Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.
Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:
- о сотрудничестве.
- сотрудничества, ведении переговоров.
- Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
- Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.
Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.
На что обратить внимание при составлении
Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.
Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:
- Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
- Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
- Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
- Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
- Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.
ТОП 5 ошибок при написании
Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:
- Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
- Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
- Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
- Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
- Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».
Типичные фразы-шаблоны
Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.
| ситуация | фраза |
| извещение | Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем |
| пояснение причины, мотива | На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение |
| просьба | Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить… |
| подтверждение | Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против… |
| предложение | Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим |
| Гарантируем | |
| отказ | Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с… |
| заключение | Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать… |
СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:
Рассмотрим эти этапы. Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.
Структура текста делового письма
Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...» В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:
1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степень знакомства, характер отношений;
3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
При печатании обращение выравнивается по центру:
Уважаемый Михаил Петрович!
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1. Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,
научная, техническая и др.;
4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.
Она должна быть:
1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо
иного использования в управленческой деятельности;
4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать)
определенные действия;
6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость
дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку,
приводить к неоправданным потерям времени и средств.
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.
Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).
Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:
Сообщаем, что в период с... по...;
- Сообщаем, что по состоянию на...;
- Направляем Вам согласованный...;
- Просим Вас рассмотреть вопрос о...,
- Проверкой установлено, что....;
- В связи с отсутствием финансовой помощи...;
- В связи со сложной экономической ситуацией...;
- В соответствии с Вашим письмом...;
- В порядке проведения совместной работы...;
- В соответствии с протоколом...;
- В подтверждение нашей договоренности...;
- В целях укрепления ответственности... и т. д.
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме вы¬ражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
Гарантируем возврат кредита в сумме...,
- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,
- Контроль за выполнением возлагается...
Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.
Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:
Дать официальное определение термина;
Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;
Убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.
Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.
Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:
1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:
- Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле¬ия, вентиляции и санитарно-техническихустановок жилых домов и административных зданий.
- Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.
- Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне...
Согласно штатному расписанию...
Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:
- В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.
Инструктивными;
Сопроводительными;
Гарантийными;
Информационными;
Благодарственными;
Поздравительными;
Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.
Письма-приглашения
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.
Гарантийные письма
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или тдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».
В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.
Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.
Письма-просьбы
Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»;
Просим оказать содействие...;
Просим выслать в наш адрес...;
Просим принять участие...;
Прошу довести до сведения...;
Прошу ликвидировать задолженность...;
Прошу принять меры...
Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».
Письма-ответы
Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.
Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:
1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.
Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.
В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.
Используются следующие формы изложения отказов:
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
- Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...
Благодарственные письма
В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.
Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.
Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:
- Выражаю благодарность...;
- Искренне признателен...;
- С благодарностью отмечаем...;
- Благодарю...;
- Спасибо Вам за...
Сопроводительные письма
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляю информацию...;
- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;
- Предлагаем Вам...;
- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
- Сообщаем, что...;
- Ставим Вас в известность, что...;
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество...
Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:
- организовать централизованное изготовление бланков для писем;
- уменьшить стоимость машинописных работ;
- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
- облегчить визуальный поиск необходимой информации;
- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Как написать официальное письмо
Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов. Однако в последнее время, все реже используются типовые бланки, так как письмо со всем необходимым оформлением, можно распечатать при помощи принтера.
Официальное письмо, состоит из «рамки», основного текста, которое содержит сведения об адресанте, сокращенное или полное наименование компании-отправителя, ее телеграфный или почтовый адрес, номер факса и телефона, номер той телеграммы или того письма, которое стало поводом для переписки. В стандартных формулярах устанавливаются размеры полей и форматы документов, которые входят в состав определенной системы документации, так же имеется конструкционная сетка образца, правила и реквизиты ее расположения.
Открыта форма:
- Бланк письма и оформление
- Общие правила написания
- Составление электронных писем
- Подводя итоги
Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов.
Инфо
В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий. Бланк письма и оформление Обязательно используйте фирменный бланк своей компании.
Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».
Как оформить бланк официального письма?
Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок.
Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
- Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём.
Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить. - Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
- Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное.
Бланкер.ру
Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
- Обязательно ставьте подпись.
В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон. Пример подписи: С уважением, Иван Иванов http://site.com. Предлагаем вам образец делового письма. Подводя итоги Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны.
Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.
Реквизиты служебного письма
Здесь вариантов уже больше:
- «С уважением,» «Искренне ваш»;
- «С наилучшими пожеланиями»;
- «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
- «Всегда рады оказать вам услугу»;
- и т. д.
Словом, выбор последней фразы – дело вкуса. Этика делового письма Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит.
Всегда обращайте внимание на тон послания. Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали.
Как написать официальное письмо в организацию?
Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».
В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:
- название (и сокращённое наименование);
- фактический и почтовый адреса;
- адрес электронной почты;
- контактные телефоны;
- адрес сайта.
Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.
Как правильно писать и оформлять деловые письма
Важно
Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Внимание
Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».
Официальный бланк письма организации образец
Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.
Язык письма Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «
Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.
Официальное письмо: существующие виды, правила оформления
В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.
Справочник адвоката
Она входит в состав входящих и исходящих документопотоков организации. Существует множество видов деловых писем: рекламные, коммерческие гарантийные, сопроводительные, информационные, претензионные, инструктивные и т.д.
Культура деловой переписки требует от предпринимателя умения правильно оформлять подобные документы. В этом может помочь заблаговременно разработанный бланк письма.
Он служит визитной карточкой компании, которая демонстрирует ее стиль и формирует благоприятный имидж. Правильно оформленная деловая корреспонденция позволяет адресату получить полную информацию об отправителе, ее строгий стиль придает информации официальный характер и упрощает последующее использование документации. Это особенно важно на начальном этапе развития компании, когда расходы на рекламу еще ограничены, но уже есть необходимость создания положительного имиджа в бизнес-среде.
Официальное письмо на бланке организации
Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция» Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне.
Бланк письма
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания))
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов Адресат, Резолюция
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Примеры оформления бланка письма:
Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.
Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.
Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Официальное письмо
Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:
Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».
В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003 .
Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
- Государственный герб (для государственных предприятий)
- Логотип или эмблема организации
- Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть
- Код документа по ОКУД (если имеется)
- Наименование организации (полное и сокращенное)
- Почтовый и юридический адрес
- Номер телефонов
- номер факса
- Банковские реквизиты
- Индекс документа (регистрационный номер)
- Ссылка на индекс и дату входящего документа
- Адресат
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подпись
- Фамилия и телефон исполнителя.
При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.
Деловое письмо: правила написания и способы доставки
01.06.2010 | С.В. Иванова
Бухгалтер бюджетного учреждения для выполнения своей работы должен знать не только план счетов бюджетного учета и то, какими проводками отражаются хозяйственные операции, но и быть специалистом. Важным навыком квалифицированного бухгалтера является умение подготовить и оформить деловые письма в вышестоящие организации или официальные обращения во властные органы. О том, как это сделать и что следует учесть бухгалтеру, мы расскажем в этой статье.
Я Вам пишу&hellip
На первый взгляд кажется, что в написании делового письма нет ничего сложного. Но часто мы заходим в тупик уже после написания первых слов &ldquoУважаемый Иван Иванович. &rdquo. А потом еще долго пребываем в творческих муках, созерцая пустой экран монитора.
Тем не менее, существуют как гласные, т. е. официально принятые в обществе и на государственном уровне, так и негласные правила написания деловых писем.
Но прежде чем сесть за написание письма, следует провести некоторую подготовительную работу.
Во-первых, нужно точно представлять, кому будет адресовано письмо. Необходимо знать:
Точное название организации
Должность адресата
Фамилию, имя и отчество адресата.
Не полагайтесь на свою память или записи в старой телефонной книге, ведь они могут оказать медвежью услугу. Так, например, секретарем одного крупного предприятия была допущена ошибка в написании редкого и достаточно сложного отчества руководителя, вследствие чего оно приобрело иной, не совсем приличный смысл.
Кроме того, в наше время перемен и реформ многое меняется не только в деятельности бюджетных учреждений, но и у их контрагентов, т. е. в коммерческих организациях. В качестве примера приведем реальный случай, произошедший с менеджером одной российской транспортной компании. Ему было поручено подготовить письмо руководителю фирмы-партнера, и он, понадеявшись на свою память, в письме указал должность руководителя фирмы и ее название, не ведая, что в компании за сравнительно короткий срок произошли серьезные структурные изменения. В результате получилось, что автор письма неумышленно &ldquoпонизил&rdquo руководителя в должности.
Очевидно, что такие &ldquoляпы&rdquo не приводят к установлению надежных партнерских отношений между учреждением и организациями-контрагентами.
Поэтому обязательно позвоните в фирму и вежливо уточните всю необходимую информацию.
Доброе начало - половина успеха
В &ldquoнауке&rdquo написания деловых писем уже сформировались определенные традиции того, какая фраза должна быть &ldquoстартовой&rdquo.
В качестве начала делового письма принято использовать следующие типовые фразы:
настоящим подтверждаем получение Вашего письма № 24/1 от 18.07.07.
с благодарностью подтверждаем получение каталогов продукции Вашей уважаемой фирмы
мы ссылаемся на ранее проведенные переговоры по этому вопросу.
в подтверждение нашего запроса высылаем Вам.
мы рады сообщить Вам, что.
в дополнение к нашему письму № 12 от 12.12.05 сообщаем Вам реквизиты Получателя платежа
согласно Вашей просьбе мы произведем поставку товара уже на следующей неделе.
При этом заключительными фразами могут быть:
В ожидании Вашего ответа
Остаемся с глубоким уважением
Мы благодарим Вас за проявленное внимание к нашей продукции
Просим Вас извинить нас за причиненные Вам хлопоты
Тем самым мы считаем данный вопрос урегулированным
Надеемся, что смогли помочь Вам в решении данной проблемы
В надежде на развитие с Вами хороших деловых отношений
В заключение хотели бы еще раз выразить Вам искреннюю благодарность
С глубоким почтением
С глубоким уважением
С уважением.
В зависимости от того, кому адресовано письмо, каково его содержание, и следует выбирать ту или иную фразу для начала письма и его завершения.
О чиновниках и партнерах
Особое внимание при подготовке текста делового письма должно быть уделено тому, куда оно будет направлено: в органы государственной власти (налоговая инспекция, прокуратура, органы местного самоуправления, судебные инстанции и т. п.) или поставщикам, подрядчикам, с которыми установлены или предполагается установить партнерские отношения.
Для чиновников
Письма в государственные и муниципальные органы власти любого уровня требуют более тщательной подготовки.
Такие письма должны быть написаны строго по установленной форме. Свободная форма и вольный стиль написания недопустимы, поскольку подобное письмо просто не будет принято к исполнению. Нередко официальные органы доводят до нижестоящих организаций форму писем, которую следует выдерживать при письменном к ним обращении.
Стиль письма, адресованного представителям власти и иных официальных органов, должен быть исключительно официально-деловым. При этом недопустимы никакие &ldquoвольности&rdquo вроде &ldquoс приветом&rdquo, &ldquoс дружеским приветом&rdquo, &ldquoждем скорейшего решения данного вопроса&rdquo, &ldquoв ожидании Вашего согласия&rdquo и проч. В официальных государственных службах это будет воспринято как моветон.
Для такого стиля характерны ясность, лаконичность и точность изложения. По своей сути язык официальных документов - это своеобразный набор клише и штампов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, да и саму подготовку официального письма. Для официальной корреспонденции типичны следующие словосочетания:
принять незамедлительные меры, поставить в известность, известить в кратчайшие сроки, обеспечить надлежащее исполнение
установить регулярный контроль за качеством продукции
возложить ответственность за исполнение на.
согласно приказу. на основании устного распоряжения.
в связи с вводом в эксплуатацию нового комплекса
ввиду отсутствия.
по причине несвоевременной отгрузки партии товара и т. п.
В официальном письме, прежде всего, следует стремиться к четкому и краткому изложению существа дела, соблюдая нейтральность тона. Не стремитесь проявить свою незаурядную творческую индивидуальность и демонстрировать высокий интеллектуальный уровень, используя одно придаточное предложение за другим. Строя сложноподчиненные предложения, вы рискуете растерять смысл письма.
Кроме того, если письмо предполагает наличие приложений, то не стоит ограничиваться простым указанием на их количество, например &ldquoПриложения: на 18 листах&rdquo. Все приложения к письму следует перечислить, присвоив им соответствующий порядковый номер.
Не следует экономить свои силы и время, делая ссылку на приложения! Весьма важно писать полное наименование документа так, как оно звучит в прилагаемом оригинале. Сокращения здесь также не допускаются. Напротив наименования документа следует указать количество страниц. Затем после полного перечня документов в приложении указывается общее количество страниц всех приложений.
Все эти мероприятия позволят при необходимости проконтролировать чиновников, не дать им шанса отложить ваше письмо, сославшись на какую-то неточность или отсутствие необходимого документа.
В качестве примера письма в государственные органы можно привести следующий текст:
Уважаемый Аркадий Семенович!
Сообщаем, что на основании заявки в Московском комитете по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним произведена государственная регистрация договора аренды помещения по адресу: г. Москва, улица Красногвардейская, корп. 8 за № 77-01/00-02/29741 (договор аренды прилагается).
Просим Вас внести соответствующие изменения в карту постановки на учет.
Приложения: Договор аренды № 77-01/00-02/29741 на 12 страницах.
С уважением,
Директор государственного учреждения А.И. Зайцев
Партнерам
Деловые письма юридическим лицам (предприятиям, компаниям и т. п.) принято писать либо от третьего лица единственного лица, например: организация сообщает, уведомляет, примет все необходимые меры&hellip и т. д. либо от первого лица множественного числа: уведомляем Вас, пересылаем в Ваш адрес партию каталогов, направляем по Вашей просьбе.
Многие организации, стремясь создать свой узнаваемый фирменный стиль, в дополнение к государственным стандартам по оформлению документов разрабатывают свои внутренние инструкции по делопроизводству. Так, например, многие увеличивают нижнее поле документов, где пропечатывается колонтитул, что, в свою очередь, позволяет быстро найти этот документ в электронном виде. Кроме того, в последнее время получила распространение практика, когда при подготовке договоров, контрактов и соглашений оставляют большее, чем обычно, нижнее поле документа. Такая практика связана с тем, что по правилам делопроизводства каждый отдельный лист документа должен быть завизирован сторонами, подписывающий такой документ.
Деловое письмо должны сопровождать следующие реквизиты:
1. Шапка письма (наименование организации-адресата, ИНН/КПП, почтовый адрес, номера телефонов, факса, банковские реквизиты (при необходимости)).
2. Дата и номер документа.
3. Указание адресата (название фирмы, должность, Ф.И.О. должностного лица).
4. Заголовок к тексту письма или основной мотив его содержания.
5. Обращение.
6. Текст письма.
7. Заключительная формула вежливости.
8. Подпись (перед подписью указывается название фирмы и должность уполномоченного лица, подписавшего письмо. Если письмо было подготовлено другим сотрудником, то обязательно указывается Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя).
9. Приложение. Наличие приложения (приложений) указывается внизу письма слева. Далее сообщается о виде приложения, указывается названия приложений и количество страниц.
Одна цель - одно письмо
В случае направления одному адресату одновременно нескольких деловых писем целесообразно подготовить отдельные письма по каждому вопросу.
Например, учреждение получило заказ - офисную мебель. При разгрузке товара обнаружились некоторые дефекты качества товара. Учреждение намерено обратиться к поставщику с целью исправления дефектов (замены брака), а также хочет просить о том, чтобы следующая партия товара пришла на 10 дней раньше. В таком случае подготавливаются два отдельных письма. Первое письмо будет, соответственно, рекламацией, а второе - просьбой. Разделять подобные темы просто необходимо, поскольку это позволит не только отследить судьбу какого-либо вопроса, но и значительно облегчит его решение, т. к. просьба о досрочной поставке или, наоборот, претензия к качеству не затеряются в переписке, а будут увидены и, скорее всего, удовлетворены другой стороной.
Если в одном письме необходимо осветить нескольких связанных между собой вопросов, то изложение каждого вопроса лучше вести в отдельном абзаце.
От простого к сложному
Согласно ГОСТу различают простые и сложные деловые письма.
Простые письма, как правило, не требуют специального юридического или административного согласования. Объем такого письма не должен превышать одного - максимум двух машинописных листов.
Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим детального изложения ситуации, ее анализа, оценки, развернутой аргументации, формулировки выводов. Такое письмо может иметь объем в несколько страниц, но не более четырех.
О сестре таланта и вежливости
Ко всему вышесказанному можно добавить, что идеальное деловое письмо - это письмо, написанное на одной странице. К этому надо стремиться.
Кроме того, если в письме есть ссылка на ранее присланные/сделанные заказы, претензии, платежи, документы, спецификации и пр. то целесообразно приложить к письму копии этих документов. Тем самым вы проявите вежливость по отношению к вашему адресату, избавив его от лишних усилий. Ведь ему не нужно будет после получения такого письма поднимать архивы, искать нужный документ в делах. Исключение составляют те случаи, когда документ, письмо и т. п. на которое делается ссылка, одинаково хорошо известен двум сторонам из предыдущей переписки, проведенных телефонных переговоров и т. д. В этом случае будет излишне прилагать еще раз копию данного документа.
А теперь - доставка&hellip
Написав письмо, следует продумать способ его доставки адресату. В настоящее время наиболее доступными способами отправки корреспонденции являются: отправка письма по факсу (факсимильная связь), через отделение почтовой связи, курьером и через специальные курьерские службы.
У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.
Отправка по факсу
Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Факсы являются официальными документами, подлежащими регистрации и исполнению, как если бы это было обычное деловое письмо.
В современном деловом мире около 80% объема всей корреспонденции осуществляется с помощью факсимильной связи, которая обеспечивает высокую оперативность.
На практике очень часто факсы подкрепляются отправкой оригинала письма. Это необходимо, например, при решении финансовых вопросов, запросах в банк, для предоставления документов строгой отчетности, т. е. во всех тех случаях, когда требуется оригинал письма с печатью и подписями уполномоченных лиц, который подшивается к делу.
Оригинал письма можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением. Сроки доставки такого письма по России - одна-две недели. Еще неделей позже к вам придет уведомление о вручении документа адресату. В данном случае столь большие сроки не имеют особого значения, поскольку работа над документом (исполнение документа) производится на основе факса. Оригинал документа является лишь необходимым &ldquoследом&rdquo в делах.
Отправка через отделение почтовой связи
Этот вид отправления удобен тем, что не надо стоять в очереди на почте. Достаточно наклеить марки и бросить письмо в почтовый ящик. И хотя в последнее время почтовая связь работает достаточно эффективно, но не рекомендуем важное деловое письмо отправлять без гарантии и без подтверждающей квитанции об отправке и доставке.
Но в определенных случаях этот способ очень удобен. Например, для отправки поздравительных открыток, подписанных актов выполненных работ (речь идет об услугах сторонних организаций: доставка воды, письменный перевод, хранение архива, услуги телефонной связи), которые, в свою очередь, нам также приходят по почте.
Использование курьера для деловой переписки - очень удобный способ, который позволяет быстро и дешево доставлять письма и деловые пакеты.
Здесь главное - предоставить курьеру точные и исчерпывающие инструкции, поскольку курьерами работают, как правило, или совсем молодые люди, мало заинтересованные в своем труде, или пенсионеры, трудящиеся для дополнительного заработка. Многие из них плохо знают город, другим не хватает коммуникативных навыков для того, чтобы самостоятельно разрешить какую-либо проблему, возникшую в связи с доставкой письма (контактного лица не оказалось на месте, не может дозвониться по телефону, перепутал адрес или название фирмы и т. п.).
Поэтому подготовьте курьеру подробную пошаговую инструкцию, начертите план местности, предоставьте максимальное количество контактных телефонов, обговорите с ним возможные варианты его действий в разных случаях: план А, план Б&hellip Да, нудно. Но если не дать четких инструкций, курьер может потратить целый день, но так и не вручить письмо адресату.
Курьерская экспресс-служба (срочное отправление и доставка документов, грузов) (TNT, DHL, UPS)
Офисы этих крупных международных компаний экспресс-доставки располагаются в Москве и во многих других крупных российских городах.
Такая доставка незаменима и крайне необходима при отправке срочных документов за границу или в другие удаленные города. Экспресс-почте можно доверить и особо важные документы, например кредитные договоры.
С.В. Иванова,
психолог, бизнес-тренер, г. Москва
Опрос
Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:
1. наименование компании,
2. логотип (при наличии),
3. контактная информация (адрес, телефон, e - mail. сайт (при наличии),
4. банковские реквизиты (по желанию).
Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.
Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.
Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.
В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.
Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.
Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.
Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.
Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.
Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.
Важно, чтобы Ваш фирменный бланк содержал основную информацию о компании и чтобы Ваш контрагент всегда смог найти в нем информацию для связи с Вами.
Оформление официального письма
Здравствуй, дорогой читатель!
Ни для кого не секрет, что умение грамотно составлять и оформлять официальные письма является неотъемлемой частью профессионализма сотрудника, будь то директор или менеджер среднего звена. Это актуально особенно в тех компаниях, контрагентами которых являются крупные организации, имеющие в своем штате порядка 500 человек. Грамотно составленное письмо- это имидж компании, это одна из составляющих делового этикета. это визитка предприятия, и по этому, казалось бы, незначительному документу можно сделать значительные выводы.
Как оформлять реквизиты письма и содержание определено
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Единые правила оформления документов обеспечивают:
Юридическую силу письма
Качественное и своевременное составление и исполнение письма
Организацию оперативного поиска писем.
Правила оформления официальных писем:
1. Письмо оформляется на бланке организации. Вы скажете, ну и правило, оно и так понятно. Ага. На днях получила очень важное сообщение по электронной почте, в теле, а не на бланке. А как же юридическая сила документа?
2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер документа и дата составления последнего. Каждая организация самостоятельно устанавливает правила присвоения исходящего номера документу.
3. В правом верхнем углу пишем кому предназначено письмо: генеральному директору ООО Ромашка или коммерческому директору того же ООО. Если не знаете, как правильно называется должность, то напишите просто руководителю предприятия, а там уж он сам решит, кому отписать его.
4. Обязательно указываем тему письма в левом углу: о возврате денег, о задержке поставки материалов и пр.
4. Начинаем письмо со слов: Уважаемый ИО (имя отчество). Внимательно проверяем на наличие орфографических ошибок. Если сомневаетесь- лишний раз проверьте, гугл Вам в помощь.
5. Заканчиваем письмо словами благодарности: с уважением к Вам и Вашему делу, заранее спасибо, с уважением, надеемся на взаимовыгодное сотрудничество и т.д.
6. Под подписью должностного лица обозначаем исполнителя документа с контактным номером.
Что необходимо помнить при написании официального письма:
Ваша задача при написании письма насытить его информацией, а не эмоциями. Выражайте свои мысли нейтрально, с приведением фактов и логических выводов.
Если вы обращаетесь в письме лично к адресату, личное местоимение Вы, Вам, Ваш и т.п. пишем с заглавной буквы,
Писать следует от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем и т.п. В письме представляются интересы организации, а не личные.
После написания письма необходимо отложить его на некоторое время- лучше до завтра. Ну а если что-то срочное, то на 20-30 минут. Затем возьмите распечатанный на принтере документ и прочтите его снова. Наверняка, вы найдете небольшие ошибки, неточности в формулировках или упущения.
И самое главное помните, что в любых правилах есть исключения))).
Надеюсь, эта статья оказалась полезной, поэтому буду благодарна, если Вы понажимаете кнопки соц. сетей.
Ну и напоследок, десерт- письмо турецкому султану:
Ваша Анастасия Захарова
Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры
Слово - доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.
Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем - электронных или традиционных - происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.
Профессионал должен уметь писать
- понятно
- результативно
- убедительно
- интересно
И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.
Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма
Письмо - короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.
Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на
- деловую (формальную)
- личную (неформальную)
Для делового письма характерны:
- лаконичность
- точность
- аргументированность и логичность
- информативность
- оценочная и эмоциональная нейтральность
- стандартизированность:
- используются официальные бланки
- употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
- количество тем - 1-2
- адресность
- четко выраженная субординация (в случае необходимости)
Какие виды делового письма существуют?
Вид делового письма определяет
1. Цели его написания
Коммерческие цели
- Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия - составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)
- Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки - отправляйте письмо-запрос
- Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)
Некоммерческие цели
- Благодарите в благодарственном письме
- Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие - письмом-подтверждением
- Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
- Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
- Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
- Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо
2. Получатель
Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо
Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным
4. Структура
Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения
5. Форма отправления
- в конверте
- в электронном виде
- по факсу
Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение
Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.
Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:
Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:
1. Заголовок
Как правило, это краткое изложение темы письма.
Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.
Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.
2. Обращение
- имеет традиционную форму «Уважаемый»
- пишется с большой буквы посередине строки
Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!
3.Преамбула
- знакомит адресата с основной мыслью письма
- готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме
4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле
В этой части письма
- вы четко указываете суть предложения/обращения
- приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт
Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:
Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию
5. В заключении:
6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:
- должность
Как не ошибиться в выборе стиля письма?
В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?
- Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
- При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
- Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
- Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться
Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:
- в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
- вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы
Как придерживаться выбранного стиля?
Личный стиль
- Наличие личных местоимений: я, мы, вы
Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся - Прямые обращения и просьбы
Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра - Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал
Формальный стиль
- Замена личных местоимений абстрактными существительными
Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов - Замена личных обращений и просьб констатациями
Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра - Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что
Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.
Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?
Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.
Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:
Что такое письмо-ответ и как его писать?
Существует два типа писем-оветов:
- письмо-отказ
- письмо с положительным ответом
Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о
- дате составления инициативного письма
- его регистрационном номере
Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:
Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:
Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий
Информационное письмо многофункционально:
- сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
- извещает (о переизбрании членов совета директоров)
- уведомляет (об отгрузке товара)
- заявляет (о намерениях)
- подтверждает (получение товара)
- напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
- рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)
Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.
1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления
Что еще нужно знать про деловые письма?
1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода - открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)
2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный
3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым
Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности
Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.
Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме
Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов
