внесения данных имеются при поступлении на работу и окончании трудовой деятельности. Выделяют правила предоставления информации о поощрениях и награждениях. Также важно ознакомиться с вариантами получения выписки и дубликата трудовой книжки.
Приём на работу
При приёме на работу важно предоставить удостоверение личности. На его основании производится заполнение титульного листа трудовой книжки. Если ориентироваться на пример, то заполнить его несложно.
На первой странице должны быть отражены:
- фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными или другим документом, удостоверяющим личность;
- дата рождения владельца книжки;
- образование с подтверждением его уровня с помощью аттестата, диплома или справки при неоконченной учебе;
- специальность в соответствии с дипломом;
- дата заполнения документа;
- подписи работника и ответственного лица;
- печать учреждения.
Увольнение
При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся соответствующие изменения:
- Для указания данного факта в первый столбец ставится порядковый номер.
- Во вторую графу прописывается дата прекращения трудовой деятельности.
- Третья графа содержит сведения о причинах расторжения трудового договора.
- Основания для увольнения отмечаются в последнем столбце. Сюда вносятся номер и дата документа, подтверждающих окончание работы.
Расторгнут договор должен быть в день, когда сотрудник в последний раз выходит на работу. При наличии оговорок в законе или дополнительном соглашении, сведении отображаются в трудовой книжке.
При окончании трудовой деятельности согласно Трудовому кодексу РФ, указывается пункт и статья.
В случае прекращения отношений по инициативе работодателя причины обязательно отмечаются в трудовой книжке. Здесь же он ссылается на нормы закона. Аналогично прописывается увольнение по независящим от сторон обстоятельствам.
При собственном желании работника прекратить трудовую деятельность, делается запись «Уволен по собственному желанию в связи с …». Далее приводится ссылка на законодательную норму.
Поощрения и дополнения
В трудовой книжке имеется вкладыш, который часто не заполняется работодателями. В него вносятся сведения о денежном премировании и устных благодарностях работника за трудовую деятельность.
Среди поощрений выделяют:
- звания;
- награды;
- почетные грамоты;
- дипломы;
- нагрудные знаки.
Для того, чтобы заполнить данный раздел, инструкция не требуется. Данные вносятся аналогично основным сведениям в трудовой книжке.
Сотрудник отдела кадров должен прописать:
- порядковый номер;
- дату награждения;
- тип поощрения и характеристику;
- документальные основания выдачи награды (номер и дата приказа, постановления).
Если приказом документ не проводится, то вносить данные в трудовую книжку не нужно. Но если сотрудник настоит на отметке, то организация должна составить распорядительный документ.
В трудовую книжку дополнительно могут быть внесены другие сведения. Они прописываются по желанию работника. Одной из таких информация является работа по совместительству.
Для пометки нужно предоставить подтверждение из отдела кадров второй работы. На основании справки специалист по основному месту трудовой деятельности делает соответствующую отметку.
Выдача трудовой книжки исключена.
Представитель работодателя самостоятельно прописывает:
- порядковый номер;
- дату приема на работу;
- наименование организации, структурного подразделения, должности;
- номер и дату соответствующего приказа.
Увольнение производится аналогичным способом.
Особый учёт сведений требуется при переименовании организации. Если процесс не является реорганизацией, то в трудовую книжку работника вносятся изменения наименования или статуса учреждения. Запись подтверждается новой печатью.
Таким же способом должен поступить работодатель, если производится перевод сотрудника на другую должность. Каждое изменение подтверждается внесением записи в трудовую книжку.
Пример выписки
Раздел, отражающий сведения о работе, и является выпиской из трудовой книжки. Работники часто просят сделать копию страниц документа. Такие бумаги подлежат обязательному заверению и занесению в журнал.
В выписке указываются:
- дата принятия на работу и порядковый номер прописью;
- данные о положении сотрудника (прием на работу, увольнение), должность;
- основание для составления выписки (приказ с датой и номером).
Дубликат
Если сотрудник потерял трудовую книжку, он может оформить дубликат. Новый экземпляр выдается по требованию бывшего работника по последнему месту трудовой деятельности. Процедура занимает около 2 недель. При потере документа компанией, восстанавливать данные необходимо ответственному лицу.
Чтобы сведения были полными, нужно иметь в наличии:
- приказы руководства о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность;
- выписки из государственного архива (в случае ликвидации предприятия);
- трудовые соглашения;
- подтверждение стажа на предыдущем месте труддеятельности;
- зарплатные ведомости;
- лицевые счета сотрудника в фирмах, где ранее работал человек;
- решение суда при восстановлении стажа.
Данные вносятся в дополнительный экземпляр в хронологическом порядке.
Образец заполнения трудовой книжки при восстановлении в должности:
Случаи исправлений
Допускать ошибки при ведении трудовой книжки запрещено. Но иногда они все имеют место быть. Тогда важно проводить исправления в соответствии с определенными правилами.
Запрещено перечеркивать записи. Можно признать ошибочные сведения недействительными полностью. Для этого ставится порядковый номер, дата внесения изменений, фраза «Запись за номером … считать недействительной». После этого прописываются верные сведения с указанием подтверждающего документа.
Если ошиблись ответственные лица на предыдущем месте работы, то исправлять данные должны именно они. При отсутствии такой возможности разрешается сделать это нынешней кадровой службы на основании приказа, справки или выписки.
Часто исправления совершаются при смене фамилии женщины. В этом случае предоставляется свидетельство о заключении или расторжении брака.
Сотрудник кадровой службы должен:
- перечеркнуть одной чертой прежнюю фамилию;
- над ней написать новую;
- слева от титульного листа (на обложке) прописать дату и номер подтверждающего документа;
- заверить информацию собственной подписью и печатью учреждения.
Часто кадровики допускают следующие виды ошибок:
- используют сокращения;
- ошибаются в ФИО;
- неверно прописывают дату, указывая месяц прописью;
- оставляют незаполненными сведения на титульном листе;
- не ставят дату заведения книжки;
- не подписывают документ на титульном листе;
- не ставят печать учреждения;
- путают раздел «О работе» с графой для поощрений;
- увольнение подтверждают печатью кадровой службы вместо гербовой;
- не соблюдают порядок указания реквизитов официальных документов.
Чтобы исключить вероятность возникновения ошибок, данные должны вноситься своевременно с дублированием в личной карточке сотрудника.
Стандартные требования
При оформлении трудовой книжки важно помнить основные правила:
- Внесение сведений самим владельцем документа запрещено. Если обнаружена ошибка, обращаться нужно в кадровую службу, допустившую ее.
- Документ заполняется при приеме работника, который отработал более 5 дней по месту трудовой деятельности. Если норма не соблюдается, то организацию и компетентное лицо можно привлечь к ответственности.
- Ведение и оформление трудовых книжек производится сотрудником, который внесен в приказ руководства. Он заполняет книгу учета, согласно которой сверяется движение документов и вкладышей.
- Трудовую книжку необходимо приобрести самому работнику в момент приема на работу. Но иногда организации сами покупают формуляры, а затем взыскивают с человека определенную сумму.
- Хранение осуществляется в недоступном для других людей месте. В большинстве случаев книжки размещают в сейфах и железных шкафах. Выдача производится только после увольнения.
- Если сотрудник не приходит за трудовой, то он может получить ее по почте. Хранение невостребованных книжек осуществляется в течение 75 лет.
- Ведение учета индивидуальными предпринимателями осуществляется в аналогичном предприятиям порядке. Только при приеме на работу подписывается трудовой договор.
- Копию или дубликат трудовой книжки можно получить в кадровой службе при наличии заявления.
Трудовая книжка является серьезным для каждого гражданина документом. Поэтому заполняться она должна в соответствии с требованиями законодательства.
Как выплачивать дивиденды учредителям ООО в 2019 году, читайте
Основным документом, подтверждающим опыт работы, можно считать трудовую книжку. За верную запись об увольнении в трудовой книжке отвечает кадровик или сам наниматель. На руки человек получает ее уже после увольнения. В документе должны быть соответствующие пометки о прекращении действия договора. Выдать книжку следует в срок по закону. Иначе компанию могут оштрафовать. Расскажем о правильном оформлении ухода из компании в 2018 году.
Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении : общий подход
Положения Трудового кодекса о разрыве трудовых отношений, а также нормативные предписания в отношении трудовых книжек в 2018 году не подверглись изменениям. Поэтому в рамках заполнения трудовой книжки при увольнении можно смело руководствоваться правилами, которые действовали в 2017-м году.
Процедуру ухода с предприятия сопровождает формирование ряда документов.
Днем увольнения согласно трудовому законодательству принято считать последний рабочий день. Организация (ИП) должна полностью рассчитать завершившего трудовые отношения сотрудника, а также выдать ему все необходимые документы:
- трудовую книжку;
- справки о трудовой деятельности, размере заработка, перечисленном НДФЛ и взносах.
В обязанности нанимателя входит не только выдача человеку документов по окончании действия трудового соглашения, но и корректное оформление записи в трудовой книжке при увольнении.
При этом ранее в трудовую уже должны быть внесены данные о приеме сотрудника на вакансию. Они включают:
- наименование работодателя (предприятия или ИП);
- на основании чего работник приступает к обязанностям (номер приказа и его дата);
- данные о занимаемой должности.
Сделанные ранее записи должны соответствовать фактической ситуации с работой. Затем нужно совершить внесение записи в трудовую книжку об увольнении. Прервать существующий трудовой контракт возможно, ориентируясь на приказ – основание.
Все данные в трудовой следует фиксировать:
- подписью кадровика (главы фирмы, который отвечает за ведение книжек);
- печатью организации (если она вообще есть).
Каждый раз работник должен на месте удостовериться в том, что записи в книжке полностью соответствуют действительности. Поэтому его подпись в трудовой книжке при увольнении будет свидетельствовать о том, что он:
- согласен с зафиксированными данными;
- книжка при расторжении договора получена своевременно.
Но указанные действия возможны, если сотрудник в последний день работы находится на предприятии. В иных случаях трудовую выдают иным способом (через коллегу, по почте) либо по письменному требованию заинтересованного лица (родственника и т. п.).
Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке
Внесение информации о разрыве трудовых отношений обычно не вызывает больших трудностей. Имейте в виду: корректная запись не вызовет в дальнейшем дополнительных вопросов со стороны трудовой инспекции и налоговиков.
Как правило, самая распространенная причина оставления места работы – желание самого сотрудника. Образец заполнения трудовой книжки при увольнении в 2018 году подразумевает наличие следующих позиций (см. таблицу).
Заметим, что запись об увольнении в порядке перевода делают по такому же образцу. Отличие будет лишь по основанию согласно ТК РФ.
ПРИМЕР
Если необходимо внести запись об увольнении по собственному желанию, ссылаются на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Обратите внимание: все слова в данном случае сокращению не подлежат. Написание «п. 3 ст. 77 ТК РФ» будет расценено как ошибочное).
Когда нужно уволить сотрудника в порядке перевода, делают отсылку на «пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»:
Как уволить по старости
Основанием прекращения трудовых отношений может послужить и выход сотрудника на пенсию либо достижение им уважаемого возраста жизни. И такая ситуация должна быть зафиксирована в трудовой книжке.
Обращаем внимание, что увольнение по старости запись в трудовой предполагает ту же, что и при завершении трудовых отношений по личной инициативе или с согласия обеих сторон. То есть – пункт 1 статьи 77 ТК РФ.
Здесь не стоит забывать, что в таких ситуациях человек не обязан отрабатывать 2 недели для окончательного ухода из организации. День увольнения должен совпадать с датой, указанной в заявлении.
Задержка трудовой книжки при увольнении
Не всегда положенные документы при расторжении трудовых договоров могут быть выданы сотрудникам именно в последний рабочий день. То есть – день увольнения. При наличии ряда обстоятельств книжки могут поступать своим владельцам и несколько позже.
Например, при отсутствии работника по причине болезни или прогула документы выдают ему лично на основании письменного заявления в течение 3-х рабочих дней. Стоит отметить, что на этот момент отметка в трудовой книжке об увольнении уже должна стоять.
Если же лично передать книжку невозможно, то наниматель отсылает документы бывшему сотруднику почтой России. Основанием для совершения этих действий тоже должно служить письменное обращение уволенного. Отличием от обычной процедуры передачи документа на руки выступает факт того, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении. Учитывая, что получить подпись бывшего работника в этом случае невозможно, факт увольнения фиксирует лишь работодатель.
В иных случаях задержка трудовой книжки по вине работодателя недопустима. Руководство может понести ответственность:
- за несвоевременную выдачу документа;
- если сделанные записи не будут соответствовать заполнению трудовой книжки при увольнении образца 2018 года.
Организации могут быть оштрафованы на сумму до 50 000 рублей по первой части ст. 5.27 КоАП РФ.
