В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.
В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.
Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.
Справка по форме 2-НДФЛ
Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.
Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.
Справка о среднем заработке за последние три месяца
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению
Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.
Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.
Сведения персонифицированного учета
С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.
Выписка из отчетности по страховым взносам
Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М
С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.
Количество отчетов на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.
Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.
Медицинская книжка
Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров. Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.
Другие документы
Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):
- копии приказов о переводах на другую работу;
- справки о заработной плате;
- справки о периоде работы у данного работодателя;
- акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.
Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.
Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.
А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
Далеко не все знают, какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию должен выдать работодатель. Работодатель, согласно ст. 84.1 ТК РФ , должен выдать работнику копии всех документов, которые имеют отношение к работе данного сотрудника. Делается это в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника о выдаче документов. Это кадровые бумаги, и выдаются они в отделе кадров.
Также при увольнении сотрудника по собственному желанию работодатель должен выдать ему справки, которые можно получить в бухгалтерии. Они также выдаются по письменному заявлению сотрудника.
Документы, которые обязан выдать работодатель
Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.
- От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
- Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
- Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
- Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
- Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
- Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
- Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.
Работодатель обязан выдать следующие документы:
- трудовую книжку;
- справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
- иные документы по письменному заявлению от работника.
К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:
- приказ о приёме данного сотрудника на работу;
- приказы о повышении работника в должности;
- приказы о переводе работника в другие отделы;
- трудовой договор;
- допсоглашения, если они заключались;
- медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
- приказ об увольнении;
- трудовая книжка.
Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.
Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник. Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.
Справки при увольнении
Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:
- по нетрудоспособности;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребёнком.
В справке нужно указать:
- сведения о работодателе;
- сведения о работнике;
- выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
- количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).
Ещё один документ - справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:
- по форме СЗВ - М;
- по форме СЗВ - СТАЖ;
- раздел 3 расчёта по страховым взносам.
Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ - М и СЗВ - СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.
Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.
Это можно сделать 2 способами:
- можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
- можно завести отдельный журнал.
Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.
Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 - 220 НК РФ.
В поле «Признак» нужно указать:
- 1 - если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
- 2 - если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.
Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.
Что делать, если документы не выдают
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые - по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
- написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
- направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
- написать жалобу в инспекцию по труду;
- написать жалобу в прокуратуру.
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
- при личном посещении;
- почтовым отправлением;
- через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.
Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан - с помощью онлайн - приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения - 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.
В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.
Выплаты при увольнении
При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.
При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:
- заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
- компенсацию за неиспользованный отпуск;
- пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.
Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.
По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении. К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата - это исключительная инициатива работодателя. Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.
Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей. Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня. Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.
Заключение
Выдача увольняющемуся сотруднику предусмотренных денежных средств и документов - это обязанность работодателя. При уклонении от её выполнения, работодателя можно привлечь к административной ответственности.
Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.
Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).
О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.
Формы справок
Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:
- Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
- Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
- В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
- В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.
Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.
Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:
- Справка 2-НДФЛ
Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).
Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.
- Справка для расчета пособий от ФСС
Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).
Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.
- Справка для центра занятости
Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).
Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.
- Документы учета в ПФР
Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)
Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:
- От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
- От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.
Обязательная справка
В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года . Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.
Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.
Справки при увольнении по письменному запросу работника
Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:
- о зарплате;
- о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
- о сроке работы в рамках данной организации.
По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.
Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:
- Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
- Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.
Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.
Обязанность компании в день увольнения
Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).
Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?
- Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
- Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.
По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:
- Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
- Данных о страховом стаже сотрудника;
- Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.
Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.
Как оформить сведения
Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).
В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:
- С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
- РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.
Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.
Журнал учета выданных справок
Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.
Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:
- Расписка в получении документа;
- Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
- Роспись в журнале учета выданных справок.
Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:
- Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
- Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
- Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.
В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:
- Номер по порядку;
- Дата представления документа;
- Ф.И.О. заявителя;
- Вид документа (справка, копия и др.);
- Краткое содержание справки;
- Роспись сотрудника-получателя.
Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.
Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.
При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.
Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:
- копия приказа об увольнении;
- трудовая;
- сведения по отчислениям во внебюджетные фонды и о стаже работника.
Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.
Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).
Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.
Документы со сведениями о трудовых доходах
Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:
- 2-НДФЛ. Выдается бухгалтерией предприятия. Суммы приводятся помесячно за последний отработанный год. В графах отражены доходы и суммы отчисленного подоходного налога.
- О доходах за последний год и 2 предшествующих года.
- Справка о доходе за 3 месяца.
Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.
Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.
Форма 182н содержит следующую информацию:
- о заработке за 2 года;
- перечисленных в адрес Соцстраха взносах;
- периоде отсутствия на рабочем месте по болезни, при выходе в декрет, иных ситуациях, когда работник получал неполную заработную плату.
Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.
Для постановки на учет в Службе занятости в 2019 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.
Документы со сведениями для ПФР и ФСС
Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).
При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.
При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.
Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.
Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.
Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.
Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.
Обязанности работодателя по оформлению увольнения
Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.
Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.
Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.
Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:
- Получение расписки в получении.
- Подпись на самом документе.
- Подписи напротив записей в журналах регистрации документов.
Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.
Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.
В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.
Расчетный лист
При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).Трудовая книжка
Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.
Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).
Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
Медицинская книжка
Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.Справка о сумме заработной платы
Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».Спасибо, что дочитали!
Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.
Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.
С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .
СЗВ-М
Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.СЗВ-СТАЖ
Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .
Расчет по страховым взносам
В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.
За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .
Документы по заявлению сотрудника
По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:- 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ);
- копии приказа о приеме на работу;
- копии приказов о переводах на другую работу;
- копия приказа об увольнении;
- справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.
Штраф за невыдачу документов
Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.
За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:
- для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
- для руководителя - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).
